工程EPC總承包項目采購管理方案

工程EPC總承包項目采購管理方案

1.1工程項目采購崗位設(shè)置、職責(zé)和任務(wù)

1.1.1崗位設(shè)置

項目采購一般設(shè)置采購經(jīng)理、綜合管理工程師、采買工

程師、催交工程師、檢驗工程師及運輸工程師、倉庫保管員

等崗位。

1.1.2崗位職責(zé)

1.1.2.1采購經(jīng)理

(1)在項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)組織、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)項目的

采購工作，對項目采購的貨物的質(zhì)量、進度及費用全面負責(zé)。

(2)組織編制采購實施計劃，管理和協(xié)調(diào)采購工作包括

采買、催交、檢驗、分包、運輸、安排制造廠商現(xiàn)場服務(wù)。

(3)負責(zé)組織采購工作的各崗位工程師貫徹公司質(zhì)量

體系文件及采購手冊，并保證其有效實施。

(4)對采購貨物的質(zhì)量記錄完整性負責(zé)。

(5)向業(yè)主提供供貨商評估報告，并負責(zé)獲得批準。

(6)審查詢價文件是否能滿足詢價的要求。

(7)對采購的全過程進行控制，例如：采購的評標，參

加重要設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備、大宗材料供貨商的開工會、催貨及

檢驗。

(8)負責(zé)評審與供貨商簽訂的訂貨合同，并處理與采購

有關(guān)的各項問題。

(9)有一定的協(xié)調(diào)、組織能力，協(xié)調(diào)好業(yè)主、采購、供

貨商的關(guān)系，并在所采購的貨物出現(xiàn)問題時具備應(yīng)急處理能

力。

(10)對不符合訂貨合同的貨物提出糾正方法和措施。

(11)向項目經(jīng)理提供裝運計劃。

(12)在執(zhí)行有關(guān)標準、規(guī)定等采購專業(yè)方面，除工程

合同特別規(guī)定外，要接受工程建設(shè)部的領(lǐng)導(dǎo)。

(13)為人公正、行為廉潔，能在采購工作中起帶頭作

用。

(14)項目結(jié)束后，向項目經(jīng)理提交項目采購總結(jié)報告。

(15)采購副經(jīng)理要協(xié)助采購經(jīng)理完成以上逐項工作。

1.1.2.2綜合管理工程師

(1)在采購經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)項目總計劃及施工計劃

編制采購實施計劃和采買、催交、檢驗、運輸?shù)软椆ぷ鞯倪M

度計劃。

(2)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析和編制采購狀態(tài)報告。

(3)根據(jù)貨物采購情況編寫采購月報表交采購經(jīng)理審

批。

(4)采購訂貨合同及文件資料管理。

(5)協(xié)助項目經(jīng)理作好費用控制，每月進行采購費用計

劃報告。

(6)如在現(xiàn)場，要參加每周的調(diào)度會，了解采購貨物的

到貨情況及安裝進度對到貨的要求。

(7)根據(jù)訂貨合同付款條件辦理付款申請手續(xù)，提出拒

付及索賠報告。

(8)工程結(jié)束后，將所保管的文件，整理好后通過采購

經(jīng)理同意，交承包工程項目部，按公司規(guī)定交檔案管理部門。

1.1.2.3采買工程師

(1)接受設(shè)計提供的請購單文件，包括：請購單、數(shù)據(jù)

表、采購說明及詢價圖紙等。

(2)編制商務(wù)詢價文件，包括：詢價函、報價須知、訂

貨合同、合同基本條款、包裝及運輸要求等。

(3)選擇合格的貨物詢價廠商名單。

(4)發(fā)出詢價，接收報價。

(5)組織商務(wù)報價評審和技術(shù)談判。

(6)組織召開廠商協(xié)調(diào)會。

(7)確定供貨廠商、簽訂訂貨合同。

(8)負責(zé)合同、信函及文件的發(fā)放、回收整理并交綜合

管理工程師存檔。

(9)協(xié)調(diào)付款及售后服務(wù)問題。

1.1.2.4催交工程師

(1)編制催交計劃，特別是對項目中的關(guān)鍵設(shè)備、重要

設(shè)備、復(fù)雜設(shè)備及特殊散裝材料的催交計。

(2)負責(zé)催交供貨商應(yīng)返回的圖紙并及時交設(shè)計部門

確認后，按時返回供貨廠商。

(3)了解并督促供貨商的生產(chǎn)進度、外協(xié)件的落實情

況。

(4)經(jīng)常了解施工安裝計劃，以此協(xié)調(diào)供貨商交貨日

期，以保證工程進度。

(5)依據(jù)供貨商采購合同執(zhí)行情況，編制貨物供貨進度

報告。

1.1.2.5檢驗工程師

(1)編制貨物檢驗計劃。

(2)組織同供貨商和/或分包商的預(yù)檢驗會議。

(3)校對和審查供貨商和/或分包商提交的檢驗報告。

(4)根據(jù)要求對供貨貨物進行中間監(jiān)造及目擊試驗。

(5)確認檢驗報告。

(6)發(fā)布糾正、整改工作結(jié)果。

(7)向項目采購經(jīng)理提交在供貨廠商參與監(jiān)檢的報告。

(8)進行貨物出廠前的檢驗，對貨物的規(guī)格、型號、涂

漆、包裝等進行全面檢查，以保證出廠的貨物符合合同要求。

(9)辦理委托第三方檢驗。

1.1.2.6運輸工程師

(1)編制貨物運輸計劃。

(2)確定國際或國內(nèi)運輸公司，辦理運輸委托手續(xù)。

(3)對于超限設(shè)備、大件設(shè)備運輸，應(yīng)開展沿途路線有

關(guān)單位的協(xié)調(diào)工作。

(4)如有必要，對運輸、裝車設(shè)備的檢查與確認。

(5)清關(guān)、運輸、保險及商檢等手續(xù)的辦理和委托。

(6)卸車后的移交工作，協(xié)助辦理貨物交接手續(xù)。

1.1.2.7倉庫保管員

(1)認真學(xué)習(xí)并嚴格執(zhí)行有關(guān)物資管理的制度，在采購

經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)和上級業(yè)務(wù)部門的監(jiān)督指導(dǎo)下，搞好本項目材料

保管工作。

(2)在綜合管理工程師的協(xié)助下運用物資管理軟件進

行帳務(wù)處理，包括驗收入庫業(yè)務(wù)、調(diào)撥出庫業(yè)務(wù)、生成料具

消耗結(jié)存月報表業(yè)務(wù)(每月20日上報)、每月與施工隊進行

出庫核對業(yè)務(wù)，以上業(yè)務(wù)生成資料按要求進行簽字、流轉(zhuǎn)和

歸檔。

(3)按材料類別做好料具保管臺賬，要求當日發(fā)生的當

日入帳。

(4)在綜合管理工程師的協(xié)助下做好進場物資設(shè)備質(zhì)

量證明編號的“三位一體”工作。

(5)做好材料設(shè)備的報驗工作。

(6)物資入庫前，保管員應(yīng)按送貨單核對實物名稱、型

號、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量，必要時輔以檢斤、檢尺、量方過磅,

確認無誤后，才能驗收入庫保管，并在驗收單倉庫聯(lián)后附上

檢斤檢尺記錄。

(7)定期進行料具消耗動態(tài)和結(jié)存情況清查，做到物資

的帳、物、卡相符。按月與項目成本員辦理材料票據(jù)交接簽

收手續(xù)，每月按時做出“材料月耗匯總表”，并與項目成本

員核對；工程完工后7天內(nèi)完成“工程材料耗用匯總一覽表”

的編制工作，并與項目成本員核對。

(8)物資保管要做到“三清”：材質(zhì)清、規(guī)格清、數(shù)量

清；“三齊”：堆放整齊、碼垛整齊、排列整齊。保持標識清

晰，明碼對號入座。物資發(fā)放要做到“四不出庫”：物資沒

驗收、去向不明、白條子、手續(xù)不全的物資不出庫。

(9)根據(jù)各種物資的保管要求做好庫房溫度、濕度控

制，做好防雨防曬工作，保持庫房清潔衛(wèi)生，使保管的物資

保持應(yīng)有的質(zhì)量性能，做好防火防盜工作。

(10)項目經(jīng)理、采購經(jīng)理經(jīng)理安排的其他工作。

1.2采購控制

1.2.1工作內(nèi)容及工作程序

1.2.1.1項目采購計劃

項目采購計劃是在項目初期，根據(jù)項目總體計劃，由項

目的采購經(jīng)理負責(zé)或組織編制的；并應(yīng)得到項目經(jīng)理的批

準；項目總體計劃應(yīng)由項目經(jīng)理處或其指定的項目計劃部門

獲得。

項目采購計劃的基本內(nèi)容至少應(yīng)包括以下內(nèi)容:

