企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)解決實施方案

.標(biāo)準(zhǔn)實施方法論各階段分別是:項目準(zhǔn)備階段項目準(zhǔn)備階段主要是針對項目人員、項目計劃和項目有關(guān)初始約定的一系列相關(guān)活動。項目準(zhǔn)備階段的主要任務(wù)是根據(jù)項目解決方案和企業(yè)情況,解決項目做到什么,做什么,如何做,誰來做的問題,在該階段過程中,將重點涉及到詳細(xì)的需求調(diào)研工作,并形成最終的項目實施方案。業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計階段業(yè)務(wù)藍(lán)圖階段是指導(dǎo)客戶在初步掌握系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)處理的基礎(chǔ)上,參照標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)規(guī)程庫,將企業(yè)自身的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為能夠在新系統(tǒng)中處理的業(yè)務(wù)流程,形成企業(yè)應(yīng)用的新系統(tǒng)業(yè)務(wù)藍(lán)圖。業(yè)務(wù)藍(lán)圖階段是企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)實施過程中關(guān)鍵的環(huán)節(jié),藍(lán)圖定義的過程就是企業(yè)將自身業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化為新系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的過程。在這個轉(zhuǎn)化過程中,勢必會遇到很大的阻力,甚至?xí)诖穗A段出現(xiàn)相當(dāng)大的沖突。因此,顧問必須給予這個階段相當(dāng)?shù)闹匾?采用適當(dāng)?shù)牟呗?保證項目的總體目標(biāo)。系統(tǒng)實現(xiàn)階段系統(tǒng)實現(xiàn)階段是將第2階段所定義的企業(yè)業(yè)務(wù)藍(lán)圖,通過建立企業(yè)業(yè)務(wù)處理特征的業(yè)務(wù)仿真系統(tǒng)環(huán)境,模擬實現(xiàn)業(yè)務(wù)藍(lán)圖即業(yè)務(wù)匹配,從而確定企業(yè)實際業(yè)務(wù)處理規(guī)范,并以此為基礎(chǔ),建立起新系統(tǒng)業(yè)務(wù)應(yīng)用框架、業(yè)務(wù)運(yùn)行業(yè)務(wù)規(guī)程、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案、系統(tǒng)上線方案、客戶化方案等一系列企業(yè)系統(tǒng)應(yīng)用的策略和方針,最終確認(rèn)業(yè)務(wù)藍(lán)圖。系統(tǒng)實現(xiàn)階段需要為系統(tǒng)上線準(zhǔn)備出符合系統(tǒng)運(yùn)行要求所必須的靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù),也包括完成系統(tǒng)上線前的人員和環(huán)境準(zhǔn)備各種任務(wù)。具體工作如企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)需要準(zhǔn)備會計科目、費(fèi)用項目、成本項目、部門、人員設(shè)置等,企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)需要準(zhǔn)備組織結(jié)構(gòu)及人員等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；全面上線系統(tǒng)所需要的應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件環(huán)境,為系統(tǒng)上線階段做環(huán)境方面的準(zhǔn)備；建立企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)應(yīng)用策略與規(guī)程,培訓(xùn)出能夠操作信息化系統(tǒng)的應(yīng)用人員,以保證系統(tǒng)能夠安全、穩(wěn)定的運(yùn)行。依據(jù)藍(lán)圖實現(xiàn)階段的規(guī)劃以及系統(tǒng)上線準(zhǔn)備計劃,將企業(yè)現(xiàn)行數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)切換到正式的系統(tǒng)之中,實現(xiàn)客戶靜態(tài)數(shù)據(jù)、動態(tài)數(shù)據(jù)的切換以及企業(yè)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)行的過程。