殘疾人托養(yǎng)服務(wù)服務(wù)檔案管理方案

第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé) 2一、檔案管理部門(mén)職責(zé)范圍? 2二、檔案工作人員崗位職責(zé) 2三、檔案管理人員配備 5第二節(jié)檔案管理流程 5一、目的 5二、適用范圍 5三、術(shù)語(yǔ)和定義 6四、職責(zé) 6五、工作程序 7第三節(jié)檔案管理制度 20一、檔案管理的范圍? 21二、檔案的管理部門(mén)? 21三、檔案的分類(lèi)? 21四、歸檔要求? 22五、檔案的查閱和借閱? 23六、檔案的移交? 24七、檔案的保管? 24八、檔案的銷(xiāo)毀? 25九、托養(yǎng)對(duì)象身故時(shí)應(yīng)急預(yù)案 25十、火警火災(zāi)事故應(yīng)急預(yù)案 26十一、托養(yǎng)對(duì)象觸電時(shí)應(yīng)急預(yù)案 28十二、停電和突然停電時(shí)應(yīng)急預(yù)案 30十三、停水和突然停水時(shí)應(yīng)急預(yù)案 32十四、院內(nèi)泛水時(shí)應(yīng)急預(yù)案 33十五、發(fā)生臺(tái)風(fēng)、雷雨時(shí)應(yīng)急預(yù)案 35第一節(jié)檔案管理人員及職責(zé)一、檔案管理部門(mén)職責(zé)范圍?1.負(fù)責(zé)本單位各類(lèi)檔案的統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)對(duì)本單位的技術(shù)圖書(shū)資料實(shí)行業(yè)務(wù)管理，并根據(jù)本單位經(jīng)營(yíng)管理的需要編制各種檢索工具，積極開(kāi)展檔案的提供利用工作。?2.貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制訂本單位檔案管理制度。?3.負(fù)責(zé)檢查、指導(dǎo)各部門(mén)檔案人員和有關(guān)人員做好歸檔資料的積累、整理工作，提出本單位專(zhuān)、兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核計(jì)劃，會(huì)同有關(guān)部門(mén)、單位搞好各類(lèi)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀、移交工作。?4.做好各類(lèi)檔案的管理和統(tǒng)計(jì)工作，編制各種專(zhuān)題目錄、索引及匯編資料，辦理檔案的借閱手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案的復(fù)制、修裱及檔案庫(kù)房安全措施的落實(shí)，確保檔案的完整和安全。二、檔案工作人員崗位職責(zé)（一）公司分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理職責(zé)?1.主管公司的檔案管理工作，熟悉并貫徹執(zhí)行《檔案法》等法律、法規(guī)、條例和規(guī)定。?2.掌握檔案信息情況，組織推廣檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，解決公司檔案管理中的重大問(wèn)題。?3.督促檔案管理部門(mén)建立健全檔案管理制度，配置適宜保管檔案的庫(kù)房和設(shè)施，采用現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，確保檔案管理的有效進(jìn)行。?4.聽(tīng)取檔案管理部門(mén)關(guān)于檔案工作的匯報(bào)，了解情況，檢查、指導(dǎo)檔案管理工作。?（二）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人管理職責(zé)?1.在上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)和本單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)工作的管理，定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì)議，傳達(dá)上級(jí)指示精神，布置、檢查、總結(jié)工作。?2.帶頭貫徹執(zhí)行國(guó)家《檔案法》等法律、法規(guī)、先例及規(guī)定，組織制訂公司檔案管理制度。?3.根據(jù)上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)及公司的工作安排，負(fù)責(zé)起草年度檔案工作計(jì)劃和檔案工作發(fā)展規(guī)劃，熟悉檔案管理各崗位人員的職責(zé)和工作質(zhì)量，安排和組織好檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。?4.及時(shí)檢查和總結(jié)檔案管理工作，經(jīng)常向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作。（三）檔案管理部門(mén)專(zhuān)職或兼職檔案員崗位職責(zé)?1.在檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，做好檔案的管理工作，熱愛(ài)本職工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，努力為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。?2.熟悉并認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案工作的方針、政策和各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)接收各部門(mén)、單位移交的各類(lèi)歸檔材料，做好檔案的立卷、編目、登記、統(tǒng)計(jì)、鑒定工作。3.保護(hù)檔案的安全，堅(jiān)持做好“七防”工作。?4.努力做好檔案的利用服務(wù)工作，編制多種檢索工具及公司“大事記”等有關(guān)匯編材料。?5.協(xié)助和指導(dǎo)各部門(mén)兼職檔案員做好檔案的積累、整理、歸檔工作。6.嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案的機(jī)密內(nèi)容。?7.