(1)項目采購的范圍；

(2)采購工作計劃及工作原則；

(3)貨款支付計劃及支付原則；

(4)項目總合同中業(yè)主對采購提出的特殊要求；

(5)項目采購組的組成及其職責(zé)；

(6)工作的準則說明，工作程序的說明；

(7)費用/進度/質(zhì)量控制的原則；

(8)采購與各有關(guān)部門的協(xié)調(diào)程序；

(9)境內(nèi)外采購的劃分；

(10)與分包商的貨物分交原則等。

1.2.1.2確定合格分供方名單

(1)合格分供方名單指供當前工程采購詢價用的合格

分供方短名單；原則上每一類貨物不少于3個合格分供方；

(2)當項目合同中對合格分供方的選擇有規(guī)定時，應(yīng)按

照合同的規(guī)定確定合格分供方名單；

(3)當項目合同中對合格分供方的選擇未規(guī)定時，應(yīng)按

照《貨物分供方選擇和評價規(guī)定》中的規(guī)定確定合格分供方

名單；

(4)確定合格分供方名單應(yīng)在項目的初期根據(jù)項目的

基礎(chǔ)設(shè)計等貨物的初步數(shù)據(jù)將主要貨物的合格分供方名單

確定完成，并提交采購經(jīng)理批準并存檔；在接到正式的請購

文件后，當發(fā)現(xiàn)原定的合格分供方不能滿足技術(shù)要求時，可

根據(jù)要求變更或增加合格分供方名單，但應(yīng)及時向采購經(jīng)理

提出“合格分供方修改報告”;

(5)原則上國內(nèi)采購的主要設(shè)備不允許選擇沒有制造

實體的分供方作為合格分供方。

1.2.1.3接受請購單

為了使項目的采購部門采買的貨物符合項目的技術(shù)要

求，項目的采購部門就需要從項目的設(shè)計部門獲得工程對所

需貨物的技術(shù)要求，即“請購單”。

請購單是由項目的設(shè)計部門負責(zé)編制，并提供給項目的

采購部門；采購部門的采買工程師負責(zé)接收請購單，并對請

購單進行審核，看其是否滿足采購詢價的要求。

請購單應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：

(1)技術(shù)說明書；

(2)數(shù)據(jù)單；

(3)圖紙(如果需要)；

(4)對報價技術(shù)文件的要求；

(5)對報價返回時間的要求(如果需要)。

1.2.1.4編制及發(fā)出詢價文件

詢價文件的編制是項目采購實質(zhì)性操作的開始，認真負

責(zé)的編制好詢價文件將為以后的采買工作打下一個好的基

礎(chǔ)。

詢價文件應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：

(1)詢價函；

(2)項目簡介；

(3)報價須知；

(4)請購單；

(5)盡可能提供的包括商務(wù)和技術(shù)的報價標準格式。

編制好的詢價文件一般以函件的方式發(fā)出，并及時與對

方取得聯(lián)系，以確認其確實完整的收到。

簡單的詢價當時間比較緊張時，可以采用傳真的方式。

1.2.1.5解釋詢價文件及變更請購單

當被詢價的合格分供方收到詢價文件后及編制報價文

件期間，可能會以書面的形式或口頭的形式提出各種問題或

請求(如推遲報價截止日期的請求)，這時采買工程師應(yīng)會同

專業(yè)設(shè)計工程師給予認真及時的書面形式的答復(fù)，并本著公

平及視其是否具有普遍性的原則，決定是否同時將此答復(fù)以

書面的形式通知給其它被詢價的合格分供方。

在詢價文件發(fā)出后及報價文件收到之前期間，當應(yīng)專業(yè)

設(shè)計工程師的要求需要對請購單進行變更時，應(yīng)及時以書面

的形式通知所有被詢價的合格分供方；當項目計劃允許時，

可適當推遲報價截止日期。

1.2.1.6接收合格分供方報價文件及其澄清

采買工程師在按時收到報價后應(yīng)對報價文件進行初審，

如文件是否清晰、完整、是否按照詢價文件要求的格式填寫,

價格計算是否準確等，并及時向報價商澄清報價文件中的問

題.

采買工程師和專業(yè)設(shè)計工程師在報價評審過程中如發(fā)

現(xiàn)問題也應(yīng)及時向報價商澄清。

采買工程師向報價商的詢問應(yīng)盡量采用書面形式，而報

價商必須以書面形式作出答復(fù)。

1.2.1.7報價評審

報價評審是采買工程師和專業(yè)設(shè)計工程師對報價商按

時提交的報價文件進行商務(wù)及技術(shù)評估，看其在商務(wù)及技術(shù)

兩方面是否滿足詢價文件的要求，并在報價商之間作出比

較，最終確定供貨商的過程。

報價評審分為技術(shù)評審、商務(wù)評審、綜合評審三個步驟。

技術(shù)評審應(yīng)由專業(yè)設(shè)計工程師來完成；采買工程師在收

到報價文件并進行必要的澄清后，即將報價文件的技術(shù)文件

部分通過項目工程師提交給專業(yè)設(shè)計工程師，專業(yè)設(shè)計工程

師進行完技術(shù)評審后，應(yīng)將技術(shù)評審的結(jié)果經(jīng)項目工程師提

交給采買工程師。

商務(wù)評審應(yīng)由采買工程師來完成。

綜合評審應(yīng)由采購經(jīng)理來完成；綜合評審是根據(jù)技術(shù)評

審和商務(wù)評審的結(jié)果進行綜合分析，寫出綜合評語，推選出

供貨商，對于商務(wù)評審及技術(shù)評審發(fā)生矛盾時應(yīng)提交項目經(jīng)

理裁決。

1.2.1.8廠商協(xié)調(diào)會及合同談判

經(jīng)過報價評審確定供貨商后，開始進行與供貨商的合同

談判及召開廠商協(xié)調(diào)會，簽訂合同并為以后的合同執(zhí)行作出

安排。

廠商協(xié)調(diào)會可分為合同前廠商協(xié)調(diào)會和合同后廠商協(xié)

調(diào)會。

合同前廠商協(xié)調(diào)會主要是全面核對詢價文件，核對并落

實報價評審過程中在商務(wù)及技術(shù)兩方面對報價文件質(zhì)詢，進

一步落實在此之前未與廠商協(xié)調(diào)過的在詢價文件基礎(chǔ)上作

出的技術(shù)變更，與會雙方應(yīng)確認完全了解對方的意圖或要

求，并形成書面?zhèn)渫洝?/p>

合同前廠商協(xié)調(diào)會可以是在報價綜合評審?fù)瓿珊笈c最

終供貨商之間雙方進行的，此時可以和合同談判安排在一起

進行；也可以是在報價綜合評審未完成前與多個報價商之間

分別進行的，目的是為更公正合理的選擇供貨商提供更客觀

的依據(jù)。

合同后廠商協(xié)調(diào)會可以是合同簽訂完后立即召開的，此

時可以和合同談判安排在一起進行，主要是對以后合同執(zhí)行

過程中的重要事項經(jīng)雙方協(xié)商作出具體安排，包括供貨商針

對合同貨物的生產(chǎn)安排，雙方對合同貨物檢驗工作的安排

等，并形成書面?zhèn)渫?；也可以是在合同?zhí)行過程中，由于

某種原因使合同的實際執(zhí)行情況與合同的規(guī)定出現(xiàn)較大的

偏差，如制造進度嚴重遲后，出現(xiàn)較大的質(zhì)量問題等，這時

就需要及時組織召開廠商協(xié)調(diào)會，雙方共同研究找到解決問

題的辦法，以使合同的執(zhí)行回到正常狀態(tài)。

廠商協(xié)調(diào)會是否需要召開及召開的時間應(yīng)根據(jù)所采購

貨物的具體情況作出安排。

合同談判的主要工作是合同雙方討論并確認合同的各

項條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，因此在合同談判前，采買

工程師應(yīng)將合同文件的初稿編制好，主要議題至少應(yīng)包括：

(1)確認合同文件包括的內(nèi)容；

(2)確認合同訂單規(guī)定的供貨范圍及數(shù)量；

(3)討論并確認合同條款中規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)；

(4)討論并確認合同貨物的單價及總價；

(5)討論并確認合同貨物的交貨時間及地點；

(6)確認合同貨物的交貨條件；

(7)確認合同貨物的運輸方式；

(8)確認合同貨款的付款方式；

(9)確認合同貨物在交貨時同時交付的文件清單；

(10)涉外合同還應(yīng)確認法律上的有效解釋文字及本合

同適用的法律；

(11)其它雙方商定的特殊事項。

合同談判一般由采買工程師組織進行；廠商協(xié)調(diào)會一般

由采買工程師或檢驗工程師負責(zé)召集；必要時請采購經(jīng)理直

至項目經(jīng)理參加。

1.2.1.9編制合同文件及簽訂合同

合同文件是買賣雙方共同認可的，規(guī)定雙方在此經(jīng)濟行

為中的權(quán)利和義務(wù)的，涉及雙方經(jīng)濟利益的，具有法律效力

的文件；因此，采買工程師在編制合同文件時，應(yīng)本著認真

負責(zé)、全面詳盡的原則。

合同文件主要應(yīng)包括以下文件(按解釋效力的優(yōu)先順

序)：

(1)訂單；

(2)請購單;

