文件編寫規(guī)范

文件編寫標準文件名稱內(nèi)部文件編寫標準版本號1.0編制人日期20審核人日期批準人齊東升日期文件修訂記錄修改日期版本號修訂說明修訂人批準人1.目的標準本公司各類文件的格式及編寫標準。2.適用范圍適用于公司內(nèi)部制訂的、除公文外的各類文件，包括內(nèi)部受控文件、內(nèi)部非受控文件、會議紀要等。3.權(quán)責劃分總經(jīng)理：負責文件編寫標準的批準；各部門：使用本程序所規(guī)定的格式及標準；總經(jīng)辦：在分發(fā)受控文件之前要確保其編寫格式與本程序的規(guī)定一致。4.程序4.1頁面設置紙型：A4，一般為縱向，如需要可將局部正文設為橫向；頁邊距：上2.54㎝，下3.17㎝，左2.54㎝，右3.17㎝；頁眉距邊界2.0cm,頁腳距邊界2.0cm；其他未定事宜具體參見本文件；4.2封頁封頁為文檔的第一頁，需包含文件標題、文件名稱、版本號、編制人、審核人、批準人、生效日期及修改歷史等信息，其中簽名欄要求為手簽；具體版式參見本文件；文件修改記錄內(nèi)容建議包括：修改日期、修改內(nèi)容、修訂人及批準人等，也可根據(jù)實際情況添加內(nèi)容。修訂頁中的版本和作者要與封面中上半頁中的版本和編制一致。A.文件審核之后，正式發(fā)布的版本號為1.0；之后所有審核之后的版本按順序〔全部取整，如2.0、3.0〕編排版本號。B.對于沒有審核的文件，版本號可暫不填寫。4.3頁眉頁腳頁眉A.封面頁眉須包括：左：集團LOGO〔大小固定，不得隨意拉動〕中：公司名稱〔三號，宋體，加粗〕右下：文件編號〔五號，TimesNewRoman〕B.其他頁頁眉須包括：右：文件編號〔五號，TimesNewRoman，加粗〕，版式參見本文件。頁腳頁碼居中，五號〔版式參見本文件〕。4.4結(jié)構(gòu)層次正文中一般將關系有序或并列的相關內(nèi)容以列表的形式組織。列表一般分為標題項和內(nèi)容項。根據(jù)列表的內(nèi)容層次一般分為以下兩種：一層列表：如果列表內(nèi)容之間無順序關系，用工程符號“●”表示；否那么用“1〕，2〕，3〕……”編號表示。多層列表：列表內(nèi)容用編號表示第一層以“1〕，2〕，3〕……”表示，第二層以“A，B，C，……”表示，第三層以“a，b，c……”表示，建議列表層次不超過三層。4.5標題為了準確、清晰地表達文檔的層次結(jié)構(gòu)，正文的章節(jié)標題需要使用多級符號列表，下表描述內(nèi)容從高到低的標題要求，其中“n”表示從1開始遞增的整數(shù)。標題層次編號格式樣式中文字體英文數(shù)字字號字形一級n.標題1宋體二號加粗二級n.n標題2宋體三號加粗三級標題3宋體TimesNewRoman四號加粗4.6段落所有段落首行空出兩個漢字；段與標題之間的距離為自動；段與段之間的距離為自動。4.7正文中文字體：宋體；西文和數(shù)字字體：TimesNewRoman；字形：除特殊說明之處，字形一般為常規(guī)；字號：除特殊說明之處，字號一般為五號；字體顏色：黑色。需要特別強調(diào)或區(qū)分的內(nèi)容可采用其他顏色，但建議一篇文檔中不使用超過三種字體顏色；字符間距：標準；行距：1.5倍；分段縮進：除列表內(nèi)容外，每一段首行縮進兩個中文字符；標點符號：中文半角。4.8圖片圖片必須居中；圖片必須被引用，放在段落的下面，例如：“如下列圖所示”；圖片必須添加題注和編號〔題注為黑體小四〕；單張圖片不可以單獨占一張頁面；盡量不要連續(xù)粘貼兩張圖片；圖與段的行間距為固定值20磅。