參加有關(guān)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、技術(shù)成果鑒定和設(shè)備、技術(shù)資料開(kāi)箱檢驗(yàn)，并做好記錄。?8.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，并把好銷(xiāo)毀中的復(fù)查、審批和監(jiān)銷(xiāo)關(guān)。9.積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。（四）各部門(mén)或單位負(fù)責(zé)人檔案管理職責(zé)?負(fù)責(zé)抓好本部門(mén)或單位的檔案工作，檢查、督促本部門(mén)、單位兼職檔案員和有關(guān)人員把工作中形成、積累、整理的檔案資料，按要求定期向檔案管理部門(mén)移交歸檔。?（五）各部門(mén)或單位兼職檔案員檔案管理職責(zé)?1.做好本部門(mén)或單位檔案資料的收集、整理、分類(lèi)、保管工作。2.及時(shí)將文件材料歸檔，按各類(lèi)檔案的歸檔范圍和歸檔時(shí)間，定期向檔案管理部門(mén)移交。?3.積極參加公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織的各項(xiàng)工作、學(xué)習(xí)活動(dòng)。4.嚴(yán)格遵守上級(jí)和公司的檔案管理制度，做好保密工作。三、檔案管理人員配備我公司成立檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)公司重要文件檔案的收錄和整理，并對(duì)采購(gòu)單位的相關(guān)檔案進(jìn)行收集，以便更好地為采購(gòu)單位拂去，我公司具體檔案管理人員名單如下表：序號(hào)姓名年齡專(zhuān)業(yè)職務(wù)備注123456第二節(jié)檔案管理流程一、目的加強(qiáng)文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。三、術(shù)語(yǔ)和定義1.檔案：指公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。四、職責(zé)（一）行政人事部：1.負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門(mén)檔案管理；2.建立健全公司檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3.收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料；4.負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；5.提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；6.負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。（二）其他各部門(mén)相關(guān)人員：1.負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；2.向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件；3.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔；4.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料；（三）各部門(mén)檔案主管人員負(fù)責(zé)部門(mén)檔案的管理。（四）各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)部門(mén)檔案管理監(jiān)督檢查。五、工作程序（一）檔案資料的收集1.各部門(mén)相關(guān)人員負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》。2.各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。（1）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結(jié)束后次月25日前。（2）檔案資料的標(biāo)識(shí)各部門(mén)對(duì)各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見(jiàn)后。（3）檔案資料的日常管理：①電子類(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內(nèi)。②文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。③文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件／檔案柜中。（4）檔案借閱①借閱檔案要履行借閱手續(xù)，填寫(xiě)《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內(nèi)，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；②檔案外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；③借閱檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續(xù)；④借檔人必須愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；（5）檔案銷(xiāo)毀①對(duì)已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請(qǐng)銷(xiāo)毀報(bào)告，編制銷(xiāo)毀目錄，報(bào)部門(mén)總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。②執(zhí)行銷(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。（二）檔案管理細(xì)則1.