公司檔案管理制度

本文格式為Word版下載后可任意編輯和復(fù)制第第頁公司檔案管理制度

××公司檔案管理制度

一、總則

（一）為規(guī)范××公司（以下簡稱“公司”）檔案的管理，依據(jù)《××集團(tuán)檔案工作管理規(guī)定》，結(jié)合公司ISO9000體系與貿(mào)管程序，特制定本制度。

（二）本制度所稱檔案，是指公司在經(jīng)營活動中形成的，有保存價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的文件材料的總和。

（三）公司成立檔案管理小組，各部門指定一名員工作為小組成員，公司指派一名檔案管理員負(fù)責(zé)公司檔案的管理（見附件1）。

二、管理職責(zé)

（一）公司檔案管理小組職責(zé)：

負(fù)責(zé)規(guī)劃公司檔案管理工作，對檔案管理工作提出意見和建議；負(fù)責(zé)指導(dǎo)、檢查各部門的歸檔工作。

（二）公司檔案管理員職責(zé)

督促、組織檢查各部門的歸檔工作，驗(yàn)收各部門移交的檔案；負(fù)責(zé)各部門移交檔案的管理，留意平安，嚴(yán)防丟失和泄密；做好公司檔案的檢索、使用、借閱、催還工作；幫助組織檔案管理小組各項(xiàng)工作；負(fù)責(zé)檔案管理制度的建設(shè)。

（三）各部門檔案管理員的職責(zé)：

負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門檔案的收集、整理、歸檔、建名目工作，確保檔案的完整、齊全；負(fù)責(zé)部門檔案移交前的檔案管理工作，仔細(xì)遵守保密規(guī)定，妥當(dāng)保管部門檔案，留意平安，嚴(yán)防丟失和泄密；負(fù)責(zé)

向計財處貿(mào)管或公司檔案管理員移交部門應(yīng)移交檔案；參與檔案價值鑒定和銷毀工作；參加檔案管理小組組織的各項(xiàng)工作。

三、檔案歸檔范圍

公司檔案分為八大類：貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類、貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財務(wù)類、行政管理類、特別檔案等，詳細(xì)如下：

（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案包括：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部、礦產(chǎn)資源部、鋼鐵部、有色金屬部等部門在業(yè)務(wù)過程中形成的合同、貨權(quán)轉(zhuǎn)移單據(jù)、費(fèi)用結(jié)算憑證等。

（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類檔案包括：客戶函件、客戶資料、客戶評審等文件。

（三）鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類檔案類別包括：專項(xiàng)活動、出版物、宣揚(yáng)出版活動、獎項(xiàng)等文件。

（四）投資業(yè)務(wù)類檔案，以項(xiàng)目為檔案類別，歸檔資料包括：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目調(diào)研報告、項(xiàng)目可行性討論報告、合作意向書、項(xiàng)目投資批件、投資合同、章程、項(xiàng)目公司決議、項(xiàng)目管理階段文件等。

（五）人事類檔案類別包括：員工檔案、一般人事文件、聘請、培訓(xùn)、出國報告等文件。

（六）財務(wù)類檔案類別包括：計帳憑證、帳簿報表、納稅申報、出口退稅、外匯管理、貿(mào)易管理、預(yù)算總結(jié)、審計評估、統(tǒng)計報表、基礎(chǔ)資料、財務(wù)規(guī)章制度等文件。

（七）行政管理類檔案類別包括：紙質(zhì)收文、電子收文、公司發(fā)文、大事記、會議記錄、汽車類合同、新聞簡訊、信息化管理資料、ERP項(xiàng)目資料、辦公合同、ISO9000等文件。

（八）特別檔案類別包括：薪酬、福利、各項(xiàng)保險、薪酬相關(guān)人事文件、績效考核等文件。

四、歸檔要求

檔案歸檔時按卷宗形式歸檔。

（一）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類，各部門應(yīng)按年度以合同進(jìn)行歸檔，一個合同及合同項(xiàng)下全部單據(jù)為一個卷宗，對應(yīng)一個“檔號”，并遵循單據(jù)、文件自然形成的規(guī)律，根據(jù)單據(jù)、文件產(chǎn)生的先后挨次進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件名目”（附件3）的填寫。

