《現(xiàn)代應(yīng)用文書寫作》第二章-應(yīng)用文書的格式

第一局部

應(yīng)用文書寫作理論知識第二章應(yīng)用文書的格式第二章應(yīng)用文書的格式教學(xué)目的：通過精講理論知識和實訓(xùn)，明確公文格式的構(gòu)成情況，掌握文頭、主文和文尾局部的內(nèi)容，強化對規(guī)定內(nèi)容的記憶，建立對公文程式化特征的認識。了解法規(guī)文書和雜體文書的格式的特殊性。教學(xué)重點：《公文格式簡圖》公文文頭局部內(nèi)容公文文尾局部內(nèi)容復(fù)習(xí)與訓(xùn)練第二章應(yīng)用文書的格式教學(xué)難點：對公文格式特征及其作用的理解和認識對文頭、主文和文尾局部主要內(nèi)容的記憶，法規(guī)文書和雜體文書的格式的特殊性復(fù)習(xí)與訓(xùn)練教學(xué)時數(shù)：理論教學(xué)1.5課時實訓(xùn)教學(xué)1.5課時第二章應(yīng)用文書的格式應(yīng)用文書大都有固定的書面格式和內(nèi)在結(jié)構(gòu)。書面格式，是應(yīng)用文書的外在表現(xiàn)形式。內(nèi)在結(jié)構(gòu)，是應(yīng)用文書內(nèi)容的組織構(gòu)造。在本章中，我們分別對三大類型應(yīng)用文書的書面格式作概要介紹。第二章應(yīng)用文書的格式第一節(jié)公文的格式第二節(jié)法規(guī)與規(guī)章和雜體文書的格式【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】【參考答案】第一節(jié)公文的格式程式化是公文的特征之一。公文的程式化，在很大程度上通過書面文字材料形成的相對固定的格式來表現(xiàn)。一份完整的公文由文頭、主文和文尾三局部組成，公文格式主要是這幾局部內(nèi)容的組成與寫作規(guī)定?！秶倚姓C關(guān)公文處理方法》規(guī)定，公文的組成局部一般有：發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等。第一節(jié)公文的格式圖2—1公文格式簡圖000001機密★×年□□□□文件××××〔2006〕××號關(guān)于××××工作的通知××××(主送機關(guān))：(正文)××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××份2.×××××份×××××二00六年一月一日（印章)(附注：××××××)主題詞：×××××××××

抄送：××××××

××××××(印發(fā)單位)××××年×月×日印發(fā)

(共印××份)

第一節(jié)公文的格式一、文頭局部公文的文頭，又稱版頭，包括：文件名稱、發(fā)文字號、簽發(fā)人、緊急程度、秘密等級和份號等項內(nèi)容。文頭位于公文首頁上端，約占A4型公文紙的1/3或2/5面積?！惨弧嘲l(fā)文機關(guān)標(biāo)識〔文件名稱〕文件名稱，由發(fā)文機關(guān)全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱后加“文件”兩字組成。如“××省人民政府文件”、“××公司文件”。第一節(jié)公文的格式〔二〕發(fā)文字號發(fā)文字號又稱發(fā)文號、文號、文件字號。發(fā)文字號是指某一公文在發(fā)文機關(guān)一個年度內(nèi)發(fā)文總號中的實際順序號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號三局部組成。第一節(jié)公文的格式發(fā)文字號中三個局部的書寫順序是：先寫發(fā)文機關(guān)代字，接著是年份，最后是序號。如“粵科院字〔2006〕14號”，表示是廣東省科學(xué)院在2006年度內(nèi)發(fā)的第14號文。年份，要用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書寫，用括號括起來。不能把“2006”簡化為“06”，括號須用六角括號“〔〕”，不能用半圓括號“〔〕”。第一節(jié)公文的格式

聯(lián)合行文的發(fā)文字號，只標(biāo)主辦機關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號的作用主要有三個：一是便于登記；二是便于分類、歸檔；三是便于查找、引用?！踩澈灠l(fā)人上報的公文需在首頁標(biāo)識簽發(fā)人姓名?！昂灠l(fā)人”是指批準(zhǔn)發(fā)出公文的機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人，標(biāo)明在發(fā)文字號右側(cè)空兩字位置處。第一節(jié)公文的格式〔四〕秘密等級〔密級〕秘密等級是指公文內(nèi)容涉及秘密程度的等級。秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。秘密標(biāo)志為★。如“機密★5年”〔五〕緊急程度〔急度〕緊急程度是指送達和辦理公文的時限要求，分“特急”、“急件”?！擦撤萏柗萏?，又稱份數(shù)序號，是指將同一文稿印制假設(shè)干份時每份公文的順序編號。第一節(jié)公文的格式二、主文局部題注發(fā)至級限發(fā)文機關(guān)印章正文成文日期簽署附件主送機關(guān)標(biāo)題