在這個階段過程中,如果出現(xiàn)業(yè)務(wù)藍(lán)圖的業(yè)務(wù)流程與系統(tǒng)及業(yè)務(wù)不對應(yīng),致使流程無法順利運(yùn)作,可以根據(jù)業(yè)務(wù)試運(yùn)行情況,對系統(tǒng)模塊和流程進(jìn)行調(diào)整,以保證整個系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。驗收交付階段驗收交付是對在項目實施周期內(nèi),已完成的實施成果進(jìn)行總結(jié),并確認(rèn)客戶方和顧問方所做的項目實施工作,確認(rèn)已達(dá)到的項目實施目標(biāo),并編制提交相關(guān)的實施工作文檔備案,以方便后期的系統(tǒng)維護(hù)工作。通過驗收交付階段后,代表項目實施工作的終止。以后的系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)工作將移交到瑞友科技公司售后服務(wù)部門,有其為客戶提供技術(shù)支持及服務(wù)保障工作。項目實施計劃草案根據(jù)XXX－企業(yè)內(nèi)控管理項目的具體情況,基于以前的項目經(jīng)驗,我們將在XXX確定上線時間后,雙方共同協(xié)商編制具體的實施計劃。售后服務(wù)方案根據(jù)XXX－企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)的建設(shè)需求,在本建議書中,瑞友科技公司列入對項目實施和項目運(yùn)行過程中維護(hù)和支持的要素,簡要介紹瑞友科技技術(shù)支持部的職能和運(yùn)作情況,并描述各種要素解決方案。"藍(lán)色鏈環(huán)"是瑞友科技特有的服務(wù)體系,獨(dú)立于瑞友科技營銷網(wǎng)絡(luò)的瑞友科技服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。為顧客提供及時,優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過瑞友科技公司提供的服務(wù)和技術(shù)支持,保證XXX－企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)項目能夠順利實施。通過瑞友科技公司提供的服務(wù)和技術(shù)支持,幫助XXX培養(yǎng)一批系統(tǒng)管理員,由這些人員做XXX－企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)的日常維護(hù)工作。通過瑞友科技公司提供的服務(wù)和技術(shù)支持,幫助瑞友科技系統(tǒng)管理人員合理的安排系統(tǒng)資源,使系統(tǒng)運(yùn)行在最優(yōu)化的狀態(tài)。通過瑞友科技公司及時的服務(wù)和技術(shù)支持,保證瑞友科技縮短因出現(xiàn)問題所造成的系統(tǒng)停機(jī)時間。服務(wù)支持流程對瑞友科技系統(tǒng)項目的維護(hù)和支持將采取如下方式：1.在項目實施期間應(yīng)急問題：系統(tǒng)遇到緊急情況時,由項目系統(tǒng)支持小組負(fù)責(zé)診斷、確認(rèn)問題發(fā)生的原因,如發(fā)現(xiàn)為硬件或網(wǎng)絡(luò)問題,則聯(lián)系相關(guān)硬件或網(wǎng)絡(luò)公司協(xié)助解決,如確認(rèn)為軟件問題,則及時聯(lián)系技術(shù)支持工程師或與各支持中心聯(lián)系協(xié)助解決,保證項目的順利實施。日常維護(hù)：系統(tǒng)正常運(yùn)行過程中,瑞友科技顧問中的系統(tǒng)管理人員負(fù)責(zé)維護(hù)。2.當(dāng)系統(tǒng)投入正式運(yùn)行后應(yīng)急問題：各個現(xiàn)場如遇緊急問題時,用戶可首先做初步系統(tǒng)檢查,如不能解決問題,則通知瑞友科技XXX－企業(yè)內(nèi)控管理項目支持小組,由支持小組負(fù)責(zé)進(jìn)一步系統(tǒng)的系統(tǒng)檢查診斷并確認(rèn)問題發(fā)生的原因,如發(fā)現(xiàn)為硬件或網(wǎng)絡(luò)問題,則聯(lián)系相關(guān)硬件或網(wǎng)絡(luò)工程師協(xié)助解決,如確認(rèn)為軟件問題,且不能解決,則及時聯(lián)系瑞友科技技術(shù)支持工程師或與各支持中心聯(lián)系協(xié)助解決,保證項目的正常運(yùn)行。日常維護(hù)：項目實施完成后,瑞友科技顧問提供日常維護(hù)的方法和流程,由瑞友科技的系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)對現(xiàn)場進(jìn)行日常維護(hù)。例如：系統(tǒng)備份等日常操作。如遇到有關(guān)瑞友科技產(chǎn)品問題,可與瑞友科技公司技術(shù)支持熱線或顧問聯(lián)系,由瑞友科技公司的工程師幫助解決。