(3)合同基本條款；

(4)供貨商報價文件；

(5)廠商協(xié)調(diào)會形成的備忘錄；

(6)其它經(jīng)雙方確認的文件等。

合同的簽訂是表示雙方已認可并接受其中的權(quán)利和義

務(wù)，并使其生效具有法律效力；一般買賣雙方在合同文件上

簽字蓋章即表示合同已簽訂，但合同是否生效要根據(jù)雙方在

合同中的約定而定。

一般買賣雙方應(yīng)在所有合同文件上簽字，并在《訂單》

上加蓋公章；如果《訂單》中的“供貨一覽表”是單獨頁的,

也應(yīng)在“供貨一覽表”上加蓋公章。

對于初次接觸的供貨商，應(yīng)以恰當?shù)姆绞酱_認簽字人的

合法身份；最基本的要求是應(yīng)具有《法人代表委托書》。

1.2.1.10調(diào)整采購計劃

合同簽訂后，采購綜合管理工程師應(yīng)根據(jù)合同的實際情

況對采購的計劃安排作出適當?shù)恼{(diào)整。

1.2.1.11催交

催交工作主要是督促供貨商能按合同規(guī)定的期限提供

滿足工程設(shè)計和施工安裝的要求技術(shù)文件和貨物，所以催交

工作將貫穿于合同簽訂后直到貨物具備裝運條件的全過程。

催交工作的要點是要及時的發(fā)現(xiàn)問題，采取有效的控制

和預(yù)防措施，有效的防止進度拖延。

催交工作的基本步驟：

(1)確認供貨商是否接到合同；

(2)向供貨商索要制造進度計劃；

(3)制訂催交計劃；

(4)督促供貨商及時交付應(yīng)先期交付的技術(shù)文件資料；

(5)了解并督促供貨商按時完成制造進度計劃；

(6)當發(fā)現(xiàn)供貨商的制造進度有較大的拖延時，應(yīng)及時

的與供貨商協(xié)商，找出原因及解決辦法，必要時應(yīng)訪問供貨

商的工廠并召開廠商協(xié)調(diào)會。

1.2.1.12監(jiān)造及工廠檢驗

監(jiān)造及工廠檢驗是檢驗工程師按照監(jiān)造及工廠檢驗計

劃，定期的訪問供貨商的工廠，監(jiān)督及檢驗貨物的制造是否

符合合同的規(guī)定及制造標準的要求。

監(jiān)造及工廠檢驗的范圍：

(1)重要的設(shè)備應(yīng)有專人進行全過程監(jiān)造；

(2)比較重要的設(shè)備應(yīng)進行重點工序的監(jiān)造，其他工序

可設(shè)置停止點進行定期的檢驗；

(3)一般設(shè)備可按設(shè)置好的停止點進行定期的檢驗；或

按時參加制造商的檢驗；

監(jiān)造及工廠檢驗的基本程序：

(1)合同簽訂后立即與供貨商召開協(xié)調(diào)會，索要供貨商

的制造計劃，協(xié)商監(jiān)造及檢驗計劃；

(2)編制監(jiān)造及檢驗計劃并提供給供貨商；

(3)熟悉合同中的技術(shù)文件及相關(guān)的制造標準；

(4)當需要監(jiān)造及檢驗的貨物比較集中時，應(yīng)制定月檢

驗計劃；

(5)提前通知制造商做好檢驗的準備工作；

(6)按要求進行監(jiān)造或檢驗；

(7)必要時召開廠商協(xié)調(diào)會；

(8)寫出監(jiān)造及檢驗報告；報告中應(yīng)包括制造商整改措

施報告及廠商協(xié)調(diào)會備忘錄。

1.2.1.13運輸

貨物的運輸是指從制造商的工廠到施工現(xiàn)場這一過程

中的包裝、運輸、保險等事項。

貨物運輸是運輸工程師的職責(zé)。

運輸基本程序:

(1)編制運輸計劃；

(2)落實或?qū)徍诉\輸單位；

(3)檢查供貨商的運輸計劃和貨運文件的準備情況；

(4)檢查供貨商對貨物的包裝是否符合運輸條件的要

求；

(5)督促供貨商向現(xiàn)場及時提供接貨通知書；說明貨物

到達現(xiàn)場時的狀態(tài)及裝卸要求；

(6)大型設(shè)備比較復(fù)雜的運輸還應(yīng)考慮制定貨物運輸

追蹤程序；

(7)通知現(xiàn)場接貨的確切時間。

附1：國內(nèi)貿(mào)易通常交貨方式：

工廠交貨；

現(xiàn)場交貨；

工廠交貨代辦運輸；

發(fā)運港(站)交貨；

目的港(站)交貨。

附2：國際貿(mào)易通常交貨方式：

EXW：EXWORKS工廠交貨

FCA：貨交承運人

FAS：FREEALONGSIDESHIP船邊交貨

FOB：FREEONBOARD裝運港船上交貨

CFR：COSTANDFREIGHT成本加運費

CIF：COST,INSURANCEANDFREIGHT成本加保險費

加運費

CPT：運費付至

CIP：運費保險費付至

DAF：邊境交貨

DES：目的港船上交貨

DEQ：目的港碼頭交貨

DDU：未完稅交貨

DDP：完稅后交貨

1.2.1.14現(xiàn)場接收、檢驗及移交

現(xiàn)場接收、檢驗及移交的工作應(yīng)由采購經(jīng)理派住現(xiàn)場的

采購現(xiàn)場代表、住現(xiàn)場的倉儲工程師、業(yè)主的現(xiàn)場工程師及

供貨商的代表等共同進行。

現(xiàn)場接收、檢驗及移交工作包括：

(1)貨物到場之前的準備；

(2)運輸車輛的進場安排；

(3)貨物的裝卸；

(4)送貨清單的核對；

(5)貨物的清點；

(6)交貨文件的清點；

(7)包裝箱及貨物的外觀檢查；

(8)對貨物進行合理的儲存或暫存；

(9)向供貨商開出收貨單；

(10)填寫貨物驗收檢驗記錄；

(11)填寫不合格品控制記錄；

(12)填寫貨物入庫單。

現(xiàn)場接收、檢驗及移交的準備工作應(yīng)包括：

(1)根據(jù)訂單填寫預(yù)收貨物的收貨清單；

(2)準備預(yù)收貨物的相關(guān)數(shù)據(jù)單；

(3)準備貨物驗收檢驗記錄、不合格品控制記錄及貨物

入庫單；

(4)準備符合預(yù)收貨物裝卸條件的卸貨及搬運機具；

(5)準備符合預(yù)收貨物儲存條件的儲存或暫存場地；

(6)準備符合預(yù)收貨物條件的開箱檢驗機具及人員；

(7)現(xiàn)場的接收、檢驗及倉儲人員在接到運輸工程師的

到貨通知后，應(yīng)及時的與運輸工程師保持聯(lián)系，隨時掌握貨

物運輸?shù)倪M展情況，并做好相應(yīng)的準備工作。

1.2.1.15供貨商的現(xiàn)場服務(wù)

供貨商的現(xiàn)場服務(wù)，首先在簽訂采購合同時應(yīng)盡可能詳

盡在合同條款中給出明確的說明；包括服務(wù)范圍，服務(wù)時限,

服務(wù)費用等。

供貨商的現(xiàn)場服務(wù)的協(xié)調(diào)由采購現(xiàn)場代表負責(zé)。

采購現(xiàn)場代表應(yīng)及時了解工程進度，并根據(jù)供貨商提供

現(xiàn)場服務(wù)的難易程度，供貨商接到現(xiàn)場服務(wù)通知的反應(yīng)時間

等因素，制訂供貨商現(xiàn)場服務(wù)計劃，及時通知供貨商做好準

備工作。

采購現(xiàn)場代表應(yīng)在及時了解工程進度的基礎(chǔ)上，及時的

預(yù)見工程可能需要的服務(wù)，并準備在急需情況下的應(yīng)急措

施。

采購現(xiàn)場代表應(yīng)或通過項目的施工管理部門負責(zé)供貨

商的現(xiàn)場服務(wù)人員與施工分包商之間的協(xié)調(diào)，從工程的全局

出發(fā)，有責(zé)任幫助供貨商的現(xiàn)場服務(wù)人員解決實際困難，以

使其順利完成服務(wù)工作。

供貨商的現(xiàn)場服務(wù)完成后或階段性的完成后，應(yīng)填寫服

務(wù)記錄。

1.2.1.16供貨商的后續(xù)評價報告

供貨商的后續(xù)評價是項目的采購部門對供貨商在采購

過程中的各個環(huán)節(jié)的表現(xiàn)作出評價，包括在詢報價過程中的

表現(xiàn)；并作出綜合評價，為以后工程中供貨商的采用及評審

提供依據(jù)。

供貨商的后續(xù)評價的主要內(nèi)容至少應(yīng)包括：

(1)報價的工作質(zhì)量；

(2)合同價格；

(3)工廠的質(zhì)量管理體系；

(4)提供貨物的質(zhì)量；

(5)在質(zhì)量出現(xiàn)問題時的處理能力；

(6)交貨是否及時；

(7)合同外事物協(xié)助處理的能力；

(8)現(xiàn)場服務(wù)的能力。

1.2.1.17項目(采購)總結(jié)報告

項目采購總結(jié)報告是項目的采購部門對項目采購工作

的經(jīng)驗及教訓(xùn)的總結(jié)，在項目結(jié)束時，由各專業(yè)工程師向采

購經(jīng)理提交自己負責(zé)范圍內(nèi)的工作的總結(jié)報告，采購經(jīng)理應(yīng)