主文第一節(jié)公文的格式〔一〕標(biāo)題公文標(biāo)題是公文內(nèi)容和作用的高度概括。完整的公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文事由〔或公文主題〕、公文種類三局部組成。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。公文標(biāo)題的三個組成局部一般要寫完整，也有局部省略的情況：單位內(nèi)部使用的公文，標(biāo)題可省略發(fā)文單位；省略事由，如“新大地公司通知”。第一節(jié)公文的格式〔二〕題注題注即注釋、說明標(biāo)題的文字。一般用來注明法規(guī)性文件或經(jīng)過討論通過文件的法律程序、會議時間、地點。有的題注用括號括住，有的用破折號標(biāo)識。第一節(jié)公文的格式〔三〕主送機關(guān)主送機關(guān)，是指公文的主要受理機關(guān)，又叫“抬頭”、“受文機關(guān)”或“上款”。主送機關(guān)不止一個時的標(biāo)點用法：同類型、相并列的機關(guān)之間用頓號間隔，不同類型、非并列關(guān)系的機關(guān)之間用逗號間隔，最后用冒號。如人事部《關(guān)于開展國家公務(wù)員普通話培訓(xùn)的通知》的主送機關(guān)：各省、自治區(qū)、直轄市人事〔人事勞動〕廳〔局〕，教委〔教育廳〕，語委〔語言文字工作機構(gòu)〕，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)人事〔干部〕部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團人事局：第一節(jié)公文的格式普發(fā)性下行文，主送機關(guān)較多，一般使用泛稱，如“校各直屬單位”。上行文的主送機關(guān)一般是一個。請示、批復(fù)、意見、函的主送機關(guān)只能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關(guān)的公布性公文，如公告、通告及一局部通知，那么不寫主送機關(guān)。第一節(jié)公文的格式〔四〕正文正文內(nèi)容一般分開頭〔又稱原由或引據(jù)〕、事項、結(jié)尾三局部。正文表述公文的具體內(nèi)容，是公文的核心局部。〔五〕發(fā)至級限發(fā)至級限指文件發(fā)至層次。發(fā)至級限要用圓括號括上。第一節(jié)公文的格式〔六〕附件附件是公文正文附屬材料的順序和名稱的標(biāo)注。附件是正文的補充說明或參考材料。附件主要有隨文發(fā)送的文件、報表、材料等。不是所有公文都需附件，根據(jù)需要而定。第一節(jié)公文的格式

