53電子表格軟件計算機文化基礎(chǔ)

5.3電子表格軟件

5.3.1電子表格概述1977年AppleⅡ微機推出時，哈佛商學(xué)院的學(xué)生丹布萊克林等用BASIC編寫了一個軟件。具備電子表格的許多根本功能。1979年VisiCalc〔可視計算〕面世,微軟公司也開發(fā)出功能更加強大的電子表格產(chǎn)品——Multiplan。隨后，Lotus公司的Lotus1-2-3，憑仗集表格處置、數(shù)據(jù)庫管理、圖形處置三大功能于一體，迅速得到推行運用。從1983年起微軟公司開場新的挑戰(zhàn)，他們的產(chǎn)品稱號是Excel，中文意思就是超越。先后推出了Excel4.0、Excel5.0、Excel6.0、Excel7.0、Excel97，Excel2000，直至目前的Excel2002。Excel具有非常友好的人機界面和強大的計算功能，使其在電子表格領(lǐng)域獨領(lǐng)風(fēng)騷。已成為寬廣用戶管理公司和個人財務(wù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、繪制各種專業(yè)化表格的得力助手。1電子表格概述電子表格軟件可以用來制造電子表格、完成許多復(fù)雜的數(shù)據(jù)運算，進(jìn)展數(shù)據(jù)的分析和預(yù)測，并且具有強大的制造圖表的功能；Excel2000版本甚至還可以制造網(wǎng)頁！啟動與退出

l

“開場〞菜單/“程序〞l

雙擊“資源管理器〞或“我的電腦〞中的Excel.exe文件圖標(biāo)l

利用Excel任務(wù)簿文件〔.XLS〕啟動：雙擊.xls文件，系統(tǒng)啟動Excel并將該文件調(diào)入內(nèi)存〔翻開〕l

雙擊桌面快捷圖標(biāo)2任務(wù)簿窗口任務(wù)簿〔Book〕Excel中用來存儲并處置任務(wù)數(shù)據(jù)的文件，以.xls擴展名保管任務(wù)簿任務(wù)表編輯欄行號活動單元格地址單元格列號3根底知識任務(wù)簿(.XLS)由假設(shè)干任務(wù)表(最多255張)組成，默許3張，稱號分別為sheet1~sheet3。默許任務(wù)簿文件名BOOK1.XLS任務(wù)表由行〔1~65536〕、列〔A、B、C…、AA、AB、…IV，共256列〕組成。單元格是根本組成元素，由列號和行號標(biāo)識其地址。不同任務(wù)表中的單元格表示為：sheet1!B5活動單元格：正在運用的單元格地址欄〔顯示單元格或區(qū)域地址/稱號〕和編輯欄(輸入、修正單元格內(nèi)容)45.3.2任務(wù)表根本操作單元格選取單個單元格：單擊所需的單元格延續(xù)多個單元格：單擊首單元格，Shift+單擊末單元格多個不延續(xù)單元格：Ctrl+單擊單元格整行或整列：單擊行頭或列頭全部單元格：單擊行頭、列頭相交的全選按鈕去除選定的單元格：任務(wù)表恣意處單擊5根本操作—數(shù)據(jù)輸入輸入文本左對齊。文字長度超越單元格寬度時，右邊無內(nèi)容，擴展到該單元格；假設(shè)有內(nèi)容，那么自動截斷。留意：數(shù)字方式的文本數(shù)據(jù)的輸入與顯示。2.輸入數(shù)值:右對齊分?jǐn)?shù)：在分?jǐn)?shù)前鍵入0和空格，如鍵入01/2。否那么為日期負(fù)數(shù)：輸入-50或(50)單擊單元格直接在單元格輸入數(shù)據(jù)選定單元格在編輯框內(nèi)輸入數(shù)據(jù)注：對于“郵政編碼〞、“工號〞、“學(xué)號〞等，可在“格式〞/“單元格〞/“數(shù)字〞選項卡中將其設(shè)置為文本。6根本操作—數(shù)據(jù)輸入3.輸入日期/時間：11-05-2002，11/05/2002，05.11.200220:57am(加空格)插入當(dāng)前日期：Ctrl+;插入當(dāng)前時間：Ctrl+:4.自動填充：有規(guī)律的等差、等比數(shù)列可自動填充。如：8:00，9:00，10:00……；Jan，F(xiàn)eb，Mar，Apr……；星期一、星期二……