向項目經(jīng)理及工程建設(shè)部提交整個項目采購工作的全面總

結(jié)報告。

1.2.2采購文件及質(zhì)量記錄

采購文件和質(zhì)量記錄是采購跟蹤及控制的依據(jù)，因此采

購工作的每個環(huán)節(jié)均應(yīng)做好相應(yīng)的記錄或報告，并且這些文

件應(yīng)由采購綜合管理工程師或采購經(jīng)理指派專人進行管理。

這些文件應(yīng)在相應(yīng)的工作結(jié)束后，原件不作任何取舍的、原

封不動的上交。

這些文件一般包括：

(1)設(shè)計提供的請購文件；

(2)完整的詢價文件；

(3)完整的報價文件；

(4)評審記錄；

(5)合同談判記錄；

(6)完整的合同文件；

(7)請購文件變更單及合同修改議定書；

(8)廠商協(xié)調(diào)會記錄；

(9)催交記錄；

(10)檢驗記錄；

(11)不合格品控制記錄；

(12)供貨商的現(xiàn)場服務(wù)記錄。

1.3采購與設(shè)計協(xié)調(diào)

1.3.1請購單的編制提交、詢價文件的編制和發(fā)出

1.3.1.1設(shè)計專業(yè)負責(zé)人組織本專業(yè)人員根據(jù)《貨物請

購單編制規(guī)定》和項目工程計劃編制本專業(yè)的貨物請購單。

采購經(jīng)理收到請購單后，將請購單分發(fā)給采購采買工程

師，采買工程師匯總請購單并根據(jù)《采購詢價文件編制規(guī)定》

編制技術(shù)詢價文件和商務(wù)詢價文件，商務(wù)詢價文件和技術(shù)詢

價文件組成采購詢價文件，按照本項目確定的合格供貨商清

單，向合格供貨商發(fā)出詢價文件。

1.3.1.2合同有要求時請購單還應(yīng)交業(yè)主確認審批。

1.3.2合格供貨商清單的編制與確定

1.3.2.1采購專業(yè)依據(jù)公司發(fā)布的《年度合格供方名

冊》編制具體項目的合格供貨商清單，經(jīng)采購經(jīng)理審核后傳

遞給設(shè)計經(jīng)理會簽，最終由項目經(jīng)理批準。同一類型的材料

或設(shè)備一般不少于3家，向合格供貨商詢價少于3家時，報

項目經(jīng)理批準。

1.3.2.2如果選擇的合格供貨商不在《年度合格供方名

冊》中，則必須按照《貨物分供方選擇和評價規(guī)定》進行評

審。

1.3.3供貨商投標書的評審

1.3.3.1合格供貨商投標書的評審包括商務(wù)評審、技術(shù)

評審和綜合評審，評審結(jié)論分三級：優(yōu)先推薦、推薦、不推

薦。技術(shù)評審否定的合格供貨商不能參加綜合評審。

1.3.3.2商務(wù)評審人為采購組的采買工程師，技術(shù)評審

人為設(shè)計專業(yè)負責(zé)人，綜合評審人為采購經(jīng)理，重要設(shè)備和

特殊材料的綜合評審應(yīng)經(jīng)過設(shè)計經(jīng)理會簽，項目經(jīng)理批準。

1.3.3.3項目采購組收到合格供貨商發(fā)送的投標書后，

采購經(jīng)理根據(jù)開標的有關(guān)規(guī)定及時組織有關(guān)采買工程師進

行商務(wù)評審，并將技術(shù)投標文件傳遞給設(shè)計經(jīng)理。設(shè)計經(jīng)理

組織相關(guān)的設(shè)計專業(yè)負責(zé)人進行技術(shù)評審，并將經(jīng)其批準簽

字后的技術(shù)評審結(jié)果傳遞給采購經(jīng)理，采購經(jīng)理組織采購有

關(guān)人員進行綜合評審，若發(fā)現(xiàn)商務(wù)評審結(jié)果與技術(shù)評審結(jié)果

分歧較大時，采購經(jīng)理應(yīng)及時與設(shè)計經(jīng)理溝通協(xié)商，仍不能

達成一致時，請項目經(jīng)理做最終裁決。

1.3.3.4合同有要求時，綜合評審結(jié)果還應(yīng)交業(yè)主確認

審批。

1.3.3.5對業(yè)主推薦或確定的合格供貨商進行綜合評

審后，如果評審結(jié)果與業(yè)主的意愿不一致，采購經(jīng)理應(yīng)向項

目經(jīng)理報告，并與業(yè)主進一步協(xié)商解決，若業(yè)主堅持其確認

意見，則以備忘錄的形式提出。

1.3.4合格供貨商協(xié)調(diào)會

1.3.4.1與合格供貨商的協(xié)調(diào)會由采買工程師組織有

關(guān)人員召開，有關(guān)的設(shè)計專業(yè)工程師參加，采購經(jīng)理、設(shè)計

經(jīng)理和項目經(jīng)理參加重要設(shè)備的協(xié)調(diào)會。

1.3.4.2協(xié)調(diào)會上，設(shè)計專業(yè)工程師負責(zé)向合格供貨商

解釋詢價文件的技術(shù)要求。采買工程師負責(zé)向合格供貨商解

釋詢價文件的商務(wù)要求。

1.3.4.3采買工程師負責(zé)主持采購合同談判，確認并落

實合同談判過程中以及標書評審時提出的所有問題。重要或

大型成套設(shè)備的合同談判，采購經(jīng)理應(yīng)參加或主持談判。

1.3.4.4采買工程師編制協(xié)調(diào)會會議紀要，紀要應(yīng)經(jīng)雙

方授權(quán)人員簽字，并作為合同附件。

1.3.4.5采購合同由采購采買工程師編制，采購經(jīng)理最

終會簽后為有效，重要的設(shè)備合同由項目經(jīng)理會簽為有效。

1.3.5供貨商提供資料的提交與確認

1.3.5.1采購催交工程師根據(jù)采購合同要求，按時向合

格供貨商催要有關(guān)的技術(shù)資料，采購經(jīng)理按照采購訂單對其

進行檢查后傳遞給設(shè)計經(jīng)理簽收。

1.3.5.2設(shè)計經(jīng)理接到供貨商的技術(shù)資料后，應(yīng)及時組

織各設(shè)計專業(yè)工程師對合格供貨商的技術(shù)資料進行審查，審

查意見經(jīng)設(shè)計經(jīng)理簽字批準后，交采購經(jīng)理，采購經(jīng)理責(zé)成

采買工程師發(fā)送給供貨商。

1.3.5.3最終審查確認后的供貨商技術(shù)資料?，作為各設(shè)

計專業(yè)開展詳細設(shè)計的依據(jù)，也作為供貨商制造設(shè)備的正式

依據(jù)。

1.3.6進度

供貨商未按照進度提交有關(guān)的技術(shù)資料，耽誤工程進度

由采購負責(zé)。供貨商按進度提交技術(shù)資料后，設(shè)計未及時進

行審查，耽誤工程進度由設(shè)計負責(zé)。

1.3.7報價評審表

商務(wù)報價評審表、技術(shù)報價評審表和報價綜合評審表應(yīng)

執(zhí)行公司的統(tǒng)一規(guī)定。表中評審內(nèi)容不全時，可以根據(jù)具體

情況增加。

1.3.8設(shè)備制造

在設(shè)備制造過程中，設(shè)計部門有責(zé)任派員處理有關(guān)設(shè)計

問題或技術(shù)問題。

1.3.9檢驗

根據(jù)訂貨合同規(guī)定，需由買賣雙方共同參加檢驗、監(jiān)造

的環(huán)節(jié)，采購部門要派有關(guān)專業(yè)檢驗工程師參加，必要時可

請專業(yè)設(shè)計工程師參加。

1.3.10變更

設(shè)計變更應(yīng)以請購單變更的形式由設(shè)計工程師提出，包

括數(shù)量的變更及匯總。由于設(shè)計變更而引起的采購變更，均

應(yīng)按變更程序辦理。

1.3.11采購與設(shè)計接口關(guān)系

采購與設(shè)計接口關(guān)系見圖1.3.11。

采購設(shè)計

圖1.3.11采購與設(shè)計接口關(guān)系

1.4采購與供貨商協(xié)調(diào)

1.4.1正常情況下的供貨商協(xié)調(diào)

