Office應(yīng)用技能培訓課件

辦公軟件應(yīng)用技能培訓微軟認證講師：盧景德強勁美觀規(guī)范我們將討論的問題…運用PowerPoint制作演示文稿運用Excel提高數(shù)據(jù)運算和分析能力運用Word創(chuàng)建規(guī)范化文檔2精選課件PartI

公文文檔處理

使用Word快速便捷處理工作文檔修飾文字格式創(chuàng)建文檔目錄設(shè)置文檔結(jié)構(gòu)運用郵件合并文檔修訂比較3精選課件修飾文字格式格式工具欄字體、字號、顏色Ctrl+

[縮小字號Ctrl+]放大字號4精選課件修飾段落格式對齊方式：左、中、右、兩端對齊縮進方式：首行縮進、懸掛縮進通過標尺調(diào)節(jié)格式段落縮進段落間距段前、段后距離行間距5精選課件利用樣式統(tǒng)一段落格式樣式的作用利用樣式簡化重復的操作利用樣式快速修飾段落格式保證段落格式的統(tǒng)一應(yīng)用樣式的方法：格式樣式6精選課件為文檔創(chuàng)建目錄創(chuàng)建目錄的條件：為標題應(yīng)用標題樣式為標題應(yīng)用多級編號應(yīng)用標題樣式格式

樣式和格式標題1、標題2、標題3為標題應(yīng)用多級編號格式項目符號和編號7精選課件創(chuàng)建目錄為文檔創(chuàng)建目錄插入—索引目錄—目錄修改目錄文檔修改后，更新目錄在目錄上單擊鼠標右鍵，選擇更新域8精選課件Word文檔結(jié)構(gòu)分頁Ctrl+Enter在當前位置插入分頁符用命令插入分頁符:插入分隔符分頁符分欄格式分欄插入分隔符分欄符分節(jié)插入—分隔符分節(jié)符9精選課件給文檔分節(jié)插入分節(jié)符：分節(jié)符分類：連續(xù)、下一頁、奇數(shù)頁、偶數(shù)頁分節(jié)的作用:可以有不同的頁面設(shè)置文件頁面設(shè)置應(yīng)用于本節(jié)不同的頁眉頁腳頁眉頁腳去掉與上節(jié)相同按鈕不同的分欄設(shè)置10精選課件設(shè)置頁眉頁腳視圖頁眉頁腳插入自動圖文集插入頁碼、日期時間等插入圖片（如：加入公司圖標）為文檔首頁設(shè)置不同頁眉頁腳為不同節(jié)設(shè)置不同頁眉頁腳總結(jié)：可以將頁眉頁腳當成另一種視圖，可以忘其中添加任意對象。如制作水印效果11精選課件理解郵件合并可以批量創(chuàng)建套用信函、郵件標簽、信封或電子郵件當需要創(chuàng)建多個具有相同版式的文檔，但每個文檔又具有個性化信息時可以使用郵件合并創(chuàng)建郵件合并需要有一個數(shù)據(jù)源，例如Excel表格、Access數(shù)據(jù)庫、文本文件數(shù)據(jù)、Outlook聯(lián)系人等可以為數(shù)據(jù)源中的每一條記錄，按照特定的版式排版打印12精選課件使用郵件合并工具—信函與郵件—郵件合并信函電子郵件信封標簽如果希望在一頁或者多頁打印數(shù)據(jù)源中的一條記錄則使用信函，如果希望在一頁紙上打印數(shù)據(jù)源中的多條記錄就是用標簽。13精選課件郵件合并的基本過程14精選課件案例Ｉ:批量創(chuàng)建信封創(chuàng)建主文檔（應(yīng)用信封格式）選擇數(shù)據(jù)源從數(shù)據(jù)庫選擇地址列表主文檔與數(shù)據(jù)源合并插入合并域郵件合并合并到新文件合并到打印機15精選課件案例II:創(chuàng)建打印標簽創(chuàng)建主文檔選擇數(shù)據(jù)源從數(shù)據(jù)庫選擇標簽項列表對數(shù)據(jù)進行篩選主文檔與數(shù)據(jù)源合并郵件合并合并到新文檔合并到打印機16精選課件郵件合并小記:郵件合并是指將用戶組織的數(shù)據(jù)列表合并到通用文檔中,即將不同的文檔合并為一,生成多個帶有個性化信息的文檔.郵件合并不一定真的是指信函郵件的合并17精選課件請他人修定文檔進入文稿修訂工作狀態(tài)工具修訂在修訂狀態(tài)下批改文檔使用修改狀態(tài)編輯文稿添加批注信息查看修訂信息整合修改文稿（接受或拒絕）18精選課件我的文檔哪里被改變了？比較合并文檔可以比較出兩個或多個文檔的不同要求必須是出自同一個文件的不同拷貝.方法:工具比較并合并文檔19精選課件PartII