拖曳填充柄到終了默許等差在前兩個單元格中輸入數(shù)據(jù)，選定這兩個單元格，拖動填充柄7根本操作—數(shù)據(jù)輸入填充一樣數(shù)據(jù)：在某單元格中輸入數(shù)據(jù)，拖動填充柄填充。注：假設(shè)填充日期、時間、星期，需同時按住Ctrl鍵。填充序列數(shù)據(jù)〔等比序列〕：在單元格中填入第一個數(shù)據(jù)，選定從該單元格開場的行/列方向單元格，“編輯〞/“填充〞/“序列〞，在序列對話框中填入各項值〔步長、終值等〕。填充用戶自定義序列“選項〞/“自定義序列〞選項卡，單擊列表中“新序列〞項，在編輯框中定義序列〔每輸入完一個，回車〕，單擊“添加〞按鈕。從外部導(dǎo)入數(shù)據(jù)“數(shù)據(jù)/導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)〞8根本操作—數(shù)據(jù)編輯1.刪除數(shù)據(jù)：“編輯〞/“去除〞“全部〞〔去除內(nèi)容和批注，格式置回常規(guī)〕“格式〞〔格式置回常規(guī)〕內(nèi)容〔即Del，不改動格式和批注〕“批注〞〔附注。不改動內(nèi)容和格式〕2.查找與交換表格中數(shù)據(jù)：“編輯〞/“查找…〞或“交換…〞3.復(fù)制、挪動單元格利用剪貼板，運用“剪切〞、“復(fù)制〞、“粘貼〞按鈕鼠標(biāo)拖動：選定單元格或區(qū)域，挪動光標(biāo)至單元格邊緣，光標(biāo)變?yōu)榧^。拖動至目的〔挪動〕；按住Ctrl鍵拖動〔復(fù)制〕9根本操作—數(shù)據(jù)編輯4.插入單元格、行、列“插入〞/“單元格…〞、“整行〞、“整列〞〔在選定單元格的上方或左側(cè)參與〕5.刪除單元格、行、列“編輯〞/“刪除…〞快捷菜單/“刪除…〞6.撤銷與恢復(fù)101.

切換：單擊標(biāo)簽2.

插入新的任務(wù)表

“插入〞/“任務(wù)表〞。右單擊任務(wù)表標(biāo)簽，快捷菜單中“插入…〞添加多張任務(wù)表：按住SHIFT鍵，同時單擊并選定與待添加任務(wù)表一樣數(shù)目的任務(wù)表標(biāo)簽，然后再單擊“插入〞/“任務(wù)表〞3.刪除任務(wù)表“編輯〞/“刪除任務(wù)表〞。選擇一個或多個〔SHIFT〕任務(wù)表標(biāo)簽，快捷菜單中“刪除〞。根本操作-任務(wù)表的編輯11

4.挪動、復(fù)制任務(wù)表當(dāng)前任務(wù)簿中，挪動/復(fù)制任務(wù)表

沿任務(wù)表標(biāo)簽行拖動選定的任務(wù)表標(biāo)簽〔移開任務(wù)表〕；在按住CTRL鍵的同時，拖開任務(wù)表標(biāo)簽，并在目的地釋放鼠標(biāo)按鍵后，再放開CTRL鍵〔復(fù)制任務(wù)表〕?？旖莶藛巍芭矂踊驈?fù)制任務(wù)表…〞，選擇位置〔復(fù)選框“建立副本〞，為復(fù)制〕。根本操作-任務(wù)表的編輯12

不同任務(wù)簿中，挪動/復(fù)制任務(wù)表1)

翻開用于接納任務(wù)表的任務(wù)簿。2)

切換到包含需求挪動或復(fù)制任務(wù)表的任務(wù)簿中，再選定任務(wù)表標(biāo)簽。3)

“編輯〞、快捷菜單/“挪動或復(fù)制任務(wù)表〞，在對話框的“任務(wù)簿〞下拉列表中選定目的任務(wù)簿，單擊“確定〞。假設(shè)單擊“新任務(wù)簿〞，即可將選定任務(wù)表挪動或復(fù)制到新任務(wù)簿中。4)

