物業(yè)程序文件：信息傳遞管理程序

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1.目的

建立zz物業(yè)統(tǒng)一的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，進一步規(guī)范衡量物業(yè)公司業(yè)務(wù)體系。

2.適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門、各管理處信息傳遞管理。

3.定義

無4.職責(zé)

各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行，由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

5.方法及過程控制5.1公司各部門人員應(yīng)保持開放心態(tài)，及時、準(zhǔn)確地將信息傳遞給公司相應(yīng)部門。

5.2各部門/管理處經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）是本部門信息工作的第一責(zé)任人，全權(quán)負(fù)責(zé)本部門/管理處的信息管理工作。各部門/管理處設(shè)一名信息員（可以兼職）。

5.3公司各部門/管理處之間及部門/管理處內(nèi)部以正常的信息傳遞方式傳遞真實、完整的信息，不得傳播未經(jīng)證實的加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播對公司造成不良影響的信息者將追究其相應(yīng)責(zé)任，嚴(yán)重者將移交司法機關(guān)處理。5.4公司員工應(yīng)樹立高度的保密意識，嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關(guān)人員泄露。

5.5定時編制并傳遞文件時間

5.5.1工作計劃：每月26日（遇公休日順延）由各管理處、各部門自行制定，并經(jīng)項目、部門負(fù)責(zé)人審核后，傳遞辦公室匯總，待公司辦公室主任審批后知會地產(chǎn)公司相關(guān)部門或人員。5.5.2物業(yè)管理信息周報：每周五由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作，并經(jīng)項目、部門負(fù)責(zé)人審核后，傳遞行政事務(wù)辦公室匯總，品質(zhì)管理部審核，公司總經(jīng)理最終審核后發(fā)送地產(chǎn)公司和物業(yè)公司相關(guān)人員。

5.5.3物業(yè)管理月報：每月1次，每月3日報送；由各管理處、各部門按照統(tǒng)一文本格式制作，并經(jīng)主管第一負(fù)責(zé)人審核后，傳遞辦公室，由辦公室發(fā)送至地產(chǎn)公司總辦和集團物業(yè)管理部。

5.5.4經(jīng)營月報表：每月8日前（遇法定節(jié)假日，順延）；5.5.5重大的質(zhì)量事故、突發(fā)事件、顧客投訴須在一個工作日內(nèi)通報。見《突發(fā)事件管理控制程序》、《顧客投訴處理程序》

5.6職能部門人員向其他部門發(fā)送郵件，需提前報送本部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）審批，否則將視為無效信息。

5.7關(guān)于公司內(nèi)外文件的收發(fā)與網(wǎng)絡(luò)安全5.7.1公司對內(nèi)、對外發(fā)文都應(yīng)有統(tǒng)一格式，公司對外發(fā)文需由總經(jīng)理確認(rèn)后方可發(fā)送。各部門在公司內(nèi)部發(fā)文由部門經(jīng)理確認(rèn)后張貼、發(fā)送。

5.7.2各部門及各位職員必須采用給定的帳號和密碼上公司內(nèi)部網(wǎng),并對帳號嚴(yán)格保密，不得泄露給外界（他人）使用，對于因泄露帳號給公司造成損失的，視情節(jié)給予相應(yīng)處理，直至追究相關(guān)法律責(zé)任。

5.7.3各部門對上網(wǎng)帳號及密碼要嚴(yán)格管理，部門及職員的上網(wǎng)密碼應(yīng)定時更換，如本部門有人員離職，應(yīng)立即更換其在職期間所掌握的所有密碼，以確保信息安全。5.7.4不得利用INTERNET及E-mail信箱從事危害國家安全,泄露國家秘密等犯罪活動。

5.7.5不得利用互聯(lián)網(wǎng)泄露公司機密，查閱、復(fù)制和傳播非法言論、淫穢黃色信息，對違反此規(guī)定的行為，公司將做嚴(yán)肅處理。

5.7.6操作時，應(yīng)遵守INTERNET國際慣例，不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認(rèn)識的企業(yè)或機構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。5.7.7不得利用INTERNET從事私人工作，辦公室電腦人員將定期對各部門電腦使用情況進行監(jiān)控、檢查。

5.8單據(jù)、合同的傳遞與督促

5.8.1單據(jù)、文件、合同的傳遞各類單據(jù)、文件、合同，經(jīng)總經(jīng)理批復(fù)后,將批復(fù)件轉(zhuǎn)交指定人員取回。

5.8.2審批時限

審批人自接收后不超過2個工作日(物業(yè)公司范圍內(nèi))，完成審批。5.8.3如審批人外出,可通過電話方式授權(quán)其他人員代簽意見，待審批人員外出歸來后補簽。

5.9關(guān)于公司內(nèi)部網(wǎng)平臺

5.9.1公司內(nèi)部網(wǎng)各部門信息由各部門/管理處信息管理員負(fù)責(zé)維護更新，整體維護由辦公室電腦管理員負(fù)責(zé)。5.9.2內(nèi)部網(wǎng)建立了正常的溝通渠道,即內(nèi)部網(wǎng)論壇.不得利用公司網(wǎng)絡(luò)進行人身攻擊,否則后果自負(fù)。

5.9.3內(nèi)部網(wǎng)各部門/管理處的信息需由各部門/管理讓經(jīng)理確認(rèn)后方可上傳發(fā)布。

5.10內(nèi)部溝通辦法5.10.1公司各項政策、制度、措施一般通過會議或文件的形式進行傳達，一般情況每二周召開經(jīng)營管理業(yè)務(wù)會，每年年初召開年度工作會議，以及召開一些臨時會議。

5.10.2每月第一個整周的周六為總經(jīng)理接待日，所反映問題由總經(jīng)理落實有關(guān)部門妥善處理。

5.10.3各部門可采取例會、座談等方式進行內(nèi)部溝通，傳達公司和部門政策，聽取各組意見。5.10.4溝通時應(yīng)耐心、禮貌傾聽員工意見，對員工的意見及困難予以重視并做好回復(fù)工作。

5.10.5減少浪費、節(jié)約成本。開源與節(jié)流，是公司在經(jīng)營管理中并行不悖的兩種手段，公司歡迎員工提出增產(chǎn)節(jié)約的方法和節(jié)約費用開支的建議。

5.10.6通過公司內(nèi)部網(wǎng)平臺實現(xiàn)信息共享與內(nèi)部溝通,總經(jīng)理ONLINE板塊實現(xiàn)了員工與領(lǐng)導(dǎo)層的直接對話.暢所欲言板塊體現(xiàn)了溝通無極限.5.10.7溝通的信息及內(nèi)容：

a)正常信息，如工作情況、方針、目標(biāo)、檢驗、檢測結(jié)果、顧客對產(chǎn)品質(zhì)量投訴、內(nèi)部審核與管理評審報告及體系運行的其他記錄；

b)不符合信息；c