公司檔案管理制度流程及公司檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則

公司檔案管理制度及流程文件編號版本號A/0文件名稱頁數(shù)共25頁編制部門行政部實(shí)施日期2018年3月日編制審批公司檔案管理制度及流程一、目的加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。適用范圍1、公司內(nèi)部經(jīng)營形成的各種資料。2、外部政府機(jī)關(guān)、行業(yè)部門形成的與公司經(jīng)營或行業(yè)有關(guān)的公文、通知、批復(fù)等資料。術(shù)語和定義檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。職責(zé)行政部：負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理；建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作；提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關(guān)人員：1）負(fù)責(zé)在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政部；2）向行政部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3）負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財務(wù)檔案資料；各部門檔案主管人員1）負(fù)責(zé)部門檔案的管理。各部門負(fù)責(zé)人1）批準(zhǔn)對自己部門資料或合同復(fù)印件的處置；2）負(fù)責(zé)對本部門檔案管理的監(jiān)督檢查。各公司總監(jiān)/副總1）負(fù)責(zé)對檔案管理監(jiān)督檢查報告的審批。工作程序檔案資料的收集1）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。歸檔范圍及移交時間：每季度結(jié)束后次月10日前。檔案資料的標(biāo)識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見《公司檔案管理規(guī)定》。檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時存放于檔案室指定電腦硬盤內(nèi)或制作專門光盤進(jìn)行編號保存；文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識，整齊排放在文件／檔案柜中。檔案借閱借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經(jīng)部門主管、副總經(jīng)理和行政部批準(zhǔn)，且只帶復(fù)印機(jī)，不帶原件；⑵檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告直接上級；⑶借閱檔案用完后，應(yīng)及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；⑷借檔人必須愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞行為，如發(fā)現(xiàn)一次罰款200-2000不等的罰款元。情節(jié)嚴(yán)重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證復(fù)印件，經(jīng)本公司高管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經(jīng)理和部門分管副總鑒定，最后報總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方可銷毀。⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時，必須由行政部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經(jīng)理、部門分管和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。檔案管理細(xì)則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；⑵公司收到的公文，如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件；⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等；⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報；⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；⑿外出公務(wù)活動（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；⒀財務(wù)檔案資料；⒁各種實(shí)物檔案；其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政部以影印本歸檔。⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。⑷電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。⑸各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。⑵定期歸檔部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政部；部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政部；⑶電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時進(jìn)行、隨辦隨歸。一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字，行政部見證。6、檔案移交公司的流程移交前，應(yīng)對破損、字跡擴(kuò)散或紙張?zhí)〉奈募M(jìn)行修裱、復(fù)制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件折疊理齊。采用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準(zhǔn)確。結(jié)合文書材料的形成時間、彼此聯(lián)系進(jìn)行排列。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；結(jié)論在前，依據(jù)在后。經(jīng)辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門每月提交的檔案清單核對；檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質(zhì)移交清單及電子檔移交清單，確認(rèn)無疑后雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；7、檔案保管⑴檔案編號檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時，隨時增補(bǔ)之用。檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政部結(jié)合工作和部門要求，組織實(shí)施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。8、附則：本辦法由公司行政部制定并負(fù)責(zé)解釋。相關(guān)記錄《檔案分類編號表》《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案管理流程》檔案分類編號表（公司編碼+部門編碼+類別編碼+年份+編號的模式）一、公司編碼分類元隆達(dá)集團(tuán)公司格致汽車科技股份有限公司吉林省正軒車架有限公司吉林省海格力斯自動化設(shè)備有限公司編碼JTGSGZKJZXCJHGLS二、部門編碼1、集團(tuán)公司部門企業(yè)文化部行政部基建部企劃部監(jiān)察部設(shè)備動力部財務(wù)部資金部審計部市場部人力資源部采購部物流部編碼WHBXZBJJBQHBJCBSDBCWBZJBSJBSCBRZBCGBWLB2、格致科技公司部門戰(zhàn)略規(guī)劃部總經(jīng)辦倉儲部檢具事業(yè)部項(xiàng)目部計劃部精益生產(chǎn)部品保部研發(fā)中心信息化部誠鼎鑄造董事會辦公室編碼ZLGHZJBCCBJJSYXMBJHBJYSCPBBYFZXXXHCDZZDSHB部門冷沖模具中心級進(jìn)模具事業(yè)部冷沖模具中心底盤模具事業(yè)部冷沖模具中心外板模具事業(yè)部冷沖模具中心普板模具事業(yè)部冷沖模具中心高強(qiáng)板模具事業(yè)部冷沖模具中心綜合生產(chǎn)部輕量化模具中心內(nèi)高壓模具事業(yè)部輕量化模具中心熱成型模具事業(yè)部落料模具事業(yè)部制造中心工藝部制造中心大件生產(chǎn)部制造中心小件生產(chǎn)部制造中心外協(xié)生產(chǎn)部制造中心品質(zhì)管理部制造中心設(shè)備管理部制造中心綜合部編碼LCJJMLCDPLCWBLCPBLCGQBLCZHQLNGYQLRCXLLMJZZGYZZDJZZXJZZWXZZPZZZSBZZZH3、正軒車架公司部門市場部財務(wù)部開發(fā)部品管部生管部研發(fā)中心生產(chǎn)部行政部編碼SCBCWBKFBPGBSGBYFZXSCBXZB（**子公司）部門財務(wù)部品管部生管部生產(chǎn)部人事行政部編碼**CW**PG**SG**SC**RSXZ4、海格力斯公司部門設(shè)備研發(fā)制造部設(shè)備維修部綜合部編碼YFZZSBWXZHB三、類別編碼、及各部門存檔文件歸檔范圍和保管期限（詳見下表）保管期限：永久長期（30年）短期（10年）類別編碼分類名稱分類編碼文件歸檔范圍保管期限聲像檔案SX照片類ZP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的照片永久2、其他照片材料錄像類LX1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的錄像帶永久2、其他錄像材料錄音類LY1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的錄音帶永久2、其他錄音材料實(shí)物檔案SW榮譽(yù)類RY1、單位、部門獲得的榮譽(yù)品，單位領(lǐng)導(dǎo)人獲得的重要榮譽(yù)品，職工獲得的國家級榮譽(yù)證；永久2、公司獲得的各種獎杯、獎牌、獎?wù)?、獎匾、錦旗等長期3、其他獎品材料印章類YZ1、公司報廢的法人印章、發(fā)文章及綜合辦事機(jī)構(gòu)的印章永久2、公司所屬單位失效的印章、發(fā)文章、部門印章長期3、公司變更印章（新增機(jī)構(gòu)形成的印章）永久4、其他印章材料資格證類ZG1、通過認(rèn)證達(dá)到某種標(biāo)準(zhǔn)的合格證、等級證、證明書、級別證書，會員證書、許可證書、執(zhí)照短期2、其他資格材料贈品ZP1、與其它企業(yè)或外界互相往來的重要禮品、紀(jì)念品永久2、其他贈品類字畫ZH1、重要領(lǐng)導(dǎo)及知名人士來元隆達(dá)公司視察工作時的題詞、書畫等永久2、其他字畫類其他QT1、反映公司重要活動的體表性實(shí)物（如模型、標(biāo)本、模具、樣品等）永久電子檔案DZ光盤GP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的圖片、聲像資料光盤永久U盤UP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動記錄資料的U盤永久硬盤YP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動記錄資料的硬盤永久磁盤CP1、反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動和相關(guān)重大事件、重大活動的相關(guān)圖片、聲像、文字資料，國內(nèi)電子文件材料的數(shù)據(jù)備份。隨文件保存期限黨群工作類DQ黨務(wù)工作DW1、上級黨組織召開黨務(wù)工作會議的通知、紀(jì)要、報告、決議等會議文件永久2、公司黨支部會會議記錄永久3、公司黨員代表大會的通知、報告、換屆選舉結(jié)果、決議、紀(jì)要等永久4、公司黨支部召開的工作會議通知、報告、領(lǐng)導(dǎo)講話等文件材料長期5、上級黨組織對公司領(lǐng)導(dǎo)任免的通知、決議等文件永久6、公司黨支部關(guān)于人事任免的通知、決議、批復(fù)等永久7、上級黨組織頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知等永久8、公司黨支部重要專項(xiàng)活動報告、黨務(wù)工作大事記、重大問題的請示、報告及上級黨組織的批示、批復(fù)等永久9、公司黨支部制定的有關(guān)方針政策、法規(guī)性的文件永久10、公司黨支部對下屬單位黨務(wù)工作的指示、批示、通知等文件材料11、公司黨支部關(guān)于表彰先進(jìn)的通知、決定、公司黨支部及個人受上級表彰的通知、申請材料等永久12、公司黨支部年度工作計劃和工作總結(jié)、調(diào)查研究報告長期13、其他材料工會工作GH1、工會工作年度計劃、總結(jié)長期2、職代會、工代會材料。長期3、有關(guān)女工及文體活動的材料。短期4、公益事業(yè)的記錄。短期5、公司工會工作的規(guī)章制度、總結(jié)、決定、通知長期6、職代表大會會議通知、報告、換屆、選舉結(jié)果、決議、通報等長期7、工會會員名冊、工會委員增補(bǔ)、任免通知長期8、表彰先進(jìn)的決定及申報材料短期9、勞動競賽、民主管理、勞保福利等文件短期10、企業(yè)文化建設(shè)有關(guān)材料。長期11、其他材料宣傳工作XC1、各類媒體宣傳指導(dǎo)本企業(yè)的材料。長期2、各種榮譽(yù)材料，上級領(lǐng)導(dǎo)的題詞等。（重要的）永久3、對外宣傳材料、領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等。（重要的）長期4、企業(yè)內(nèi)部報刊。長期5、上級有關(guān)來文。長期6、重大活動方案材料。短期7、公司宣傳、職工理論學(xué)習(xí)及精神文明建設(shè)工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)、匯報材料永久8、公司制作的各類宣傳圖冊，公司簡介長期9、公司宣傳的各項(xiàng)工作櫥窗內(nèi)容及照片長期紀(jì)檢工作JJ1、公司其它各種工作活動的宣傳文件資料長期2、公司黨員、干部、職工違紀(jì)情況調(diào)查報告。短期3、公司對黨員干部的黨紀(jì)政紀(jì)的處分決定。短期4、警告（不含）以上。短期5、警告處分。短期6、公司廉政建設(shè)的文件材。短期7、向上級的請示、報告、匯報及上級的批復(fù)、通知。長期8、群眾來信來訪材料及調(diào)查處理結(jié)。短期9、其他紀(jì)檢材料。協(xié)會工作XH各專業(yè)學(xué)會、協(xié)會工作，各群眾團(tuán)體活動的材料長期部門分類名稱分類代碼文件歸檔范圍保管期限總經(jīng)辦行政事務(wù)XZ1、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的決議、條例、規(guī)定、指示、通知等文件材料長期2、上級機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作的題詞、指示、講話材料長期3、上級機(jī)關(guān)及相關(guān)部門來公司視察的一般性材料長期4、公司工作計劃、總結(jié)永久5、公司及二級單位關(guān)于機(jī)構(gòu)成立、合并、撤消、名稱變更、啟用印章等文件永久6、公司頒發(fā)的重要的管理制度、條例、規(guī)定、辦法永久7、公司頒發(fā)的一般性制度、條例、規(guī)定及辦法等長期8、公司大事記、年鑒、簡介永久9、公司黨政聯(lián)席會、總經(jīng)理辦公會的會議材料永久10、公司專題會議材料永久11、公司向上級機(jī)關(guān)報送的請示、報告及上級機(jī)關(guān)的批復(fù)永久12、公司群眾來信來訪和處理結(jié)果的文件材料13、公司關(guān)于機(jī)要、保密、檔案、文秘等日常工作的文件材料長期14、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司主管業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的決議、條例、規(guī)定、指示、通知等文件材料長期經(jīng)營決策JY1、公司改革、改制、重組、并購等重大經(jīng)營決策永久2、公司發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略、機(jī)構(gòu)架構(gòu)等文件永久3、公司改制工作中實(shí)施的各項(xiàng)方案、請示與批復(fù)、總結(jié)、報告等永久4、公司股東會、監(jiān)事會、董事會等會議的通知、議案、決議、報告、紀(jì)要等材料永久5、公司年度經(jīng)營情況分析會等會議材料長期6、公司重要的股東大會文件永久7、其他材料董事會DSH1、年度股東大會材料，議案、決議、紀(jì)要、記錄等。永久2、年度歷次董事會決議及會議記錄等。永久3、董事會對上級單位重大請示及有關(guān)批復(fù)。長期4、董事會公告、通知、決定。長期5、上市公司季報、年報。長期6、其他董事會有關(guān)材料。工商管理GS1、歷次工商登記變更材料。永久2、每個法人單位的工商執(zhí)照、各類權(quán)證、章程、驗(yàn)資報告、審計報告、機(jī)構(gòu)變更等材料。永久3、各法人單位歷史沿革記錄。永久4、集團(tuán)公司及其下屬企業(yè)與其它單位簽訂的資產(chǎn)合同、協(xié)議。永久5、商標(biāo)材料、商標(biāo)注冊登記證等。永久6、其他有關(guān)工商管理材料。信用管理XY1、公司認(rèn)證、達(dá)標(biāo)等活動的呈報、審批材料、合格證、資格證書等永久2、公司形象宣傳、展覽會文件長期3、公司獲得的資質(zhì)、信譽(yù)方面的證書及其他獎勵永久4、其他材料。知識產(chǎn)權(quán)管理ZSCQ1、公司企業(yè)標(biāo)識和商標(biāo)標(biāo)識等方面的材料永久2、公司專利、其他知識產(chǎn)權(quán)方面的申報、證明、審批及管理方面的材料永久3、其他材料。