檔案管理制度樣本

檔案管理制度總則根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《建筑安裝工程資料管理規(guī)程》關(guān)于規(guī)定，并結(jié)合吉林省鉅城地產(chǎn)投資有限公司（如下簡稱：公司）實(shí)際狀況，特制定本制度。公司檔案是公司從事房地產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營與管理活動(dòng)中形成所有歷史記錄，涉及有保存價(jià)值各種文字記錄、圖紙、圖表、聲像以及實(shí)物等。公司檔案管理工作是同公司各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)密切有關(guān)，是公司基本管理工作重要構(gòu)成某些，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項(xiàng)工作。因而，公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必要注重和加強(qiáng)檔案管理工作，任何部門和個(gè)人不得擅自保存應(yīng)歸檔文獻(xiàn)資料。檔案管理原則公司檔案堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則，公司所有檔案由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一歸檔管理（財(cái)務(wù)檔案除外），確因工作需要，經(jīng)關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，各部門可留存復(fù)印件。檔案管理人員要堅(jiān)持原則，鉆研業(yè)務(wù)，并為公司保守秘密。檔案范疇公司檔案范疇：（一）、公司設(shè)立、變更、登記等方面資料；（二）、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成資料；（三）、公司經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理方面資料。涉及但不限于：1、公司內(nèi)部規(guī)章制度、管理辦法；2、公司在項(xiàng)目立項(xiàng)、手續(xù)辦理、規(guī)劃設(shè)計(jì)、招標(biāo)采購、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收、市場營銷、設(shè)備維保等階段性或?qū)ｍ?xiàng)工作中形成資料圖紙、規(guī)程原則、檢查記錄、研究決策、簽批記錄、會(huì)議記要等；3、公司與合伙單位合同、合同、往來文獻(xiàn)、信函、傳真，律師意見及建議；4、公司各階段或各專項(xiàng)工作中，獲得政府主管部門批復(fù)、批件、證書或關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)批示、批示等；5、公司外來文獻(xiàn)，涉及：收文、法律、法規(guī)、國標(biāo)與行業(yè)原則等；6、公司大事記、年度工作總結(jié)等。（四）、公司財(cái)務(wù)管理方面資料；（注：公司財(cái)務(wù)檔案管理辦法另行規(guī)定）（五）、公司人事管理方面資料；（注：公司人事檔案管理辦法另行規(guī)定）（六）、其她具備運(yùn)用和保存價(jià)值資料。檔案建檔管理文獻(xiàn)檔案管理（一）、各部門要指定專人管理檔案，經(jīng)辦人員辦理完畢檔案應(yīng)及時(shí)移送行政辦公室歸檔，歸檔文獻(xiàn)資料必要是原始文獻(xiàn)資料。筆跡要清晰，要用黑、藍(lán)色墨水書寫或打印，圖面整潔不褪色，各種會(huì)簽手續(xù)齊全。（二）、圖紙歸檔規(guī)定折疊為統(tǒng)一幅面，統(tǒng)一幅面為：圖紙A4幅面，琴式折疊，標(biāo)題露在外面。卷內(nèi)文獻(xiàn)按照文獻(xiàn)形成時(shí)間順序排列。按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后，轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后原則立卷。同一事件文獻(xiàn)和簽報(bào)應(yīng)立在一卷。部門經(jīng)理或負(fù)責(zé)人為負(fù)責(zé)人。（三）、移送檔案要填寫《檔案移送單》（見附件一），移送清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。（四）、行政辦公室對(duì)已收集檔案資料進(jìn)行分類、登記、編號(hào)，納入尋常管理。（五）、檔案使用部門或人員，負(fù)有保管檔案責(zé)任，防止檔案丟失與損毀，未經(jīng)容許，不得復(fù)制、復(fù)印檔案文獻(xiàn)，不得將檔案借出公司。電子檔案管理（一）、嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案訪問權(quán)限，如需調(diào)閱檔案需由有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，由管理員提供打印出紙件。（二）、對(duì)管保電子檔案電腦要每周進(jìn)行一次殺毒，定期備份檔案資料，及時(shí)對(duì)歸檔電子件進(jìn)行更新、整頓、填加索引、目錄。（三）、歸檔電子文獻(xiàn)每季度刻制一次光盤，并妥善標(biāo)示保存。歸檔時(shí)間與份數(shù)（一）、檔案文獻(xiàn)應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)歸檔。關(guān)于建設(shè)工程方面圖紙及技術(shù)資料，應(yīng)在工程項(xiàng)目竣工后一種月內(nèi)將所有圖紙、技術(shù)資料移送行政辦公室歸檔。（二）、檔案資料普通歸檔一份，依照使用頻繁限度可恰當(dāng)增長份數(shù)。檔案保管期限及保密級(jí)別檔案保管期限分為：永久、長期、短期三種，長期為，短期為、5年、1年。擬定公司檔案保管期限原則：（一）、凡是記述和反映公司重要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)公司基本建設(shè)、經(jīng)營管理和歷史研究有長遠(yuǎn)運(yùn)用價(jià)值重要文獻(xiàn)材料，列入永久保管范疇。（二）、凡是反映公司普通工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有考察運(yùn)用價(jià)值文獻(xiàn)材料，列入長期保管范疇。（三）、只在短期內(nèi)對(duì)公司工作有參照運(yùn)用價(jià)值文獻(xiàn)材料，列為短期保管。