企業(yè)實(shí)施ERP的制約因素及相應(yīng)對(duì)策

企業(yè)實(shí)施ＥＲＰ的制約因素及相應(yīng)對(duì)策

1.概述

鄭州紡織機(jī)械股份有限公司是紡織機(jī)械生產(chǎn)企業(yè),生產(chǎn)類型屬于多品種、中小批量、離散型,不僅產(chǎn)品、零部件種類繁多,而且零部件之間的借用關(guān)系和加工工藝復(fù)雜,致使產(chǎn)品加工周期長(zhǎng)。在當(dāng)前多變和激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境下,原手工粗放式管理方式已不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展并制約了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率和效能。

ERP即企業(yè)資源規(guī)劃(EnterpriseResourcePlanning)[1]的英文縮寫,以企業(yè)資源合理、有效利用為目標(biāo),幫助企業(yè)以較短的生產(chǎn)周期和較低的成本對(duì)市場(chǎng)變化做出迅速反應(yīng),實(shí)現(xiàn)了信息流、物流、資金流的集成,從而實(shí)現(xiàn)資源共享,有效解決企業(yè)的諸多困擾,提升綜合管理。因此,ERP成為公司發(fā)展的必然選擇。

但是ERP的實(shí)施并不是一帆風(fēng)順的,實(shí)施過程中會(huì)出現(xiàn)諸多制約因素,嚴(yán)重阻礙ERP的實(shí)施,直接影響企業(yè)的發(fā)展。只有堅(jiān)定信心,充分估計(jì)各種制約因素并逐步解決,才能使ERP得以成功應(yīng)用。

2.ERP實(shí)施過程中的制約因素

公司應(yīng)用ERP的一段時(shí)期內(nèi),其管理水平以及反映企業(yè)綜合能力和管理狀況的相關(guān)指標(biāo)沒有發(fā)生明顯的改進(jìn)、提高和創(chuàng)新,功能可用性不足,平均只能達(dá)到預(yù)期功能的60%左右;其主要存在以下制約因素:

2.1傳統(tǒng)的管理觀念沒有從根本轉(zhuǎn)變

公司一些領(lǐng)導(dǎo)及業(yè)務(wù)管理人員在具體的實(shí)施過程中,始終不能轉(zhuǎn)變觀念,對(duì)ERP計(jì)劃堅(jiān)持以傳統(tǒng)的管理理念去執(zhí)行,硬要在ERP計(jì)劃中找零件所屬產(chǎn)品和所屬批次,并且實(shí)際執(zhí)行時(shí)在不知道產(chǎn)品和批次的情況下仍然按產(chǎn)品和批次進(jìn)行生產(chǎn)組織,造成拖期工單大量存在,甚至已裝配的產(chǎn)品還處于缺料狀態(tài),生產(chǎn)混亂不堪,從而對(duì)ERP先進(jìn)管理方法產(chǎn)生動(dòng)搖。再加上實(shí)施ERP后工作發(fā)生變化;而且實(shí)施初期手工管理還要并行,導(dǎo)致工作量增加;甚至害怕因計(jì)算機(jī)代替了自己的工作而下崗等原因,對(duì)ERP的實(shí)施產(chǎn)生抵觸情緒。這樣實(shí)施下去,ERP必將以失敗告終。

2.2基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不規(guī)范、不及時(shí)、不準(zhǔn)確

數(shù)據(jù)是各類信息系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ),ERP系統(tǒng)也不例外,雖然ERP綜合的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度超過了95%[2],仍然給ERP的實(shí)施帶來干擾?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的規(guī)范、及時(shí)和準(zhǔn)確是ERP系統(tǒng)實(shí)施的前提和基礎(chǔ),是ERP實(shí)施成敗的關(guān)鍵。

ERP實(shí)施過程中有70%的工作都是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集、整理和應(yīng)用工作。不準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)必然得不到準(zhǔn)確的信息,可謂如果輸進(jìn)去的是垃圾,那么輸出的仍是垃圾。準(zhǔn)確但不規(guī)范的數(shù)據(jù),也只能在局部模塊內(nèi)有效,數(shù)據(jù)的共享、傳遞和處理都很困難;準(zhǔn)確但不及時(shí)的數(shù)據(jù),會(huì)使數(shù)據(jù)失去有效性,甚至給企業(yè)的管理決策帶來負(fù)面的影響。

