合同管理臺賬

合同管理臺賬（參考樣本）%扁制單位：序號合同名稱合同編號合同類別合同狀態(tài)合同簽報日期合同生效日期合同截止日期核算類別合同對手方合同標的額（項目規(guī)模）合同收入合同支出合同約定收支時間所屬團隊經(jīng)辦人合同簽訂用途合原所地填表說明：合同名稱：合同完整的名稱合同類別：業(yè)務類合同、采購類合同、工程類合同、用工類合同、服務類合同、租賃類合同以及其他類合同等合同狀態(tài)：已生效未履行、履行中、履行中止、協(xié)商變更、期滿終止、協(xié)商解除、未生效核算類別：收入類、支出類、其他類合同對手方：名稱需填寫完整合同標的額：合同約定的總金額根據(jù)業(yè)務實際情況，表中如有未包含內(nèi)容，請在備注中列示按照一個項目主合同項下涉及的其他合同歸類填報填表人及部門負責人需簽字，對報表的真實性、全面性、準確性負責合同管理員： 負責人：XXXX有限公司合同管理辦法總則1.1為了加強合同管理，減少經(jīng)營風險，維護公司的合法權(quán)益和良好信譽，依據(jù)《中華人民共和國合同法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司業(yè)務管理實際，特制定本辦法。1.2本辦法適用于公司所屬各部門及分支機構(gòu)（以下簡稱各單位）。各單位在對外簽訂合同、協(xié)議及合同管理中必須嚴格執(zhí)行本辦法。1.3本辦法所稱合同是指各單位對外設立、變更、終止民事權(quán)利或民事義務的一切協(xié)議。合同管理體系2.1合同管理遵循逐級審核、分級管理的原則，并實行報備管理。2.2法務部是公司合同管理監(jiān)督部門，行使合同管理的檢查、指導、監(jiān)督、報告職能。法務部合同管理的具體工作包括：制定公司合同管理制度，擬定合同管理的方法和措施。審核各單位報送的合同文本，對主要條款表述不清的，應向申報部門或單位提出質(zhì)疑。各單位每月對簽訂的合同向法務部進行備案，根據(jù)每月各單位合同報備情況，法務部定期向公司領(lǐng)導匯報公司合同簽訂、履行情況。監(jiān)督檢查各單位的合同簽訂、履行情況。宣傳有關(guān)合同管理的法律知識，提高公司全體員工的合同管理意識，總結(jié)推廣合同管理的經(jīng)驗。對公司內(nèi)部人員違反本合同管理制度，造成公司經(jīng)濟損失的行為提出處理建議。2.3公司各相關(guān)部門分工協(xié)作，配合實施公司合同管理相關(guān)工作。辦公室負責履行合同簽章工作并單獨建立合同簽章登記簿，單獨建立合同檔案并按公司檔案管理規(guī)定妥善保管。財務部負責按照合同約定履行合同款項的收付。人力資源部根據(jù)相關(guān)部門提供的合同管理信息，組織對各部門合同管理情況進行考核，對違反合同管理規(guī)定的相關(guān)部門及責任人員進行處罰。2.4合同承辦部門為本單位所承辦合同的第一責任人，對合同簽訂的合法性、合理性、有效性負責，并對合同簽批、訂立、合同原件歸檔、履行等全過程全面負責，一旦發(fā)生合同失誤，給公司造成損失，合同承辦部門負主要責任。主要職責：2.4.1就合同的訂立、變更、解除等有關(guān)事項與合同對方進行協(xié)商和交流，起草合同文本，制定、修改合同文本條款，并按公司規(guī)定程序提請相關(guān)部門審核；2.4.2督促、檢查本部門合同的訂立、歸檔、執(zhí)行工作，認真履行合同約定的義務，并經(jīng)常檢查合同的歸檔、履行情況；2.4.3及時報告合同履行中產(chǎn)生的問題，并提出部門處理意見；對本部門所辦理的合同引發(fā)的合同糾紛提出處理意見，并具體落實；2.4.4建立部門《合同管理臺帳》（參考樣本見附件1），妥善保管合同檔案及相關(guān)文件資料，并與公司合同檔案管理部門定期核對；2.4.5積極解決合同糾紛，參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁、訴訟等司法程序，提出化解糾紛的辦法和建議；2.4.6監(jiān)督相關(guān)人員離職時必須進行合同臺賬、合同檔案的全面交接，接交人對尚未歸檔合同協(xié)議承擔持續(xù)跟蹤、催辦歸檔或履行項目終止手續(xù)等責任。