PowerPoint演示文稿的展示

方便快捷的制作演示文稿幻燈片結(jié)構(gòu)設(shè)計模板與母版放映方式的設(shè)置為演示文稿添加動畫20精選課件演示文稿創(chuàng)建流程21精選課件幻燈片模板的運用應(yīng)用設(shè)計模板調(diào)整幻燈片的配色方案母版的使用22精選課件應(yīng)用設(shè)計模板格式幻燈片設(shè)計設(shè)計模板在應(yīng)用設(shè)計模板對話框選擇并應(yīng)用模板應(yīng)用模板到當前幻燈片應(yīng)用模板到所有幻燈片23精選課件將現(xiàn)有文件模板保存至個人電腦以公司模板文件為例，保存至個人電腦，以備以后作為標準模板創(chuàng)建幻燈片使用。打開公司模板文件刪除所有幻燈片內(nèi)容文件另存為保存類型選擇PPT模板24精選課件應(yīng)用配色方案方法:格式幻燈片設(shè)計配色方案選擇配色方案編輯配色方案25精選課件幻燈片的母版作用：用于設(shè)置每張幻燈片的預設(shè)格式這些格式包括：文本或圖形；文本的大小、位置以及文本的顏色項目符號的樣式背景顏色等26精選課件幻燈片的組成內(nèi)容文字圖片、圖形表格、圖表其他媒體項目數(shù)據(jù)1數(shù)據(jù)2數(shù)據(jù)2項目1xxx項目2xxx項目3xxx項目4xxx27精選課件幻燈片的創(chuàng)建創(chuàng)建文字幻燈片設(shè)置文字級別通過大綱創(chuàng)建幻燈片項目符號與編號處理28精選課件幻燈片的排版減少眼睛掃描的次數(shù)少用長句子（引用名言除外）小標題—短語詞組構(gòu)成少用多級小標題29精選課件幻燈片排版字體控制30精選課件幻燈片排版空間分配每頁幻燈片不超過8行31精選課件圖片、圖形的運用圖片的插入與排版圖片的壓縮使用自選圖形圖形對象的格式化與修飾32精選課件使用圖示美化幻燈片組織結(jié)構(gòu)圖目標圖循環(huán)圖棱錐圖射線圖維恩圖圖示：方便我們制作如：組織結(jié)構(gòu)圖、目標圖、循環(huán)圖、棱錐圖、射線圖、維恩圖等等，有了這項功能的幫助，相信我們在傳達訊息上將會更加容易

33精選課件表格的運用創(chuàng)建PowerPoint表格設(shè)置表格布局插入來自Excel的表格鏈接表格截至季度第1季度第2季度第3季度第4季度總計2003財年收入$7,746$8,541$7,835$8,065$32,187毛利潤6,4026,4046,5616,76126,128凈收入2,0411,8652,1421,4837,531每股基本收益0.190.170.20.140.7每股攤薄收益0.190.170.20.140.692004財年收入$8,215$10,153$9,175$9,292$36,835毛利潤6,7357,8097,7647,81130,119凈收入2,6141,5491,3152,6908,168每股基本收益0.240.140.120.250.76每股攤薄收益0.240.140.120.250.7534精選課件使用Excel圖表表現(xiàn)數(shù)據(jù)35精選課件使用組合圖表創(chuàng)建組合圖表直接在圖表系列上更改圖表類型處理多個坐標軸創(chuàng)建次數(shù)值軸36精選課件為幻燈片添加動畫效果幻燈片切換效果幻燈片放映–幻燈片切換項目動畫幻燈片放映–自定義動畫添加效果類型：進入、強調(diào)、退出、動作路徑37精選課件AnimationShowThefollowingslidescontainmoreinformationthattheSampleofAnimationslideandabsorbingpresentation.Waiting................文字動畫應(yīng)用案例38精選課件CUTTINGCOSTS&INEFFICIENCIESIMPROVINGRESPONSIVENESS圖片—文字應(yīng)用案例HR:“Employeesinremoteofficesfeeloutoftouch.

Moraleislow,traveltoheadquartersisfrequent.CanMicrosofthelp?”ADMIN/FINANCE:“Unwantedemailisaburden.Customermailsarebeinglost,andwefearrestrictedinformationisbeingsenttothewrongpeople.”SALES:“Thefirmweacquiredusesadifferentsalesreportingsystem.

BeforeIcanunifythesalesgroups,Ineedoneintegratedsystem.”ENGINEERING:“Wetalkaboutreducingtime-to-market.