2.3管理過程執(zhí)行力不夠

ERP的實(shí)施是對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重組(BPR),業(yè)務(wù)人員的工作流程發(fā)生了根本性的改變,無論是操作規(guī)程還是操作內(nèi)容都發(fā)生根本性的變化。

實(shí)施ERP后,管理透明度高,所做的任何工作不僅要有憑據(jù),而且細(xì)致和規(guī)范,不允許有過多的人為操作,如果確實(shí)需要進(jìn)行人為操作,也會(huì)在系統(tǒng)中留下痕跡。所有這些徹底改變了原有隨意性強(qiáng),人為因素多等工作方式,取而代之的是一種全新的并且不熟悉的工作方式,迫于公司相關(guān)政策的壓力,那些固守傳統(tǒng)管理的生產(chǎn)組織者仍然以原來的工作方式對(duì)ERP進(jìn)行操作,從而以此造成ERP系統(tǒng)的混亂來否定ERP。

2.4軟件的二次開發(fā)力量薄弱

引進(jìn)的ERP軟件不能完全適應(yīng)現(xiàn)行的生產(chǎn)管理,不能滿足企業(yè)實(shí)際工作需要或功能要求,需要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行必要的二次開發(fā),而由于軟件公司的服務(wù)有限和自身開發(fā)能力的限制,無法滿足企業(yè)的特殊需求,從而阻礙ERP的順利實(shí)施。

3.ERP實(shí)施中的對(duì)策

3.1更新企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)觀念

ERP成敗的關(guān)鍵不只是技術(shù),而是要從舊的觀念上徹底轉(zhuǎn)變。為此,必須對(duì)上、中、下三個(gè)層面人員更新生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)觀念,從目前現(xiàn)狀看,強(qiáng)化培訓(xùn)是其最主要手段。培訓(xùn)絕不僅僅是單純系統(tǒng)操作的培訓(xùn),從項(xiàng)目的實(shí)施開始到后期,相應(yīng)的培訓(xùn)都是貫穿始終的。培訓(xùn)要注重科學(xué)性、有效性和實(shí)用性,分階段、分內(nèi)容、分人員、分層次地分別進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn),借助培訓(xùn)手段改變思想、提高認(rèn)識(shí);增加人們對(duì)ERP相關(guān)知識(shí)的了解和規(guī)范管理人員的行為方式,提升管理理念和技術(shù)技能。

3.1.1領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)

ERP系統(tǒng)被視為“一把手”工程,對(duì)企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)是一項(xiàng)目十分重要的工作。培訓(xùn)目的是讓他們形成共識(shí),ERP系統(tǒng)是管理改造項(xiàng)目,實(shí)施過程中必將不同程度的涉及到企業(yè)的流程再造,離不開高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。

3.1.2基層業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)

ERP的實(shí)施既是系統(tǒng)工程又是全員工程,需要各業(yè)務(wù)部門的共同參與?；鶎訕I(yè)務(wù)人員觀念上的徹底轉(zhuǎn)變對(duì)ERP的實(shí)施起著至關(guān)重要的作用。通過培訓(xùn)使各級(jí)管理人員不僅要明確什么是ERP,它的實(shí)施將給企業(yè)帶來那些變化;并明確實(shí)施ERP后各個(gè)崗位的人員工作方式發(fā)生那些變化以及如何進(jìn)行新的工作方式;充分調(diào)動(dòng)基層業(yè)務(wù)人員的積極性,明確他們?cè)贓RP實(shí)施過程中的重要性。同時(shí),通過相應(yīng)的規(guī)章制度,來約束業(yè)務(wù)人員拋棄傳統(tǒng)管理下的工作方式,適應(yīng)ERP實(shí)施后新的工作方式,對(duì)經(jīng)過多次培訓(xùn)仍然不能轉(zhuǎn)變而固守傳統(tǒng)管理模式的員工,作為不能勝任本崗位工作,責(zé)令調(diào)離。