物業(yè)管理WY1、房屋所有權(quán)證和財產(chǎn)保險合同。永久2、辦公用房租用合同。永久3、租用房屋面積匯總表及費(fèi)用分?jǐn)偙怼ｉL期4、商房屋物業(yè)管理的有關(guān)文件。短期5、其它材料。短期設(shè)備動力部環(huán)境管理HJ1、環(huán)境保護(hù)工作的規(guī)劃、制度、總結(jié)、環(huán)保責(zé)任書、統(tǒng)計、表彰、處罰材料。長期2、ISO1400系列環(huán)境認(rèn)證材料。長期3、三廢排放、治理情況、措施及監(jiān)測數(shù)據(jù)。短期4、環(huán)保工作計劃、規(guī)劃、總結(jié)長期5、環(huán)保制度及管理辦法長期6、環(huán)保檢測、調(diào)查、分析材料長期7、環(huán)境污染防、治及節(jié)能減排措施長期8、其他材料。安全管理AQ1、安全生產(chǎn)的制度、計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、安全責(zé)任書等材料。長期2、ISO18000系列職業(yè)健康安全管理認(rèn)證材料。3、公司安全工作管理規(guī)定、技術(shù)安全規(guī)范、總結(jié)、會議記錄等材料長期4、工傷事故報告、調(diào)查分析及處理材料永久5、公司安全生產(chǎn)檢查通知、簡報、情況說明、整改措施等材料長期6、公司職工安全教育活動的材料短期7、公司消防安全、交通安全管理等方面的文件材料短期8、其他材料。設(shè)備檔案SB1、設(shè)備購置申請、審批、合同、協(xié)議、紀(jì)要及商檢材料。長期2、設(shè)備管理辦法、規(guī)定。長期3、設(shè)備規(guī)劃、總結(jié)、設(shè)備運(yùn)行管理文件。長期4、設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收記錄、合格證、出廠保修單、說明書、圖樣等隨機(jī)文字材料。長期5、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、竣工圖樣、檢測驗(yàn)收等材料。長期6、設(shè)備儀器保養(yǎng)和大修計劃記錄。至設(shè)備報廢7、重大事故分析處理報告。長期8、設(shè)備儀器檢查記錄、設(shè)備改造記錄和總結(jié)材料。長期9、設(shè)備儀器報廢鑒定材料、申請、批復(fù)和處理結(jié)果。長期10、設(shè)備儀器技術(shù)、質(zhì)量異議的處理結(jié)果材料。長期11、其他材料。財務(wù)部財務(wù)管理CW1、上級財務(wù)、稅務(wù)部門對公司財務(wù)檢查、稅務(wù)稽查方面的通知、批復(fù)永久2、上級關(guān)于財務(wù)管理、財政紀(jì)律檢查、稅收工作規(guī)定、制度、辦法、通知等長期3、公司關(guān)于財務(wù)管理的規(guī)定、制度、管理辦法等長期4、公司財務(wù)年度工作計劃、財務(wù)預(yù)算及編制說明、總結(jié)等材料永久5、公司內(nèi)部財務(wù)分析、財務(wù)檢查、預(yù)算情況分析等材料長期6、公司財務(wù)工作會議報告、總結(jié)、匯報材料等長期7、公司獎金調(diào)撥、貸款、資金擔(dān)保的文件、合同、協(xié)議等長期8、其他材料資產(chǎn)管理ZC1、銀行借款合同書、借款擔(dān)保書等。長期2、企業(yè)兼并、重組等資產(chǎn)運(yùn)作材料。永久3、上級財務(wù)、稅務(wù)部門對公司財務(wù)檢查、稅務(wù)稽查方面的通知、批復(fù)永久4、上級關(guān)于財務(wù)管理、財政紀(jì)律檢查、稅收工作規(guī)定、制度、辦法、通知等長期5、公司關(guān)于財務(wù)管理的規(guī)定、制度、管理辦法等長期6、公司財務(wù)年度工作計劃、財務(wù)預(yù)算及編制說明、總結(jié)等材料永久7、公司內(nèi)部財務(wù)分析、財務(wù)檢查、預(yù)算情況分析等材料長期8、公司財務(wù)工作會議報告、總結(jié)、匯報材料等長期9、公司獎金調(diào)撥、貸款、資金擔(dān)保的文件、合同、協(xié)議等長期10、資金管理、價格管理、會計管理、資金流通等材料長期11、其他資產(chǎn)管理材料。憑證類別PZ1、各類原始憑證15年2、記帳憑證3、匯總憑證4、會計其他憑證。賬簿類別ZB1、現(xiàn)金日記帳25年2、銀行日記帳15年3、明細(xì)帳15年4、總帳5、輔助帳冊。15年6、固定資產(chǎn)卡7、銀行對帳單和存款金額調(diào)節(jié)表。25年8、磁盤和光盤（電算化）。25年9、其他相關(guān)賬簿材料。報表類別BB1、會計年報表（決算）。永久2、會計月、季報表。5年3、其他報表。10年審計類別SJ1、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的指示、規(guī)定、辦法、條例、通知等文件長期2、公司審計工作意見、審計報告及批復(fù)等文件永久3、公司審計工作會議記錄、紀(jì)要、工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料等長期4、公司重要專項(xiàng)審計報告、批復(fù)、調(diào)查與證明材料永久5、一般性審計報告、批復(fù)、調(diào)查與證明材料長期6、其它工作活動中的審計情況報告材料長期其他類別QT1、會計檔案移交清冊15年2、會議檔案保管清冊、銷毀清冊永久3、銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單5年4、工資、獎金簽單3年5、其他材料。人力資源部人事管理RS1、上級頒發(fā)的要求公司貫徹執(zhí)行的人事政策、法規(guī)性文件、規(guī)定、辦法、條例、通知等長期2、公司制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、報告、決定等永久3、公司員工職務(wù)任免、聘任的文件及人員招聘計劃及離退休的通知永久4、公司職工名冊、人事統(tǒng)計報表及相關(guān)資料永久5、公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、名稱變更、印章啟用與作廢、人員編制等相關(guān)文件永久6、公司干部職工獎懲、職稱評聘等文件永久7、公司職工人事調(diào)動、工資轉(zhuǎn)移等證明材料永久8、公司勞動人事工作計劃、總結(jié)、報表及調(diào)資方案等長期9、公司老干部、職工離退休、停薪留職、復(fù)轉(zhuǎn)退軍人安置等有關(guān)材料永久10、公司職工獎勵、處罰相關(guān)材料，勞動合同管理、社保、醫(yī)保、工傷保險、住房公積金等文件材料永久11、因勞動工作引起的糾紛、仲裁、調(diào)解材料永久12、其他人事材料教育訓(xùn)練JY1、上級頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的文件長期2、公司職工培訓(xùn)工作計劃、總結(jié)3年3、公司制定的培訓(xùn)工作制度、請示與批復(fù)等長期4、公司職工專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)統(tǒng)計報表永久5、其他人事材料在職檔案ZZ干部1．履歷材料：履歷表、個人簡歷、自傳；2．鑒定、考察、考核材料；3．學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)情況的材料：學(xué)歷和培訓(xùn)證明、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文等；4．政治材料：加入各黨、團(tuán)派的申請書、批準(zhǔn)材料；入黨、入團(tuán)、參軍、出國等政審材料；5．獎勵、處分材料：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)模范事跡、嘉獎、通報表揚(yáng)等材料；違紀(jì)、違法處分決定，查證核實(shí)報告，檢查、交待材料，通報批評材料；6．工作薪水材料：工資登記表、審批表；干部任免材料，錄用和聘用審批表，合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退（離）休審批表；出國、出境人員審批表；7．其他有保存價值的材料：有殘疾證明材料。永久員工永久離職檔案LZ辭職離職審批表、申請表短期辭退其他檔案QT開除相關(guān)證明材料短期自離死亡后勤福利HQ1、員工生活福利的請示和批復(fù)。短期2、簽訂的福利合同或其他合同。長期3、公司關(guān)于后勤福利、信訪等管理方面的規(guī)章、制度等文件材料長期4、福利費(fèi)使用的計劃、報告、報表等材料長期5、公司關(guān)于福利費(fèi)提取的標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)文件長期6、其他資料行政部安全保衛(wèi)BW1、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件長期2、公司安全保衛(wèi)工作計劃、總結(jié)、報告、報表等材料長期3、對公司及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎懲材料及統(tǒng)計報表永久4、刑事案件的調(diào)查、審理和處置文件材料永久5、人防工作及民事調(diào)解工作長期6、其他相關(guān)材料。