新時期加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理探討

摘要：隨著社會經濟的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位的發(fā)展也迎來了眾多的機遇和挑戰(zhàn)。伴隨著信息技術的持續(xù)發(fā)展，亟需建立一種針對機關事業(yè)單位的先進的人事管理系統(tǒng)。人事檔案管理作為事業(yè)單位人事管理的重要組成部分，是引進人才、檢驗人才、任命人才的重要基礎。建立健全人事管理機制，提高人事檔案管理效率，積極開展人事檔案信息管理，能夠有效推動人事管理，加強人才的甄選、匹配和使用，促進事業(yè)單位的改革、創(chuàng)新和發(fā)展。本文就新時期加強事業(yè)單位人事檔案信息化管理展開探討。關鍵詞：新時期；機關事業(yè)單位；人事檔案管理；信息化人事檔案是個人代表性信息的體現(xiàn)，包含個人學歷證明、身份、工作履歷、工資晉升、個人獎懲等重要信息，在人事管理制度中占據(jù)核心位置，是單位招聘員工、員工考察晉升和選拔人才時參考的依據(jù)。因此，各機關事業(yè)單位對人事檔案越來越重視，對人事檔案的創(chuàng)建和應用越來越依賴，事業(yè)單位實施人事檔案信息化管理勢在必行。一、事業(yè)單位人事檔案管理內涵事業(yè)單位是指為了社會公益目的，由國家機關舉辦或者其他組織利用國有資產舉辦的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務組織。例如我國的公立學校、公立醫(yī)院、科研研究所等都屬于事業(yè)單位的范疇，都在我國市場經濟中占有一定的地位。人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密聯(lián)系。記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，事業(yè)單位中的人事檔案尤為重要。事業(yè)單位人事檔案包括工作履歷材料、組織關系材料、考核材料、考察材料、工資晉升材料、獎懲材料等。事業(yè)單位人事檔案管理的基本內容是依據(jù)材料歸檔制度、檢查核對制度、轉遞制度、保衛(wèi)保密制度、統(tǒng)計制度等對檔案進行管理。事業(yè)單位人事檔案信息化管理的作用主要包括進一步提高檔案管理實施效率，確保檔案內容的真實性和完整性，加快檔案管理現(xiàn)代化改革。人事檔案信息化管理需要借助計算機設備穩(wěn)定、強大的信息檢索能力，為事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)信息的查閱和傳遞提供有效、充分的便利支持。人事檔案管理人員將事業(yè)單位的紙質人事檔案輸入計算機，生成電子備份，人事檔案管理人員使用電子信息方式開展相關人事管理工作，充分體現(xiàn)了了電子人事檔案保存時間長、不易損壞、提高使用效率、節(jié)省時間的優(yōu)點，消除了紙質人事檔案不易保存、易丟失、易損壞、使用效率低的缺點。事業(yè)單位人事檔案信息管理模式可以在更多工作領域之間充分利用，充分體現(xiàn)了事業(yè)單位人事檔案信息資料的使用價值。二、目前事業(yè)單位人事檔案管理中出現(xiàn)的問題（一）忽視人事檔案信息化管理的重要性有些事業(yè)單位認為人事檔案僅僅是整體人員簡介資料而已，作用不大，往往不重視在人事檔案工作中應用信息化技術問題。除此之外，在事業(yè)單位中，經常會大幅度進行人事制度改動，會出現(xiàn)部分工作人員既要負責自己的本職工作，還要兼顧著其他工作。