Office入門技能培訓(xùn)-江蘇科技大學(xué)西校區(qū)學(xué)生會(huì)辦公室張旭

Office入門技能培訓(xùn)江蘇科技大學(xué)西校區(qū)學(xué)生會(huì)辦公室張旭Office簡介MicrosoftOffice2013是Microsoft公司推出的辦公軟件。它以其全新的用戶界面、穩(wěn)定平安的文件格式、無縫高效的溝通協(xié)作功能，方便的使用方法受到廣闊用戶的青睞。本章將詳細(xì)介紹Office2013的根底知識(shí)，幫助用戶全面認(rèn)識(shí)Office2013。具體包括文檔處理軟件Word2013電子表格制作軟件Excel2013演示文稿設(shè)計(jì)軟件PowerPoint20131.文檔處理軟件word2013需要掌握的技能輸入文本插入與編輯圖片選取文本工作插入與編輯藝術(shù)字查找與替換文本插入與編輯簡單幾何圖形檢查拼寫與語法錯(cuò)誤插入與編輯表格設(shè)置文本格式排版樣式設(shè)置段落格式注釋設(shè)置項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)頁面設(shè)置設(shè)置邊框與底紋打印文檔1.1輸入文本輸入文本是Word2013的一項(xiàng)根本操作。新建一個(gè)Word文檔后，在文檔的開始位置將出現(xiàn)一個(gè)閃爍的光標(biāo)，稱之為【插入點(diǎn)】，在Word中輸入的任何文本都會(huì)在插入點(diǎn)處出現(xiàn)。定位了插入點(diǎn)的位置后，選擇一種輸入法即可開始文本的輸入。輸入英文輸入中文輸入符號(hào)輸入數(shù)學(xué)公式輸入符號(hào)在文檔輸入中通常不只有中文或英文字符，在很多情況下還需要插入一些符號(hào)，例如※、∑、②、Ⅷ，以及?(商標(biāo)符)和?(注冊符)等，這時(shí)僅通過鍵盤是無法輸入這些符號(hào)的。Word2013提供的插入符號(hào)以及插入特殊符號(hào)功能，不僅可以在文檔中插入各種符號(hào)，還可以插入一些特殊的字符。在Word2013中，如果要輸入簡單的數(shù)學(xué)公式，例如加減乘除等，可以使用鍵盤進(jìn)行輸入，但如果要輸入較為復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式，只使用鍵盤常常無法滿足需求。此時(shí)可以使用Word2013自帶【公式工具】，在文檔中插入一個(gè)比較復(fù)雜的數(shù)學(xué)公式。創(chuàng)立公式時(shí)，根據(jù)數(shù)學(xué)排字約定，自動(dòng)地調(diào)整公式中字體的大小、間距和格式編排。輸入數(shù)學(xué)公式1.2選取文本工作在編輯文本之前，首先必須選取文本。選取文本既可以使用鼠標(biāo)，也可以使用鍵盤，還可以結(jié)合鼠標(biāo)和鍵盤進(jìn)行選取。使用鼠標(biāo)選取文本使用鍵盤選取文本〔快捷鍵的使用〕結(jié)合鼠標(biāo)、鍵盤選取文本〔ctrl+鼠標(biāo)左鍵〕1.3查找與替換文本在文檔中查找某一個(gè)特定內(nèi)容，或查找到特定內(nèi)容后將其替換為其他內(nèi)容，可以說是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又容易出錯(cuò)的工作。Word2013提供的文本查找與替換功能，使用戶可以非常輕松、快捷地完成文本的查找與替換操作。查找文本替換文本查找文本

在Word2013中，使用查找功能不僅可以在文檔中查找普通文本，還可以對特殊格式的文本、符號(hào)等進(jìn)行查找。替換文本在Word2013文檔中，用戶可以將指定文本內(nèi)容統(tǒng)一替換為其他文本內(nèi)容，防止用戶手動(dòng)查找并替換文本內(nèi)容。1.4檢查拼寫與語法錯(cuò)誤在輸入、編輯文檔時(shí)，假設(shè)文檔中包含與Word2013自身詞典不一致的單詞或詞語時(shí)，會(huì)在該單詞或詞語的下方顯示一條紅色或綠色的波浪線，表示該單詞或詞語可能存在拼寫或語法錯(cuò)誤，提示用戶注意。設(shè)置拼寫與語法選項(xiàng)自動(dòng)檢查英文拼寫與語法自動(dòng)檢查中文拼寫與語法1.5設(shè)置文本、段落格式及工程符號(hào)和編號(hào)、邊框及底紋1.6插入與編輯圖片、藝術(shù)字、簡單幾何圖形1.7插入與編輯表格1.8排版樣式一般報(bào)刊雜志都需要?jiǎng)?chuàng)立帶有特殊效果的文檔，這就需要使用一些特殊的排版方式。Word2013提供了多種特殊的排版方式，例如，首字下沉、帶圈字符、合并字符、雙行合一、分欄排版等。首字下沉帶圈字符添加拼音指南設(shè)置中文版式分欄排版首字下沉帶圈字符和添加拼音指南設(shè)置中文板式分欄排版1.8注釋1.9頁面設(shè)置1.10打印文本2.