檔案資料的歸檔范圍（1）公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等；（2）公司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本單位有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件；（3）本單位與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)等；（4）公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等；（5）重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；（6）反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等；（7）公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)；（8）本單位與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；（9）本單位干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本單位員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；（10）本單位發(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；（11）本單位的歷史沿革、大事記及反映本單位重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等；（12）外出公務(wù)活動(dòng)（如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等）所獲得或形成的檔案資料；（13）財(cái)務(wù)檔案資料；（14）各種實(shí)物檔案；（15）其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。（三）檔案資料的歸檔要求1.歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。2.一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。3.聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。4.子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。5.各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。（四）檔案資料的歸檔時(shí)間1.即時(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：（1）公司規(guī)定的密級(jí)文件；（2）重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等；（3）合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；（4）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料；（5）其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。2.定期歸檔（1）部門(mén)應(yīng)在每月25日前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交行政人事部；（2）部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；（3）電子聲像檔案的歸檔①重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。②一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機(jī)保管。③每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機(jī)保管。（五）歸檔文件的等級(jí)劃分及保管期限需歸檔的文字、音像及實(shí)物材料的分級(jí)、保管期限如下：文件等級(jí)文件類(lèi)型保管期限一級(jí)秘密文件公司各項(xiàng)規(guī)章制度、簡(jiǎn)介、執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、管理決策，單位往來(lái)發(fā)文，人事方面的各種文件，公司內(nèi)部人員任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等文件材料，財(cái)務(wù)報(bào)表、賬冊(cè)、資產(chǎn)核算，合同及司法文書(shū)等永久二級(jí)重要文件會(huì)議記錄、重要談話、各種總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、企劃方面的宣傳方案、形象展示、涉及工程的文件等五年以上三級(jí)普通文件員工考勤，前臺(tái)的外出登記、鑰匙登記、電話記錄、維修登記、材料收發(fā)、倉(cāng)庫(kù)管理方面的材料進(jìn)出登記、核算、保管、檔案方面的管理指導(dǎo)、檔案保管、核算、借閱、銷(xiāo)毀，后勤方面的費(fèi)用申請(qǐng)、辦公用品管理、采購(gòu)、出車(chē)及維修三年（六）部門(mén)內(nèi)檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。（七）檔案移交公司的流程1.經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；2.行政人事部根據(jù)移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對(duì)；3.檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；（八）檔案保管1.檔案編號(hào)（1）檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（2）檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類(lèi)編號(hào)表》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。