電子文檔存檔規(guī)范

電子文檔存檔規(guī)范2023/12/27電子文檔存檔規(guī)范《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》

使用說明一、匯交人的工作內(nèi)容二、配套軟件三、電子文件的類別四、電子文件命名五、電子文檔制作六、電子文檔的檢查與驗收提綱電子文檔存檔規(guī)范匯交人應(yīng)完成以下工作：按項目工作要求和《格式要求》的規(guī)定制作所有的成果地質(zhì)資料源電子文件生成存檔電文文件（文本部分文件格式為“.pdf”，圖像文件格式為“.jpg、.tiff、.eps、.pdf、.gif”）如果電子文件中有插圖、插照、圖版等，創(chuàng)建“插圖文件”文件夾，用于存放這些文件插入前的源圖形文件一、匯交人的工作內(nèi)容電子文檔存檔規(guī)范按《格式要求》組織電子文件完整地著錄《電子文件登記表》制作載體外標(biāo)簽檢查所有電子文件，保證能正常使用后進行錄制向地質(zhì)資料主管部門匯交制作好的，包括源電子文件、存檔電子文件和附加文件在內(nèi)的完整的電子文檔一、匯交人的工作內(nèi)容電子文檔存檔規(guī)范二、配套軟件部組織開發(fā)一套與《格式要求》配套的《電子文檔制作與瀏覽驗收系統(tǒng)》工具軟件，目的是幫助用戶形成一套符合《格式要求》的適用于匯交和使用的成果地質(zhì)資料電子文檔電子文檔存檔規(guī)范用戶1、按項目工作要求和本要求制作成果地質(zhì)資料源電子文件2、按《要求》要求將圖像文件轉(zhuǎn)換成存檔格式軟件輔助制作1、組織：將用戶編制好的電子文件組織制作成一份符合本要求的，完整的電子文檔2、《電子文件登記表》：對“電子文件的軟硬件環(huán)境特征及軟件版本、電子文檔說明、電子文件形成單位信息和數(shù)據(jù)交接信息、電子文件名和文件題名”等信息進行著錄3、載體外標(biāo)簽：著錄載體外標(biāo)簽需要的有關(guān)信息軟件功能1、對本文部分源電子文件能自動生成PDF存檔格式2、根據(jù)用戶著錄的信息形成《電子文件登記表》、《載體外標(biāo)簽》等附加文件3、形成一套符合本要求的可瀏覽的成果地質(zhì)資料電子文檔4、錄制5、瀏覽匯交\使用后臺控制：1、按本《格式要求》的要求2、按資料瀏覽使用的要求匯交及使用《格式要求》配套軟件應(yīng)用示意圖電子文檔存檔規(guī)范

歸類時，一般采用以下原則：根據(jù)成果地質(zhì)資料電子文檔的構(gòu)成和電子文件的內(nèi)容，確定電子文件歸屬的類別為便于成果地質(zhì)資料電子文件的管理和匯交，將數(shù)據(jù)庫和軟件類以及多媒體類以外的電子文件分為源電子文件和存檔電子文件兩類，數(shù)據(jù)庫和軟件類以及多媒體類只有源電子文件一類

三、電子文件的類別電子文檔存檔規(guī)范序號類別電子文件內(nèi)容1正文類成果地質(zhì)資料全部正文。2審批類由法定單位對成果地質(zhì)資料進行評審、驗收和審查時所形成的文件。如報告的最終認(rèn)定書(決議書)、驗收文件、審查(評審批類審)意見書等3附圖類成果地質(zhì)資料中除文本部分插圖外的各種圖形文件4附表類成果地質(zhì)資料中除文本部分插表外的各種表格文件5附件類成果地質(zhì)資料所附的技術(shù)性或說明性文件。如數(shù)據(jù)庫或軟件的測試報告、使用說明和操作手冊以及根據(jù)成果報告而產(chǎn)生的論文等；原始地質(zhì)資料登記薄(明細(xì)帳)也可歸入此類6數(shù)據(jù)庫和軟件類成果地質(zhì)資料中以數(shù)據(jù)庫建設(shè)或系統(tǒng)開發(fā)為主體工作內(nèi)容而形成的各類數(shù)據(jù)庫和軟件；數(shù)據(jù)庫和軟件類的工作(成果、總結(jié))報告作為其電子文件的正文7多媒體類成果地質(zhì)資料所包含的各種音頻、視頻文件等8其它類成果地質(zhì)資料中上述七類以外的文件。如資料匯交憑單、電子文件登記表、勘查許可證、項目任務(wù)書、項目設(shè)計書、項目設(shè)計審查意見書、目錄著錄表等電子文檔存檔規(guī)范四、電子文件命名