2.5各單位負責人對合同簽約、歸檔、履行、管理工作負有主要領(lǐng)導責任，對本單位合同管理的有效性承擔首要責任。2.6各單位應指定一名合同管理員，負責與公司其他相關(guān)部門就本單位合同管理事項進行協(xié)調(diào)溝通，合同管理員的主要工作：2.6.1建立健全合同檔案，包括且不限于合同簽章后的掃描件管理以及合同文本編號、歸檔、檢索等，保證合同檔案的完整性；2.6.2負責合同報批、傳遞、保管的日常工作；2.6.3履行合同簽章手續(xù)，嚴格審查簽報所附合同與蓋章合同在內(nèi)容上的一致性，并對此承擔直接責任。2.6.4結(jié)合本部門或單位實際情況分門別類建立合同管理臺帳；2.6.5及時檢查合同簽訂程序、審批權(quán)限及履行情況等，對未按規(guī)定程序和審批權(quán)限簽訂的合同及合同履行過程中存在的問題及時向分管領(lǐng)導匯報，并督促合同承辦人員妥善處理。2.6.6每月對本單位的合同進行整理歸檔，并于每月5日前向法務部報送合同報表；2.6.7總結(jié)本單位合同管理經(jīng)驗和存在問題，并對存在問題提出改進措施。2.7各單位合同承辦人員的主要責任：2.7.1根據(jù)公司合同審批權(quán)限與程序，對合同文本提出承辦意見，起草合同簽報審批流程；2.7.2對所辦理合同負有認真執(zhí)行的責任，并經(jīng)常檢查合同履行情況；2.7.3及時向部門和單位領(lǐng)導匯報合同履行中發(fā)現(xiàn)的問題，同時提出解決問題的建議；2.7.4依據(jù)單位領(lǐng)導的授權(quán)辦理對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟；2.7.5保管好合同有關(guān)的文件，及時上交合同管理員歸檔。合同的承辦3.1公司的合同承辦依據(jù)“誰發(fā)起誰承辦”、“業(yè)務歸口管理”的原則，由各單位分工負責：3.1.1各單位在其職能范圍或業(yè)務范圍內(nèi)負責承辦。3.1.2籌備中的分支機構(gòu)需要對外簽訂的合同，由經(jīng)紀業(yè)務總部或公司另行指定的其他部門負責承辦。3.1.3以公司名義對外簽訂但無法確定經(jīng)辦部門的合同，由辦公室負責承辦。3.2在合同簽訂過程中，合同承辦部門要遵照法律法規(guī)和公司的各項規(guī)定。3.3公司對外簽訂合同，合同對方應具備主體資格。合同對方可以是法人機構(gòu)或其他組織，也可以是自然人。合同承辦部門應對合同對方的主體資格、履約能力、資信等情況進行調(diào)查。3.4對方當事人為法人或其他組織的，合同承辦人應索取對方的主體資格證明文件，了解對方的注冊資本、經(jīng)濟實力、經(jīng)營范圍及經(jīng)營狀況等，確認其具備履行協(xié)議的能力。必要時，合同承辦部門要到當?shù)毓ど坦芾怼⒚裾蚱渌鞴懿块T進行調(diào)查，以消除隱患，提高履約率。對方當事人為自然人的，應索取對方的身份證件，查驗對方是否具有完全民事行為能力。合同文本的起草和審批4.1合同文本的起草工作由合同承辦部門負責，報送相關(guān)部門審核的合同需經(jīng)承辦部門負責人同意。如合同內(nèi)容涉及其他部門，合同承辦部門應主動與其他部門協(xié)商一致。4.2原則上各部門應使用公司的規(guī)范合同文本，或在規(guī)范文本的基礎上做適當修改。合同文本應做到條款齊全、權(quán)責明確、內(nèi)容具體、邏輯性強、用詞準確。4.3合同的前置審核：4.3.1各單位簽署各類合同在履行簽報流程前，必須經(jīng)由合規(guī)和風險控制部和法務部等相關(guān)部門分別前置審核，審核的基本原則為優(yōu)先審核業(yè)務類合同。合同承辦部門應預先對合同的內(nèi)容及業(yè)務流程進行把關(guān)，經(jīng)部門負責人審核同意后盡早將合同提交給相關(guān)審核部門，為審核部門提供充足的審核時間（特殊情況除外），以保證合同審核質(zhì)量。