交通設(shè)備JT1、車輛管理辦法長期2、車輛采購申請、審批、批復(fù)長期3、車輛產(chǎn)權(quán)、保險、使用、維修記錄等材料長期4、事故分析處理結(jié)果長期5、其他材料物資管理WZ1、房屋資產(chǎn)的管理材料。永久2、固定資產(chǎn)卡片。永久3、公司物資分配計劃長期4、重要物資的采購計劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)合同、協(xié)議等材料永久5、辦公設(shè)備及用品的采購計劃、審批手續(xù)、招投標(biāo)、采購、調(diào)撥、保險、事故等文件長期6、倉庫管理規(guī)章制度、臺帳、統(tǒng)計報表長期7、其他物資管理材料檔案管理DA1、公司檔案工作計劃、總結(jié)長期2、檔案工作規(guī)劃及規(guī)定等材料長期3、公司檔案管理規(guī)章制度長期4、檔案移交清單、銷毀清冊永久5、檔案利用成果材料長期6、信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃長期7、信息化管理的規(guī)章制度長期8、信息化工作計劃、總結(jié)長期9、其他檔案與信息材料審計部法律事務(wù)FL1、日常經(jīng)營管理活動中涉及的法律糾紛和訴訟案件的起訴、調(diào)解材料、調(diào)查材料、審判結(jié)果等。2、其他法律事務(wù)材料市場部產(chǎn)品銷售CP1、產(chǎn)品銷售計劃、廣告宣傳、總結(jié)、會議記錄及紀(jì)要等長期2、產(chǎn)品銷售合同、價格、協(xié)議等材料長期3、市場分析及用戶調(diào)查材料（客戶公司詳細(xì)資料）長期4、售后服務(wù)材料長期5、其他管理材料合同管理HT1、各類業(yè)務(wù)合同，包括商務(wù)合同、合同協(xié)議、銷售合同、購銷合同、外貿(mào)合同、及相關(guān)資質(zhì)附件材料等。永久2、其他材料。業(yè)務(wù)項(xiàng)目YW1、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的研發(fā)與形成文件材料。長期2、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的經(jīng)營文件材料。長期3、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的保障與監(jiān)督文件材料。短期4、業(yè)務(wù)項(xiàng)目反饋意見。短期5、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的鑒定與評優(yōu)文件材料。長期6、其他材料基建部項(xiàng)目準(zhǔn)備階段ZB1、建設(shè)項(xiàng)目管理制度、標(biāo)準(zhǔn)、方案、辦法、規(guī)定等長期2、征、租用地申請、報告、批復(fù)、合同、協(xié)議、說明材料等永久3、廠區(qū)平面圖、地下管線圖永久4、建設(shè)用地、征地、拆遷文件：用地申請報告及上級建設(shè)用地批準(zhǔn)書，拆遷安置意見、協(xié)議、方案等，建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件，劃撥建設(shè)用地文件，國有土地使用證，土地出讓合同、土地有償使用合同永久5、工程地質(zhì)勘察報告，水文地質(zhì)勘察報告，地震調(diào)查，自然條件，申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件書永久6、初步設(shè)計圖紙和說明、技術(shù)設(shè)計圖紙和說明、審定設(shè)計方案通知及審查意見長期7、相關(guān)行政主管部門批準(zhǔn)的文件或有關(guān)協(xié)議（環(huán)保、消防、交通、市政、白蟻防治、衛(wèi)生等部門）,政府有關(guān)部門對施工單位的設(shè)計文件的審批意見永久8、施工圖及說明、設(shè)計書等長期9、勘察設(shè)計、施工及工程監(jiān)理招投標(biāo)中標(biāo)文件，施工監(jiān)理委托合同等。長期10、勘察設(shè)計、施工及工程監(jiān)理招標(biāo)未中標(biāo)文件。長期項(xiàng)目施工階段SG11、建設(shè)項(xiàng)目申報文件、批復(fù)文件或計劃項(xiàng)目表，規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙，建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃許可證及其附件，建設(shè)項(xiàng)目開工審查表，建設(shè)項(xiàng)目施工許可證。永久12、投資許可證、審計證明、工程質(zhì)量監(jiān)督等資料長期13、建設(shè)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)、監(jiān)理機(jī)構(gòu)、施工管理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人名單長期14、項(xiàng)目管理規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、方案等長期15、項(xiàng)目投資、進(jìn)度、質(zhì)量管理、安全、合同等文件長期16、投標(biāo)書、資質(zhì)材料、委托授權(quán)書和投標(biāo)相關(guān)文件永久17、合同書、合同審批文件、合同變更文件永久18、供水、供電、暖氣、通信、排水等供應(yīng)協(xié)議及原料、材料供應(yīng)協(xié)議長期19、建筑圖紙變更記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄永久20、施工定位測量、地質(zhì)勘探資料永久21、施工試驗(yàn)記錄、施工記錄長期22、工程質(zhì)量事故及處理記錄、竣工測量資料永久竣工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評定、竣工報告、竣工圖永久質(zhì)量監(jiān)控、質(zhì)量事故報告及處理意見長期工程設(shè)計變更、工程竣工決算審核意見書永久工程延期報告及審批、合同爭議、違約報告及處理意見永久其他材料。項(xiàng)目竣工階段JG工程竣工總結(jié)、工程概況說明永久竣工驗(yàn)收記錄、證明書、竣工驗(yàn)收報告、備案表及報驗(yàn)單永久財務(wù)決算及交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細(xì)表永久縮微、電子檔案永久其他材料。項(xiàng)目運(yùn)行階段YX項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)長期項(xiàng)目維護(hù)時產(chǎn)生的問題及處理方法長期項(xiàng)目更新改造。永久其他材料。采購部產(chǎn)品資料CPZL1、供應(yīng)商報價單短期2、產(chǎn)品樣本長期供應(yīng)商資料GYS1、供應(yīng)商資質(zhì)證明資料永久2、供應(yīng)商招標(biāo)、調(diào)查、評估、考核評鑒過程記錄及文件長期3、與供應(yīng)商日常業(yè)務(wù)往來函件以及相關(guān)情況反饋短期其他資料QT1、采購需求申請以及采購計劃資料（采購申請單；商務(wù)/技術(shù)附近；采購計劃資金預(yù)算及執(zhí)行資料；）長期2、采購合同簽訂過程資料（詢價/比價/議價/定價等相關(guān)記錄；招標(biāo)及其他方式采購過程記錄文件；）長期3、采購合同執(zhí)行過程資料（驗(yàn)收證明報告/工作聯(lián)系函/質(zhì)疑答復(fù)/問題投訴/問題解決過程及結(jié)果；）長期4、采購相關(guān)會議資料（有關(guān)采購的各種會議資料，包括部門周例會/總部及區(qū)域月度會議/供應(yīng)商落地會議/國內(nèi)外大型展會等）長期檢具事業(yè)部合同資料HT1、產(chǎn)品營銷合同。永久2、其他資料技術(shù)協(xié)議JS1、產(chǎn)品相關(guān)技術(shù)協(xié)議。永久2、其他資料技術(shù)單據(jù)DJ3、質(zhì)量單。永久4、設(shè)變單。永久5、其他資料。產(chǎn)品生產(chǎn)類CPSC一、計劃階段1、市場調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察等活動形成的報告等文件材料2、可行性研究報告、市場需要分析報告、收益預(yù)測分析報告3、技術(shù)建議書、協(xié)議書、委托書、合同4、專題分析報告、會議紀(jì)要5、其他材料二、試制階段1、產(chǎn)品試驗(yàn)報告2、試制計劃、方案、報告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評審報告5、試制過程的記錄、化驗(yàn)記錄及產(chǎn)生的其它文件6、試制質(zhì)量分析報告7、試驗(yàn)計劃、方案、規(guī)程8、試驗(yàn)儀器與設(shè)備9、試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)與材料、試驗(yàn)總結(jié)報告10、試驗(yàn)分析報告、試驗(yàn)項(xiàng)目記錄11、試驗(yàn)鑒定等材料（申請、批復(fù)、評價材料、會議記錄）12、標(biāo)準(zhǔn)化審查報告13、鑒定驗(yàn)收書14、其他材料三、生產(chǎn)階段1、產(chǎn)品研制完成報告2、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、合格證3、產(chǎn)品生產(chǎn)鑒定書4、投產(chǎn)報告、批復(fù)、通知5、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范6、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)7、生產(chǎn)定型設(shè)計結(jié)構(gòu)或配方8、工藝文件、說明書9、重大質(zhì)量事故分析、處理結(jié)果10、各流程操作記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報告14、其他材料四、評優(yōu)1、產(chǎn)品的鑒定、評優(yōu)文件材料。