根據(jù)基層業(yè)務(wù)人員不同工作性質(zhì)和不同工作內(nèi)容,培訓(xùn)采取集中授課和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的方式進(jìn)行,培訓(xùn)不能只停留在局部范圍,要涉及到公司所有業(yè)務(wù)人員。各級(jí)業(yè)務(wù)人員由于知識(shí)層次、業(yè)務(wù)水平參差不齊,需要進(jìn)行全方位、多層次的培訓(xùn)。按照ERP原理,根據(jù)業(yè)務(wù)人員的不同崗位、不同職責(zé)及不同操作內(nèi)容進(jìn)行不同層次的培訓(xùn),突出重點(diǎn),使他們完全掌握ERP這種先進(jìn)的管理手段,為ERP的順利實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性

完整、及時(shí)和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)是ERP成功運(yùn)行并達(dá)到預(yù)定目標(biāo)的前提。

3.2.1重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一項(xiàng)工作量巨大又極端復(fù)雜的工程,如果對(duì)其認(rèn)識(shí)不足,投入的人力、物力有限,就會(huì)造成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性低、準(zhǔn)備工作進(jìn)展緩慢,直接影響了ERP實(shí)施的進(jìn)度和效果。

多品種、小批量的生產(chǎn)特點(diǎn)決定了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難度,要對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作量給予充分估計(jì),要下決心花大力氣,采取必要的措施,投入大量的人力和物力,從各設(shè)計(jì)部門和工藝部門等數(shù)據(jù)源頭抽調(diào)專人從事數(shù)據(jù)的采集、錄入和維護(hù)工作,以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,完整性。

3.2.2加強(qiáng)數(shù)據(jù)錄入人員的責(zé)任心

要保證ERP項(xiàng)目工程實(shí)施的質(zhì)量,最關(guān)鍵的一條是一絲不茍地把好數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性的關(guān)[3],逐步形成高質(zhì)量的ERP數(shù)據(jù),進(jìn)而把ERP數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為知識(shí)和成果。

由于ERP系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)都是由數(shù)據(jù)錄入人員錄入的,因此數(shù)據(jù)錄入人員的責(zé)任心決定數(shù)據(jù)的數(shù)量和質(zhì)量,加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)錄入人員的責(zé)任心教育,使他們對(duì)自己所從事的工作充分認(rèn)識(shí),了解自己工作的重要性。同時(shí)制定相應(yīng)的考核辦法和獎(jiǎng)懲制度,從而確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時(shí)。

3.2.3數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化

數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化是指企業(yè)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)的組織必須嚴(yán)格遵循一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。要確保ERP工程實(shí)施的質(zhì)量,企業(yè)在實(shí)施ERP系統(tǒng)前必須強(qiáng)化企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理,標(biāo)準(zhǔn)化在信息管理中處在非常重要的地位和作用。

企業(yè)中的各類數(shù)據(jù)可以概括地分為相對(duì)靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。為了保證數(shù)據(jù)的唯一性、統(tǒng)一性和提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率,有利于系統(tǒng)的信息跟蹤與查詢,對(duì)于要錄入計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理的每個(gè)數(shù)據(jù)都要進(jìn)行分類和編碼。在編碼時(shí),以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)。在沒有國(guó)標(biāo)、行標(biāo)或相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)可參照的情況下,將基本按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及約定進(jìn)行分類編碼,在編碼的同時(shí)兼顧與相關(guān)國(guó)標(biāo)、行標(biāo)的兼容性問題。另外,編碼體系還要結(jié)合企業(yè)的行業(yè)特點(diǎn)和實(shí)際,并且考慮到今后的發(fā)展制訂。公司編碼統(tǒng)一歸口企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化部門進(jìn)行管理,由標(biāo)準(zhǔn)化部門制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則,無論P(yáng)DM、CAPP還是ERP所需要的編碼全部由標(biāo)準(zhǔn)化部門根據(jù)編碼規(guī)則進(jìn)行編制,保證數(shù)據(jù)在各系統(tǒng)的統(tǒng)一性,杜絕一物多碼現(xiàn)象的發(fā)生。