1.4.1.1訂貨合同簽訂前廠商協(xié)調(diào)會

經(jīng)過商務(wù)報價評審、技術(shù)報價評審、綜合報價評審確定

了中標供貨廠商后，由采購經(jīng)理或指派采買工程師，組織召

開廠商協(xié)調(diào)會。

（1）協(xié)調(diào)會內(nèi)容

1）由設(shè)計部門提出的有關(guān)中標供貨商的報價文件中

《偏差表》的技術(shù)問題的議題。

2）由采購部門提出的有關(guān)中標供貨商的報價文件中

《偏差表》中商務(wù)部分的議題。

3）會議上全面核對詢價文件，核對并落實報價評審，

對報價表中提出的要求，中標廠商應(yīng)確認。

4）經(jīng)過雙方協(xié)商，使中標廠商完全了解需方的意圖,

并對中標廠商提出的正確意見將在再版設(shè)計中修改，最終雙

方達成一致意見。

5)協(xié)調(diào)會結(jié)束后，采購經(jīng)理或指定人編制協(xié)調(diào)會會議

紀要，紀要應(yīng)經(jīng)雙方授權(quán)人簽字，并作為合同附件或納入合

同條款。

(2)協(xié)調(diào)會參加人員

會議應(yīng)由采購經(jīng)理組織，采買工程師、綜合管理工程師、

有關(guān)設(shè)計專業(yè)負責(zé)人及設(shè)計人員參加。供貨廠商應(yīng)派合同簽

署負責(zé)人及有關(guān)技術(shù)人員參加，業(yè)主是否參加可由其自行決

定。

1.4.1.2監(jiān)造及檢驗前供貨商協(xié)調(diào)會

為確保采購的貨物的質(zhì)量符合訂貨合同要求，需采購檢

驗工程師對供貨商進行自原材料進廠至設(shè)備制造完畢裝箱

前進行監(jiān)造、檢驗，在檢驗工程師赴供貨商檢驗前，應(yīng)召開

供貨商協(xié)調(diào)會。

(1)協(xié)調(diào)會內(nèi)容

1)由設(shè)計人員向供貨廠商解答、澄清設(shè)備材料的技術(shù)

問題。

2)審查供貨廠商的合同實施計劃方案，包括供貨廠商

的設(shè)計進度，加工制造和其他有關(guān)質(zhì)量控制程序。

3)了解供貨廠商主要原材料采購進展情況。

4)了解供貨商配套的輔機和主要外協(xié)件采購情況。

5）明確檢驗的具體內(nèi)容及檢驗時間。

6）協(xié)調(diào)會結(jié)束后，由采購經(jīng)理或指定的檢驗工程師，

編制協(xié)調(diào)會會議紀要，并經(jīng)雙方確認簽字。

（2）協(xié)調(diào)會參加人員

協(xié)調(diào)會應(yīng)由采購經(jīng)理或指派主管檢驗工程師組織采買

工程師、綜合管理工程師和有關(guān)設(shè)計專業(yè)負責(zé)人參加，供貨

商應(yīng)派質(zhì)檢人員及有關(guān)技術(shù)人員參加，業(yè)主是否參加，可由

其自行決定。

1.4.1.3監(jiān)造、檢驗過程中廠商協(xié)調(diào)會

在監(jiān)造、檢驗過程中，往往會出現(xiàn)由于重大變化引起進

度變更或合同變更，并在監(jiān)造過程中出現(xiàn)了產(chǎn)品不合格問

題，影響了合同的正常進行，所以在監(jiān)造過程中，當有問題

時應(yīng)隨時召開廠商協(xié)調(diào)會。

（1）協(xié)調(diào)會內(nèi)容

1）對于設(shè)計提供的最終圖紙、技術(shù)文件、制造廠在制

造過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法。

2）設(shè)備的制造、組裝、試驗、檢驗各關(guān)鍵工序，廠商

是否按生產(chǎn)計劃進行，在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，如何解決，

是否要進行合同變更，應(yīng)采取哪種有效的補救措施。

3）涉及到影響質(zhì)量或交貨期的任何問題，要求供貨商

采取糾正措施，并將此情況及時通知項目采購經(jīng)理。

4）由于設(shè)計的重大變更而引起交貨期變更及合同價變

更，應(yīng)及時進行合同變更或增補，并及時通知項目采購經(jīng)理。

5)會議作好紀錄，并形成會議紀要，交綜合管理工程

師存檔備查。

(2)協(xié)調(diào)會參加人員

協(xié)調(diào)會主要由檢驗工程師組織，一般在制造廠召開，制

造廠商合同管理工程師、技術(shù)人員及有關(guān)廠方負責(zé)人參加，

必要時請采購經(jīng)理參加，會議后的結(jié)論應(yīng)用紀要形式通知采

買工程師及綜合管理工程師。

(3)合同變更處理

經(jīng)過協(xié)調(diào)會雙方確認應(yīng)進行合同變更，該變更由采買工

程師負責(zé)簽訂，技術(shù)內(nèi)容變更應(yīng)由設(shè)計簽字，作為變更合同

的附件，合同中明確闡明變更內(nèi)容，雙方簽字蓋章生效。

1.4.1.4交運前廠商協(xié)調(diào)會

交運前是指貨物制造完畢，經(jīng)檢驗合格后，即將運往施

工現(xiàn)場階段，為了保證包裝、運輸能順利進行，必須召開廠

商協(xié)調(diào)會。

(1)協(xié)調(diào)會內(nèi)容

1)了解廠商運輸計劃編制情況，包括運輸前的準備工

作、運輸時間、運輸方式、人員安排等。

2)重點要提出大型設(shè)備、關(guān)鍵設(shè)備、大批散裝材料的

運輸安排、超限設(shè)備路運措施。

3)裝箱發(fā)運前檢查、落實運輸單位情況。

4)檢查供貨商運輸計劃和貨運文件的準備情況。

5)了解辦理海關(guān)、保險等業(yè)務(wù)情況。

6)協(xié)調(diào)會結(jié)束后，由檢驗工程師或運輸工程師編制會

議紀要，經(jīng)雙方簽字后，交綜合管理工程師存檔備查。

(2)協(xié)調(diào)會議參加人員

該協(xié)調(diào)會應(yīng)由檢驗工程師或運輸工程師組織，供貨商的

項目負責(zé)人及運輸部門負責(zé)人參加。

1.4.1.5現(xiàn)場服務(wù)階段廠商協(xié)調(diào)會

為了保證工程進度及工程質(zhì)量，在現(xiàn)場安裝、試車及合

同規(guī)定需供貨商現(xiàn)場安裝服務(wù)時，在安裝、試車或質(zhì)保期內(nèi)，

供貨商所供的貨物出現(xiàn)故障，均需要及時解決，必須召開廠

商協(xié)調(diào)會。

(1)協(xié)調(diào)會內(nèi)容

1)對于開箱檢驗出現(xiàn)的質(zhì)量問題，除在檢驗記錄中詳

細記載外，要求供貨廠商給予及時解決，涉及索賠問題，經(jīng)

出具證明后在協(xié)調(diào)會上雙方確認。

2)在安裝試車過程中，出現(xiàn)與制造質(zhì)量有關(guān)的問題，

應(yīng)及時通知制造廠或召開會議，找出問題原因，采取措施，

及時處理。

3)根據(jù)合同條款需供貨廠商進行現(xiàn)場安裝時，在安裝

前應(yīng)召開廠商協(xié)調(diào)會，明確服務(wù)內(nèi)容及時間，并要求對安裝

質(zhì)量負責(zé)。

4)協(xié)調(diào)會內(nèi)容及結(jié)論均應(yīng)有記錄，會后由現(xiàn)場施工經(jīng)

理或采購經(jīng)理，根據(jù)記錄編制會議紀要，一式兩份，一份交

現(xiàn)場項目部存檔，一份交采購綜合管理工程師存檔備查。

(2)會議參加人員

現(xiàn)場服務(wù)階段的廠商協(xié)調(diào)會，一般情況在施工現(xiàn)場召

開，由項目組質(zhì)量管理工程師組織，采購經(jīng)理、采購檢驗工

程師、供貨商質(zhì)檢工程師、售后服務(wù)人員參加，業(yè)主是否參

加由其自行決定。

1.4.2不正常情況下的供貨商協(xié)調(diào)

當出現(xiàn)制造過程或現(xiàn)場試車過程中出現(xiàn)了質(zhì)量事故，且

影響了工程的進度，必須及時召開供貨商協(xié)調(diào)會。

1.4.2.1協(xié)調(diào)會內(nèi)容

(1)采購現(xiàn)場工程師代表，應(yīng)負責(zé)將質(zhì)量不合格產(chǎn)品進

行標識、記錄、評價、隔離和處置，并以書面形式向有關(guān)部

門報告。

(2)要求供貨商填寫“不合格品單”并對不合格品做出

標記。

(3)雙方共同分析出現(xiàn)質(zhì)量事故的原因，并記錄調(diào)查研

究結(jié)果。

(4)研究對不合格品的處理意見，并由檢驗工程師填寫

不合格處理報告，經(jīng)雙方簽字交采購經(jīng)理、質(zhì)量管理工程師,

并通過他們上報項目經(jīng)理。

(5)對于從國外采購的貨物，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)由商檢

部門出具證明，作為對外談判、索賠的依據(jù)。

1.4.2.2協(xié)調(diào)會參加人員

會議應(yīng)由采購經(jīng)理、采購現(xiàn)場工程師代表、質(zhì)量管理工

程師組織，采購檢驗工程師、倉儲管理工程師、綜合管理工

程師、供貨商質(zhì)檢工程師、采買工程師參加，對于重大的質(zhì)

量事故應(yīng)由項目經(jīng)理組織，業(yè)主是否參加，由其自行決定。

1.5不合格品控制

1.5.1職責(zé)分工

(1)采購經(jīng)理負責(zé)組織對不合格品的處置和協(xié)調(diào)工作。

采買工程師執(zhí)行最終處置決定。采購經(jīng)理在收到不合格品報

告后，應(yīng)盡快招集采買工程師和檢驗工程師(或請技術(shù)專家)