（3）檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。（4）檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。（5）建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。2.附則：本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。文件（合同）管理記錄目錄記錄編號(hào):日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題需抄送的相關(guān)部門(mén)接收部門(mén)原/復(fù)接收人備注移交目錄記錄編號(hào):日期：序號(hào)文件（合同）編號(hào)標(biāo)題名稱(chēng)頁(yè)數(shù)原/復(fù)備注移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移交清單表記錄編號(hào):日期：移交性質(zhì)

□離職□調(diào)崗□歸檔檔案所屬年度

檔案類(lèi)別保管期限數(shù)量永久長(zhǎng)期短期

合計(jì)

移交說(shuō)明移交人：接收意見(jiàn)

接收人：移交人（部門(mén)）

經(jīng)辦人：移交日期：年月日接收人（部門(mén)）

經(jīng)辦人：接收日期：年月日見(jiàn)證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案借閱審批單記錄編號(hào):日期：借閱部門(mén)借閱人借閱部門(mén)經(jīng)理總經(jīng)理行政人事部部門(mén)經(jīng)理使用目的序號(hào)借閱內(nèi)容復(fù)印借閱歸還日期備注檔案目錄卷宗號(hào)： 目錄號(hào)： 部門(mén)：日期：案卷順序號(hào)立卷類(lèi)目號(hào)案卷標(biāo)題起止日期卷內(nèi)張數(shù)保管期限備注檔案管理流程：相關(guān)部門(mén)/部門(mén)負(fù)責(zé)人行政人事部分管總監(jiān)/總經(jīng)理審核驗(yàn)收nshou配合完成監(jiān)督檢查工作對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關(guān)檔案管理制度收集資料審核驗(yàn)收nshou配合完成監(jiān)督檢查工作對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行整改立卷歸檔整理編目鑒定執(zhí)行相關(guān)檔案管理制度收集資料監(jiān)督檢查完成檢查報(bào)告否是保管利用建立、完善檔案管理制度監(jiān)督檢查完成檢查報(bào)告否是保管利用建立、完善檔案管理制度審核驗(yàn)收nshou是審核驗(yàn)收nshou是否第三節(jié)檔案管理制度為加強(qiáng)公司檔案業(yè)務(wù)管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：???一、檔案管理的范圍?本單位所有需要?dú)w檔的文件資料，包括：對(duì)公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓(xùn)教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。???二、檔案的管理部門(mén)?公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的管理工作。對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據(jù)工作需要配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門(mén)留存復(fù)印件。???接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。三、檔案的分類(lèi)?在切實(shí)遵循《中國(guó)檔案分類(lèi)法》前提下，根據(jù)公司實(shí)際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi)：1.行政管理2.人事管理3.財(cái)會(huì)檔案4.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理5.技術(shù)質(zhì)量安全管理6.基建檔案7.外來(lái)文件8.聲像檔案9.實(shí)物檔案10.其他檔案。?財(cái)會(huì)檔案是公司財(cái)務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證、帳簿、報(bào)表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。?實(shí)物檔案是公司各類(lèi)活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈(zèng)品、證書(shū)、獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)旗等實(shí)物。?以上十類(lèi)檔案中，每一大類(lèi)檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實(shí)際情況分成若干小類(lèi)進(jìn)行管理。???四、歸檔要求?1.歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。?2.歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說(shuō)明。3.存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號(hào)。?4.檔案名稱(chēng)的填寫(xiě)要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)地排列，按順序編號(hào)，填寫(xiě)“卷內(nèi)目錄”。目錄各項(xiàng)必須填寫(xiě)清楚（一律使用用黑色中性筆填寫(xiě)），字跡工整、清晰，裝訂整齊。?5.檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。?6.