因此，可能會導致人事檔案管理人員對于自己本職工作的態(tài)度僅僅只是完成任務而已，沒有對此項工作細心思考，缺乏檔案管理工作的創(chuàng)新意識，導致人事檔案信息化管理工作被忽略。（二）相關工作人員信息化水平不足隨著事業(yè)單位的發(fā)展和進步，人事檔案管理工作對事業(yè)單位人事管理起著尤為重要的作用。需要不斷增強管理人員意識，提高工作人員的個人能力和綜合素質。當前，很多單位都在人事檔案管理中應用了信息技術，并對人事檔案管理的方法、標準和內容進行了多方面的改革。如果管理者本身的素質和能力不達標或不能適應當前業(yè)務部門的發(fā)展狀況和時代技術，那么其個人能力勢必會對事業(yè)單位人事工作的運行產生不利影響。另一方面，大多數(shù)事業(yè)單位人事管理部門的工作人員通常要遵循檔案管理工作的形式，并要經過上級的檢查，這可能會出現(xiàn)檔案管理人員疲于應付的現(xiàn)象。當然，這也與該部門缺乏相關培訓有關，造成檔案管理手段單一，科學化管理水平不足。其次，人事檔案管理部門的工作單調、結構化程度高，促使工作人員思想固化，即使有新方法、新思維，也心有余而力不足，這使得人事檔案管理部門人員的專業(yè)水平難以處理復雜的任務。（三）人事檔案管理模式落后目前，仍有一些事業(yè)單位在人事檔案管理中仍采用傳統(tǒng)的管理模式，未能及時植入信息化技術，而是繼續(xù)采用紙質文件存儲職工的個人檔案，然后統(tǒng)一放入人事檔案柜里面保存，無論單位有多少員工，信息資料全部堆積在一起，如果需要調用某一個員工的資料，需要耗費很多的時間和人力，大大降低了人事檔案工作人員的效率和質量，甚至會出現(xiàn)人事檔案丟失、人事資料殘缺不全的問題，導致不良的影響和后果。因此，事業(yè)單位需要實時進行信息技術人事檔案管理，不僅能夠確保人事檔案職工的資料完整，還能提高員工的工作效率和質量，便于對人事檔案隨調隨用，有利于推進事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。（四）人事檔案管理機制不夠先進完整、合理的檔案管理系統(tǒng)是事業(yè)單位人事檔案管理的基礎和保證。從實際發(fā)展情況看，事業(yè)單位人事檔案具體管理制度還存在一些問題。特別是在當前信息時代的發(fā)展背景下，有些單位仍沿用以前的人事檔案管理方法，但實際已不符合現(xiàn)階段的人事管理工作要求。采取合理有效的管理機制，才能促進人事檔案管理工作的提升，達到為我所用的目的。伴隨著各地人才戰(zhàn)略的實施，更加凸顯了人事管理工作的重要性。人才作為一種戰(zhàn)略資源，很多單位將人才作為推進事業(yè)發(fā)展的關鍵，建立健全人事檔案管理機制，對單位人才隊伍建設和選拔能夠發(fā)揮長久的積極作用。應當盡快建立完善事業(yè)單位人事檔案管理的相關制度以及管理措施。例如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)中的相關條款，如何及時解決人事檔案管理工作中遺棄和失效檔案的問題，這也已成為人事檔案管理工作的現(xiàn)階段亟需解決的重要問題。三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略（一）強化檔案管理思維，實現(xiàn)管理模式與時俱進在事業(yè)單位發(fā)展過程中，其檔案文件的錄入和管理與人事檔案管理工作人員有著十分密切的聯(lián)系。因此，要不斷增強人事檔案工作人員認真負責的管理思維和開拓創(chuàng)新的意識。首先，單位發(fā)展過程中，要求每一個工作人員從檔案信息的錄入開始，嚴格遵守人事檔案管理具體要求，遵守檔案管理工作紀律，從根本上確保人事檔案信息的系統(tǒng)性、完整性以及真實性。