共同分析并提出初步處置意見。

(2)采買工程師負責(zé)將公司項目部采購組提出的對不

合格品的初步處置意見通知供貨商，并與供貨商商定出雙方

共同接受同時符合工程要求的最佳處置方案。

(3)公司項目部采購組負責(zé)對不合格品處理的協(xié)調(diào)工

作。需要時，供貨商在不合格品修復(fù)前應(yīng)提交修復(fù)方案，

經(jīng)公司項目部采購組同意后實施修復(fù)工作。

(4)檢驗工程師負責(zé)不合格品實施修復(fù)后的檢驗工作。

檢驗中作好記錄，為采購經(jīng)理做出最終處置決定提供依據(jù)。

(5)對于不合格品采用讓步接收、降級使用和換貨或退

貨處理，涉及到一些重要的貨物時，采購經(jīng)理須向項目經(jīng)理

報告，并獲得項目經(jīng)理同意。

(6)對于不合格品采用讓步接收、降級使用和換貨或退

貨處理時，采買工程師應(yīng)根據(jù)損失程度向供貨商提出索賠要

求。

1.5.2工作程序

1.5.2.1不合格品的鑒別

(1)在開箱檢驗中發(fā)現(xiàn)貨物在型號、規(guī)格、材質(zhì)、尺寸、

制造質(zhì)量、表觀質(zhì)量、主輔機(件)間的符合性等各方面，存

在與合同技術(shù)要求和相關(guān)標準規(guī)范不符合時，應(yīng)視為不合格

品。

(2)對于公司項目組采購部委托的第三方檢驗機構(gòu)確

認為不合格的貨物，應(yīng)視為不合格品。

1.5.2.2不合格品的處置

(1)對于不合格品的不合格項應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)

準確、完整。

(2)對于存在輕微缺陷的不合格品。經(jīng)相關(guān)人員復(fù)核

后，確認此缺陷既不影響工藝性能又不影響安全生產(chǎn)和使用

壽命。此類貨物可不修理(或經(jīng)過修理、復(fù)檢后)作為讓步接

收(修理次數(shù)應(yīng)符合相關(guān)標準規(guī)范的要求)。

(3)對于經(jīng)過修理后達到合同技術(shù)文件要求的全部指

標的不合格品?？稍谛蘩怼?fù)檢達標后按合格品接收(修理

次數(shù)應(yīng)符合相關(guān)標準規(guī)范的要求)。

(4)對于經(jīng)過修理不能達到原設(shè)計指標，在降級后用于

同一工程其它部位時并不影響系統(tǒng)生產(chǎn)、系統(tǒng)安全和系統(tǒng)使

用壽命的不合格品?？稍谛蘩?、復(fù)檢合格后作為讓步接收，

降級使用(修理次數(shù)應(yīng)符合相關(guān)標準規(guī)范的要求)。但是，作

出讓步接收、降級使用的事前必須獲得設(shè)計經(jīng)理和顧客代表

的文字確認。

(5)對于存在影響工藝性能、安全生產(chǎn)和使用壽命的缺

陷，且該缺陷已不允許修理或修理后仍不能達到合同技術(shù)文

件要求的不合格品，應(yīng)做出判廢結(jié)論，并對該貨物作換貨或

退貨處理。

1.6清關(guān)結(jié)算

1.1.1職責(zé)分工

1.1.1.1采購經(jīng)理

采購經(jīng)理負責(zé)進口貨物清關(guān)結(jié)算工作的協(xié)調(diào)和控制。

1.1.1.2清關(guān)運輸工程師

清關(guān)運輸工程師全面負責(zé)進口貨物的清關(guān)結(jié)算工作。

1.1.2工作程序

工作程序可參見圖1.1.20

1.1.2.1海關(guān)備案

清關(guān)運輸工程師應(yīng)從業(yè)主處獲取以下文件交海關(guān)備案：

(1)企業(yè)批準證書

(2)外經(jīng)貿(mào)委的項目批文(3000萬美圓以上)

地方外經(jīng)貿(mào)局的項目批文(3000萬美圓以下)

(3)引進貨物征免稅貨物清單

(4)企業(yè)稅務(wù)登記證書

(5)企業(yè)章程

(6)企業(yè)法人編碼證書

圖1.1.2清關(guān)程序

1.1.2.2異地清關(guān)

有些貨物需要在非企業(yè)注冊海關(guān)口岸進口或在外地保

稅區(qū)加工時，需要在異地清關(guān)。辦理異地清關(guān)所需文件如下:

(1)企業(yè)稅務(wù)登記證書

(2)企業(yè)批準證書

(3)企業(yè)法人編碼證書

海關(guān)依據(jù)上述文件，由企業(yè)填寫異地備案申請表，并提

供企業(yè)自理報關(guān)注冊登記證書及報關(guān)專用章拷貝件，海關(guān)通

過聯(lián)網(wǎng)電腦核對底帳無誤后方可出具異地備案關(guān)封，持此關(guān)

封可到外地海關(guān)辦理異地備案手續(xù)。

1.1.2.3辦理免稅證明

由于辦理免稅證明需在每批貨物到貨前，持貨物發(fā)票及

裝箱單辦理，故要求國外生產(chǎn)廠家提前將發(fā)票和裝箱單傳真

買方，并確認到貨港口。

1.1.2.4辦理免稅證明關(guān)封

憑貨物發(fā)票及裝箱單填寫進出口貨物征免稅申請表到

海關(guān)征統(tǒng)科辦理免稅證明關(guān)封。海關(guān)要與備案的貨物清單仔

細核對，并查出與之對應(yīng)的商品編碼，有時需要多次修改，

有時還要向海關(guān)提供貨物說明、圖紙及貨物合同等。當免稅

申請在當?shù)睾ｊP(guān)通過后，并報上級海關(guān)審批，才可出具免稅

關(guān)封。

1.1.2.5獲取正本提貨文件

在貨物發(fā)出后，如果是海運，供貨商和/或運輸商應(yīng)在5

日內(nèi)將正本提貨文件通過特快專遞寄送收貨人，正本提貨文

件主要包括：提貨單、發(fā)票、裝箱單、原產(chǎn)地證書、合格證

書、保險單，如果是空運，供貨商和/或運輸商應(yīng)在發(fā)貨當

天先將上述文件傳真給收貨人，再將正本文件通過特快專遞

寄送收貨人。不能免稅的貨物，需辦理征稅證明，交納稅金

后方能提貨。

1.1.2.6填寫報關(guān)單

報關(guān)單應(yīng)采用海關(guān)無碳復(fù)寫專用報關(guān)單填寫，需逐項填

寫二份并加蓋企業(yè)報關(guān)章和企業(yè)條碼章。

1.1.2.7辦理轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)

如企業(yè)所在地海關(guān)不是口岸海關(guān)而又需要在當?shù)睾ｊP(guān)

清關(guān)時，則需要辦理轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)，以第L1.2.5項文件的復(fù)印

件在當?shù)睾ｊP(guān)辦理轉(zhuǎn)關(guān)聯(lián)系函關(guān)封，持此關(guān)封到口岸海關(guān)辦

理轉(zhuǎn)關(guān)手續(xù)，貨物運輸需海關(guān)監(jiān)管。

1.1.2.8進口貨物財產(chǎn)鑒定

對于外資企業(yè)的進口貨物，要求做財產(chǎn)鑒定，所需文件

如下：

(1)報關(guān)單

(2)提單(復(fù)印件)

(3)發(fā)票(復(fù)印件)

（4）裝箱單（復(fù)印件）

（5）合同（復(fù)印件）

（6）外經(jīng)貿(mào)委（局）批文（復(fù)印件）

（7）免稅證明（復(fù)印件）

填寫進口貨物財產(chǎn)鑒定申請表，到企業(yè)所在地商檢局辦

理財產(chǎn)鑒定手續(xù)，交納2.5%的手續(xù)費。商檢局出具進出口商

品財產(chǎn)鑒定報驗單，并在報關(guān)單上蓋章，作為清關(guān)文件。

1.1.2.9委托代理報關(guān)行

委托具有一定實力的報關(guān)行做好清關(guān)準備，向報關(guān)行提

供所需報關(guān)文件正本，并填寫代理報關(guān)委托書，協(xié)助報關(guān)行

辦理清關(guān)。

1.1.2.10簽訂內(nèi)陸運輸合同，辦理或委托辦理運輸保

險

1.1.2.11辦理進口貨物商檢

進口貨物需在項目合同簽訂后即在當?shù)厣虣z部門備案，

貨物到貨后通知商檢部門進行商品檢驗。由商檢部門出具商

品檢驗證和財產(chǎn)鑒定報驗單。

1.1.2.12結(jié)匯核銷及索賠

收到海關(guān)結(jié)匯核銷聯(lián)后交財務(wù)部門付匯。如貨物出現(xiàn)丟

失及損壞等情況，應(yīng)由商檢局出具證明，及時向保險公司和

供貨商提出索賠。

1.7采購計劃編制

1.7.1項目概況

項目概況應(yīng)主要包括下列內(nèi)容：

(1)項目名稱：

(2)業(yè)主名稱：

(3)項目性質(zhì)：

(4)生產(chǎn)規(guī)模：

(5)工廠地址：

(6)項目簡介和生產(chǎn)工藝特點：

1.7.2采購崗位設(shè)置和崗位職責(zé)