2、其他評優(yōu)材料五、認(rèn)證1、認(rèn)證申請、審批2、認(rèn)證檢測、檢查報告3、認(rèn)證證書4、其他認(rèn)證材料永久生產(chǎn)管理CCGL1、生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作形成的材料。短期2、各類統(tǒng)計報表。長期3、生產(chǎn)調(diào)度工作計劃、總結(jié)、報告長期4、生產(chǎn)調(diào)度會議紀(jì)要長期5、生產(chǎn)調(diào)度的職責(zé)、制度、規(guī)程長期6、生產(chǎn)活動綜合分析材料。短期7、其他材料。項(xiàng)目部外事事務(wù)WS1、赴外考察、培訓(xùn)的邀請函、請示、批復(fù)等手段材料和有關(guān)參考材料。長期2、外賓接待的日程安排、記錄和有關(guān)參考材料。長期3、出國人員的基本情況及出國從事的涉外活動說明長期4、公司出國人員涉外保密承諾書長期5、外事活動的審批文件長期6、出國審批手續(xù)、日程安排、考察報告等文件長期7、其他外事事務(wù)材料。海格力斯合同管理HT1、各類業(yè)務(wù)合同，包括維修合同、合同協(xié)議及相關(guān)資質(zhì)附件材料等。永久2、市場分析及維修廠調(diào)查材料（客戶公司詳細(xì)資料）長期3、其他資料維修管理WX1、公司內(nèi)部電路、設(shè)備維修記錄長期2、其他資料制造管理（按課題設(shè)置代號）科研準(zhǔn)備階段KYZX1、項(xiàng)目的申請報告、批復(fù)、通知長期2、市場調(diào)查、科研規(guī)劃、可行性研究報告、技術(shù)咨詢等材料長期3、科研經(jīng)費(fèi)申請報告及批復(fù)長期4、科研計劃、上級批示長期5、實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)方案、考察方案、技術(shù)規(guī)程永久6、其他材料。試驗(yàn)開發(fā)階段SYKF1、研究任務(wù)書永久2、實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)記錄、調(diào)整和撤銷的報告永久3、試驗(yàn)綜合分析報告永久4、試驗(yàn)過程中的各類計算、檢驗(yàn)、設(shè)計、技術(shù)說明、配方、圖樣、工藝流程永久5、其他材料。鑒定驗(yàn)收階段JDYS1、科研工作完成（或中斷）總結(jié)永久2、技術(shù)分析報告、標(biāo)準(zhǔn)化審查報告長期3、鑒定證書、科技成果鑒定證書永久4、其他材料。成果申報階段CGSB1、科技成果申報表、登記表及附件永久2、科技成果獎勵申報及評審材料永久3、獲獎證書及批件永久4、其他材料。圖紙管理TZ1、研發(fā)項(xiàng)目圖紙原件。永久2、其他資料企劃部外發(fā)公文WF1、為規(guī)范企業(yè)員工行為所制定的各種規(guī)章制度和工作流程。永久2、提供企業(yè)公關(guān)活動策劃方案，報批并組織實(shí)施方案的材料。永久3、相關(guān)資料收到公文SD1、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬公司應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件永久2、相關(guān)資料會議資料HY1、部門內(nèi)部每次會議記錄長期2、相關(guān)資料發(fā)展規(guī)劃GH1、協(xié)助企業(yè)高層設(shè)定遠(yuǎn)景目標(biāo)，并對遠(yuǎn)景目標(biāo)進(jìn)行系統(tǒng)的階段性規(guī)劃的材料永久2、擬定銷售宏觀政策、行銷計劃、報批并監(jiān)督實(shí)施永久3、開發(fā)、整合產(chǎn)品，制定價格和推廣方案，并對產(chǎn)品推廣進(jìn)行跟蹤和檢討相關(guān)資料永久4、其他資料可研報告KY1、進(jìn)行市場調(diào)研，收集行業(yè)市場信息，研究行業(yè)發(fā)展動態(tài)，為企業(yè)高層決策提供戰(zhàn)略資料和信息資料長期2、對產(chǎn)品生命周期、品牌建設(shè)、研究和管理的相關(guān)資料長期3、對促銷費(fèi)用和廣告費(fèi)用使用的跟蹤、反饋及費(fèi)用審核的相關(guān)資料長期4、負(fù)責(zé)對銷售數(shù)據(jù)的收集、分析、總結(jié)、歸檔、備案等材料永久5、相關(guān)資料合同資料HT1、營銷推廣合同永久2、公司內(nèi)部活動涉及合同永久3、相關(guān)資料研發(fā)中心產(chǎn)品生產(chǎn)類CPSC一、計劃階段1、市場調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察等活動形成的報告等文件材料2、可行性研究報告、市場需要分析報告、收益預(yù)測分析報告3、技術(shù)建議書、協(xié)議書、委托書、合同4、專題分析報告、會議紀(jì)要5、其他材料二、試制階段1、產(chǎn)品試驗(yàn)報告2、試制計劃、方案、報告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評審報告5、試制過程的記錄、化驗(yàn)記錄及產(chǎn)生的其它文件6、試制質(zhì)量分析報告7、試驗(yàn)計劃、方案、規(guī)程8、試驗(yàn)儀器與設(shè)備9、試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)與材料、試驗(yàn)總結(jié)報告10、試驗(yàn)分析報告、試驗(yàn)項(xiàng)目記錄11、試驗(yàn)鑒定等材料（申請、批復(fù)、評價材料、會議記錄）12、標(biāo)準(zhǔn)化審查報告13、鑒定驗(yàn)收書14、其他材料三、生產(chǎn)階段1、產(chǎn)品研制完成報告2、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、合格證3、產(chǎn)品生產(chǎn)鑒定書4、投產(chǎn)報告、批復(fù)、通知5、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范6、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)7、生產(chǎn)定型設(shè)計結(jié)構(gòu)或配方8、工藝文件、說明書9、重大質(zhì)量事故分析、處理結(jié)果10、各流程操作記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報告14、其他材料四、評優(yōu)1、產(chǎn)品的鑒定、評優(yōu)文件材料。2、其他評優(yōu)材料五、認(rèn)證1、認(rèn)證申請、審批2、認(rèn)證檢測、檢查報告3、認(rèn)證證書4、其他認(rèn)證材料科技管理KJGL1、科技發(fā)展規(guī)劃、計劃及管理規(guī)定等長期2、新產(chǎn)品開發(fā)、科技成果管理、技術(shù)引進(jìn)長期3、技術(shù)革新、引進(jìn)新技術(shù)、技術(shù)改造等材料長期4、學(xué)術(shù)論文、專題報告長期5、技術(shù)革新評獎材料。長期6、專利工作文件。永久7、企業(yè)現(xiàn)代化和信息化建設(shè)、規(guī)劃、計劃、總結(jié)。長期8、檔案、圖書、情報工作有關(guān)材料。短期9、其他材料。制造管理（按課題設(shè)置代號）科研準(zhǔn)備階段KYZB1、項(xiàng)目的申請報告、批復(fù)、通知長期2、市場調(diào)查、科研規(guī)劃、可行性研究報告、技術(shù)咨詢等材料長期3、科研經(jīng)費(fèi)申請報告及批復(fù)長期4、科研計劃、上級批示長期5、實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)方案、考察方案、技術(shù)規(guī)程永久6、其他材料。試驗(yàn)開發(fā)階段SYKF1、研究任務(wù)書永久2、實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)記錄、調(diào)整和撤銷的報告永久3、試驗(yàn)綜合分析報告永久4、試驗(yàn)過程中的各類計算、檢驗(yàn)、設(shè)計、技術(shù)說明、配方、圖樣、工藝流程永久5、其他材料。鑒定驗(yàn)收階段JDYS1、科研工作完成（或中斷）總結(jié)永久2、技術(shù)分析報告、標(biāo)準(zhǔn)化審查報告長期3、鑒定證書、科技成果鑒定證書永久4、其他材料。