其次，無論是單位領導，還是人事管理人員都應該積極、主動地學習和了解先進的人事檔案管理體系結構，并且將其有效融合進日常工作內容中，把具備權威性、具體性等相關檔案管理制度積極落實到人事管理制度中，為檔案管理工作提供健全的制度保障。由于人事檔案管理工作是一種系統(tǒng)性、復雜性的工作，所以在人事檔案文件管理流程中，一旦缺少科學、合理、有效的管理模式，必然會影響人事檔案管理效率。為此，在人事檔案管理以及實踐中，必須重點關注管理意識的提升，充分結合現(xiàn)階段人事檔案管理及實施現(xiàn)狀，不斷優(yōu)化和完善各種管理制度。無論是單位領導，還是工作人員，都應該將人事檔案管理放在發(fā)展的重要目標上，以高度負責的態(tài)度認真對待人事檔案管理工作。同時，還要進一步加強人事檔案管理相關業(yè)務的指導，積極開展檔案管理業(yè)務知識學習，引入和借鑒先進的人事檔案管理理念和技術手段，結合本單位實際，融會貫通各項知識要領，為我所用，更好的指導本單位開展人事檔案管理工作。再次，事業(yè)單位人事檔案開展日常管理過程中，管理部門還應該將人事檔案管理結構制度更加直觀展現(xiàn)，檔案管理人員和檔案使用人員，都應嚴格按照規(guī)章制度實施人事資料收集，依托人事檔案規(guī)章制度優(yōu)化管理，進一步提升制度的使用和操作安全性，全面提升人事檔案管理效果和質量水平。事業(yè)單位在人事檔案管理和執(zhí)行制度建設時，還應該積極貫徹和落實權利與崗位責任思維，將標準化、規(guī)范化管理工作與個人績效考核相互結合，增強檔案管理工作人員的履職盡責的能力，從根本上提升人事檔案管理部門基礎建設水平。（二）加強檔案管理人員培訓新時期，事業(yè)單位必須積極重視和加強人事檔案管理隊伍的信息化建設，通過定期組織職業(yè)教育培訓，不斷提高人事檔案管理人員在檔案信息管理、互聯(lián)網知識和計算機應用水平等方面的能力。同時，加強檔案管理業(yè)務經驗交流，在專業(yè)知識和素質上，增強管理人員在網絡技術，計算機技術和信息安全技術方面的技能水平，以更好地應用和發(fā)揮人事檔案管理信息軟件的優(yōu)勢和功能。人事檔案管理人員的水平和整體素質可以通過以下三方面提高：第一，定期在單位內開展相關的培訓活動，邀請具有先進管理理念的講師進行授課，并針對管理人員開展單位管理內容的培訓和教育，在充分了解單位的情況下，提出科學合理的、有針對性的檔案管理措施和問題解決的辦法。同時，結合工作實際情況，熟悉掌握檔案管理中存在的問題以及運行特點，使員工可以更好地整合單位資源，并根據(jù)單位的實際情況進行檔案管理技術的檢查與考核，通過考核機制有效的激勵檔案管理工作的順利推進。第二，事業(yè)單位人事檔案管理的有效開展離不開專業(yè)人才的支持。在選拔檔案管理人員時，應優(yōu)先考慮具有較高管理水平和較強管理思想的員工，并積極選聘高素質的專業(yè)管理人員。優(yōu)化人事檔案管理隊伍的結構是關鍵，在提高管理隊伍的整體專業(yè)水平，創(chuàng)建具有豐富信息管理知識、高水平操作技能、較強專業(yè)素質的綜合型復合專業(yè)管理隊伍的同時，也減輕了人才培訓的壓力，并促進了直接操作和執(zhí)行能力的提高。第三，事業(yè)單位要結合實際情況，對人事檔案管理人員的實際工作能力進行培訓和指導。包括人事管理、信息收集、檔案整理等，并對其保密能力、工作紀律、交流能力、綜合能力、服務能力等進行積極培訓，以最大程度地減少人事檔案管理中的漏洞和風險。在保證人事檔案管理工作順利有效開展的基礎上，使管理人員具備更全面的素質和能力，以適應人事檔案管理工作的發(fā)展變化，適應現(xiàn)代人事檔案管理技術的應用需求。