內(nèi)部控制視角下企業(yè)合同管理的思考

在經(jīng)濟(jì)社會環(huán)境的大背景下，企業(yè)在管理中合同管理是其中一項重要環(huán)節(jié)，起到降低企業(yè)法律風(fēng)險，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要作用，由此可見，合同在企業(yè)經(jīng)濟(jì)中的主要形式發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。所以，加強(qiáng)合同管理，合理控制合同風(fēng)險，對企業(yè)經(jīng)營管理中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行有效的預(yù)防或者是降低，實現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化，增強(qiáng)企業(yè)管理水平有著十分重要的意義。通常情況下企業(yè)制定符合企業(yè)未來發(fā)展的內(nèi)部控制體系，會涉及和合同管理有關(guān)的內(nèi)容，也會科學(xué)合理的建立執(zhí)行監(jiān)督體系。而在內(nèi)部控制的視角下內(nèi)控體系的建立不僅能夠提升合同管理的有效性，還能夠作為合同管理工作評價考核的重要依據(jù)，特別是內(nèi)控體系能夠保證合同雙方的共同利益[1]。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)在經(jīng)濟(jì)的往來中主要是通過合同的形式展開的，企業(yè)的發(fā)展需要合同作為保障，能夠通過合同來有效地維護(hù)自身的合法權(quán)益，加強(qiáng)對合同風(fēng)險的控制，所以在現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理中加強(qiáng)合同管理是其中的重要內(nèi)容。根據(jù)國家五部委聯(lián)合所發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》中，建設(shè)企業(yè)合同管理制度體系，積極落實有效措施，規(guī)范企業(yè)的管理行為，增強(qiáng)企業(yè)現(xiàn)代管理的水平有著不可忽視的指導(dǎo)意義。企業(yè)在經(jīng)營管理中起到重要作用的制度便是合同管理制度，能夠有效地通過企業(yè)內(nèi)部控制來對自身的合法權(quán)益進(jìn)行維護(hù)，合理安排合同管理的流程，保證合同內(nèi)容的合理性和條款性，避免出現(xiàn)法律上的風(fēng)險。企業(yè)合同管理主要是指企業(yè)對以自身作為當(dāng)事人的合同進(jìn)行依法訂立、履行、變更、接觸、轉(zhuǎn)讓、終止等一系列的行為的總稱。其中合同的管理內(nèi)容便是訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止；合同的管理手段則是審查、監(jiān)督、控制。有深刻了解到合同管理是具備全過程、系統(tǒng)性、動態(tài)性。企業(yè)在經(jīng)營管理中合同管理制度是至關(guān)重要的制度，企業(yè)要想維護(hù)自身的合法權(quán)益，便需要加強(qiáng)合同內(nèi)部控制，規(guī)范合同管理的流程，確保合同內(nèi)容的科學(xué)性、合理性，避免出現(xiàn)法律的風(fēng)險。一、企業(yè)合同風(fēng)險分析合同在簽訂和履行的過程中面對著各式各樣的風(fēng)險，致使合同的風(fēng)險既有外部環(huán)境因素導(dǎo)致，也有企業(yè)內(nèi)部環(huán)境因素導(dǎo)致，在對合同風(fēng)險進(jìn)行科學(xué)合理的分析評估中需要制定好應(yīng)對措施來將風(fēng)險控制在可接受的范圍內(nèi)。一般情況下，外部環(huán)境因素包括了宏觀經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政策、法律自然災(zāi)害等，屬于不可控因素，企業(yè)在合同的訂立中需要預(yù)測一下風(fēng)險發(fā)生的可能性，采取行之有效的方式來避免損失發(fā)生。