附件必須寫所附內(nèi)容的標(biāo)題或名稱。附件假設(shè)不止一件，那么應(yīng)標(biāo)序號。序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼〔如“附件：⒈××××”〕。附件名稱后不加標(biāo)點符號?！案郊睂懺谡南乱恍?，左空兩字，加冒號。對于被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件來說，不必再標(biāo)之為“附件”，因為作為按語的正文已寫清附上這些文件、材料的名稱。第一節(jié)公文的格式〔七〕發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)，是公文的作者或發(fā)出單位。發(fā)文機關(guān)要寫全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。假設(shè)是聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前?！舶恕澈炇鸷炇鹗呛灠l(fā)文件的領(lǐng)導(dǎo)人在公文正文落款處的簽字或蓋章。第一節(jié)公文的格式〔九〕成文時間一般文件，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；會議通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)；成文時間要用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”。不能用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。第一節(jié)公文的格式〔十〕印章公文，除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。印章要蓋得端正、符合標(biāo)準(zhǔn)。上不壓正文，下要壓年、月、日。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。第一節(jié)公文的格式三、文尾局部文尾部分主題詞抄送機關(guān)印發(fā)機關(guān)印發(fā)日期附注頁碼第一節(jié)公文的格式〔一〕主題詞主題詞，是指標(biāo)識公文主題、文件類別的并經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化處理的名詞或名詞性詞組。標(biāo)引主題詞要注意三點：要掌握選詞原那么。要使用主題詞表。堅持“誰辦文，誰標(biāo)引”的原那么。第一節(jié)公文的格式1.要掌握選詞原那么。要選用最能反映公文主題內(nèi)容的詞語。一份文件的主題詞，一般不超過5個。其標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不寫標(biāo)點符號。如:《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“水利”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上文種名稱“通知”。第一節(jié)公文的格式一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進行標(biāo)引。如：會議紀(jì)要《聽取全國財政工作會議情況和全國打擊走私工作會議準(zhǔn)備情況的匯報》，先標(biāo)反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“財政”，再標(biāo)類屬詞“稅務(wù)”；然后標(biāo)反映第二個主題內(nèi)容的類別詞“公安”，再標(biāo)類屬詞“緝私”，最后標(biāo)“會議紀(jì)要”。第一節(jié)公文的格式2.要使用主題詞表。國務(wù)院辦公廳秘書局印發(fā)的《國務(wù)院公文主題詞表》(1997年12月修訂),由15類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大局部。主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞，詞表分為三個層次:第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如“綜合經(jīng)濟”、“財政”、“金融”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。第一節(jié)公文的格式〔二〕抄送單位〔抄送機關(guān)〕指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。應(yīng)當(dāng)使用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱、統(tǒng)稱。公文如需抄送，那么在主題詞下一行寫明抄送單位。抄送機關(guān)之間用逗號隔開?！踩秤“l(fā)機關(guān)、印發(fā)日期和印數(shù)印發(fā)機關(guān)，即印發(fā)公文的機關(guān)，要寫全稱。印發(fā)日期，以公文付印的日期為準(zhǔn)。印數(shù)，是指公文的實際印制份數(shù)。第一節(jié)公文的格式〔四〕附注附注用于說明其他工程不便說明的事項。如說明有關(guān)引文的出處；解釋有關(guān)名詞術(shù)語。發(fā)至級限，有時也以附注的形式來說明?！罢埵尽睉?yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和?！参濉稠摯a頁碼，即公文的頁碼順序，在一頁公文的最下端。第一節(jié)公文的格式四、公文格式以外的其他規(guī)定(一)公文用紙規(guī)格規(guī)定公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙。規(guī)定從2000年開始，圖書期刊一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，取消常用的16開紙型。國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，寬210mm，長297mm。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織在1975年制定書寫紙的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)為A4型。A4型紙公文用紙版心尺寸為156mm×225mm。第一節(jié)公文的格式(二)排印公文排印，一律從左而右橫排、橫寫。少數(shù)民族按其習(xí)慣書寫和排印。字距、行距自定，眉邊空留要恰當(dāng)，一般是上空白寬于下空白，左空白寬于右空白。橫排的公文在左側(cè)裝訂。(三)字號公文中印刷字號也有相應(yīng)的規(guī)定，一般按發(fā)文機關(guān)名稱、大標(biāo)題、小標(biāo)題、正文及附件工程順序，依次從大到小選用。第二節(jié)

法規(guī)與規(guī)章和雜體文書的格式

法規(guī)與規(guī)章文書和公文的格式明顯不同。法規(guī)與規(guī)章文書沒有文頭、文尾兩局部，內(nèi)容大致包括：標(biāo)題、題注、正文。正文表現(xiàn)形式那么為章斷條連式或條文并列式結(jié)構(gòu)。第二節(jié)