成果地質(zhì)資料電子文件按照其類別進行命名，一般電子文件名的構(gòu)成及命名方法見《格式要求》。這里需要說明的是，對于附圖類的源電子文件以及數(shù)據(jù)庫和軟件類電子文件的命名，并不是按照以上分類法進行命名的，而是根據(jù)制圖或建庫時的相關(guān)規(guī)范或自身的命名規(guī)則進行，即保持其原來制圖或建庫時所取的電子文件名電子文檔存檔規(guī)范（一）文本部分源電子文件的制作本《格式要求》對文本部分源電子文件的格式原則上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式?！陡袷揭蟆分型扑]使用MicrosoftWord簡體中文格式、WPS格式。對于附表類文件，除上述格式外，還推薦使用MicrosoftExcel簡體中文格式五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范1、制作Word文件的標(biāo)題與頁碼要求篇名（部分名）、章名、節(jié)名應(yīng)用標(biāo)題命令定義，標(biāo)題階次可以視具體情況而定，但是同一層次的標(biāo)題其標(biāo)題階次應(yīng)相同定義過的標(biāo)題應(yīng)用WORD軟件的插入索引和目錄命令生成本電子文件的目錄，WORD格式電子文件的目錄應(yīng)是自動生成而不是手工錄入的五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范頁碼的要求每一個電子文件都應(yīng)插入連續(xù)的頁碼，頁碼位于頁面底端（頁腳），對齊方式為“居中”或“外側(cè)”（奇數(shù)頁在右側(cè)，偶數(shù)頁在左側(cè)）電子文件與紙介質(zhì)的頁碼允許在一定程度上不完全一一對應(yīng)，但在每一章結(jié)束后，其頁碼應(yīng)對應(yīng)起來對于電子文件中某些特殊的版面，其頁碼位置及方向可以不和與紙介質(zhì)完全對應(yīng)五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范封面不得有頁碼，文件的封面、目錄、前言等部分與正文文字或表格部分不得使用一套連續(xù)的頁碼對于連續(xù)的文字或表格部分，一般情況下應(yīng)使用一套連續(xù)的頁碼，不得無故中斷（如因插入分隔符而造成頁碼不連續(xù)等）或又重新使用另一套新的頁碼五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范2、制作Word文件常用命令定義標(biāo)題自動生成當(dāng)前文章的目錄縱向長表標(biāo)題行重復(fù)3、在Word軟件中插入“分節(jié)符”及其運用將光標(biāo)定位在需要插入“分節(jié)符”地方，然后點擊word主菜單的“插入”→選擇“分隔符”→屏幕出現(xiàn)分隔符對話框→選擇分節(jié)符欄中的“下一節(jié)”，按“確定”后返回五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范點擊word主菜單的“視圖”→選擇“頁眉和頁腳”→屏幕出現(xiàn)頁眉/頁腳工具條→點擊“在頁眉/頁腳間切換”按鈕，使虛框移到頁腳。然后，再在工具條上找到“與上一節(jié)相同”的按鈕，并將其彈起來！此時，在虛框上面的“與上節(jié)相同”的字樣消失在插入頁碼過程中，在“頁碼對話框”中點擊“格式”按鈕，出現(xiàn)頁碼格式對話框，在頁碼編排欄中不要選“續(xù)前節(jié)”五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范4、制作Word文件的其它要求為了便于WORD文檔的雙面打印，制作時要設(shè)置“對稱頁邊距”《格式要求》中沒有對Word格式電子文件的版本做規(guī)定，因此，其版本信息必須在電子文件登記表中進行說明五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范5、制作Excel文件的要求使用Excel制作附表類電子文件時，原則上不對表格做切割，不同冊的附表不能放在同一個Excel文件（工作薄）中。