工程技術(shù)資料管理工作標準

工程技術(shù)資料管理工作標準1工作主要屬性表1工作主要屬性表工作名稱工程技術(shù)資料管理適用范圍■商業(yè)建設(shè)項目■資本代建項目■政府建設(shè)項目■管理咨詢項目管控等級■項目□區(qū)域□本部□按權(quán)限節(jié)點驗證崗位工程管理部經(jīng)理驗證方式□共同完成□會議評審□流程簽署■資料驗證■現(xiàn)場檢查前置節(jié)點（條件）/最晚開始時間/緊后節(jié)點（工作）/最晚結(jié)束時間/執(zhí)行崗位工程管理部2工作成果要求按國家規(guī)范、符合項目所在地建設(shè)主管部門要求及綠城管理集團相關(guān)要求，及時完成工程建設(shè)全過程（從立項到竣工驗收）中所有相關(guān)的文件、技術(shù)資料、質(zhì)量記錄管理。3管理要求3.1工程管理部資料員負責項目公司施工技術(shù)資料文件收集、整理、歸檔工作。所有來往文件均由工程管理部資料員進行收發(fā)，工程管理部經(jīng)理簽發(fā)。工程管理部擬文發(fā)其他部門或單位的聯(lián)系函、指令等文件均由資料員統(tǒng)一編號后簽發(fā)，所有發(fā)文電子檔、文本檔各一份存檔。3.2工程管理部工程分管人員負責所負責工程標段施工管理資料文件的日常管理工作，并及時報送資料員進行整理歸檔。3.3在招投標階段，應(yīng)將施工技術(shù)資料管理要求列入招標文件、施工合同中；工程開工前，資料員應(yīng)將施工技術(shù)資料管理要求（時間要求見附錄A）以書面形式通知施工單位和監(jiān)理單位，并將施工技術(shù)資料整理交納情況作為工程款支付的重要依據(jù)。3.4收文傳閱：所有收文經(jīng)工程管理部經(jīng)理審閱后傳相關(guān)工程師進行傳閱登記并進行處理。3.5歸檔文件查閱：歸檔文件查閱應(yīng)進行查閱登記，未經(jīng)工程管理部經(jīng)理批準，不能復(fù)印和自行保存。借出查閱的文件要在要求時間內(nèi)歸還，銷除查閱登記。3.6文件簽發(fā)流程跟進：涉及簽證類、材料計劃類、材料報價類及分包工程驗收類需多方人員多部門共同簽發(fā)的文件資料，資料員必須跟蹤文件簽發(fā)狀況，及時傳遞資料并分發(fā)登記。3.7圖紙、變更、工具書及合同查閱：圖紙、變更、工具書及合同類文件查閱需在資料員處登記，并及時歸還相關(guān)資料，做銷除登記。3.8須向施工單位傳達綠城管理集團對來往的文件要求，并在管理過程進行督促，有權(quán)拒收不符合以下規(guī)定的文件：a）所有送至監(jiān)理、工程管理部的文件須電腦打印，并經(jīng)項目經(jīng)理簽字和單位蓋章；b）所有送至監(jiān)理、工程管理部的文件須分類、編號，以便查尋和歸檔；c）所有送至監(jiān)理、工程管理部的文件須保證整潔；d）施工單位文件發(fā)送與接收必須授權(quán)專人負責，并以書面形式告知監(jiān)理及工程管理部；e）施工單位文件發(fā)送與接收要及時，須記錄備案，收發(fā)人員必須簽收，嚴禁以任何理由拒收；f）由施工單位發(fā)包的勞務(wù)、單項分包單位的文件，監(jiān)理、工程管理部不予接收（項目部指定分包除外）。4各階段工作要求4.1施工準備階段工程資料管理4.1.1建立工程資料管理體系4.1.1.1 學(xué)習(xí)綠城管理集團各項企業(yè)標準及資料管理相關(guān)規(guī)定。4.1.1.2建立工程資料分類框架圖/表（先按標段、再按專業(yè)劃分）及相應(yīng)的文件夾/資料盒，明確檔案盒題名。4.1.1.3 建立收發(fā)文臺賬、合同臺賬等各類文件臺帳。4.1.2招投標資料管理4.1.2.1 收集監(jiān)理、施工單位的供方考察、背景調(diào)查及招標資料，督促各分管人員做好供方評價工作，具體供方評價工作按照施工供方管理標準及其他專業(yè)公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行（若投標單位已為綠城管理集團合格供方，則無需評價）。4.1.2.2 收集各專業(yè)投標入圍單位名單、招標文件，并檢查是否已按審批權(quán)限完成審批，督促專業(yè)分管人員落實審批意見。4.1.2.3 收集開標記錄（包括各單位的投標保證金收條和參標人員的身份認證材料）。4.1.2.4 收集詢標紀要。4.1.2.5收集決標報告，并核實是否已按審批權(quán)限報批。4.1.2.6督促各專業(yè)分管人員起草合同，并按審批權(quán)限報批；對簽訂好的合同進行編號、發(fā)放、建立合同臺帳，統(tǒng)計工程款支付情況。4.1.3監(jiān)理及檢測設(shè)備資料收集4.1.3.1 收集總監(jiān)、總監(jiān)代表及其他駐場監(jiān)理人員名單及對應(yīng)資質(zhì)證書，并填寫《施工現(xiàn)場監(jiān)理人員登記表》。