4.3.2分支機構(gòu)對外簽訂的各類合同，經(jīng)紀業(yè)務總部初步審核后，再由合規(guī)和風險控制部、法務部等相關(guān)部門分別審核；4.3.3對于人力資源類的合同文本，分支機構(gòu)應經(jīng)公司人力資源管理總部初步審核后，由人力資源管理總部將已審核的合同文本交法務部審核。4.3.4合同承辦部門應以word文本形式將合同文本交合規(guī)和風險控制部、法務部等審核部門前置審核，并對項目流程、項目基本情況予以說明；合同承辦人應將合同對方不允許我方修訂的情況在部門負責人確認后，提前告知審核部門并說明理由；對于已審核的合同文本，如合同文本內(nèi)容確需改動，合同承辦部門應重新提交審核部門審核，并對變動內(nèi)容予以標注和說明。4.4合同文本的審批通過公司辦公平臺上的電子簽報系統(tǒng)進行，審批流程按公司確定的職責、權(quán)限進行。特殊情況下，合同文本的審批可以采取書面的方式進行，但簽報的內(nèi)容、形式、流程與電子簽報完全一致。4.5合同文本的審批應采取“一個項目、一個簽報”的原則，一個簽報項下，不應同時審批兩個或兩個以上的項目合同。4.6合同承辦人、承辦部門應就合同有關(guān)內(nèi)容事先與有關(guān)部門、人員進行充分的溝通和交流，以加快合同文本的審批速度，提高工作效率。4.7公司一般合同文本由公司總經(jīng)理負責最終審定。下列合同文本由董事長負責最終審定或授權(quán)相關(guān)人員負責審定：4.7.1對外投資、擔保合同；4.7.2增資擴股合同；4.7.3總經(jīng)理認為應由董事長確認的其他合同。4.8合同簽報：4.8.1合同簽報時應在合同標題中體現(xiàn)項目及合同名稱，并將合同簽訂原因等事項在簽報正文中描述清楚。如簽報事項存在特殊情形，合同承辦部門應就相關(guān)具體事項報公司先行核準，并將經(jīng)公司審核同意的會議決議、會議紀要等相關(guān)資料掃描件一并添加至合同簽報附件中備查。4.8.2合同簽報人必須確保簽報所附合同與事前報審并審定合同的一致性。4.8.3簽報所附合同中涉及對手方基本信息、價款或報酬、支付賬戶、履行期限、簽訂時間等重要合同內(nèi)容必須填寫完整。如有特殊事項無法填寫的，必須由簽報人在簽報中予以提示，并說明未填寫的原因；4.8.4合同承辦部門在履行合同審批簽報流程時，須將合同編號、涉及的重大事項、存在的重大問題和風險等內(nèi)容填寫在合同簽報的有關(guān)欄目中。4.8.5簽批的合同協(xié)議如果屬于續(xù)簽合同，或是對以往合同協(xié)議的解除、補充等情形的，合同簽報人必須將原協(xié)議掃描件等相關(guān)資料一并添加至合同簽報附件中備查，以確保合同內(nèi)容的延續(xù)性。4.8.6合同承辦部門應關(guān)注合同期限，并應在合同到期前完成合同續(xù)簽的相關(guān)工作。如無特殊事項，不得簽報倒簽合同。對于不符合以上管理要求的合同簽報，公司將予以退回。合同用印的管理5.1公司公章和各營業(yè)部公章由公司總部辦公室印章管理人員管理，設立合同用印情況登記簿，對所有合同用印情況逐一登記備查。各單位未經(jīng)公司準許不得使用各類業(yè)務專用章超范圍對外簽訂合同。5.2公司對外簽訂合同應采取書面形式，并通過公司合同審批流程辦理。印章管理人員在用印之前，應確認擬加蓋印章的合同文本已按照合同審批程序經(jīng)有權(quán)批準人員最后審定，并與簽報審定稿一致。5.3合同原則上由對方先蓋章，對于對方無法先行蓋章的重要合同，可派專人現(xiàn)場蓋章，攜帶公司公章外出簽訂合同必須經(jīng)公司簽報審批同意。5.4公司對外簽訂合同的對方為法人機構(gòu)或其他組織的,合同承辦人應要求對方法定代表人、負責人或授權(quán)代表人簽字或簽章并加蓋公章。由授權(quán)代表人在合同上簽字或簽章的，合同承辦人應核查對方身份，查驗其授權(quán)是否合法、有效，并索取授權(quán)委托書原件（應有法定代表人或負責人簽字并加蓋公章）作為合同附件。