內(nèi)部環(huán)境因素則包括了合同決策、管理水平、操作人員素質(zhì)、財務(wù)狀況等，企業(yè)在合同管理中存在的風(fēng)險根據(jù)影響可以分為營運風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險。（一）運營風(fēng)險合同管理中存在的運營風(fēng)險，主要是指企業(yè)在運營過程，因為合同管理的某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了缺失，致使經(jīng)營活動難以達(dá)標(biāo)，甚至出現(xiàn)了嚴(yán)重的損失。合同管理的運營風(fēng)險包括以下幾點：1.業(yè)務(wù)評價缺少準(zhǔn)確性和完整性，致使合同決策出現(xiàn)錯誤，一般體現(xiàn)在合同需求和業(yè)務(wù)目標(biāo)存在差異，合同主體資格審核不嚴(yán)謹(jǐn)，定價策略不合理等[2]。2.因合同條款存在不合理處，對于合同雙方權(quán)利以及義務(wù)和違約責(zé)任的表達(dá)不完整，造成了經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失。3.缺少交流和溝通，信息存在不完整性。4.違約風(fēng)險是指一方不能夠?qū)贤s定的業(yè)務(wù)積極履行，導(dǎo)致對方損失慘重，或者是自身違約應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。（二）財務(wù)風(fēng)險企業(yè)在簽訂并執(zhí)行活動過程中，由于合同條款和合同方商業(yè)信用等各項原因，合同履行的最終結(jié)果與預(yù)期中的結(jié)果可能存在偏差，從而造成收益下降或者是遭到慘重的經(jīng)濟(jì)損失，這主要的原因便是：1.在預(yù)算的制定中存在不合理性，對于成本未能進(jìn)行有效的控制。2.合同中的支付條件和付款進(jìn)度存在問題，導(dǎo)致資金的占用逐漸增加，造成經(jīng)濟(jì)損失。3.合同中沒有明確規(guī)定各方的權(quán)利和義務(wù)，導(dǎo)致額外的費用產(chǎn)生，成本比預(yù)期中有所增加。4.稅收風(fēng)險，在合同的制定中沒有全面考慮到可能產(chǎn)生的稅費，沒有在合同中明確的規(guī)定哪一方來承擔(dān)稅款繳納義務(wù)，致使費用增加帶來了經(jīng)濟(jì)損失。采購合同如果對供應(yīng)商沒有明確要求土工增值稅發(fā)票，那么未進(jìn)項稅不能抵扣，收稅負(fù)擔(dān)逐漸增加。（三）合規(guī)風(fēng)險合規(guī)風(fēng)險主要是指企業(yè)在簽訂合同和履行合同的過程中，沒有遵循相應(yīng)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)則、公司管理制度，導(dǎo)致企業(yè)在運營中受到了法律的制裁或者是監(jiān)管處罰，面臨重大財物損失或者是聲譽損失的風(fēng)險[3]。合同管理中合規(guī)風(fēng)險包括了：1.合同的制定違反了相應(yīng)的法律法規(guī)，合同確認(rèn)為無效合同，還需要承擔(dān)法律責(zé)任的風(fēng)險。2.合同主體的選擇不符合合同所要求的資質(zhì)，對于產(chǎn)品的質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量的風(fēng)險未能有效的保證。3.未能按照流程審核或者是審核中把關(guān)不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致公司的利益受到的損失。4.與公司有關(guān)制度相違背，存在徇私舞弊的現(xiàn)象，對公司的發(fā)展利益帶來不良影響。二、內(nèi)部控制下企業(yè)合同管理現(xiàn)狀根據(jù)整個企業(yè)管理中目前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和合同管理的作用以及地位的情況，合同管理隨著時代的發(fā)展?jié)u漸成為企業(yè)運行至關(guān)重要的一項環(huán)節(jié)?