文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。7.歸檔時(shí)間：部門(mén)或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。五、檔案的查閱和借閱?（一）查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。?（二）查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫(xiě)檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可復(fù)制。?（三）原則上本單位內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門(mén)出具借閱申請(qǐng)并由部門(mén)經(jīng)理簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：?1.借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴(yán)禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找；?2.按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時(shí)返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱；3.要愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人；4.所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)；5.借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；?6.檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任；7.調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。???六、檔案的移交?檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對(duì)簽收。???七、檔案的保管?要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。檔案柜所在辦公室嚴(yán)禁吸煙。檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。百度對(duì)于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制；對(duì)于已破損的檔案資料應(yīng)及時(shí)予以修復(fù)。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應(yīng)按照其分類(lèi)組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長(zhǎng)期、永久三類(lèi)分別保管。?檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門(mén)除外，其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的檔案資料。八、檔案的銷(xiāo)毀?公司對(duì)各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對(duì)超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。?九、托養(yǎng)對(duì)象身故時(shí)應(yīng)急預(yù)案（一）目的在托養(yǎng)對(duì)象發(fā)生身故事件時(shí)，及時(shí)協(xié)助家屬處理好托養(yǎng)對(duì)象身故時(shí)的事務(wù)。（二）操作流程1.發(fā)生托養(yǎng)對(duì)象疾病后，經(jīng)120醫(yī)生搶救無(wú)效情況時(shí)；2.醫(yī)院醫(yī)生開(kāi)具死亡通知書(shū)，護(hù)理主管通知托養(yǎng)對(duì)象家屬、中心主任；3.醫(yī)護(hù)小組了解家屬是否需要其他協(xié)助，如：殯儀服務(wù)等；4.記錄托養(yǎng)對(duì)象死亡處理事件；5.安撫托養(yǎng)對(duì)象家屬，協(xié)助家屬做好托養(yǎng)對(duì)象遺物整理等。（三）注意事項(xiàng)1.注意觀察120醫(yī)生搶救托養(yǎng)對(duì)象的全過(guò)程，包括醫(yī)生給托養(yǎng)對(duì)象的身體檢查項(xiàng)目、搶救措施，托養(yǎng)對(duì)象的生命體征等；2.準(zhǔn)確記錄整個(gè)事件的發(fā)生、發(fā)展的過(guò)程及時(shí)間。十、火警火災(zāi)事故應(yīng)急預(yù)案（一）目的為了及時(shí)有效的在火災(zāi)發(fā)生時(shí)，最大限度保護(hù)院內(nèi)托養(yǎng)對(duì)象的安全，將損失減到最低程度，維護(hù)院內(nèi)秩序。（二）處理措施1.發(fā)現(xiàn)火災(zāi)后迅速判斷火情，報(bào)119火警中心、120救護(hù)中心，向行政總值班匯報(bào)，并通知中心主任到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行指揮；2.院內(nèi)各樓面安全疏散引導(dǎo)員引導(dǎo)搶救托養(yǎng)對(duì)象，將托養(yǎng)對(duì)象安全疏散到安全的地方，護(hù)理主管及辦公室人員在廣場(chǎng)安撫、照顧托養(yǎng)對(duì)象；3.中心主任總指揮，后勤主管負(fù)責(zé)帶領(lǐng)后勤部進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)滅火；4.門(mén)衛(wèi)接引消防隊(duì)員到現(xiàn)場(chǎng)，并向其簡(jiǎn)單描述災(zāi)情；5.勸阻無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)，如有傷亡托養(yǎng)對(duì)象立即由救護(hù)中心送至附近醫(yī)院就醫(yī)；6.