4.1.3.2 收集監(jiān)理單位進場檢測設(shè)備清單及對應(yīng)的鑒定證書，并填寫《監(jiān)理單位檢測設(shè)備證明文件檢查表》。4.1.4開工準備階段工程資料管理4.1.4.1 協(xié)助項目公司工程管理部經(jīng)理及部門其他人員建立現(xiàn)場管理制度。4.1.4.2 督促監(jiān)理單位及時上報《監(jiān)理規(guī)劃/監(jiān)理細則》，提交至工程管理部相關(guān)人員及工程分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并將審批意見及時落實至監(jiān)理單位。4.1.4.3歸檔經(jīng)報批后的總包和分包單位的《施工總進度計劃》。4.1.4.4收集各專業(yè)《施工組織設(shè)計/專項施工方案》（要求監(jiān)理先行審核通過），并傳遞審批；督促分管人員及時上報重要工程施工方案，及時將審批后的施工方案發(fā)送相關(guān)單位。4.1.4.5 歸檔經(jīng)報批后的《工程施工總體進度計劃》。4.1.4.6圖紙會審后，督促各專業(yè)分管人員形成會審紀要，收集后發(fā)放、備案。4.1.4.7 協(xié)助項目公司工程管理部經(jīng)理召開第一次工地會議后，督促監(jiān)理單位形成會議紀要，并收集備案。4.1.4.8收集各專業(yè)設(shè)計交底和施工技術(shù)交底記錄。4.1.4.9 負責各專業(yè)圖紙收發(fā)，并做好圖紙發(fā)放記錄。4.1.4.10督促監(jiān)理單位審核開工條件，簽發(fā)開工令，并收集備案。4.1.4.11收集臨時工程資料。4.2施工階段工程資料管理4.2.1協(xié)助部門工作管理4.2.1.1 協(xié)助項目公司工程管理部經(jīng)理召開每周部門例會。4.2.1.2組織每周半小時學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)內(nèi)容包括企業(yè)文化、專業(yè)技能、綠城管理集團制度等，會后形成學(xué)習(xí)記錄，存檔備查，對工程管理部大課及專項培訓(xùn)課，使用培訓(xùn)評估表進行培訓(xùn)效果的反饋。4.2.1.3 督促各分管人員每周、每月進行工作總結(jié)和計劃編制，報項目公司工程管理部經(jīng)理審核。4.2.1.4 督促分管人員對項目公司合格供方進行過程跟蹤和最后效果驗證。4.2.2施工過程工程資料管理4.2.2.1收集每周/月的報告、紀要等文件a） 提醒分管人員完成《每周品質(zhì)巡查報告》，與例會紀要一同報產(chǎn)品中心工程管理部；b） 提醒分管人員及項目公司工程管理部經(jīng)理每月及時（收到后5天內(nèi)）做好《監(jiān)理月報》回復(fù)工作；c） 提醒分管人員及項目公司工程管理部經(jīng)理及時（收到后5天內(nèi)）審核施工單位進度計劃，并及時將審批后的進度計劃回復(fù)至相關(guān)單位；d） 督促監(jiān)理單位及時上報每周監(jiān)理例會紀要（會后24小時內(nèi)形成），對監(jiān)理上報的例會紀要，須三方會簽蓋章。4.2.2.2推動工程管理部通知單、工程聯(lián)系單及監(jiān)理工程師通知單的流轉(zhuǎn)a） 指導(dǎo)各分管人員填寫《工程管理部通知單》并督促通知事宜的后續(xù)落實工作。《工程管理部通知單》應(yīng)由分管人員、部門負責簽字，由資料員統(tǒng)一編號后，發(fā)送至相關(guān)單位；如需整改，則應(yīng)督促相關(guān)單位及時回復(fù)，并將整改回復(fù)單附于通知單后面交分管人員驗證整改結(jié)果；b） 對工程管理部發(fā)放的《工程聯(lián)系單》進行統(tǒng)一編號，發(fā)放前檢查簽字、審批流程是否齊全，督促施工單位對聯(lián)系單內(nèi)容在規(guī)定日期內(nèi)進行反饋，提醒分管人員進行最終的結(jié)果驗證；c） 對于施工單位上報的聯(lián)系單，要督促各分管人員在規(guī)定期限內(nèi)進行審批，如涉及費用則按《工程變更控制工作規(guī)程》相關(guān)規(guī)定進行審批，并收集《工程變更單》、《工程變更審批單》等資料；d） 及時歸檔監(jiān)理單位上報的監(jiān)理工程師通知單，并及時收集相應(yīng)的通知回復(fù)單。4.2.2.3督促材料設(shè)備的資料管理a） 督促分管人員及時填寫《設(shè)備進場驗收記錄》；b） 協(xié)同分管人員收集主要材料的進場驗收報告和記錄、相關(guān)的合格證明材料，并存檔。4.2.2.4過程檢查、驗收記錄文件a） 樁基施工時及時收集分管人員填寫的《樁基施工記錄表》；b） 督促各分管人員按工程實際進度及時填寫相