4.9內(nèi)部受控文件的其他要求內(nèi)部非受控文件內(nèi)部非受控文件主要是指各部門內(nèi)部需存檔文件及對外報送的非公文類文件，文件類型包括：上報材料〔匯報、請示、建議等〕；工作總結(jié)〔周總結(jié)、月總結(jié)、季度總結(jié)、年度總結(jié)，以及工程工作總結(jié)等〕；會議紀要〔工作例會、專題會等〕；對外商函〔對外提供的技術(shù)資料、洽談結(jié)果確實認函等〕；2〕受控文件的編號規(guī)那么如下：Q/WF.XX.X.□□.□□□—□□□□文件發(fā)布年份〔4位阿拉伯數(shù)字〕公司文件序號〔3位阿拉伯數(shù)字〕部門文件序號〔2為阿拉伯數(shù)字〕文件類別代號部門代碼〔2位大寫英文字母〕公司識別號企業(yè)標準識別代號3〕部門代碼：部門名稱部門代碼部門名稱部門代碼總經(jīng)辦GM運營部OP財務部FC技術(shù)科TS管理部DM分析測試中心AT行政事務科AS燃燒干化車間ID人力資源科HR物化廢水車間MW客戶效勞科CS固化填埋車間CL平安環(huán)保科SE倉儲車間WH采購供給科PS維修車間RM4〕文件類別代號：文件類別簡稱備注上報材料DD—Document工作總結(jié)DD—Document對外商函DD—Document會議紀要MM—Meeting制度/標準SS—System/specification公文格式1〕公司簡稱：在文件正文內(nèi)可簡稱“危廢中心”；2〕公司全稱：在落款、合同文本等情形下必須用全稱；3〕發(fā)文字號編寫說明發(fā)文字號簡稱文號，由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。年度、序號用阿拉伯數(shù)字標識；年份應標全稱，用中括號“[]”括入；序號不編虛位〔即1不編為001〕，不加“第”字，表頭紅線不加☆。4〕發(fā)文字號的種類及使用規(guī)定A.以公司名義下發(fā)的本公司范圍內(nèi)的決定、決議、通知、通報、意見，或上報政府職能部門的請示、報告的文號?！惨姼郊?〕落款名稱：南陽市危險廢物處置中心文件編號：危廢發(fā)[2012]X號B.以總經(jīng)辦名義在本公司內(nèi)發(fā)的通知、通報等文號。〔見附件2〕落款名稱：南陽市危險廢物處置中心總經(jīng)辦文件編號：危廢總發(fā)[2012]X號C.公司內(nèi)部各部門之間工作聯(lián)系的文號。〔見附件3〕落款名稱：南陽市危險廢物處置中心人力資源科〔舉例〕文件編號：WF-HR[2012]X號〔舉例〕D.以部門名義上報公司領導的請示的文號。〔見附件4〕落款名稱：南陽市危險廢物處置中心燃燒干化車間〔舉例〕文件編號：WF-ID[2012]X號E.公司會議紀要的文號。〔見附件5〕落款名稱：南陽市危險廢物處置中心文件編號：WF[2012]X號(X建議為由4位阿拉伯數(shù)字組成的開會日期，如1205號表示12月5日召開的會議)5.附錄5.1公司發(fā)文模板5.2總經(jīng)辦發(fā)文模板5.3內(nèi)部銜接函模板5.4內(nèi)部請示模板5.5會議紀要模板(此頁無正文)南陽市危險廢物處置中心年月日呈：發(fā)：抄送：南陽市危險廢物處置中心文件危廢總發(fā)[2012]X號〔空一行〕文件正標題正文：南陽市危險廢物處置中心總經(jīng)辦二零一二年X月X日主題詞：呈：發(fā)：抄送：南陽市危險廢物處置中心文件危廢管發(fā)[2012]X號〔空一行〕文件正標題正文：南陽市危險廢物處置中心管理部二零一二年X月X日主題詞：呈：發(fā)：抄送：工作聯(lián)系函WF-部門代碼[2012]X號致〔部門〕：擬聯(lián)系部門負責人：呈件部門：呈件部門負責人：事由：南陽市危險廢物處置中心年月日□緊急□請回復□請傳閱□請通知到部門回復：請示W(wǎng)F-部門代碼[2012]X號領導審