在“以下選定任務(wù)表之前〞列表框中，單擊需求在其前面插入挪動或復(fù)制任務(wù)表的任務(wù)表。根本操作-任務(wù)表的編輯13根本操作-任務(wù)表格式化1.調(diào)整行高列寬(超長列寬用####顯示)運用鼠標(biāo)拖動的方法運用對話框：“格式〞/“行高…〞、“格式〞/“列寬…〞注：①選擇多行或多列同時設(shè)置，可將它們調(diào)整為同一寬度。②使單元格的內(nèi)容與行列相順應(yīng)，運用“最適宜的行高〞、“最適宜的列寬〞2.任務(wù)表的邊框、底紋：選定單元格或區(qū)域“格式〞工具欄“邊框〞按鈕?！案袷建?“單元格…〞/“邊框〞選項卡〔款式、線條〕底紋：工具欄“填充色〞按鈕；“單元格…〞/“圖案〞選項卡14根本操作-任務(wù)表格式化3.格式化表格中的數(shù)據(jù)改動字體、字號、字形、顏色“格式〞工具欄按鈕“格式〞/“單元格…〞②合并單元格、對齊方式設(shè)置“格式〞工具欄相應(yīng)按鈕?！案袷建?“單元格…〞/“對齊〞選項卡,程度對齊，垂直對齊③運用“條件格式〞，使符合條件的單元格內(nèi)容按要求顯示“格式/條件格式〞→設(shè)置條件(1~3個)及相應(yīng)的格式15根本操作-運用公式公式方式：＝操作數(shù)和運算符操作數(shù)：單元格、數(shù)字、字符、區(qū)域名、區(qū)域、函數(shù)算術(shù)運算符：＋、－、*、／、%〔百分號〕、〔乘方〕、〔〕字符運算符：＆(字符銜接)關(guān)系運算符：=、>、>=、<=、<、<>運算符=〔B4+25〕/SUM〔D5:F5〕公式符區(qū)域范圍援用常量函數(shù)單元格地址留意：混合運算中的優(yōu)先級16根本操作-運用求和函數(shù)雙擊∑看到計算結(jié)果2.求和單擊∑看到計算公式1.選取存放結(jié)果的單元格函數(shù)輸入：粘貼函數(shù)法直接輸入法17根本操作-運用函數(shù)函數(shù)方式：函數(shù)名〔參數(shù)表〕參數(shù)：常量、單元格、區(qū)域、區(qū)域名、公式或其他函數(shù)例：運用If函數(shù)對工齡>15的職工增發(fā)100元，其他增發(fā)50元。選取函數(shù)類型和函數(shù)If條件滿足條件取值不滿足條件取值18概念相對援用：公式中援用的單元格地址在公式復(fù)制、挪動時隨著挪動的位置自行調(diào)整。絕對援用：公式中援用的單元格地址在公式復(fù)制、挪動時不會改動相對援用：列坐標(biāo)行坐標(biāo)例B6，A4,C5:F8絕對援用：$列坐標(biāo)$行坐標(biāo)例$B$6,$A$4,$C$5:$F$8混合援用：列坐標(biāo)$行坐標(biāo)例B$6,A$4,C$5:F$8$列坐標(biāo)行坐標(biāo)例$B6,$A4,$C5:$F8根本操作-單元格援用19概念對區(qū)域進(jìn)展文字性命名，便于記憶與閱讀命名選取區(qū)域→單擊稱號框→輸入?yún)^(qū)域名區(qū)域名的援用在公式或函數(shù)的參數(shù)中直接援用區(qū)域名根本操作-區(qū)域命名205.3.3數(shù)據(jù)的圖表化圖例數(shù)據(jù)標(biāo)志數(shù)據(jù)序列類型軸(X)刻度線值軸〔Y〕圖表名詞術(shù)語215.3.3數(shù)據(jù)的圖表化Excel提供14種規(guī)范的圖表類型，每種圖表類型又包含假設(shè)干個子圖表類型。一、創(chuàng)建圖表：選定區(qū)域1.運用“視圖〞/“工具欄〞/“圖表〞工具欄2.圖表導(dǎo)游:“圖表導(dǎo)游〞按鈕3.F11快捷鍵二、編輯圖表一個圖表由圖表區(qū)及區(qū)域中的圖表對象〔如：標(biāo)題、圖例、數(shù)值軸、分類軸等〕組成。圖表被激活時，周圍出現(xiàn)控制柄?？旖莶藛沃蟹_各個對話框，或雙擊圖表區(qū)或圖表對象編輯。225.3.3數(shù)據(jù)的圖表化修正圖表類型：圖表區(qū)的快捷菜單中選擇“圖表類型…〞修正數(shù)據(jù)系列產(chǎn)生方式：快捷菜單中選擇“數(shù)據(jù)源…〞/“數(shù)據(jù)區(qū)域〞選項卡“圖表〞工具欄“按行〞、“按列〞按鈕。添加、刪除數(shù)據(jù)系列快捷菜單中“數(shù)據(jù)源…〞/“系列〞選項卡修正圖表選項快捷菜單中“圖表選項…〞修正圖表位置：按住左鍵可將圖表拖到恣意位置注：假設(shè)源數(shù)據(jù)發(fā)生了變化，圖表中的數(shù)據(jù)會隨之更新。23編輯圖表選擇圖表類型添加或刪除圖表元素圖表標(biāo)題X軸標(biāo)題Y軸標(biāo)題圖表標(biāo)志數(shù)據(jù)標(biāo)簽圖例刻度線24圖表的格式化字體格式化填充與圖案對齊方式數(shù)字格式利用繪圖工具強化圖表的細(xì)節(jié)創(chuàng)建重疊圖表255.3.4數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)清單〔數(shù)據(jù)列表〕是包含相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列任務(wù)表數(shù)據(jù)行，由任務(wù)表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域特點：每個清單相當(dāng)于一個二維表。與數(shù)據(jù)庫相對應(yīng)，表中的一列為一個字段〔同類型數(shù)據(jù)〕，一行為一條記錄〔相關(guān)數(shù)據(jù)〕同列數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型和格式應(yīng)完全一樣表中不允許有空行或空列不要在單元格開頭和末尾鍵入空格