，F(xiàn)如今，已有越來越多的企業(yè)已經(jīng)深刻意識到這一點，并對合同管理進(jìn)行了加強(qiáng)，以此來提升企業(yè)防范風(fēng)險的能力以及經(jīng)濟(jì)效益。但是，這并不意味著目前的企業(yè)合同管理是完善的、有效的、合理的，許多的企業(yè)在簽訂、履行合同中依然存在很多問題，阻礙了企業(yè)整體的運營和管理，為企業(yè)造成了一定的經(jīng)濟(jì)損失。因此，需要對目前企業(yè)合同管理現(xiàn)狀進(jìn)行深入的分析和探索。（一）不重視合同簽訂主體資格審查現(xiàn)如今許多企業(yè)在合同的簽訂中過于重視“簽約率”，為了提升簽約率，對于合同簽訂對方主體的資格審查沒有予以重視，許多的企業(yè)都存在忽視合同簽訂對方當(dāng)事人的資信情況、主體資格、履約能力的現(xiàn)象，大多數(shù)僅僅憑借著熟人介紹或者是電話、名片就直接與其進(jìn)行簽約，存在很大的盲目性。在合同今后的履行中如果出現(xiàn)了糾紛，難以及時找到交易當(dāng)事人，而就算找到了當(dāng)事人，也存在交易當(dāng)事人不具備履約能力的狀況，最終導(dǎo)致企業(yè)需要蒙受巨大損失。（二）未健全合同簽訂的監(jiān)督和管理目前，我國的企業(yè)在管理合同期間，制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，我國的財政等有關(guān)部門也制定了具體的規(guī)章制度用于企業(yè)合同管理。雖然做出了相關(guān)的制度保障，但是在大多數(shù)的情況下因為企業(yè)在合同的簽訂中，缺少了有效的監(jiān)督和管理，致使合同簽訂前沒有進(jìn)行完善的調(diào)研，直接導(dǎo)致合同的有效管理未能夠落到實處[4]。與此同時，一些合同管理中規(guī)章制度的建立過于原則化，在實際的操作過程中缺少了操作性。（三）合同簽訂前未進(jìn)行合理的調(diào)研如上述所講，許多的企業(yè)在合同的簽訂和履行中過于重視“簽約率”，為了追求簽約率甚至忽視了合同簽訂前的實際調(diào)研。在此種狀況下，便很有可能出現(xiàn)合同價格和市場價格出現(xiàn)偏差的情況。比如，一些合同價格比市場價格更高，無故提升了企業(yè)的成本，一些合同價格比市場價格低，則會造成合同約定的產(chǎn)品價格降低。三、內(nèi)部控制下企業(yè)合同管理對策企業(yè)在內(nèi)部控制視角下開展合同管理時需要遵循相關(guān)的制度和流程管理，展開精細(xì)化管理，特別是需要重點控制可能會出現(xiàn)的較大風(fēng)險的因素。在根據(jù)合同管理中的可能存在的風(fēng)險進(jìn)行分析，對合同管理中具體的控制措施提出建議。（一）準(zhǔn)備時期合同管理和控制措施合同在準(zhǔn)備時期需要創(chuàng)建系統(tǒng)的合同需求申請制度，嚴(yán)格控制未能經(jīng)過批準(zhǔn)的需求，從而保證合同需求能夠與企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)相符合，開展合同調(diào)查工作，深入調(diào)查市場的實際行情和行業(yè)信息等狀況，科學(xué)核實合同主體的合法性、履約能力、資質(zhì)等情況。科學(xué)分析、必選相關(guān)的信息，合理擬定合同的談判策略[5]。除此之外，還需要建立健全信用資料庫和評價機(jī)制、管理制度，在預(yù)算管理中需要注重合同資金，在合同談判定價時，要明確合同預(yù)算是基礎(chǔ)，同時也是成本的控制依據(jù)。不僅如此，還需要搭建對應(yīng)的合同文本示范文庫，對于不同類型的合同，需要編寫出標(biāo)準(zhǔn)化的合同文本格式，建設(shè)合同文本必須遵循合法、公平、合理的原則。在合同談判過程中，需要向?qū)Ψ街鲃犹峁┍締挝坏暮贤谋?，如果存在分歧或者是事項不明確的情況需要在談判階段進(jìn)行友好協(xié)商，爭取讓對方接受。