合同對方為自然人的，合同承辦人必須要求對方在合同上親筆簽名，捺手印并留存身份證件的復印件。5.5各單位合同管理員應在合同審批流程結(jié)束后及時辦理蓋章手續(xù)，原則上不得超過10個工作日，如無特殊原因延遲蓋章的，公司將不予辦理。5.6公司對外簽訂的所有兩頁以上的合同必須加蓋騎縫印章，其他合同用印未盡事宜參照公司《印章管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。合同的歸檔與備案6.1合同協(xié)議原則上由對方先蓋章，我方再蓋章并留存原件歸檔備查。如有特殊原因需我方先蓋章的，合同承辦人應在簽報中注明，并保證在一個月內(nèi)將合同原件歸檔至公司，延期未歸檔的，如給公司造成損失將由合同承辦人承擔相應責任。6.2辦公室應制定統(tǒng)一的合同編號方式，交由各單位執(zhí)行。各單位按照公司統(tǒng)一的合同編號方式，對合同進行管理。經(jīng)紀業(yè)務總部應根據(jù)辦公室制定的合同編號方式，制定分支機構(gòu)合同編號方式，各分支機構(gòu)應按照經(jīng)紀業(yè)務總部制定的編號方式對合同進行統(tǒng)一編號管理。6.3以公司名義對外簽訂的合同，其正本由辦公室負責統(tǒng)一編號歸檔管理，合同承辦部門保存復印件和電子掃描件。6.4各分支機構(gòu)以自身名義簽訂的合同，一份原件需交經(jīng)紀業(yè)務總部歸檔管理，并由經(jīng)紀業(yè)務總部定期移交至辦公室歸檔，一份原件分支機構(gòu)保存。6.5合同承辦人應將與合同有關(guān)的文件（包括合同對方的營業(yè)執(zhí)照、身份證復印件、授權(quán)委托書等）作為合同附件，與合同一并交辦公室存檔管理。6.6各單位合同管理員負責敦促合同承辦人及時返還合同原件，按照合同統(tǒng)一編號，建立合同登記簿，實施合同掃描件、相關(guān)文件復印件（掃描件）的電子檔案管理。6.7對于加蓋公司公章或分支機構(gòu)公章后又作廢的合同，合同承辦部門應當及時通知辦公室并說明情況，同時將作廢合同收回交辦公室存檔。6.8辦公室合同管理員應單獨建立合同簽章登記簿，定期檢查合同印章的使用情況與已歸檔的合同在數(shù)量、文本上是否一致，及時敦促合同承辦部門交回尚未歸檔的合同原件。6.9合同簽報審批流程結(jié)束后應交財務部相關(guān)經(jīng)辦人員閱備，以便于財務部門及時掌握合同的履行情況，進行恰當?shù)呢攧仗幚怼?.10公司嚴格加強對未歸檔合同的管理，合同簽批流程必須經(jīng)簽報人反饋“合同已歸檔”方可結(jié)束流程，合同未歸檔前，財務部有權(quán)拒絕付款并向上級領(lǐng)導報告。公司員工離職前，應經(jīng)本部門合同管理員審核確認合同歸檔情況，不得存在所經(jīng)辦合同未歸檔的情況。6.11合同備案6.11.1各單位所有簽訂的合同都必須報法務部備案，每月備案一次。時間為每月5日前。備案材料為合同管理報表，合同管理報表分《合同明細表》、《合同變動表》兩張，《合同明細表》為截至統(tǒng)計日期所有正在履行的合同明細，《合同變動表》為統(tǒng)計期間發(fā)生的合同變動明細，需按照新訂、變更、解除、終止等不同類別分別填報。6.11.2辦公室合同管理員每月5日前將與各單位確認的合同簽章登記情況及合同歸檔情況報法務部。6.11.3財務部合同管理員每月5日前將與各單位確認的發(fā)生財務收支變動的合同情況報送法務部。6.11.4法務部每月10日前將公司合同管理情況進行匯總、分析，形成合同管理報表報公司有關(guān)領(lǐng)導。合同備案管理過程中發(fā)現(xiàn)問題，法務部可調(diào)閱合同相關(guān)資料，必要時可對合同經(jīng)辦部門就合同的履行提出處理意見。合同的履行7.1合同生效后，合同承辦人及合同承辦部門要及時跟蹤、檢查合同的履行情況，督促合同對方及時履行合同，在合同履行過程中，按照公司規(guī)定或合同約定及時索取相關(guān)憑證、材料并交辦公室統(tǒng)一存檔。如涉及資金收支，合同承辦部門應及時提醒財務部（或分支機構(gòu)財務部）予以關(guān)注。