由院內(nèi)行政人員負(fù)責(zé)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，收集發(fā)生火災(zāi)時(shí)的證物，為事故調(diào)查提供依據(jù)；7.根據(jù)院領(lǐng)導(dǎo)的要求，向上級(jí)主管報(bào)告，并總結(jié)事故發(fā)生的原因進(jìn)行分析、總結(jié)，對(duì)安全隱患地進(jìn)行重點(diǎn)排查。（三）注意事項(xiàng)1.工作人員要保持冷靜，不要驚慌失措引起托養(yǎng)對(duì)象混亂；2.穩(wěn)定托養(yǎng)對(duì)象情緒，不要留在危險(xiǎn)地帶，勸阻托養(yǎng)對(duì)象回火災(zāi)現(xiàn)場(chǎng)拿遺留物品；3.如有可能應(yīng)盡力撲救，控制火勢(shì)蔓延；4.除報(bào)警外，不使用電話；5.除不得已，不敲窗跳樓或隨意開(kāi)窗；6.離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)隨手把經(jīng)過(guò)的門(mén)關(guān)上；7.如被煙籠罩或眼見(jiàn)度低，應(yīng)俯地沿墻慢慢爬行或去另一通道，應(yīng)用濕毛巾包住口鼻等部位；8.發(fā)現(xiàn)因電失火決不能用水滅火；9.如正處在室內(nèi)，發(fā)現(xiàn)煙從門(mén)縫進(jìn)來(lái)，應(yīng)先用手在們得上部試探一下，如感受很燙，說(shuō)明門(mén)外正在燃燒，不要開(kāi)門(mén)，應(yīng)采取措施防止煙霧進(jìn)入；10.疏散人員要走安全通道；11.托養(yǎng)對(duì)象疏散秩序按先自理托養(yǎng)對(duì)象，后全護(hù)理托養(yǎng)對(duì)象的原則，全護(hù)理托養(yǎng)對(duì)象在移動(dòng)的過(guò)程中必須有護(hù)理員陪同。十一、托養(yǎng)對(duì)象觸電時(shí)應(yīng)急預(yù)案（一）目的托養(yǎng)對(duì)象在發(fā)生觸電情況時(shí)，能得到及時(shí)的救治，挽救生命、減少不必要的損失。（二）操作流程1.第一個(gè)發(fā)現(xiàn)托養(yǎng)對(duì)象觸電的人員，立即切斷電源，（手動(dòng)切斷電源或用木棍等）通知安全管理員；2.檢查托養(yǎng)對(duì)象身體情況，如托養(yǎng)對(duì)象發(fā)生心跳、呼吸停止等情況，立即就地進(jìn)行心肺復(fù)蘇搶救，通知醫(yī)護(hù)小組，向行政值班人員匯報(bào)；3.經(jīng)醫(yī)護(hù)小組工作人員判斷后，根據(jù)托養(yǎng)對(duì)象受傷情況，撥打120急救電話派人送托養(yǎng)對(duì)象去醫(yī)院治療；4.向院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并跟蹤事件全過(guò)程；5.通知家屬，并告知托養(yǎng)對(duì)象具體情況，做好溝通、安慰工作；6.安全管理員和護(hù)理主管對(duì)整個(gè)事件進(jìn)行詳細(xì)了解，對(duì)事件發(fā)生地進(jìn)行安全排查工作，找出事件發(fā)生原因，并記錄；7.向中心主任匯報(bào)情況；8.托養(yǎng)對(duì)象從醫(yī)院轉(zhuǎn)回服務(wù)中心后工作人員按照醫(yī)囑照顧托養(yǎng)對(duì)象（給托養(yǎng)對(duì)象準(zhǔn)備營(yíng)養(yǎng)湯）直至托養(yǎng)對(duì)象身體情況穩(wěn)定；9.對(duì)整個(gè)事件的發(fā)生進(jìn)行具體分析、總結(jié)，學(xué)習(xí)。（三）注意事項(xiàng)1.在未切斷電源前，不可接觸觸電者身體；2.穩(wěn)定托養(yǎng)對(duì)象、家屬的情緒，要求每位員工不得以個(gè)人名義向外擴(kuò)散消息，以免引起不必要的混亂；3.如有家屬來(lái)院探視，由護(hù)理部做好家屬的思想工作和接待工作；4.如果有新聞媒體要求采訪，必須經(jīng)過(guò)中心主任同意，未經(jīng)同意，任何人不得接受采訪，以避免報(bào)道失實(shí)。（四）托養(yǎng)對(duì)象觸電時(shí)應(yīng)急處理程序圖十二、停電和突然停電時(shí)應(yīng)急預(yù)案（一）目的為了有效應(yīng)急處置院內(nèi)可能發(fā)生的停電或突然停電事件，合理安排院內(nèi)托養(yǎng)對(duì)象的基本生活，確保正常的工作秩序和有力的后勤保障，使事故處理工作高效、有序地進(jìn)行，最大限度地減輕事件對(duì)我院造成的影響，維護(hù)院內(nèi)穩(wěn)定。（二）操作措施1.接到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的停電通知后，立即在院內(nèi)發(fā)布停電通知并且告知托養(yǎng)對(duì)象及員工具體的停電日期，準(zhǔn)備應(yīng)急手電筒并且做好應(yīng)變工作；2.發(fā)生突然停電時(shí)，立即通知后勤部相關(guān)負(fù)責(zé)人，行政總值班；3.進(jìn)行搶修及匯報(bào)，立即通知中心主任及致電電力局查找停電原因，如有需要馬上請(qǐng)人維修；4.檢查應(yīng)急照明燈，手電筒是否備足，確保使用；5.護(hù)理員必須照顧好托養(yǎng)對(duì)象安全，及時(shí)檢查托養(yǎng)對(duì)象情況；6.對(duì)事件進(jìn)行分析，總結(jié)，必要情況下進(jìn)行教育學(xué)習(xí)。（三）注意事項(xiàng)1.加強(qiáng)巡邏，及時(shí)安撫托養(yǎng)對(duì)象的情緒，并勸阻托養(yǎng)對(duì)象在房間內(nèi)點(diǎn)蠟燭，保障托養(yǎng)對(duì)象安全；2.停電后，應(yīng)立即關(guān)閉正在使用的電器，嚴(yán)禁私自使用電器；3.如遇夜間或特殊情況，托養(yǎng)對(duì)象必須在護(hù)理員的陪同下活動(dòng)。（四）停電和突然停電的應(yīng)急處理流程圖十三、停水和突然停水時(shí)應(yīng)急預(yù)案（一）目的為有效、及時(shí)的處理停水及突然停水事件。減少停水時(shí)對(duì)我院的影響及造成的損失，維持正常的工作秩序，能在發(fā)生故障時(shí)最大程度的保證院內(nèi)托養(yǎng)對(duì)象