3.2.4PDM/CAPP/ERP進(jìn)行數(shù)據(jù)集成

為了保證數(shù)據(jù)的唯一性、統(tǒng)一性,對(duì)各數(shù)據(jù)源頭采集、錄入和維護(hù)的數(shù)據(jù),在實(shí)施ERP的同時(shí)實(shí)施PDM和ERP,并實(shí)現(xiàn)了PDM/CAPP/ERP的數(shù)據(jù)集成。通過公司特有的“PDM/CAPP/ERP集成系統(tǒng)”將設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)和工藝數(shù)據(jù)等信息傳遞至ERP,并且數(shù)據(jù)在傳遞過程中接受各系統(tǒng)完整性檢測(cè),從而保證了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和完整性;同時(shí),為了確保集成系統(tǒng)的正常運(yùn)行,制訂《PDM/CAPP/ERP數(shù)據(jù)集成系統(tǒng)管理辦法》,規(guī)定各數(shù)據(jù)源單位的工作職責(zé)、工作內(nèi)容和工作流程,由此保證數(shù)據(jù)的“五性”(即準(zhǔn)確性、唯一性、及時(shí)性、統(tǒng)一性和完整性),確保ERP的順利實(shí)施。

3.2.5數(shù)據(jù)不斷完善

對(duì)于缺乏依據(jù)或不確定的數(shù)據(jù)(如零部件的間隔期、提前期,采購件的采購周期、訂貨批量等),可先由相關(guān)部門人員憑經(jīng)驗(yàn)協(xié)商確定,再進(jìn)行不斷調(diào)整完善。另外,制定嚴(yán)格的規(guī)章制度和考核辦法,從制度上保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性;加強(qiáng)企業(yè)各部門間的數(shù)據(jù)溝通與信息反饋,以進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的精確度。

加強(qiáng)管理,組織相關(guān)部門制訂有關(guān)數(shù)據(jù)更改流程,從數(shù)據(jù)源頭進(jìn)行控制,確定數(shù)據(jù)唯一入口,保證數(shù)據(jù)的唯一性。無論在生產(chǎn)過程中的哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,牽涉到數(shù)據(jù)源的錯(cuò)誤,統(tǒng)一在數(shù)據(jù)源頭確認(rèn)更改之后,相關(guān)部門才能對(duì)ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的相關(guān)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行更改,確保各部門數(shù)據(jù)的一致。

3.3重構(gòu)組織,強(qiáng)化執(zhí)行力

3.3.1重構(gòu)組織

從系統(tǒng)的角度來看,ERP的實(shí)施對(duì)于企業(yè)來說是一個(gè)復(fù)雜的企業(yè)創(chuàng)新工程。

將ERP視為“信息化建設(shè)”,順理成章地將項(xiàng)目交給了企業(yè)內(nèi)部“信息中心”主辦。信息中心大多是計(jì)算機(jī)或相關(guān)專業(yè)畢業(yè),有較多的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí),對(duì)硬件和網(wǎng)絡(luò)實(shí)施比較容易;但是,他們的弱勢(shì)在于對(duì)企業(yè)物資、生產(chǎn)、管理和財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)、實(shí)際運(yùn)作能力的匱乏,更缺乏這方面的實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn),同時(shí)也缺少必要的權(quán)威,很難有效地組織與調(diào)動(dòng)各部門。他們往往只能在信息技術(shù)領(lǐng)域施展才能并保證系統(tǒng)開通起來,很難保證系統(tǒng)成功地運(yùn)轉(zhuǎn)和達(dá)到預(yù)定目標(biāo)。因此在進(jìn)行ERP實(shí)施之前,有必要在組織“項(xiàng)目實(shí)施組”的同時(shí)還要組織“項(xiàng)目協(xié)調(diào)組”,其中,“項(xiàng)目實(shí)施組”由基層業(yè)務(wù)人員和“信息中心”技術(shù)人員組成,負(fù)責(zé)開展ERP項(xiàng)目的具體應(yīng)用;“項(xiàng)目協(xié)調(diào)組”則由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)(或高層領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的人)和各管理層相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成,在ERP實(shí)施上具有絕對(duì)的權(quán)威,協(xié)調(diào)解決ERP實(shí)施過程中所出現(xiàn)的與現(xiàn)行管理模式下流程或管理的沖突,并做出相應(yīng)決策,促進(jìn)ERP的實(shí)施。

