采購及報銷流程規(guī)定模版

第頁共頁采購及報銷流程規(guī)定模版一、引言采購及報銷是組織內部經濟活動中重要的環(huán)節(jié)，對于確保資金的合理使用和管理具有重要意義。為規(guī)范采購及報銷流程，提高效率，減少風險，制定本模版。二、流程概述1.采購流程：a.提出采購需求b.編制采購計劃c.發(fā)布采購公告d.評審供應商e.簽訂合同f.付款及驗收g.歸檔及報銷2.報銷流程：a.出差或采購b.收集費用憑證c.填寫報銷申請單d.提交報銷申請e.審批報銷申請f.付款及歸檔三、采購流程詳細規(guī)定1.提出采購需求：a.部門提出采購需求并填寫采購需求單，包括物品或服務名稱、數(shù)量、規(guī)格、用途等信息。b.采購需求單經部門負責人審核后提交給采購部門。2.編制采購計劃：a.采購部門根據(jù)收到的采購需求單，編制采購計劃，包括物品或服務名稱、數(shù)量、預算、供應商選擇依據(jù)等信息。b.采購計劃經采購部門負責人審核后提交給財務部門。3.發(fā)布采購公告：a.財務部門根據(jù)采購計劃，發(fā)布采購公告，并通知潛在的供應商參與投標。b.采購公告可以通過公司網站、報紙、采購平臺等途徑發(fā)布。4.評審供應商：a.采購部門組織相關人員對投標供應商進行評審，評審內容包括投標書的完整性、供應商的信譽度、產品或服務質量等。b.評審結果經采購部門負責人審核后提交給財務部門。5.簽訂合同：a.采購部門根據(jù)評審結果，確定中標供應商，并與其進行談判并簽訂采購合同。b.采購合同應包括雙方的權利義務、交付時間、付款方式等內容。6.付款及驗收：a.供應商按合同要求提供物品或服務，采購部門進行驗收。b.驗收合格后，采購部門將相關付款信息提交給財務部門，由財務部門進行付款。7.歸檔及報銷：a.采購部門將采購相關文件歸檔存檔。b.供應商開具發(fā)票或其他費用憑證，由申請人收集并提交至財務部門。c.財務部門對費用憑證進行審核，填寫報銷申請單。d.報銷申請單經部門負責人審核后，提交給財務部門。四、報銷流程詳細規(guī)定1.出差或采購：a.員工因工作需要進行出差或采購，需提前向主管部門申請并獲得批準。2.收集費用憑證：a.出差或采購期間，員工應妥善保管相關費用憑證，包括發(fā)票、收據(jù)等。3.填寫報銷申請單：a.出差或采購結束后，員工將費用憑證和報銷申請單一同填寫完整。4.提交報銷申請：a.填寫完整的報銷申請單，由員工主動提交給財務部門。5.審批報銷申請：a.財務部門對報銷申請進行審核，并向相關部門負責人提交審批意見。b.部門負責人對報銷申請進行審批，并簽署相關意見。6.付款及歸檔：a.財務部門按照報銷申請單中的信息進行付款，并將相關文件歸檔存檔。五、附則1.采購及報銷流程中的關鍵環(huán)節(jié)和時間節(jié)點應明確，確保流程的可控性和可追溯性。2.采購及報銷流程應遵循合規(guī)性原則，符合相關法律法規(guī)和內部規(guī)定。3.對于特殊情況或金額較大的采購及報銷，應進行額外審批或重要文件要求。4.組織內部應定期對采購及報銷流程進行評估，改進流程并提升效率。六、總結本模版規(guī)定了采購