表格處理軟件excel2013需要掌握的技能工作簿的基本操作公式與函數(shù)工作表的基本操作單元格引用單元格的基本操作排序與篩選文本及數(shù)據(jù)的輸入分類匯總數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)類型圖表的插入與編輯自動(dòng)填充數(shù)據(jù)設(shè)置表格頁面查找與替換數(shù)據(jù)打印表格2.1工作簿的根本操作Excel2013制作的電子表格均以工作簿的形式保存在電腦中，每當(dāng)用戶需要?jiǎng)?chuàng)立或者修改電子表格時(shí)，都需要在工作簿中進(jìn)行操作。2.2工作表的根本操作在excel2013中制作電子表格時(shí)，每一張工作表就是一份獨(dú)立的電子表格，下面介紹工作表的一些根本操作。插入工作表刪除工作表重命名工作表設(shè)置工作表的顯示比例插入/刪除工作表重命名工作表設(shè)置工作表的顯示比例2.3單元格的根本操作單個(gè)單元格的插入與刪除成行/列單元格的插入與刪除單元格屬性調(diào)整合并/拆分單元格單個(gè)單元格的插入與刪除成行/列單元格的插入與刪除單元格屬性調(diào)整合并/拆分單元格2.4文本及數(shù)據(jù)的輸入在excel2013中，可以輸入各種不同類型的數(shù)據(jù)，如日期類型數(shù)據(jù)、文本類型數(shù)據(jù)、數(shù)字類型數(shù)據(jù)等。輸入文本輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)設(shè)置輸入數(shù)據(jù)的類型輸入文本在excel2013中的文本通常指字符或任何數(shù)字和字符組合。輸入到單元格內(nèi)的任何字符集，只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字、公式、日期、時(shí)間或者邏輯值，那么Excel2013一律將其視為文本。在Excel2013中輸入文本時(shí)，系統(tǒng)默認(rèn)的對齊方式是單元格內(nèi)靠左對齊。輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)在excel工作表中，數(shù)字型數(shù)據(jù)是最常見、最重要的數(shù)據(jù)類型。在excel2013中數(shù)字型數(shù)據(jù)包括貨幣、日期與時(shí)間等類型。設(shè)置輸入數(shù)據(jù)的類型通過設(shè)置輸入數(shù)據(jù)的類型，以便有效地減少和防止輸入數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤。例如可以在某個(gè)單元格中設(shè)置“有效條件”為“時(shí)間”，那么該單元格只接受時(shí)間格式的輸入，如果輸入其他字符，那么會(huì)顯示錯(cuò)誤信息或亂碼！2.5自動(dòng)填充數(shù)據(jù)在excel2013中復(fù)制某個(gè)單元格的內(nèi)容到一個(gè)或多個(gè)相鄰的單元格中，使用復(fù)制和粘貼功能可以實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。但是對于較多的單元格，使用自動(dòng)填充功能可以更好地節(jié)約時(shí)間。另外，使用填充功能不僅可以復(fù)制數(shù)據(jù)，還可以按需要自動(dòng)應(yīng)用序列。在同一行或列中填充數(shù)據(jù)填充數(shù)字與日期序列數(shù)據(jù)在同一行或列中填充數(shù)據(jù)填充數(shù)字與日期序列數(shù)據(jù)2.6查找與替換數(shù)據(jù)2.7公式與函數(shù)在Excel2013中，公式遵循一個(gè)特定的語法或次序：最前面是等號(hào)【=】，后面是參與計(jì)算的數(shù)據(jù)對象和運(yùn)算符。每個(gè)數(shù)據(jù)對象可以是常量數(shù)值、單元格或引用的單元格區(qū)域、標(biāo)志、名稱等。運(yùn)算符用來連接要運(yùn)算的數(shù)據(jù)對象，并說明進(jìn)行了哪種公式運(yùn)算。Excel2013將具有特定功能的一組公式組合在一起以形成函數(shù)。與直接使用公式進(jìn)行計(jì)算相比較，使用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算的速度更快，同時(shí)減少了錯(cuò)誤的發(fā)生。函數(shù)一般包含3個(gè)局部：等號(hào)、函數(shù)名和參數(shù)。公式的使用運(yùn)算符對公式中的元素進(jìn)行特定類型的運(yùn)算。