成果申報階段CGSB1、科技成果申報表、登記表及附件永久2、科技成果獎勵申報及評審材料永久3、獲獎證書及批件永久4、其他材料。信息化部設(shè)備資料SB1、公司辦公電腦設(shè)備資料永久2、公司監(jiān)控儀器資料永久3、公司打印機(jī)、復(fù)印機(jī)設(shè)備資料永久4、公司打卡機(jī)設(shè)備資料永久5、其他資料系統(tǒng)資料XT1、公司辦公軟件系統(tǒng)資料永久2、考勤打卡機(jī)、吃飯打卡機(jī)系統(tǒng)資料永久3、監(jiān)控系統(tǒng)相關(guān)資料永久4、其他資料購銷合同GX1、辦理公司網(wǎng)線業(yè)務(wù)等相關(guān)合同長期2、購買系統(tǒng)等相關(guān)合同長期3、購買企業(yè)郵箱業(yè)務(wù)等合同長期3、其他資料品保部質(zhì)量管理ZL1、質(zhì)量管理工作，質(zhì)量檢測工作形成的材料。短期2、ISO9000系列質(zhì)量認(rèn)證材料。3、質(zhì)量體系認(rèn)證及質(zhì)量控制形成的材料。長期4、公司質(zhì)量管理工作計劃、措施、總結(jié)長期5、質(zhì)量管理制度、辦法、規(guī)定長期6、產(chǎn)品質(zhì)量檢測、化驗(yàn)、試驗(yàn)報告、記錄材料長期7、產(chǎn)品質(zhì)量達(dá)標(biāo)、創(chuàng)優(yōu)證書長期8、質(zhì)量事故分析、處理材料長期9、其他材料。冷沖模具中心及各事業(yè)部輕量化模具中心及各事業(yè)部制造中心及各部落料模具事業(yè)部研發(fā)中心保利龍生產(chǎn)經(jīng)營計劃CSJY1、公司中、長期生產(chǎn)經(jīng)營計劃、總結(jié)、報告及計劃調(diào)整等材料永久2、生產(chǎn)經(jīng)營計劃任務(wù)書長期3、各項(xiàng)專業(yè)發(fā)展的年（季）度計劃表長期4、生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況分析長期5、各部門的工作計劃、總結(jié)。短期6、其他材料產(chǎn)品生產(chǎn)類CPSC一、計劃階段1、市場調(diào)查、技術(shù)調(diào)查、考察等活動形成的報告等文件材料2、可行性研究報告、市場需要分析報告、收益預(yù)測分析報告3、技術(shù)建議書、協(xié)議書、委托書、合同4、專題分析報告、會議紀(jì)要5、其他材料二、試制階段1、產(chǎn)品試驗(yàn)報告2、試制計劃、方案、報告3、試制工藝的文件和工藝裝備文件4、工藝評審報告5、試制過程的記錄、化驗(yàn)記錄及產(chǎn)生的其它文件6、試制質(zhì)量分析報告7、試驗(yàn)計劃、方案、規(guī)程8、試驗(yàn)儀器與設(shè)備9、試驗(yàn)原始數(shù)據(jù)與材料、試驗(yàn)總結(jié)報告10、試驗(yàn)分析報告、試驗(yàn)項(xiàng)目記錄11、試驗(yàn)鑒定等材料（申請、批復(fù)、評價材料、會議記錄）12、標(biāo)準(zhǔn)化審查報告13、鑒定驗(yàn)收書14、其他材料三、生產(chǎn)階段1、產(chǎn)品研制完成報告2、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、合格證3、產(chǎn)品生產(chǎn)鑒定書4、投產(chǎn)報告、批復(fù)、通知5、生產(chǎn)技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)規(guī)程、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范6、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)7、生產(chǎn)定型設(shè)計結(jié)構(gòu)或配方8、工藝文件、說明書9、重大質(zhì)量事故分析、處理結(jié)果10、各流程操作記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)報告14、其他材料四、評優(yōu)1、產(chǎn)品的鑒定、評優(yōu)文件材料。2、其他評優(yōu)材料五、認(rèn)證1、認(rèn)證申請、審批2、認(rèn)證檢測、檢查報告3、認(rèn)證證書4、其他認(rèn)證材料永久生產(chǎn)管理CCGL1、生產(chǎn)準(zhǔn)備、生產(chǎn)組織、調(diào)度工作形成的材料。短期2、各類統(tǒng)計報表。長期3、生產(chǎn)調(diào)度工作計劃、總結(jié)、報告長期4、生產(chǎn)調(diào)度會議紀(jì)要長期5、生產(chǎn)調(diào)度的職責(zé)、制度、規(guī)程長期6、生產(chǎn)活動綜合分析材料。短期7、其他材料。文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：序號文件（合同）編號標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門接收部門原/復(fù)接收人備注移交目錄記錄編號:日期：年月日序號文件（合同）編號標(biāo)題名稱頁數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位收件人日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號:日期：移交性質(zhì)□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度檔案類別保管期限數(shù)量永久長期短期

合計

移交說明移交人：接收意見

接收人：移交人（部門）

經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門）

經(jīng)辦人：接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案目錄卷宗號： 目錄號： 部門：日期：年月日案卷順序號立卷類目號案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案借閱審批單記錄編號:日期：年月日借閱部門借閱人借閱部門經(jīng)理使用目的總經(jīng)理主管副總行政部序號借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期經(jīng)辦人12345備注檔案管理流程：相關(guān)部門/部門負(fù)責(zé)人行政部分管副總/總經(jīng)理配合完成監(jiān)督檢查工作對不符合項(xiàng)進(jìn)行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關(guān)檔案管理制度收集資料配合完成監(jiān)督檢查工作對不符合項(xiàng)進(jìn)行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關(guān)檔案管理制度收集資料審核驗(yàn)收監(jiān)督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗(yàn)收監(jiān)督檢查完成檢查報告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗(yàn)收是否審核驗(yàn)收是否檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則為了加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部檔案管理工作，保證檔案完整性和保密性，準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《武漢市檔案管理?xiàng)l例》，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。檔案管理1、主要內(nèi)容1.1檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項(xiàng)管理活動中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、會計檔案、基本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等，其構(gòu)成以建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備和會計、經(jīng)營檔案為主體。1.2公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。1.3公司檔案管理工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。2、文件的收集與歸檔2.1各部門形成的文件材料，由各部門專職或兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集管理，并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。2.2一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。2.3檔案室在接收移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進(jìn)行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。