（三）注重人事檔案信息系統(tǒng)實時更新對于事業(yè)單位來說，人事檔案信息化管理主要是以管理人員、專業(yè)技術人員以及工勤人員檔案為主進行數(shù)據(jù)信息化管理。主要包括早期的紙質檔案和現(xiàn)在的電子數(shù)據(jù)備份檔案。事業(yè)單位檔案管理，一般采用將早期的紙質檔案進行資源整合，對紙質原始檔案進行數(shù)據(jù)更新和備份。另外，互聯(lián)網技術飛速發(fā)展的時代，計算機和電子設備要緊跟時代的步伐，實現(xiàn)及時更新，有助于人事檔案管理工作的信息化處理，避免出現(xiàn)因操作失誤而帶來的不利影響。在選取人事檔案電子設備時，要注重其運轉質量，確保在檔案更新備份時完好無損，這就需要人事檔案管理人員要切實加強對檔案信息化處理業(yè)務的練習，熟悉掌握業(yè)務特點和操作流程，掌握人事檔案信息系統(tǒng)更新的要領，真正達到電子信息化為人事檔案管理工作服務的良好效果。（四）實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案信息化、規(guī)范化、標準化管理傳統(tǒng)的紙質化檔案管理具有一定的局限性，因此人事檔案管理部門可以實行以老帶新、以強帶弱的工作梯度來進行信息化管理。檔案管理者自身也要嚴格遵守事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范準則，對于某些必須使用紙質材料的檔案，需要統(tǒng)一使用規(guī)范的A4辦公用紙，黑色碳素筆或鋼筆進行書寫，左側裝訂；格式排版方面采用橫寫橫排，日期需要標注；辦理完有保存價值的文件，經系統(tǒng)整理遞交檔案室或檔案館保存，即歸檔。這是國家規(guī)定的一項制度，常用于各級事業(yè)單位，也是保證事業(yè)單位人事檔案規(guī)范標準化管理的必要制度。人事檔案管理應采用計算機、網絡等現(xiàn)代技術手段，建立電子信息數(shù)據(jù)庫和信息化管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理效率，通過推動信息技術向規(guī)范化方向發(fā)展，有助于為事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務。為保證事業(yè)單位人事檔案規(guī)范化管理，需要事業(yè)單位制定一套完備的體系，嚴格執(zhí)行并在實踐的過程中不斷完善。首先，要對紙質版的檔案進行信息保留，利用計算機技術等對相關檔案信息進行存檔，存檔的過程中也要注意信息資料之間的格式問題，嚴格依照相關細則處理。其次，由于事業(yè)單位人員流動和崗位調動等因素，在檔案的傳遞、處理過程中要注重檔案信息的更改和保存，使檔案具有一定的實效性，能夠真實展現(xiàn)員工的真實狀況和信息，促使后續(xù)的各項相關工作進程順利開展。（五）確立人事檔案信息化管理晉升機制在事業(yè)單位中，對于習慣早期紙質人事存檔的老員工來說，可能存在年齡較大，對新時代的信息化知識學習能力不強，且學習意識不高，不愿與時俱進地學習新的人事檔案管理知識的現(xiàn)象。但是，在互聯(lián)網快速發(fā)展的信息時代，逐漸在日常工作中植入信息化技術且進行實踐應用，是每個事業(yè)單位以及每位職工必須了解和掌握的。為了順應時代的發(fā)展，實行人事檔案信息化管理已是必然趨勢，辦公信息化可以使人事檔案管理工作更加便捷、精準，減少錯誤的發(fā)生。因此，要進一步建立健全人事檔案信息化管理制度，讓單位及員工全面認識到到信息化的優(yōu)勢所在，并建立激勵機制，鼓勵采取信息化手段推動人事檔案管理工作，確立相應的晉升機制，