也就是說一冊附表要放在一個Excel文件（工作薄）中，該冊表中的每個附表要使用工作薄中的一個工作表來表示，每個附表的表名即為該工作表的標(biāo)簽。因此使用Excel制作附表，不需要使用標(biāo)題命令來定義其表名，且一般情況下也不會出現(xiàn)續(xù)表五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范（二）文本部分存檔電子文件（.PDF格式）的制作將文本部分源電子文件轉(zhuǎn)換為PDF格式的存檔電子文件時，一般可以使用與本《格式要求》配套的制作與瀏覽驗收軟件來實現(xiàn)，用戶也可以使用其他方法進行轉(zhuǎn)換推薦使用Adobe公司的AdobeAcrobatProfessional7.0軟件五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范（三）附圖類存檔電子文件的制作

附圖類存檔電子文件采用下列5種格式之一：壓縮的JPEG、EPS（不分色，文字變曲線）、GIF、PDF和CCITTtiffg4。在轉(zhuǎn)換格式時，分辨率的選取以保證圖形的精度和清晰度為準(zhǔn)，一般可取300dpi；對壓縮的JPEG格式質(zhì)量因子取75以上五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范（四）幾種常用圖形工具軟件轉(zhuǎn)換成存檔電子文件的方法mapGIS軟件（EPS、JPG、TIFF）AutoCAD軟件（EPS、JPG文件）CORELDRAW軟件（EPS、TIFF、JPG）PHOTOSHOP軟件（EPS、JPG）ARC/INFO軟件（E00）五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范（五）數(shù)據(jù)庫和軟件類、多媒體類電子文件的制作數(shù)據(jù)庫和軟件類的格式原則上不作限制，可根據(jù)建庫或開發(fā)時所用的工具軟件而提交相應(yīng)格式的電子文件，但這些文件應(yīng)符合相關(guān)建庫標(biāo)準(zhǔn)或工作指南（如地質(zhì)圖空間數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作指南）《格式要求》對數(shù)據(jù)庫和軟件類、多媒體類電子文件的制作要求留有較大的空間，制作時保持其各類文件原來的組織方式和目錄結(jié)構(gòu)不變，按照“數(shù)據(jù)庫”、“安裝程序”、“源代碼”、“技術(shù)文檔”、“測試數(shù)據(jù)”等類別分類建立文件夾存放即可五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范編制數(shù)據(jù)庫和軟件類電子文件時，要將其工作(成果、總結(jié))報告作為正文進行編制五、電子文檔制作電子文檔存檔規(guī)范（一）電子文檔檢查與驗收的原則保證電子文檔的安全性、完整性和有效性，所匯交的電子文檔應(yīng)做到：1、不攜帶病毒2、源電子文件、存檔電子文件及其附加文件（如電子文件登記表等）內(nèi)容完整、數(shù)量齊全、文件名和格式正確、在存儲載體中的組織形式符合要求、可以被正常打開和利用六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范3、載體的內(nèi)外標(biāo)簽、各種登記表完整規(guī)范4、信息內(nèi)容清晰無誤，每一個文件均可讀、可懂、可復(fù)制、可再利用六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范（二）電子文件登記表1、電子文檔均要有完整的電子文件登記表，紙質(zhì)和電子文件各一份，源電子文件和存檔文件均要匯交，匯交時置于其它類中2、電子文件登記表的所有內(nèi)容均應(yīng)按規(guī)定進行填寫，要求內(nèi)容齊全、規(guī)范，表的格式和電子文件格式應(yīng)正確無誤；電子文件的數(shù)量和名稱、電子文檔號、題名、文件題名、文件格式及軟件版本、電子文檔說明、電子文件數(shù)量和字節(jié)數(shù)以及存儲路徑等內(nèi)容要與載體的實際保存內(nèi)容一致；此外，電子文