公司財務部（或分支機構(gòu)財務部）有權(quán)就沒能全部或者部分履行的合同向合同承辦部門提出質(zhì)詢，以進行恰當?shù)呢攧仗幚怼?.2合同在履行過程中出現(xiàn)問題，合同承辦部門應及時進行查詢，必要時要實地調(diào)查合同的履行情況和對方的履約能力，向公司提交調(diào)查報告。7.3已經(jīng)公司簽字蓋章但因故未能履行的合同，合同承辦部門應及時收回合同原件并將合同原件交由辦公室保管并向辦公室書面提交合同未能履行的相關(guān)原因。7.4公司變更、轉(zhuǎn)讓、中止、終止、解除已經(jīng)生效的合同，應將合同文本進行前置審核，并按公司規(guī)定程序辦理。7.5公司法務部應定期對各單位已簽訂合同的履行情況、合同的歸檔管理情況進行稽核檢查，就稽核檢查發(fā)現(xiàn)的問題向合同承辦部門、檔案管理部門進行質(zhì)詢，并向公司提交調(diào)查報告；合規(guī)和風險控制部對合同履行中的存在的不合規(guī)及風險隱患進行跟蹤處理并及時向公司報告。合同糾紛的處理8.1發(fā)生合同糾紛時，合同承辦部門應及時整理有關(guān)文件資料，提交書面報告，并及時取得法律顧問的支持，力爭通過協(xié)商的方式解決問題。8.2對已協(xié)商解決的合同糾紛，合同承辦部門應督促糾紛各方將協(xié)商結(jié)果形成書面協(xié)議，其和解協(xié)議等書面材料應事前經(jīng)法務部、合規(guī)和風險控制部及主管部門審核后簽訂。8.3對無法協(xié)商解決的合同糾紛，合同承辦部門應積極收集有關(guān)證據(jù)資料，并及時門報告。8.4公司向人民法院或仲裁機關(guān)提起訴訟或仲裁，須按公司領(lǐng)導的批示在法律顧問或公司法律事務專員的參與下進行，有關(guān)法律文件應由法律顧問起草或?qū)忛?，并?jīng)總經(jīng)理審定后方可報送，重大事項須經(jīng)董事長審定。8.5合同糾紛發(fā)生后，合同對方就合同事項提起訴訟或仲裁的，合同承辦人、合同承辦部門應立即向公司提交書面報告，并整理有關(guān)證據(jù)資料，協(xié)助公司指定的人員做好應訴工作。合同檔案的保管9.1公司辦公室負責對每項合同的原件建檔管理，合同承辦部門應對每項合同的掃描件建檔管理。合同檔案應包括；9.1.1合同簽報；9.1.2合同正本、補充協(xié)議及其附件；9.1.3立合同前產(chǎn)生的相關(guān)材料；9.1.4履行合同中產(chǎn)生的相關(guān)材料；9.1.5變更、解除、中止合同存檔應詳細注明原因。9.1.6其他相關(guān)材料。相關(guān)材料是指與合同訂立、履行、變更、解除等有法律意義的材料或可追溯企業(yè)內(nèi)部人員責任的書面材料。其中要特別注意來往電報、信件（含信封）、傳真及電話記錄、會談記錄的收集和歸檔。9.2合同歸檔實行當年辦結(jié)當年歸檔的原則。如需使用，應先按立卷歸檔要求歸檔后，再辦理借閱手續(xù)。9.3合同檔案保管期限、鑒定與銷毀9.3.1各單位合同檔案保管期限應與公司辦公室根據(jù)《檔案管理辦法》中規(guī)定的對“合同協(xié)議類"檔案的保管期限保持一致。9.3.2各單位合同檔案的鑒定和銷毀工作應在公司辦公室根據(jù)《檔案管理辦法》完成對公司檔案集中進行鑒定和銷毀的前提下進行。9.3.3根據(jù)公司檔案中對“合同協(xié)議類''檔案進行集中鑒定和銷毀的結(jié)果，各單位對合同檔案進行逐件審查并提出存毀意見，經(jīng)部門領(lǐng)導、公司分管領(lǐng)導及法務部批準，方可銷毀。9.3.4銷毀合同檔案材料，要由二人以上并在指定的地點進行監(jiān)銷，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。9.4合同檔案的借閱9.4.1借閱合同檔案必須嚴格履行審批登記手續(xù)。因工作需要借閱本單位合同檔案需經(jīng)本單位負責人審批后，到單位檔案室借閱（檔案借閱審批單由公司總部辦