版本更新：瑞友科技公司會及時提供產(chǎn)品升級信息,如XXX需要,瑞友科技工程師可協(xié)助XXX的系統(tǒng)管理人員對系統(tǒng)進(jìn)行產(chǎn)品版本升級和維護(hù)。技術(shù)支持瑞友科技為本項目在XXX的推廣過程中提供技術(shù)指導(dǎo)和技術(shù)保障。技術(shù)支持將跨越項目實施推廣全過程。在此期間,瑞友科技可以提供的服務(wù)有：試點期：在現(xiàn)場技術(shù)支持服務(wù)中培訓(xùn)XXX有關(guān)人員。幫助建立XXX技術(shù)支持信息庫,收集實施過程中遇到的各種問題,故障現(xiàn)象及解決方法。供各應(yīng)用單位查詢和引用。幫助建立XXX自己的技術(shù)支持服務(wù)網(wǎng)絡(luò),為全公司應(yīng)用單位提供多種及時有效的服務(wù)。幫助建立瑞友科技自己的技術(shù)服務(wù)交流渠道,如舉辦技術(shù)講座,交流刊物。介紹獲取瑞友科技各種最新技術(shù)支持服務(wù)內(nèi)容的途徑,幫助瑞友科技技術(shù)人員及時跟蹤技術(shù)發(fā)展方向。驗收期：XXX可以就近獲得瑞友科技提供的本地化服務(wù)。版本升級服務(wù)：可享受瑞友科技升級服務(wù)。資訊服務(wù)：瑞友科技公司定期推出服務(wù)通訊及刊物,向客戶介紹使用瑞友科技過程中可能遇到的問題和瑞友科技產(chǎn)品應(yīng)用技巧,提升客戶的瑞友科技應(yīng)用水平,加強(qiáng)與廣大客戶的交流?？蛻艚涣鲿喝鹩芽萍脊緦⒎值貐^(qū)、分行業(yè)召開客戶應(yīng)用交流會,聽取客戶應(yīng)用體會和意見,增進(jìn)客戶與業(yè)界專家、客戶與客戶之間的交流,進(jìn)一步提高客戶的瑞友科技應(yīng)用水平。熱線支持服務(wù)：在正常工作時間內(nèi),可獲得的瑞友科技本地技術(shù)支持中心或瑞友科技技術(shù)支持中心客戶熱線電話〔或傳真支持服務(wù),解答瑞友科技產(chǎn)品應(yīng)用問題?，F(xiàn)場支持服務(wù)：可享受瑞友科技現(xiàn)場支持服務(wù)。數(shù)據(jù)修復(fù)服務(wù)：在瑞友科技產(chǎn)品使用過程中由于某種原因?qū)е聰?shù)據(jù)出現(xiàn)問題,可享受數(shù)據(jù)整體打包發(fā)送給瑞友科技本地技術(shù)中心或瑞友科技總部技術(shù)支持中心,由技術(shù)資深專家?guī)椭迯?fù)數(shù)據(jù)的服務(wù)。系統(tǒng)應(yīng)用價值分析角色效益財務(wù)部門：系統(tǒng)自動生成財務(wù)憑證,降低財務(wù)部門數(shù)據(jù)錄入工作量；提高了預(yù)算編制效率,合理的預(yù)算方案提高了預(yù)算可執(zhí)行性,降低了預(yù)算編制成本〔時間、費(fèi)用；有效的預(yù)算控制手段,能降低公司成本費(fèi)用,提高公司資金使用效率；預(yù)算統(tǒng)計分析簡便,提高了公司經(jīng)營狀況、損益等財務(wù)數(shù)據(jù)分析能力；適時掌控預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度,及時發(fā)現(xiàn)問題,提高了財務(wù)監(jiān)控力度；建立責(zé)任中心制,由核算型財務(wù)逐步向管理型財務(wù)轉(zhuǎn)變；提高了企業(yè)內(nèi)控管理機(jī)制及效率,降低跨地域管理難度；將以前的事后分析轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂?；大部分實現(xiàn)了無紙化費(fèi)用報銷直接降低了公司成本費(fèi)用；企業(yè)決策者：能為決策者提供及時有效的決策依據(jù)；及時掌控各部門的成本費(fèi)用支出信息,便于制定各責(zé)任中心〔部門的考核政策；能有效控制公司成本,提高公司〔股東的利潤率；及時掌控公司財務(wù)信息,為公司經(jīng)營戰(zhàn)略提供充分保障；各級管理者：適時掌控本部門預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、預(yù)算余額等數(shù)據(jù)；及時調(diào)整經(jīng)營策略,控制變動成本；使費(fèi)用審批更為合理,有據(jù)可查,不再憑印象審批；及時掌握員工費(fèi)用比率,有充分的員工績效考評依據(jù)；加快審批速度,提高員工滿意度；費(fèi)用流向分析方便及時,提高費(fèi)用利用價值；一般員工：加快了審批速度,降低了事務(wù)性時間成本；降低了人為錯誤造成的單據(jù)退回重新添制幾率；提高了自我管理能力及效率；解決了異地差旅〔項目費(fèi)用報銷延遲的問題；能有效地提高個人信譽(yù)；整體應(yīng)用價值各級管理人員隨時掌握公司〔部門全年預(yù)算執(zhí)行率,執(zhí)行進(jìn)度,差異原因；歷史同期對比等數(shù)據(jù)分析結(jié)果使預(yù)算編制更合理；大幅度降低預(yù)算申請及費(fèi)用報銷單據(jù)的提交、審批、處理、支付以及分析報表所需的時間,節(jié)約人力、物力成本；領(lǐng)導(dǎo)審批有據(jù)可查,不再憑印象拍腦袋；標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口,不僅可以實現(xiàn)和財務(wù)系統(tǒng)的適時聯(lián)動,還可以實現(xiàn)與網(wǎng)銀的對接；可實現(xiàn)大額支出多級審批流程,隨時掌控預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度；能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程費(fèi)用報銷,解決了出差人員及外地分支機(jī)構(gòu)的費(fèi)用管理問題。可實時生成用于執(zhí)行的基于角色和位置的預(yù)算費(fèi)用執(zhí)行情況表等,及時為高層管理人員提供決策依據(jù)。降低財務(wù)重復(fù)勞動,由核算型財務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇拓攧?wù)；建立以主營業(yè)務(wù)發(fā)展為核心、預(yù)算管理為控制手段的管理體制；將傳統(tǒng)的財務(wù)預(yù)算轉(zhuǎn)變?yōu)檎嬲蓤?zhí)行的業(yè)務(wù)部門預(yù)算；模板化數(shù)據(jù)輸入方式,使數(shù)據(jù)更準(zhǔn)確快捷,改善業(yè)務(wù)關(guān)系,提高員工滿意度；各部門〔員工預(yù)算執(zhí)行過程中的問題可以及時得到控制,并依據(jù)該數(shù)據(jù)進(jìn)行部門〔員工績效評估；強(qiáng)化預(yù)算及財務(wù)紀(jì)律,使用合理有效的管理程序制定并執(zhí)行費(fèi)用報銷政策,真正實現(xiàn)了財務(wù)的監(jiān)督、管理職能。解決了SOX法案中的相關(guān)條款所提出的問題,完善了企業(yè)內(nèi)部控制；附件：成功案例簡介外研社成功案例外語教學(xué)與研究出版社〔簡稱外研社簡介：外研社成立于1979年,是目前全國規(guī)模最大的專業(yè)外語出版機(jī)構(gòu),也是目前國內(nèi)最大的出版社。20XX外研社共出版圖書2541種,其中新書718種,20XX外研社發(fā)行碼洋達(dá)到13億,總資產(chǎn)達(dá)到8.2億,包括一座2萬平方米的綜合型、智能化出版大樓,以及一個投資3.5億、占地130畝近10萬平方米的外研社國際會議中心。當(dāng)前,外研社共設(shè)有七個職能機(jī)構(gòu),八大事業(yè)部,十個獨(dú)立法人企業(yè),以及分布全國的16個信息中心,近3000名員工,構(gòu)成了一個學(xué)術(shù)性、教育性、多種媒體的大型出版機(jī)構(gòu)。企業(yè)內(nèi)控中存在的問題：實施瑞友科技企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)之前,外研社及各分支機(jī)構(gòu)采用手工模式,各地填報預(yù)算報表,上報總部財務(wù)進(jìn)行匯總,形成集團(tuán)統(tǒng)一的預(yù)算,并下發(fā)執(zhí)行,在相關(guān)費(fèi)用、成本發(fā)生時,無法及時扣減預(yù)算數(shù)據(jù),相關(guān)費(fèi)用及成本的單據(jù)都是通過手工進(jìn)行填報,傳真到財務(wù)進(jìn)行審批,月底財務(wù)進(jìn)行報表匯總。這種預(yù)算管理模式及費(fèi)用報銷模式存在著以下問題：1、員工報銷時間漫長:手工報銷模式下員工為處理報銷需多次找領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字,并直接到財務(wù)進(jìn)行報賬,大量占用有效工作時間。2、單據(jù)審批占用領(lǐng)導(dǎo)大量時間:中興各事業(yè)部均包含異地分支機(jī)構(gòu),當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)的工作安排常常被審批簽字而打亂,異地更要利用傳真跟蹤審批。3、財務(wù)工作量巨大:員工將大量單據(jù)送至財務(wù)部,財務(wù)部門既要審核原始單據(jù),又要審核業(yè)務(wù)審批流程,最后才能編制記賬憑證,輸入會計信息系統(tǒng)。4、財務(wù)信息滯后：月底匯總會計報表方式無法實現(xiàn)對各地分支機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實時監(jiān)控和集中管理,資金流量和流向信息的遲滯傳遞很難適應(yīng)現(xiàn)代集團(tuán)公司快節(jié)奏的業(yè)務(wù)特點。5、預(yù)算和費(fèi)用報銷相互脫節(jié)：預(yù)算單獨(dú)在財務(wù)系統(tǒng)中編制,在費(fèi)用發(fā)生審批時無法參照預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行控制,財務(wù)部只能做到手工進(jìn)行事后的預(yù)算數(shù)和實際數(shù)對比分析,形成報表。