法規(guī)與規(guī)章和雜體文書的格式

雜體文書也沒有公文那種文頭、文尾局部。雜體文書文種類型多，內(nèi)容和形式表現(xiàn)不一。除經(jīng)濟文書、訴訟文書講求一定的格式性外，其余雜體文書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，皆呈現(xiàn)較強的靈活性、多樣性。書面的表現(xiàn)形式，有表格式、文章式、書信式，也有條文式。這兩大類應(yīng)用文書的格式將在以后的具體章節(jié)中作專門介紹，這里不贅述。【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】一、名詞解釋發(fā)文字號主送機關(guān)發(fā)文機關(guān)抄送機關(guān)附件簽署主題詞參考答案【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】二、填空題一份格式完整的公文，由、、三局部組成。文頭局部由文件名稱、發(fā)文字號、、和緊急程度等工程組成。發(fā)文字號由、、三局部組成。秘密等級分為絕密、機密、秘密三級，密級的位置在。公文的緊急程度分、兩種，位置在。簽發(fā)人指。完整的公文標(biāo)題由、、三要素組成。標(biāo)題中除、名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點符號。公文附件的標(biāo)注位置，在正文之下。公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙。A4型紙尺寸為。標(biāo)注主題詞應(yīng)以和為依據(jù)。參考答案【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】三、簡答題根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理方法》規(guī)定，公文一般由哪些局部組成?關(guān)于附件有哪些規(guī)定?參考答案參考答案【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】3.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)上報公文，可能出現(xiàn)以下三種情況：〔1〕寫明兩個主送機關(guān)；〔2〕只寫一個主送機關(guān)；〔3〕既寫主送機關(guān)，又寫抄送機關(guān)。問：哪種選擇對?為什么?哪種選擇錯?又為什么?參考答案【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】4.公文的成文時間應(yīng)如何確定?5.主題詞的標(biāo)引步驟是怎樣的?6.主文與正文有何區(qū)別?參考答案參考答案參考答案【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】四、病例析改1.試析以下標(biāo)題(發(fā)文機關(guān)略)的毛病，并予以改正：〔1〕關(guān)于禁止賭博的處分通知〔2〕自然科學(xué)獎勵條例〔3〕關(guān)于撤銷鮮花縣設(shè)立鮮花市的請示〔4〕關(guān)于進一步管好、用好留成外匯的決定〔5〕關(guān)于水災(zāi)恢復(fù)工作的報告〔6〕機構(gòu)調(diào)整問題的請示參考答案【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】2.試指出以下各發(fā)文字號的毛病，并予以改正?！?〕×府辦字［2006］十四號〔2〕×府辦字(2006)14號〔3〕×府辦字［06］14號〔4〕×府辦字［二00六］14號〔5〕［2006］×府辦字14號〔6〕×府辦字［2006］143.試指出以下成文時間寫法的毛病，并予以改正。(1)2006年10月13日(2)2006年十月十三日(3)二零零六年拾月13日4.試指出以下公文格式和文字的毛病。參考答案【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】參考答案機密(緊急)××市府公文(06)××市府發(fā)24號××市人民政府嚴厲打擊非法出版活動的通知當(dāng)前，我市一些地方非法出版活動十分猖獗，傳播有害書刊和音像制品。這類出版物內(nèi)容腐朽，大量宣傳兇殺、色情和迷信，對群眾特別是青少年的身心健康危害極大，嚴重地影響了社會主義精神文明的建設(shè)，破壞了社會安定，已成為社會一大公害。對此，各級政府應(yīng)采取有力措施，嚴厲打擊非法出版活動?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下。(以下略)附件：如文××市人民政府主題詞：出版，通知2005年×月×日報：(單位略)送：(單位略)二○○五年×月×日×市人民政府辦公廳印(共印500份)【復(fù)習(xí)與訓(xùn)練】五、閱讀題閱讀本章課文。閱讀報刊上的一些公文，注意其格式特征，并將所學(xué)的公文格式知識與其作對照?！緟⒖即鸢浮恳弧⒚~解釋答案：〔略〕返回習(xí)題【參考答案】二、填空題答案：文頭；主文；文尾答案：秘密等級；文件份號；簽發(fā)人答案：機關(guān)代字；年份；序號答案：首頁右上角第一行答案：特級；急件；首頁右上角〔秘密等級之下〕答案：批準(zhǔn)發(fā)出公文的機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人答案：發(fā)文機關(guān)；公文事由〔或主題〕；文種答案：法規(guī)；規(guī)章答案：一行，左空兩字答案：長297mm寬210mm答案：選詞原那么；主題詞表返回習(xí)題【參考答案】三、簡答題答案：一份完整的公文，由文頭、主文、文尾三局部組成。答案：附件是公文的組成局部，指隨文發(fā)送的文件、報表、材料等，作為正文的補充說明或參考材料。附件必須寫所附內(nèi)容的標(biāo)題或名稱，附件假設(shè)不止一件，那么應(yīng)標(biāo)序號。序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1××××”)。附件名稱后不加標(biāo)點符號?！案郊睂懺谡南乱恍?，左空兩字，“附件”后加冒號。當(dāng)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件是公文的主體，正文只起按語或說明、批準(zhǔn)、發(fā)布的作用，且正文文本已寫清這些文件、材料的名稱時，不必再寫“附件”。附件應(yīng)與公文正文在一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)等。返回習(xí)題【參考答案】3.答案：第三種是正確的，因為按照新《方法》第二十一條的規(guī)定，一般只能主送給一個上級機關(guān)，可將另一上級機關(guān)列為“抄送”。這樣便于上級及時做出審批，防止上級意見不統(tǒng)一等問題的發(fā)生。4.答案：成文時間又稱署時，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)；電報以發(fā)出時間為準(zhǔn)；會議通過的公文，以通過日期為準(zhǔn)；法規(guī)性公文，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準(zhǔn)。返回習(xí)題返回習(xí)題【參考答案】5.答案：一份文件的主題詞，一般不超過5個。其標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文種的詞。各主題詞之間空1格，不寫標(biāo)點符號。6.答案：正文是公文的核心局部，用來表述公文的具體內(nèi)容，除個別極簡短的公文外，正文內(nèi)容一般分開頭(又稱原由或引據(jù))、事項、結(jié)尾三局部。公文的主文，是公文最主要的局部，其格式包括標(biāo)題、題注、主送機關(guān)、正文、發(fā)至級限、附件、發(fā)文機關(guān)、簽署、印章和成文年月日等內(nèi)容的規(guī)定。正文屬于是主文的一部份。返回習(xí)題【參考答案】四、病例析改1.試析以下標(biāo)題(發(fā)文機關(guān)略)的毛病，并