（二）簽訂時期合同管理和控制措施企業(yè)在簽訂重大的項目合同中，需要將技術(shù)部門、財務(wù)部門、法律部門組建成談判小組，重點解決合同價格、付款方式、技術(shù)要求、違約責(zé)任、變更處理等主要內(nèi)容，在談判策略和談判過程中應(yīng)當(dāng)在保密制度的管理控制下執(zhí)行，談判小組需要科學(xué)合理的對權(quán)限范圍內(nèi)的各項事務(wù)進(jìn)行決策，不能夠?qū)κ跈?quán)范圍外的事項進(jìn)行決策，詳細(xì)記錄談判中的過程和結(jié)果，然后由雙方進(jìn)行統(tǒng)一簽字，合同按照談判的結(jié)果將其編寫成合同文本后，需要企業(yè)的職能部門和管理人員對合同文本進(jìn)行嚴(yán)格的審查，審核的內(nèi)部需要重視合同的合理性、合法性、可行性、經(jīng)濟(jì)性，在合同的審核中審核范圍包括了合同確立的審核，對合同的必要性進(jìn)行審核簽訂，審查合同與企業(yè)的發(fā)展策略和經(jīng)營目標(biāo)是否相符合，合同需求是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，按照合同的需求性質(zhì)提供文件有立項批復(fù)、需求計劃、其他有關(guān)文件；合法性審核，審核合同是否遵循相關(guān)的法律法規(guī)和企業(yè)的管理制度，與行業(yè)的政策是否相符合，合同條款有沒有通過招標(biāo)確定談判單位，合同內(nèi)容和條款的完整性和科學(xué)性等；技術(shù)和安健環(huán)審核，主要是審核合同的技術(shù)文件、技術(shù)規(guī)范有沒有達(dá)到國家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，能否滿足用戶的需求，工期、質(zhì)量、售后是否達(dá)成合同的目標(biāo)等；財務(wù)審核，主要是審核合同金額是否合理，以及資金的安全，合同金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)，支付條件是否可以保證資金的安全，如果出現(xiàn)稅費該由誰來負(fù)責(zé)需要做好界定。同時完善合同的分級授權(quán)等管理制度，在限額的范圍內(nèi)對于合同的簽訂予以批準(zhǔn)，但是對于限額范圍外的合同，需要通過管理權(quán)限的上級部門審核后，經(jīng)過當(dāng)法人或者是授權(quán)代表進(jìn)行簽字后，有關(guān)人員還需要按照相關(guān)的條例核對和確認(rèn)合同的審批文件、合同編號等。此外，還需要建立健全合同的檔案管理體系，妥善的保存好合同檔案。在合同簽訂之后，還需要在規(guī)定的時間內(nèi)，把合同的正本移交給檔案管理人員負(fù)責(zé)歸檔，如果在這過程中涉及財務(wù)收支的合同，就需要保存原件以作財務(wù)記賬依據(jù)。（三）履行時期合同管理和控制措施企業(yè)合同在履行的過程中，需要創(chuàng)建對應(yīng)的合同管理臺賬，詳細(xì)記錄合同內(nèi)容、金額、付款方式、執(zhí)行重點等狀況，實施監(jiān)督合同雙方的履行情況。隨著經(jīng)濟(jì)社會的飛速發(fā)展，隨著合同管理工作逐漸復(fù)雜化、龐大化，許多的企業(yè)會按照實際的發(fā)展情況來邀請有資質(zhì)的軟件公司開發(fā)有效的合同財務(wù)管理軟件，以此增強(qiáng)合同管理、審查、協(xié)調(diào)等工作效率。在合同簽訂完成后，合同主管部門應(yīng)當(dāng)將部門和人員進(jìn)行組織來分析合同的條款，進(jìn)一步預(yù)測和防范合同履行階段的風(fēng)險，一旦出現(xiàn)了重大環(huán)境變化，合同便有可能無法有效的履行，所以需要和合同單位進(jìn)行妥善的交流和溝通。另外，按照變更條款，簽訂變更補充合同或者是解除合同。在這過程中需要建立對應(yīng)的合同糾紛處理機(jī)制，在無法進(jìn)行有效協(xié)商時，需要法律部門按照合同糾紛進(jìn)行處理，并在處理后整理歸檔資料。（四）合同管理后評估首先，需要建立合同履行情況評估制度，通過制度來加強(qiáng)對合同履行的管理以及控制，定期分析和評估合同的履行情況，對于重大合同、不能正常履行的合同可以通過月度分析的方式，其他的合同則可以以季度作為周期進(jìn)行評估。通過分析和評估能夠及時地發(fā)現(xiàn)問題，并制定出科學(xué)合理的解決方法。其次，合格供應(yīng)