（二）貿(mào)易業(yè)務(wù)非合同類、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類、投資業(yè)務(wù)類、人事類、財務(wù)類、行政管理類、特別檔案類檔案歸檔時，按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔，各年度每個檔案細(xì)分類別為一個卷宗，對應(yīng)一個檔號，在每類檔案中遵循其自然形成的規(guī)律，按年度依據(jù)其產(chǎn)生的先后挨次進(jìn)行整理、歸檔，完成“歸檔文件名目”（附件3），并按年度編制各部門的“部門檔案名目”（附件2），檔案歸檔流程及檔案狀態(tài)見“檔案歸檔流程圖及檔案狀態(tài)圖”（附件4）。

（三）歸檔的合同、協(xié)議必需是正本原件。凡有電子版的，紙質(zhì)版本應(yīng)與電子版同時保存。

（四）檔號的編號規(guī)章：

1、貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔號編制規(guī)章為：部門-年度-合同號。

其中“部門”以字母代替：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部NT、礦產(chǎn)資源部TK、鋼鐵部GT、有色金屬部GJ?！澳甓取睘楹贤a(chǎn)生年度，若合同號前面有合同產(chǎn)生年度，則編號時直接以“部門-合同號”作為編號。如鈮鐵部2022年合同號為2022RMJS/N－3003項(xiàng)下檔案對應(yīng)的檔案編號為：NT-2022RMJS/N－3003。

2、貿(mào)易業(yè)務(wù)部門非合同類檔案、鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部技術(shù)推廣類按檔案類別進(jìn)行歸檔，檔號編制規(guī)章為：部門-年度-檔案類別。

其中部門以拼音首字母代替，如：鈮產(chǎn)品業(yè)務(wù)部NT、實(shí)業(yè)投資部SY、計財處JC、綜合處ZH。檔案類別以拼音首字母代替。如2022年RD項(xiàng)目對應(yīng)文件的檔號為：NT-2022-RDXM。

3、投資業(yè)務(wù)類按項(xiàng)目進(jìn)行歸檔。檔號編制規(guī)章為：部門-年度-項(xiàng)目名稱。

項(xiàng)目名稱以拼音首字母縮寫代替。照實(shí)業(yè)投資部2022年度興光礦業(yè)項(xiàng)目對應(yīng)文件的檔號為：SY-2022-XGKY。

4、人事類、財務(wù)類、行政管理類、特別檔案按檔案細(xì)分類別進(jìn)行歸檔。檔號編制規(guī)章為：部門-年度-檔案類別。

其中檔案類別以其拼音首字母代替。如綜合處2022年培訓(xùn)文件的檔號為：ZH-2022-PX。

（五）檔案裝盒時，可將一個或多個卷宗裝入同一個檔案盒，對應(yīng)一個盒脊號，也可將一個卷宗放入多個檔案盒中，對應(yīng)多個盒脊號。盒脊號為每個檔案盒的編號，按年度以數(shù)字1、2、3……挨次分別表示。

五、檔案的移交及管理

（一）特別檔案的管理

特別檔案由專人負(fù)責(zé)收集、整理，并按歸檔要求進(jìn)行歸檔、建名目、裝盒、編制名目、保管，不向公司檔案管理員移交，每年2月需向公司檔案管理員提交上一年度特別檔案的“歸檔文件名目”。負(fù)責(zé)保管特別檔案的人員需將特別檔案存放在平安、牢靠，可獨(dú)立上鎖的檔案柜內(nèi)。

（二）其他檔案的移交及管理

1、檔案移交前的管理

檔案在移交前，由各部門檔案管理員負(fù)責(zé)部門檔案的管理，各部門檔案管理員應(yīng)將檔案存放在平安的場所，并準(zhǔn)時根據(jù)要求建立檔案名目。

2、檔案移交中的管理

（1）貿(mào)易業(yè)務(wù)合同類檔案的移交程序?yàn)椋?/p>

各部門終結(jié)合同時將紙質(zhì)和電子名目、合同及合同項(xiàng)下全部的正本單據(jù)移交給計財處貿(mào)管，貿(mào)管依據(jù)歸檔文件名目，對比業(yè)務(wù)系統(tǒng)終結(jié)合同需供應(yīng)的單據(jù)明細(xì)，審查與該檔號項(xiàng)下單據(jù)相符時，雙方在移交歸檔文件名目上簽