1.7.2.1采購崗位設(shè)置

采購崗位一般設(shè)置采購經(jīng)理、綜合管理工程師、采買工

程師、催交工程師、檢驗工程師、運輸工程師、保管員。采

購人員的配備可根據(jù)項目的具體情況進行增減或兼職使用。

采購各崗位應(yīng)明確到人。

1.7.2.2采購崗位職責(zé)

根據(jù)項目情況，明確各崗位的職責(zé)，做到責(zé)任到人。各

崗位的詳細職責(zé)請參見“項目采購崗位設(shè)置、職責(zé)和任務(wù)”。

1.7.3采購范圍

采購計劃中應(yīng)根據(jù)與業(yè)主簽訂的主合同和與施工單位

簽訂的分包合同的要求，明確哪些貨物由八安采購，哪些貨

物由業(yè)主提供以及哪些貨物由施工單位或第三方提供，同時

還應(yīng)明確哪些貨物需進口，哪些貨物可國內(nèi)采購。對于由業(yè)

主、施工單位或第三方提供的貨物，應(yīng)明確質(zhì)量責(zé)任和控制

原則。

1.7.4采購原則

采購計劃中應(yīng)根據(jù)項目的具體情況，給出項目貨物采購

的基本原則。

1.7.5采購進度計劃

采購進度計劃應(yīng)根據(jù)項目總體進度計劃來制定，計劃中

應(yīng)給出每類貨物的請購單接收時間、詢價發(fā)出時間、技術(shù)及

商務(wù)談判和評審時間、合同簽定時間及到貨時間等，所做計

劃必須滿足項目總體進度計劃的要求。

1.7.6采購質(zhì)量計劃

采購質(zhì)量計劃應(yīng)包括下列主要內(nèi)容：

(1)推薦的供貨廠商清單及供貨廠商的評審

采購經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項目貨物的種類推薦供貨廠商名單,每

類貨物至少應(yīng)推薦兩家廠商以上(業(yè)主指定的廠商或特殊情

況者除外)。推薦廠商名單原則上應(yīng)從八安合格分供方名單

中選取，不在八安合格分供方名單之內(nèi)的廠商，應(yīng)按八安“合

格分供方評審規(guī)定”進行評審，評審合格后方能列入推薦供

貨廠商名單。推薦的廠商名單需提交項目經(jīng)理和業(yè)主審核，

批準后方能實施。

(2)與采購有關(guān)并要執(zhí)行的主合同條款。

(3)根據(jù)項目特點明確主要控制的貨物。

(4)明確采購文件的編制與審批權(quán)限。

(5)明確采購訂單的審批權(quán)限。

(6)供貨商確定原則。

(7)采購訂單的特殊說明。

(8)檢驗要求

制定檢驗計劃，明確重要貨物及一般貨物的檢驗要求。

(9)催交要求

制定催交計劃，明確需重點催交的廠商資料和貨物。

(10)包裝、運輸及清關(guān)要求

根據(jù)項目特點，制定包裝、運輸及清關(guān)方案。

1.7.7采購文件管理

采購文件管理應(yīng)根據(jù)項目合同和項目文件管理的要求

而制定，一般應(yīng)包括如下內(nèi)容：

(1)采購文件的發(fā)放及保管。

(2)訂單的變更及往來函件的保管。

(3)支付憑證、單據(jù)的傳遞及保存。

(4)供貨廠商提供的有關(guān)文件的發(fā)放及保管。

(5)質(zhì)量記錄的保管。

1.8貨物分供方選擇和評價

1.8.1評價分供方的原則

(1)分供方應(yīng)是具有法人資格的經(jīng)濟實體。

(2)分供方應(yīng)具有相應(yīng)產(chǎn)品的法定生產(chǎn)許可證(和進口

/或出口許可證)。

(3)分供方應(yīng)具有健全的運行良好的質(zhì)量保證體系。

(4)分供方具有的裝備能力應(yīng)能為其生產(chǎn)合格產(chǎn)品提

供保證。

(5)分供方具有的技術(shù)能力應(yīng)能為其生產(chǎn)合格產(chǎn)品提

供保證。

(6)分供方的產(chǎn)品應(yīng)有已被使用和運轉(zhuǎn)良好的業(yè)績。

(7)分供方的經(jīng)濟能力應(yīng)能夠承擔合同風(fēng)險。

(8)分供方應(yīng)為用戶提供良好的售后服務(wù)。

1.8.2選擇、評價公司采購分供方

1.8.2.1公司采購分供方的提出

(1)公司采購分供方主要來源于公司總承包項目中合

格的供貨商和市場中具備本規(guī)定第L8.1款所述資格的知

名廠商。

(2)公司采購部門和設(shè)計部門負責(zé)推薦公司采購分供

方。

1.8.2.2公司采購分供方的評價

(1)由公司采購部門組織專業(yè)人員，按“分供方調(diào)查及

評價表”的內(nèi)容要求，對采購分供方進行調(diào)查(需要時應(yīng)進

行現(xiàn)場考察)。

(2)將調(diào)查結(jié)果對照本規(guī)定第1.8.1條原則，做出單項

符合或不符合的評價意見。

(3)評價結(jié)果按承擔風(fēng)險的能力將分供方分為三類(其

中財務(wù)狀況、經(jīng)營狀況、質(zhì)量體系、應(yīng)用標準能力是主要分

類依據(jù))：

A類：大型企業(yè)、財務(wù)狀況和經(jīng)營狀況良好、取得

IS0/9000體系認證、取得應(yīng)用國家標準和國際標準生產(chǎn)產(chǎn)品

的資質(zhì)。

B類：中型企業(yè)、財務(wù)狀況和經(jīng)營狀況正常、取得

ISO/9000體系認證(或未取得IS0/9000體系認證，但是有健

全的質(zhì)量體系)、有應(yīng)用國家標準和國際標準生產(chǎn)產(chǎn)品的資

質(zhì)。

c類：中小型企業(yè)、財務(wù)狀況和經(jīng)營狀況正常、有健全

的質(zhì)量體系、有應(yīng)用國家標準生產(chǎn)產(chǎn)品的資質(zhì)。

1.8.2.3評價公司采購分供方的職責(zé)分工

(1)評價工作由公司技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一協(xié)調(diào)，公司采購部

門組織實施。

(2)各專業(yè)采購工程師實施評價工作，采購部門主任審

核，公司技術(shù)質(zhì)量部批準并發(fā)布公司采購分供方長名單。

1.8.2.4公司采購分供方長名單的動態(tài)管理

(1)列入公司采購分供方長名單的分供方的有效資料，

如：經(jīng)營執(zhí)照、法定許可證、質(zhì)量認證、產(chǎn)品樣本、產(chǎn)品業(yè)

績、使用產(chǎn)品廠商的返饋意見(如有)等，是公司采購分供方

長名單的檔案資料。

(2)“供貨商的后續(xù)評價報告”是公司采購分供方長名

單中，采購分供方的變更和補充的依據(jù)。

(3)對于公司中型以上項目中首次選用的公司采購分

供方長名單以外的供貨商，項目中做出“供貨商的后續(xù)評價

報告”結(jié)果是良好時，經(jīng)采購部門主任復(fù)審、技術(shù)質(zhì)量部批

準后，該供貨商可進入公司采購分供方長名單。

(4)對于公司采購分供方長名單中的采購分供方，項目

中做出“供貨商的后續(xù)評價報告”的結(jié)果為差時，該采購分

供方應(yīng)被清離公司采購分供方長名單。

(5)公司采購分供方長名單的日常管理工作，由采購部

門負責(zé)。采購部門資料員負責(zé)資料的管理和調(diào)整。

1.8.3選擇項目采購分供方

1.8.3.1項目采購分供方的提出

(1)項目采購分供方應(yīng)由項目組專業(yè)采購工程師從公

司采購分供方長名單中選擇。當長名單內(nèi)容不能滿足項目需

求時，項目采購經(jīng)理可在長名單之外選擇分供方，但應(yīng)按本

規(guī)定第1.8.3.2項的第(2)條要求操作。

(2)對業(yè)主推薦的分供方項目組應(yīng)接收。但應(yīng)按本規(guī)定

第1.8.3.2項的第⑶條要求操作。

1.8.3.2項目采購分供方的評價

(1)對公司采購分供方長名單中選擇的分供方，當其有

近兩年“供貨商的后續(xù)評價報告”時項目中可不作評價。但

是，在詢價階段項目采購經(jīng)理應(yīng)組織專業(yè)采購工程師通過詢

價文件對所選分供方的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況和近一年產(chǎn)品業(yè)

績進行復(fù)查。當其沒有近兩年“供貨商的后續(xù)評價報告”時,

項目采購經(jīng)理應(yīng)組織專業(yè)采購工程師按“分供方調(diào)查及評價

表”的內(nèi)容要求對其進行評價。新“分供方調(diào)查及評價表”

交公司采購部門替換舊表。

(2)當項目組在公司采購分供方長名單之外選擇采購

分供方時，項目采購經(jīng)理應(yīng)組織對所選分供方按本規(guī)定第

1.8.1項和1.8.2.2項的內(nèi)容進行評價。同時，項目采購經(jīng)