件的實際尺寸和分辨率以及數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)的文件(夾)數(shù)也需如實填寫六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范3、登記表中的電子文件名及其文件題名的填寫尤為重要，不得任意省略文件名或文件題名的內(nèi)容，必須按照要求在登記表中正確、規(guī)范地填寫，且做到相互一一對應(yīng)4、電子文件登記表的制作既可以按照《格式要求》的要求自行編制，也可以通過使用與《格式要求》配套的制作軟件來完成六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范（三）標(biāo)題命令1、每一個電子文件中凡是具有檢索意義的篇名（部分名）、章名、節(jié)名、表名、圖名以及內(nèi)容摘要等均應(yīng)使用軟件的標(biāo)題命令進行定義，同時通過使用軟件的插入目錄命令自動生成具備檢索功能的目錄，該目錄不得使用手工錄入的方式來形成2、對各級標(biāo)題的級次不作規(guī)定，同一電子文件只要遵循級次從大到小、中間不跳級、同一級標(biāo)題其級次也相同的原則即可六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范3、標(biāo)題的級次不宜定義得過多，一般情況下定義到4－6級即可滿足使用4、在大綱視圖中進行查看時，所定義的標(biāo)題應(yīng)做到不重、不漏、不混亂，各級標(biāo)題應(yīng)清晰完整，既沒有多余的內(nèi)容（比如把某一節(jié)下面的正文文字內(nèi)容也和節(jié)一起定義了），也不要漏掉具有檢索點的標(biāo)題5、自動生成的目錄要對字體、字號、行距等進行一定的整飾，去除多余的內(nèi)容（如文章的篇名），做到整齊、美觀，同時還要保證目錄中頁碼的正確性六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范（四）頁碼1、每一個電子文件都應(yīng)插入連續(xù)的頁碼，頁碼位于頁面底端（頁腳），對齊方式為“居中”或“外側(cè)”（奇數(shù)頁在右側(cè)，偶數(shù)頁在左側(cè)）。對于特殊頁面，也可采用其它對齊方式2、電子文件與紙介質(zhì)的頁碼允許在一定程度上不完全一一對應(yīng)，但在每一章結(jié)束后，其頁碼應(yīng)對應(yīng)起來六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范3、對于電子文件中某些特殊的版面，其頁碼位置及方向可以不和與紙介質(zhì)完全對應(yīng)4、封面不得有頁碼，文件的封面、目錄、前言等部分與正文文字或表格部分不得使用一套連續(xù)的頁碼，正確的做法是應(yīng)分別使用各自的頁碼；對于連續(xù)的文字或表格部分，一般情況下應(yīng)使用一套連續(xù)的頁碼，不得無故中斷（如因插入分隔符而造成頁碼不連續(xù)等）或又重新使用另一套新的頁碼六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范（五）文本部分1、在與紙介質(zhì)的對應(yīng)關(guān)系上，形式方面可以不要求完全一一對應(yīng)，但其信息內(nèi)容應(yīng)與紙介質(zhì)應(yīng)完全一致，杜絕出現(xiàn)紙質(zhì)和電子文檔出自不同版本2、不得使用超級鏈接的辦法來鏈接其它軟件制作的表格六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范3、電子文件的字號最小不得小于5號字，行距最少不得低于單倍行距；頁面尺寸以A4為宜，對于特殊頁面的文件（插圖、插照、插表、圖版等），可以使用其它尺寸的頁面，但應(yīng)保證頁面的整齊、美觀和正常瀏覽及使用4、同一類別中內(nèi)容、性質(zhì)不同的文件要分冊制作，每一分冊應(yīng)制作成一個電子文件；此外，如文件過大造成瀏覽不便時，也宜制作成多個電子文件六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