，否那么影響排序。26利用記錄單添加數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)清單添加記錄步驟：1.單擊需添加記錄單元格，翻開“數(shù)據(jù)〞/“記錄單〞2.單擊“新建〞，在空白字段中輸入數(shù)據(jù)3.每輸入完一條記錄后，按下ENTER鍵或“新建〞按鈕，添加下一條。記錄被添加到數(shù)據(jù)清單的最后面。注：在記錄單中可進(jìn)展記錄的添加、閱讀、刪除、查找等操作。查找：單擊記錄單中的“條件〞按鈕，在空白字段中輸入條件(如：<=60),按“記錄單〞按鈕。顯示滿足條件的第一條記錄。經(jīng)過“下一條〞、“上一條〞進(jìn)展閱讀。27數(shù)據(jù)排序排序規(guī)那么〔以升序為例〕：u

數(shù)字：數(shù)字從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)展排序。u

文本：按字母先后順序?qū)ξ谋卷椷M(jìn)展排序，Excel從左到右一個字符一個字符地進(jìn)展比較排序。例：A1、A10、A11。u

邏輯值：在邏輯值中，F(xiàn)ALSE排在TRUE之前。u

空格：一直排在最后。28排序的字段叫關(guān)鍵字段，最多允許3個字段，以主和次區(qū)分。簡單排序選中要排序的區(qū)域降序升序復(fù)雜排序單擊列表，“數(shù)據(jù)｜排序〞命令設(shè)置條件數(shù)據(jù)排序29挑選數(shù)據(jù)—自動挑選

數(shù)據(jù)／挑選／自動挑選

“全部〞：顯示一切記錄?！扒?0個…〞:顯示該列中值最大或最小的記錄個數(shù)。只對數(shù)值型字段有效?！白远x…〞：條件設(shè)置?！芭c〞表示兩個條件同時成立；“或〞表示至少有一個條件成立?？蛇\用統(tǒng)配符？和*。如：挑選姓王的同窗，輸入條件：等于王*30取消挑選取消對某一列的挑選，字段名下拉列表中，單擊“全部〞取消對一切列進(jìn)展的挑選，“數(shù)據(jù)〞/“挑選〞/“全部顯示〞。退出自動挑選，“數(shù)據(jù)〞/“挑選〞/“自動挑選〞。下拉列表右側(cè)的箭頭消逝。31挑選數(shù)據(jù)—高級挑選