理應(yīng)申明原因，經(jīng)項目經(jīng)理和主管該項目的公司經(jīng)理批準

后，報公司技術(shù)質(zhì)量部和公司采購部門備案，具體操作執(zhí)行

“項目補選分供方備查表”的要求。

(3)對業(yè)主推薦的分供方，項目采購經(jīng)理應(yīng)組織對其按

本規(guī)定第1.8.1條和1.8.2.2款的內(nèi)容進行評價。經(jīng)評價認

定其能力與合同產(chǎn)品要求不符時，由項目經(jīng)理與業(yè)主協(xié)商調(diào)

整其推薦的分供方。當業(yè)主堅持其推薦意見時，項目組應(yīng)尊

重業(yè)主意見，但須提出書面意見(備忘錄)。

(4)上述(1)、(2)、(3)條的各項評價工作由項目組專

業(yè)采購工程師實施，項目采購經(jīng)理審核。

1.8.3.3項目采購分供方名單的批準

(1)項目采購經(jīng)理匯集的項目采購分供方名單由項目

經(jīng)理批準生效。

(2)當業(yè)主有要求時，項目經(jīng)理(或項目采購經(jīng)理)應(yīng)

對項目采購分供方名單的組成與業(yè)主進行協(xié)商。雙方達成一

致后共同簽字批準。

(3)項目采購經(jīng)理發(fā)布已獲得批準的項目采購分供方

短名單。

(4)項目采購分供方的最終確定，執(zhí)行公司的相關(guān)規(guī)

定。

L8.4項目采購分供方的后續(xù)評價

(1)項目采購組應(yīng)分階段按“供貨商的后續(xù)評價報告”

的內(nèi)容要求，對供貨商執(zhí)行合同的情況進行評價。

(2)項目采購工程師執(zhí)行評價工作，項目采購經(jīng)理審

核，項目經(jīng)理批準。

(3)項目結(jié)束后，采購經(jīng)理應(yīng)將“供貨商的后續(xù)評價報

告”及時交公司采購部門。

(4)采購部門資料員負責(zé)整理和保存“供貨商的后續(xù)評

價報告”。

1.8.5項目設(shè)備、材料運輸承運商的評價

項目設(shè)備、材料運輸承運商的評價工作，可參照上述適

用內(nèi)容進行操作。。

1.9采購詢價文件編制

1.9.1詢價基本文件

1.9.1.1詢價函

詢價函即是向報價商發(fā)出的參與指定項目、指定貨物報

價的邀請。

此文件為規(guī)定使用的固定格式文件，空白處由使用者填

寫。文件格式見《采購詢價文件范本》。

1.9.1.2詢價文件目錄

詢價文件目錄是提供給報價商的所有文件的文件清單。

此文件為規(guī)定使用的固定格式文件，文件內(nèi)容由使用者

填寫。文件格式見《采購詢價文件范本》。

1.9.1.3報價須知

報價須知為報價商規(guī)定了報價中應(yīng)注意的基本事項。

此文件為參考格式文件，使用時可根據(jù)項目具體情況及

業(yè)主的要求進行合理的增刪，文件格式見《采購詢價文件范

本》。

1.9.1.4項目簡介

項目簡介為報價商提供工程項目的基本情況，為報價商

選擇合理的報價策略提供參考。此文件提供的信息范圍應(yīng)注

意不可違反與業(yè)主簽訂的保密協(xié)議。

此文件為參考格式文件，使用時根據(jù)項目具體情況編

寫。文件格式見《采購詢價文件范本》。

1.9.1.5請購單

請購單是詢價的基礎(chǔ)，應(yīng)遵循設(shè)計部門的規(guī)定由專業(yè)設(shè)

計工程師編寫。

請購單一般應(yīng)包括：技術(shù)說明書，數(shù)據(jù)單，圖紙等。

典型的請購單的樣式見《采購詢價文件范本》。

1.9.1.6特殊的報價要點說明

特殊的報價要點說明將提醒報價商針對指定的貨物，在

技術(shù)及商務(wù)方面我們將關(guān)注的關(guān)鍵問題。此文件應(yīng)根據(jù)具體

貨物，由采買工程師與專業(yè)設(shè)計工程師視需要共同編制。參

考文件見《采購詢價文件范本》。

1.9.1.7商務(wù)報價單

商務(wù)報價單是要求報價商必須嚴格按格式填寫且必須

包括在報價文件中的文件。

此文件為規(guī)定使用的固定格式文件，文件格式見《采購

詢價文件范本》。

1.9.1.8分供方調(diào)查及評價表

由于某種原因準備向其詢價的廠商不是本公司合格分

供方長名單中的廠商，則在向其發(fā)出詢價的同時應(yīng)發(fā)出本

“分供方調(diào)查及評價表”，并應(yīng)要求將其隨報價返回。應(yīng)要

求報價廠商提供相應(yīng)的資質(zhì)文件?！胺止┓秸{(diào)查及評價表”

及資質(zhì)文件。

清單見《采購詢價文件范本》和《報價須知》。

1.9.1.9偏差表

任何廠商的任何報價貨物都有可能與請購單的要求有

偏差，或報價的商務(wù)條件與詢價文件的商務(wù)條件有可能不

同，因此所有的詢價均應(yīng)包括“偏差表”，除非所詢價的貨

物簡單到可以肯定在技術(shù)及商務(wù)上不可能出現(xiàn)偏差。

此文件為規(guī)定使用的固定格式文件，文件格式見《采購

詢價文件范本》之《報價須知》。

1.9.1.10合同基本條款

合同基本條款提供給報價商的目的是告知報價商，將來

一旦合同簽訂，此合同基本條款既為合同的重要組成部分，

它規(guī)定了雙方應(yīng)履行的基本義務(wù)和享有的基本權(quán)利。

此文件為規(guī)定使用的固定格式文件，文件格式見《采購

詢價文件范本》。

1.9.1.11檢驗要求

對于檢驗項目比較復(fù)雜或超出常規(guī)的貨物，詢價文件中

應(yīng)包括“檢驗要求”。

此文件應(yīng)根據(jù)具體項目及設(shè)備的情況編制；參考格式見

《采購詢價文件范本》。

1.9.1.12涂漆說明

對于涂漆要求比較復(fù)雜或超出常規(guī)的貨物，詢價文件中

應(yīng)包括“涂漆說明二

此文件應(yīng)根據(jù)具體項目及設(shè)備的情況編制；參考格式見

《采購詢價文件范本》。

1.9.1.13包裝、運輸要求

對于包裝、運輸要求比較復(fù)雜或超出常規(guī)的貨物，詢價

文件中應(yīng)包括“包裝、運輸要求”。

此文件應(yīng)根據(jù)具體項目及設(shè)備的情況編制；參考格式見

《采購詢價文件范本》。

1.9.1.14詢價接收回執(zhí)

詢價接收回執(zhí)是確認報價商是否完整無缺的收到詢價

文件并決定參與報價。

此文件為規(guī)定使用的固定格式文件，文件內(nèi)容由使用者

填寫。

1.9.2詢價的文件組成

1.9.2.1詢價的文件應(yīng)根據(jù)貨物的價值及其技術(shù)復(fù)雜

程度確定1.9.1款所列文件的加入范圍。

1.9.2.2最簡單的詢價文件原則上不應(yīng)少于下列文件

組成：

(1)詢價函

(2)詢價文件目錄

(3)請購單

(4)商務(wù)報價單

(5)詢價接收回執(zhí)

1.9.2.3標準的詢價文件原則上不應(yīng)少于下列文件組

成：

(1)詢價函

(2)項目簡介

(3)詢價文件目錄

(4)報價須知

(5)偏差表

(6)請購單

(7)商務(wù)報價單

(8)詢價接收回執(zhí)

1.9.2.4當詢價廠商不是本公司合格分供方時，詢價文

件中必須包括“分供方調(diào)查及評價表”并在“報價須知”明

確報價商應(yīng)提供的有關(guān)資質(zhì)文件。

1.9.2.5大額訂單或技術(shù)復(fù)雜設(shè)備，應(yīng)根據(jù)具體情況在

詢價文件中加入下列全部或部分文件：

(1)合同基本條款

(2)檢驗要求

(3)涂漆說明

(4)包裝、運輸要求

1.9.3記錄和表格

(1)詢價函

(2)詢價文件目錄

(3)報價須知

(4)偏差表

(5)工作進度表

(6)報價貨物的詳細一覽表

(7)合格分供方調(diào)查表

(8)報價商的分供方一覽表

(9)項目簡介

(10)報價要點說明

(11)商務(wù)報價單

(12)合同基本條款

(13)涂漆說明

(14)包裝、運輸要求

(15)詢價接收回執(zhí)

1.10采購詢價文件范本

1.10.1詢價函

詢價函

編碼

詢價貨

物

發(fā)出日

項目

期

________________________公司：

本公司正在進行的項目

(EPC/EPCM),根據(jù)項目要求需要采購特邀請貴方參與報價,

并希望得到貴方的真誠合作。

本詢價包括《詢價函》及《詢價目錄》中所列出的其它詢

價文件。

在收到本詢價函后，請首先詳細閱讀《詢價目錄》、《報價

須知》、《特殊的報價要點說明》；并核對所收到的詢價文件

是否齊全，及時將《詢價回執(zhí)》以傳真的方式傳回本公司。

報價截止日期(以郵戳日期為準)：

報價書份數(shù)：

希望的交貨期：

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