Excel2007中包含了4種類型的運(yùn)算符：算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、文本運(yùn)算符與引用運(yùn)算符。如果公式中同時(shí)用到多個(gè)運(yùn)算符，Excel2007將會(huì)依照運(yùn)算符的優(yōu)先級(jí)來依次完成運(yùn)算。如果公式中包含相同優(yōu)先級(jí)的運(yùn)算符，例如公式中同時(shí)包含乘法和除法運(yùn)算符，那么Excel將從左到右進(jìn)行計(jì)算。函數(shù)的使用2.8排序與篩選數(shù)據(jù)排序是指按一定規(guī)那么對數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、排列，這樣可以為數(shù)據(jù)的進(jìn)一步處理作好準(zhǔn)備。Excel2007提供了多種方法對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序，可以按升序、降序的方式，也可以由用戶自定義排序。數(shù)據(jù)清單創(chuàng)立完成后，對它進(jìn)行的操作通常是從中查找和分析具備特定條件的記錄，而篩選就是一種用于查找數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的快速方法。經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單只顯示包含指定條件的數(shù)據(jù)行，以供用戶瀏覽、分析。排序快速排序數(shù)據(jù)設(shè)置多個(gè)排序條件快速排序數(shù)據(jù)注意：一定要先選中要排序的數(shù)據(jù)，才能再進(jìn)行排序！設(shè)置多個(gè)排序條件篩選數(shù)據(jù)快速篩選數(shù)據(jù)自定義篩選去除篩選快速篩選數(shù)據(jù)自定義篩選條件使用Excel2013中自帶的篩選條件，可以快速完成對數(shù)據(jù)清單的篩選操作。但是當(dāng)自帶的篩選條件無法滿足需要時(shí)，也可以根據(jù)需要自定義篩選條件。去除篩選2.9分類匯總數(shù)據(jù)分類匯總是對數(shù)據(jù)清單進(jìn)行數(shù)據(jù)分析的一種方法。分類匯總對數(shù)據(jù)庫中指定的字段進(jìn)行分類，然后統(tǒng)計(jì)同一類記錄的有關(guān)信息。統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容可以由用戶指定，也可以統(tǒng)計(jì)同一類記錄的記錄條數(shù)，還可以對某些數(shù)值段求和、求平均值、求極值等。創(chuàng)立分類匯總隱藏或顯示分類匯總刪除分類匯總創(chuàng)立分類匯總Excel2013可以在數(shù)據(jù)清單中自動(dòng)計(jì)算分類匯總及總計(jì)值。用戶只需指定需要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)項(xiàng)、待匯總的數(shù)值和用于計(jì)算的函數(shù)(例如【求和】函數(shù))即可。如果要使用自動(dòng)分類匯總，工作表必須組織成具有列標(biāo)志的數(shù)據(jù)清單。在創(chuàng)立分類匯總之前，用戶必須先根據(jù)需要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)列對數(shù)據(jù)清單排序。隱藏或顯示分類匯總刪除分類匯總2.10圖表的插入與編輯2.11設(shè)置表格頁面2.12打印表格3.演示文稿設(shè)計(jì)軟件PowerPoint2013需要掌握的內(nèi)容創(chuàng)建與編輯設(shè)置背景樣式添加文本頁眉頁腳編排段落格式插入影片與聲音使用項(xiàng)目符號(hào)動(dòng)畫放映設(shè)置圖片的插入與編輯放映3.1創(chuàng)立與編輯演示文稿是用于介紹和說明某個(gè)問題和事件的一組多媒體材料、也就是ppt生成的文件形式。演示文稿可以包含幻燈片、演講備注和大綱等內(nèi)容，而ppt那么是創(chuàng)立和演示播放這些內(nèi)容的工具。創(chuàng)立演示文稿編輯演示文稿創(chuàng)立演示文稿在ppt中，存在演示文稿和幻燈片兩個(gè)概念，使用ppt制作出來的整個(gè)文件叫演示文稿。而演示文稿中的每一頁叫做幻燈片，每張幻燈片都是演示文稿中既相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的內(nèi)容。編輯演示文稿在ppt演示文稿中，可以對幻燈片進(jìn)行編輯操作，主要包括添加新幻燈片、復(fù)制幻燈片、調(diào)整幻燈片順序和刪除幻燈片等。3.2添加文本添加文本的方式常用的有2種使用占位符使用文本框使用占位符使用文本