步驟：1.選擇空白單元格區(qū)域2.設(shè)置條件〔至少兩行〕：第一行為字段名〔如：職稱〕，以下各行為條件〔如：教授〕3.單擊數(shù)據(jù)清單，“數(shù)據(jù)/挑選/高級挑選〞。數(shù)據(jù)區(qū)域：任務(wù)表中的數(shù)據(jù)區(qū)條件區(qū)域：挑選條件所在的區(qū)域.32分類匯總按某關(guān)鍵字段進(jìn)展分類匯總，在匯總前必需按該關(guān)鍵字段排序必需排序公式計算計算項33分類匯總闡明：①分類匯總中的“全部刪除〞按鈕：取消匯總結(jié)果。②結(jié)果左側(cè)為級別條，可折疊〔單擊〕和展開〔單擊〕。34分類匯總嵌套匯總〔多級匯總〕對同一字段進(jìn)展多種不方式的匯總不能選中35數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是一種對大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的動態(tài)任務(wù)表，可實現(xiàn)按多個字段分類匯總數(shù)據(jù)|數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖命令行、列、頁為分類的字段匯總方式數(shù)據(jù)清單字段36數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建步驟：單擊數(shù)據(jù)清單中的恣意單元格“數(shù)據(jù)/數(shù)據(jù)透視表和圖表報告〞，按導(dǎo)游進(jìn)展設(shè)置指定數(shù)據(jù)源區(qū)域及顯示位置數(shù)據(jù)透視表由四個區(qū)域組成：頁字段區(qū)域、行字段區(qū)域、列字段區(qū)域和數(shù)據(jù)項區(qū)域?qū)⒆侄瓮系较鄳?yīng)的區(qū)域中挑選匯總透視表.xls行：專業(yè)列：性別數(shù)據(jù)區(qū)：姓名〔統(tǒng)計人數(shù)〕另例：行：姓名列：產(chǎn)品數(shù)據(jù)區(qū)：銷售額(匯總)375.4演示軟件

5.4.1演示文稿的根本操作建立演示文稿有四種方式：“文件〞/“新建〞內(nèi)容提示導(dǎo)游：可快速建立文稿；設(shè)計模板：生成具有一定規(guī)劃的彩色空白幻燈片。在“新建演示文稿〞對話框中選用模板款式并填充內(nèi)容；新建空演示文稿：生成一張空白幻燈片，含31種自動版式；通用模板：運用內(nèi)容模板演示文稿由一張或假設(shè)干張幻燈片組成，內(nèi)容包括：幻燈片標(biāo)題、假設(shè)干文本條目，以及圖形、表格、聲音、動畫等。其文件擴展名為.ppt。385.4演示軟件

5.4.1演示文稿的根本操作編輯演示文稿：輸入、編輯標(biāo)題與文本條目的內(nèi)容設(shè)置字體格式和段落格式調(diào)整標(biāo)題和文本框的尺寸與位置挪動、添加或刪除幻燈片〔幻燈片視圖、普通視圖中進(jìn)展操作〕在演示文稿中添加圖片、圖表、聲音和影片剪輯等多媒體元素39視圖方式PowerPoint視圖：普通(默許)、幻燈片閱讀〔用于順序調(diào)整、放映設(shè)置、切換設(shè)置等〕、幻燈片放映。左窗有“大綱〞或“幻燈片〞選項卡切換方法：經(jīng)過程度滾動條上的按鈕或“視圖〞菜單命令40編輯文字對象1.選擇幻燈片2.編輯文本：在占位符框(文本框)中添加文字并格式化、設(shè)置工程符號等；設(shè)置占位符的位置、邊框、填充色；3.參與備注信息：用于提示(普通視圖或大綱視圖)41添加頁眉頁腳“視圖/頁眉和頁腳〞運用于一切幻燈片運用于當(dāng)前幻燈片425.4.2在幻燈片上添加對象插入聲音和影片文件：文件中的聲音插入/影片和聲音/文件中的影片播放CD樂曲可編輯快捷菜單：播放聲音編輯聲音對象435.4.2