面對市場的激烈競爭,針對公司原有報銷管理中的缺陷和不足,外研社決定建設(shè)統(tǒng)一的網(wǎng)上財務(wù)報銷系統(tǒng),以實現(xiàn)財務(wù)管理的三個轉(zhuǎn)變——后臺手工操作向財務(wù)信息化、財務(wù)業(yè)務(wù)一體化轉(zhuǎn)變；松散管理向集中式網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變；財務(wù)工作由核算型向管理型〔建立可操作性的分析模型轉(zhuǎn)變。企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)解決方案：瑞友科技采用三層結(jié)構(gòu)體系,支持各種主流平臺和大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),可以完全基于瀏覽器〔B/S實現(xiàn)移動辦公和遠(yuǎn)程實時操作。軟件具有完全的開放性和可擴(kuò)充性,具備完善的外部數(shù)據(jù)接口；配置的應(yīng)用軟件功能模塊有：個人工作中心、工作流平臺、預(yù)算管理系統(tǒng)、費(fèi)用報銷管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、報表管理系統(tǒng)、基礎(chǔ)信息平臺、公共接口等。在瑞友科技提供給外研社的系統(tǒng)中還具備稿費(fèi)勞務(wù)費(fèi)等出版行業(yè)專版的功能,滿足了外研社的行業(yè)應(yīng)用需求。外研社目前全面使用瑞友科技公司的企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng),其財務(wù)物流使用的是A管理軟件公司的產(chǎn)品,HR軟件使用的是B公司的產(chǎn)品,CRM使用的是C公司的產(chǎn)品,各軟件之間采用接口模式進(jìn)行連接,以實現(xiàn)集成應(yīng)用。企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)應(yīng)用模式為：公司制定年度預(yù)算指標(biāo),根據(jù)指標(biāo)定義集團(tuán)統(tǒng)一的預(yù)算模板,并下發(fā)各部門,由各部門編制本部門的預(yù)算,提交領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批之后,財務(wù)在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行預(yù)算匯總,并完成集團(tuán)的年度預(yù)算編制,作為年度預(yù)算執(zhí)行的依據(jù)。在預(yù)算實際發(fā)生時,根據(jù)不同的費(fèi)用類別,或成本類別,從借款環(huán)節(jié)即開始扣減預(yù)算,費(fèi)用申請、費(fèi)用報銷等單據(jù)自動沖減借款和預(yù)算,通過工作流進(jìn)行多級審批,真正實現(xiàn)了預(yù)算控制及全面網(wǎng)上費(fèi)用及成本控制管理。最后通過系統(tǒng)接口,將費(fèi)用報銷單據(jù)生成A系統(tǒng)所需的憑證,傳入A系統(tǒng)中去,無需財務(wù)人員再手工錄入。應(yīng)用效果企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)的成功應(yīng)用,有效的提高了各級管理部門的管理職能,使各個部門及社領(lǐng)導(dǎo)隨時掌控預(yù)算執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題并調(diào)整經(jīng)營決策,同時也降低了財務(wù)人員的錄入工作量,使財務(wù)人員由原來的核算型會計轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇蜁?。資生堂成功案例資生堂麗源簡介資生堂麗源化妝品有限公司〔簡稱SLC,是有日本資生堂和北京麗源合資成立的公司,是目前國內(nèi)最大的化妝品廠商之一。下設(shè)有工廠、銷售公司等,全國24家分支機(jī)構(gòu)、2000多家直營加盟店。導(dǎo)入系統(tǒng)時間：20XX6月啟動項目,20XX10月項目全部上線。導(dǎo)入系統(tǒng)模塊：個人工作臺、預(yù)算管理系統(tǒng)、費(fèi)用管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等。導(dǎo)入系統(tǒng)目的：為了進(jìn)一步提高SLC業(yè)務(wù)工作流程,規(guī)范預(yù)算控制審批手續(xù),加強(qiáng)內(nèi)部治理,從而提高成本競爭優(yōu)勢,降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險。通過此次項目的成功實施,為SLC建立了完善企業(yè)內(nèi)控管理體系,使困擾了SLC多年的全面預(yù)算管理真正得以推廣應(yīng)用,有效的提高了預(yù)算監(jiān)控能力,使企業(yè)經(jīng)營過程中的成本及費(fèi)用得到合理化控制,降低了企業(yè)運(yùn)營的風(fēng)