Butmydevelopmentorgspans4continents.”O(jiān)PERATIONS:“Youwantamoreresponsiveoperationsteam?Giveusvisibilityintocustomertrends.”39精選課件案例—動畫的運用40精選課件常見的控制方法幻燈片頁面演播控制定時播放連續(xù)播放循環(huán)播放繪圖筆的應(yīng)用使用改變顏色擦除筆跡41精選課件面對演講稿，不夠熟練怎么辦？為幻燈片添加備注信息只允許我自己查看幻燈片備注信息42精選課件PartIII

企業(yè)數(shù)據(jù)處理能力提升篇

電子表格軟件在企業(yè)中的應(yīng)用電子表格應(yīng)用技巧公式與函數(shù)的使用企業(yè)數(shù)據(jù)的匯總與分析數(shù)據(jù)的圖形化展示43精選課件修飾數(shù)值格式設(shè)置數(shù)字精確值負值突出顯示設(shè)置數(shù)字貨幣格式日期型數(shù)字格式文本型數(shù)字格式自定義數(shù)字格式44精選課件表格的基本操作選擇區(qū)域用鼠標直接拖動選中矩形區(qū)域在行列標記上單擊選中整行整列再拖動鼠標的同時按住Ctrl鍵選擇不連續(xù)區(qū)域按住Shift鍵可以選中兩點之間區(qū)域按快捷鍵Ctrl+Shift+8（或Ctrl+*）可以選中當前單元個周圍連續(xù)的矩形區(qū)域45精選課件選擇表格續(xù)快速移動光標Ctrl+home將光標移動到第一個單元格Ctrl+End將光標移動到表格最后一個單元格Ctrl+

將光標移動到當前區(qū)域最右列(其他方向箭頭依此類推)則Ctrl+Shift+向下箭頭,選擇當前單元格至當前區(qū)域最后一行的內(nèi)容．46精選課件表格的編輯和調(diào)整序列填充填充柄：選中區(qū)域右下角的黑點拖拽填充柄可實現(xiàn)序列填充，如：January,February,March等一切和數(shù)字有關(guān)的數(shù)據(jù)都有序列功能反向拖動填充柄相當于刪除自定義填充序列：工具

選項

自定義序列其他填充：編輯填充序列47精選課件條件格式的使用什么是條件格式對選定區(qū)域中符合指定條件的數(shù)據(jù)以指定格式顯示如何設(shè)置條件格式格式條件格式使用條件格式顯示單元格的數(shù)據(jù)例：將表格中大于500的數(shù)字以紅色顯示目的：突出顯示滿足某個條件數(shù)據(jù)48精選課件在Excel中編輯公式點擊等號（=）開始編輯公式在公式中可以使用加、減、乘、除四則混合運算，括號、乘方（^2表示2次方）等字符運算使用“&”符號連接字符公式復制過程中存在的問題相對引用案例絕對引用和應(yīng)用案例49精選課件簡單函數(shù)的使用用函數(shù)進行計算的必要性幾種常用函數(shù)介紹SUM，AVERAGEMAX，MINCOUNT，CountA，CountBlankRound,Roundup,Rounddown50精選課件日期函數(shù)的使用函數(shù)功能Today取得計算機當前日期Year根據(jù)日期值，取出日期所屬年份根據(jù)生日求年齡=year(today())-year(生日)Month根據(jù)日期值，取出日期所屬月份Date根據(jù)年、月、日值返回特定日期值Datedif兩個日期值間的差工齡=Datedif(參加工作日期,today(),”Y”)51精選課件常用統(tǒng)計函數(shù)的使用Sumif對滿足指定條件的數(shù)值求和CountIF計算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數(shù)52精選課件條件判斷函數(shù)--IF工資表的編制格式稅金的計算級數(shù)應(yīng)納稅工薪收入上一范圍上限稅率扣除數(shù)1不超過500元的05%02超過500元至2000元部分50010%253超過2000元至5000元部分200015%1254超過5000元至20000元部分500020%3755超過20000元至40000元部分2000025%13756超過40000元至60000元部分4000030%33757超過60000元至80000元部分6000035%63758超過80000元至100000元部分8000040%103759超過100000元部分10000045%1537553精選課件高級查詢函數(shù)的使用VLOOKUP()函數(shù)在表格的最左列查找某個數(shù)值，并返回該值右邊所對應(yīng)的第N列的數(shù)值HLOOKUP()函數(shù)在表格的首行查找指定的數(shù)值，并由此返回該值下方所對應(yīng)的第N行的數(shù)值54精選課件對表格數(shù)據(jù)的排序表格數(shù)據(jù)的排序組合數(shù)據(jù)表規(guī)則排序規(guī)則排序方法單一條件排序多重條件排序自定義排序55精選課件對數(shù)據(jù)進行分類匯總分類匯總(數(shù)據(jù)分類匯總)：按照數(shù)據(jù)表格的某個字段進行分類，并計算每個類別的匯總信息分類匯總操作的基本原則在分類匯總之前，

需要先按匯總列進行排序56精選課件對數(shù)據(jù)進行合并計算合并計算將結(jié)構(gòu)類似、位于不同位置（可以是不同的工作表或工作簿）的表格合并