2.4檔案室對檔案應(yīng)區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列，存放檔案必須有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學(xué)，以便查找。2.5定期進(jìn)行對庫房檔案的清理核對工作，做到賬務(wù)相符，對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.6收進(jìn)的檔案要及時入庫，借閱檔案歸還后，及時放回原處。3、公司文件材料歸檔的基本要求3.1歸檔的文件材料必須完整。3.2歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。3.3歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。公司文件材料的歸檔范圍4.1保密辦公室：保密相關(guān)法規(guī)、制度；重要的會議紀(jì)要；學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料；工作計劃、總結(jié)等。4.2行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。4.3人力資源類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、薪酬福利、培訓(xùn)登記表等。4.4會計統(tǒng)計類：年度計劃、統(tǒng)計報表、財務(wù)會計預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表。4.5經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。4.6工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等。4.7生產(chǎn)計劃方面。有各種計劃、統(tǒng)計報表和生產(chǎn)管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。4.8物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。4.9其他方面。5、檔案級別的劃分：5.1檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。5.1.1一級為絕密文件5.1.1.1國家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等級劃分為一級。5.1.1.2公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等，其等級劃分為一級。5.1.1.3本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。5.1.1.4本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。5.1.2二級為機(jī)密文件5.1.2.1本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬機(jī)密文件，劃分等級為二級。5.1.3三級為秘密文件5.1.3.1本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為秘密文件，劃分等級為三級。5.1.3.2本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。5.1.4四級為普通文件5.1.4.1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。6、歸檔時間6.1基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。6.2各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。檔案的鑒定和銷毀7.1編制檔案的保管期限表，保管期限可分永久、長期（10-30年）、短期（10年以下）三種。7.1.2檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進(jìn)行，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長，組員由技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等組成。

7.1.3

鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進(jìn)行。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表上注明鑒定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。7.1.4檔案通過鑒定確認(rèn)為永久保存的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確，應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)充和修改。

7.1.5對經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的檔案，要登記造冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管經(jīng)理審批，并報送上級檔案管理部門備案。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。二、檔案管理實(shí)施細(xì)則1、檔案管理歸檔要求：1.1檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。1.2歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。1.3在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。1.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。1.5檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。1.6案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。2、各部門保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定2.1各部門的檔案管理必須按規(guī)定的等級分級、分類存檔，其一級、二級存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。2.2各部門的檔案管理由各部門指派相關(guān)人員進(jìn)行管理，不設(shè)置專職崗位。2.3部門存檔文件的范圍：2.3.1保密辦公室保密資料、涉密文件。2.2.2部門例會紀(jì)要、業(yè)務(wù)函件、往來文件。2.3.3客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷售報表。2.3.4公司及各部門的規(guī)章管理細(xì)則。2.3.5原始財務(wù)資料、會計憑證、賬冊、財務(wù)報表、月度年度財務(wù)報表、薪酬發(fā)放、不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財務(wù)方面的文件檔案由財務(wù)部保管。2.3.6生產(chǎn)資料、采購信息、工序交接記錄等生產(chǎn)資料由生產(chǎn)部門保管。3、文件檔案分類整理保存3.1辦公室負(fù)責(zé)文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、保存、調(diào)閱使用。3.1.1根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制公司文件檔案分類編號方法。3.1.2分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。3.1.3常用的分類方法有：3.1.3.1按工程項(xiàng)目分類；3.1.3.2按專業(yè)性質(zhì)分類；3.1.3.3按組織機(jī)構(gòu)分類；3.1.3.4按時間分類?？砂次臅男再|(zhì)分類，可分為櫥窗大類別，再從大類別下分到小類別，再從小類別細(xì)分種類、年份等。3.4文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普通”與“加密”兩大級別?！凹用堋边€分為絕密、機(jī)密和秘密三類。不能隨便以個人名義或是部門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時自行確認(rèn)。4、檔案編目：4.1編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定4.1.1卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁，按流水號編頁碼，頁碼從“1”開始。