介于兩種保管期限之間文獻(xiàn)材料，則從長保存。（四）、擬定檔案保管期限，一定要全面分析鑒別檔案現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，精確鑒定保管期限。公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。（一）、絕密檔案指最重要公司秘密，泄露會(huì)使公司利益受到特別嚴(yán)重?fù)p害，是公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益重要決策文獻(xiàn)、技術(shù)資料為絕密級(jí)。普通體現(xiàn)為僅公司高管以上層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)知曉文獻(xiàn)、信息。（二）、機(jī)密檔案指重要公司秘密，泄露會(huì)使公司利益受到嚴(yán)重?fù)p害。公司規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、記錄資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營狀況、職工工資性收人（職工工資性收入普通為秘密，但結(jié)合我公司實(shí)際，在我公司應(yīng)屬機(jī)密）為機(jī)密。普通體現(xiàn)為僅限于公司中層以上領(lǐng)導(dǎo)知曉、公司內(nèi)部個(gè)別人員或團(tuán)隊(duì)知曉公司文獻(xiàn)、信息。（三）、秘密檔案指普通公司秘密，泄露會(huì)使公司利益受到普通危害或損失。公司人事檔案、合同、合同、尚未進(jìn)人市場或尚未公開各類信息為秘密級(jí)。普通體現(xiàn)為不對(duì)外公開普通性公司內(nèi)部文獻(xiàn)。檔案編號(hào)管理檔案編號(hào)管理（一）、檔案編號(hào)要做到科學(xué)合理，簡樸明了，保證檔案運(yùn)用系統(tǒng)性和有效性，檔案編號(hào)以一案一號(hào)為原則自左而右編列，詳細(xì)編號(hào)辦法可參照《公司文獻(xiàn)編號(hào)管理規(guī)定》。（二）、右方裝訂案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件封面左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。（三）、檔案案卷要有封面，封面需要有文獻(xiàn)名稱、時(shí)間及卷號(hào)內(nèi)容，每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)“目錄表”，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)登記，并以每一案一種“目錄”為原則。檔案借閱絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案借閱必要通過審批，可到行政部領(lǐng)取《檔案借閱審批單》（見附件二），由總經(jīng)理及部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，可以短期借閱，最多為10天，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理及部門經(jīng)理審批。借閱時(shí)需要填寫《檔案借閱登記表》（見附件三）。檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案完整，不得擅自影印、復(fù)制,不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、增長標(biāo)注，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情解決。對(duì)貴重易損檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用，復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)印件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。公司員工調(diào)離我司時(shí)，應(yīng)及時(shí)將借閱檔案歸還，經(jīng)審查無誤后，方可調(diào)離。檔案銷毀對(duì)超過保存期限檔案，管理人員應(yīng)登記造冊(cè)，填寫《檔案資料銷毀審批表》（見附件四）,經(jīng)行政部長和形成檔案部門共同鑒定，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀檔案，可單獨(dú)存儲(chǔ)半年，經(jīng)驗(yàn)證無保存價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。銷毀檔案必要在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并派專人監(jiān)銷，禁止對(duì)銷毀檔案作為它用，或作廢紙出售，文獻(xiàn)銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案資料銷毀審批表》上簽字。附則公司項(xiàng)目結(jié)束或者公司終結(jié)、解散時(shí)，檔案應(yīng)移送控股股東或本地國家檔案館。上級(jí)主管部門對(duì)公司檔案管理另有規(guī)定和規(guī)定，從其規(guī)定和規(guī)定。本制度未盡事宜，由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。附件:1檔案移送單2檔案借閱審批單3檔案借閱登記表4檔案資料銷毀審批表附件一檔案移送單移送部門：文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)編號(hào)文獻(xiàn)總頁數(shù)歸檔編號(hào)保管期限歸檔時(shí)間送交人接受人闡明:附件二檔案借閱審批單年月日借閱部門申請(qǐng)借閱人提供人檔案資料名稱及編號(hào)借閱事由借閱期限方式□查閱□借出□復(fù)制□掃描□其他部門負(fù)責(zé)人意見總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批檔案借閱審批單年月日借閱部門申請(qǐng)借閱人提供人檔案資料名稱及編號(hào)借閱事由借閱期限方式□查閱□借出□復(fù)制□掃描□其他部門負(fù)責(zé)人意見總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批附件三檔案借閱登記表借閱日期借閱部門批準(zhǔn)人借閱檔案名稱檔案編號(hào)頁數(shù)借閱人歸還日期歸還狀況收檔人備注