3.3.2營(yíng)造ERP文化

企業(yè)內(nèi)部人員的配合程度將對(duì)ERP的實(shí)施產(chǎn)生很大影響,他們的情緒、意志、欲望、需求才是系統(tǒng)能否成功、可靠運(yùn)行的決定因素。在實(shí)施ERP過程中,要在考慮技術(shù)層面的同時(shí)還要充分考慮管理因素,特別是人的影響因素——領(lǐng)導(dǎo)干部和一般員工。他們的理解、參與、熱情、努力和溝通,才是真正的中堅(jiān)力量。

3.3.3建立系列化規(guī)范管理制度

在實(shí)施ERP中,要下大力氣對(duì)企業(yè)以往的制度做合理的調(diào)整和修改,使它能夠?qū)?xiàng)目的實(shí)施起到推動(dòng)作用。沒有管理規(guī)則與制度的創(chuàng)新,ERP就不可能很好地運(yùn)行起來,發(fā)揮其作用。這些新的規(guī)則與制度包括:業(yè)務(wù)流程規(guī)則與制度;系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則與制度;系統(tǒng)維護(hù)規(guī)則與制度,并進(jìn)一步完善各種信息化管理制度。如公司推行的《信息化管理考核辦法》、《ERP工作細(xì)則》、《ERP操作手冊(cè)》、《ERP常見問題及處理辦法》、《ERP產(chǎn)品數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護(hù)規(guī)定細(xì)則》、《PDM/CAPP/ERP數(shù)據(jù)集成管理辦法》等,從不同的側(cè)面和角度規(guī)范企業(yè)信息化流程及相關(guān)管理制度。

3.3.4強(qiáng)化執(zhí)行力,在各環(huán)節(jié)做到精細(xì)化管理

以傳統(tǒng)的操作規(guī)程進(jìn)行ERP的操作,必將造成ERP系統(tǒng)的混亂,因此必須加強(qiáng)執(zhí)行力。在傳統(tǒng)管理模式下,零件在各工序之間傳遞只是實(shí)物的傳遞即物流,而ERP系統(tǒng)則要求零件加工完成傳遞實(shí)物的同時(shí)還要在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的匯報(bào)即物流、信息流統(tǒng)一,否則,即使實(shí)物已經(jīng)傳遞到下道工序,但由于缺少前道工序的匯報(bào),下道工序也無法進(jìn)入加工,生產(chǎn)系統(tǒng)不能正常運(yùn)行。因此,在ERP的實(shí)施過程中,必須嚴(yán)格按照ERP系統(tǒng)相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行具體的操作。

3.4軟件二次開發(fā)

由于傳統(tǒng)管理模式在企業(yè)根深蒂固,而且在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中曾經(jīng)發(fā)揮其應(yīng)有的作用,要企業(yè)的管理者迅速擺脫這種管理模式有一定難度,并且會(huì)影響生產(chǎn)的開展,因此,可以考慮從軟件上進(jìn)行修改,使ERP與企業(yè)傳統(tǒng)管理模式逐步相互適應(yīng),在報(bào)表格式、用戶界面、運(yùn)行參數(shù)、與其它系統(tǒng)的集成接口等方面進(jìn)行本地化改造,以滿足企業(yè)個(gè)性化要求,協(xié)助企業(yè)管理者不斷適應(yīng)ERP,最終徹底實(shí)施ERP。

4.結(jié)束語

ERP本身就不單純是一個(gè)計(jì)算機(jī)項(xiàng)目,而更是一個(gè)管理項(xiàng)目。在ERP的實(shí)施過程中,只要提高思想認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變思想觀念,積極地應(yīng)對(duì)實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種制約因素,ERP