4.1.2頁碼編寫位置:單面書寫的文件在右下角;雙面書寫的文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁碼編寫在標(biāo)題欄外右下角。4.1.3成套圖紙和印刷成冊的文件不必重新編寫頁碼。4.1.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、空白頁不編寫頁碼。4.2、卷內(nèi)目錄的編寫4.2.1序號：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次標(biāo)注，按照卷內(nèi)文件的順序，一份文件一個號。4.2.2文件編號：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的文號，圖樣的圖號，或設(shè)備、項(xiàng)目的代號。4.2.3責(zé)任者：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件的直接形成單位或主要責(zé)任者，有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者填寫。4.2.4文件題名：填寫卷內(nèi)文件標(biāo)題的全稱。4.2.5日期：應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的日期，如：20120512。4.2.6頁數(shù)：應(yīng)填寫每份文件的實(shí)際頁數(shù)，要求在最后一份文件的備注欄里填寫總頁碼。4.2.7卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。4.3卷內(nèi)備考表的編制：4.3.1卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合規(guī)范要求。4.3.2卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)，不同載體文件的數(shù)量（見示例），說明組卷情況，如立卷人（檔案員），檢查人（檔案負(fù)責(zé)人）、立卷時間等。示例：本卷內(nèi)文件材料20件，100頁。其中：文字材料80頁，附圖10張，照片10張。4.3.3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。4.4案卷封面和背脊的編制：案卷封面采用案卷外封面和案卷內(nèi)封面兩種形式，主要內(nèi)容如下：4.4.1.1案卷題名：應(yīng)簡明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名主要包括項(xiàng)目名稱，代字、代號及結(jié)構(gòu)、部件，階段代號和名稱等；項(xiàng)目名稱應(yīng)與批準(zhǔn)的原立項(xiàng)、設(shè)計（包括代號）相符；歸檔外文資料的題名及主要內(nèi)容應(yīng)譯成中文。4.4.2立卷單位：應(yīng)填寫文件組卷部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。4.4.3起止日期：應(yīng)填寫案卷內(nèi)最早產(chǎn)生的那份文件的日期和最晚產(chǎn)生的那份文件的日期；應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，例：2004.01.01-2004.06.294.4.4保管期限：應(yīng)依據(jù)保管期限表填寫劃定的保管期限。4.4.5密級：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)文件的最高密級。4.4.6檔號：應(yīng)依據(jù)先后順序，檔案移交前檔號暫用鉛筆填寫，審查合格后改用藍(lán)黑墨水或碳素筆填寫。4.4.7卷內(nèi)封皮、卷內(nèi)目錄、備考表的幅面統(tǒng)一采用A4幅面。4.4.8檔案盒面、背脊的填寫要求：按項(xiàng)目法人統(tǒng)一格式要求用計算機(jī)打印在薄的牛皮紙上貼在盒面和背脊上，做到字跡工整清晰，粘貼牢固。4.4.9卷內(nèi)封面、卷內(nèi)目錄、備考表的填寫：電腦打印。打印時要求案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級及卷內(nèi)目錄題名按規(guī)定的字體和字號填寫。4.5案卷的裝訂要求4.5.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形成。4.5.2文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的文件要先修復(fù)后在裝訂。幅面一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）。圖樣折疊為手風(fēng)琴式（統(tǒng)一幅面），圖樣折疊時標(biāo)題欄露在右下角。4.5.3不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件的右上角加蓋檔號章。檔號章尺寸單位統(tǒng)一為mm，比例：1：1，檔號章式樣：4.5.4案卷內(nèi)不同尺寸的文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面A4,有文字面向內(nèi)折疊，為便于長期保存,案卷裝訂時必須去掉金屬物,用裝訂線一律在左，裝訂時左側(cè)、下邊對齊，采用三孔一線，裝訂線必用棉質(zhì)或化纖線繩，(裝訂為3孔,每孔孔距為80mm，左邊距為15mm），裝訂線不得遮壓卷內(nèi)文件的字跡，若裝訂線位置不夠時要進(jìn)行適當(dāng)粘貼。4.5.5裝訂厚度:以文件資料的實(shí)際情況而定。4.5.6橫向打印的文件資料裝訂時應(yīng)將題頭（上面）對應(yīng)縱向（左側(cè)）裝訂的一面裝訂。4.5.7案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物。4.5.8正本和副本、永久、長期和短期的印章由公司統(tǒng)一制作。4.6聲像及電子檔案4.6.1聲像及電子載體是紙質(zhì)檔案的必要補(bǔ)充。檔案員負(fù)責(zé)各部門產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。5、檔案管理人員職責(zé)5.1按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。5.2按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。5.3工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。6、檔案保管6.1接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。6.2存放檔案必須有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。6.3要定期進(jìn)行檔案室的清理核對工作，做到目錄、文檔相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時，要查明原因，保存依據(jù)。6.4文件檔案保存期限：6.4.1永久保存：6.4.1.1公司章程；6.4.1.2股東名冊；6.4.1.3組織規(guī)程及辦事細(xì)則；6.4.1.4董事會及股東會紀(jì)錄；6.4.1.5財務(wù)報表；6.4.1.6政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；6.4.1.7不動產(chǎn)所有權(quán)及其它債權(quán)憑證；6.4.1.8工程設(shè)計圖、建筑檔案、設(shè)計檔案、技術(shù)圖紙；6.4.1.9其它經(jīng)核定須永久保存的文書。6.4.2長期保存：6.4.2.1預(yù)算、決算書類；6.4.2.2人事檔案、會計憑證；6.4.2.3事業(yè)計劃資料；6.4.2.4其它經(jīng)核定須保存10年的文書。6.4.3在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定7、內(nèi)部檔案分類及編號7.1分類代碼的標(biāo)識以各類第一、第二個字的漢語拼音組合而成。7.1.1保密管理（BM）7.1.2行政管理（XZ）7.1.3人力資源管理（RL）7.1.4財務(wù)統(tǒng)計管理（CW）7.1.5經(jīng)營銷售管理（JY）7.1.6工程建設(shè)管理（GC）7.1.7生產(chǎn)計劃管理（SC）7.1.8物資供應(yīng)管理（WZ）7.1.9其他管理(QT)7.2檔案分類代碼編號GJ——XZ——2016——001卷號年份檔案分類號冠捷縮寫8、文件檔案調(diào)閱管理8.1公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫《檔案調(diào)閱單》，而后交給部門主管或是部門經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫《檔案調(diào)閱記錄》方可進(jìn)入檔案室查閱或調(diào)閱資料。8.1.1普通文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負(fù)責(zé)人兩級簽字確認(rèn)。8.1.2調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認(rèn)。8.1.3人事的檔案的調(diào)閱管理：8.1.3