范5、所有插圖、插照、插表、圖版等在電子文件中不得有遺漏、錯放位置和與文字重疊在一起，它們的方向應(yīng)直立向上，符合正常的屏幕瀏覽習(xí)慣6、插圖、插照的格式不作規(guī)定，以能插入Word且清晰和能正常使用為原則；插圖、插照等在插入前的圖形文件經(jīng)過整理后應(yīng)一并匯交（其文件名與在文中的編號一致）六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范7、每一個附表和插表都應(yīng)有表名和表頭（表欄）；當(dāng)表的縱向尺寸超出版芯時，可以用續(xù)表來解決，續(xù)表中表名可以省略，但表頭仍然要保留8、使用Excel制作的附表，不必制作目錄，其表名使用工作表的標(biāo)簽來表示9、一般情況下，報告的內(nèi)容摘要應(yīng)附在正文的后部，字?jǐn)?shù)不宜超過400個漢字六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范10、審批類文件的排列順序和編排格式應(yīng)符合《格式要求》的編制要求，每一份文件都要求注明發(fā)文機關(guān)（公章）和發(fā)文時間，公章的內(nèi)容可以用文字表示；審批文件若無原始的電子文件，也允許將其掃描后的柵格文件插入到文本文件中六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范（六）附圖1、附圖的源電子文件和存檔電子文件應(yīng)符合格式正確、文件齊全、組織形式合理、各種信息內(nèi)容（如文字、符號、圖例、線條、顏色等）與紙介質(zhì)資料相一致的要求2、電子文件中的信息內(nèi)容應(yīng)清晰可讀、線條連續(xù)，數(shù)字、符號和顏色應(yīng)清晰無歧義，圖上地質(zhì)體的顏色應(yīng)與圖例保持一致，不得出現(xiàn)丟色、變色、嚴(yán)重偏色、丟線條、丟失地質(zhì)信息、圖例不全或空白、缺失比例尺、巖體界線未圈閉等現(xiàn)象六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范3、對于一些特殊情況的附圖類存檔電子文件（如三維圖等）如不能通過對源電子文件進行制作或轉(zhuǎn)換而得，也可以采用掃描等數(shù)字化方法形成，但不得使用數(shù)碼相機拍照的方式形成4、對于通過利用轉(zhuǎn)換方法形成的存檔電子文件，推薦JPEG為彩色圖件的首選格式；此外，對轉(zhuǎn)換形成的彩色圖件，允許其上地質(zhì)體的顏色與紙介質(zhì)有一定程度的色差，但色差的范圍應(yīng)盡可能小，且必須是同一色系六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范5、存檔電子文件的分辨率不得低于300dip，對壓縮的JPEG格式，質(zhì)量因子應(yīng)保證在75以上6、一般情況下，含附圖的報告若無源電子文件原則上視為不合格7、源電子文件匯交時，還應(yīng)包括運行矢量文件所需的所有相關(guān)文件（如二次開發(fā)軟件、系統(tǒng)庫、子庫、字庫和其它文件等），檢驗源電子文件是否正確齊全的標(biāo)準(zhǔn)是看其能否再次方便無誤地轉(zhuǎn)換成存檔電子文件六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范8、超A0幅面的圖件只要不影響瀏覽就不得分割；對于分割的圖件，應(yīng)保證切割后的各電子文件都能獨立使用9、分幅制印的同一幅圖件，用數(shù)字化方法（如掃描）形成電子文件后，如果造成在計算機上不能正常瀏覽和利用的應(yīng)進行拼接，形成一個電子文件10、分割成多個文件的柱狀圖，應(yīng)保證每個電子文件均帶有圖頭六、電子文檔的檢查與驗收電子文檔存檔規(guī)范（七）軟件和數(shù)據(jù)庫1、軟件的匯交內(nèi)容應(yīng)包括其最終版本的安裝程序和源代碼，如有測試數(shù)據(jù)，也應(yīng)一并匯交2、數(shù)據(jù)庫的格式應(yīng)符合項目設(shè)計的審定格式，其匯交內(nèi)容應(yīng)包括成果審定時的全