業(yè)主檔案管理作業(yè)規(guī)程及細節(jié)標準

業(yè)主檔案管理作業(yè)規(guī)程及細節(jié)標準1.0目的規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作2.0適用范圍適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的動靜態(tài)管理。3.0職責3.1客服中心管家服務部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。3.2客服中心客服接待負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管和跟蹤。4.0程序要點4.1業(yè)主檔案內容。4.1.1經業(yè)主簽署后的《前期物業(yè)管理服務協議》。4.1.2《物業(yè)使用守則》4.1.3經業(yè)主簽署后的《花園鑰匙移交簽收表》4.1.4經業(yè)主簽署后的《花園業(yè)主入伙資料簽收表》4.1.5經業(yè)主登記后的《花園業(yè)主檔案登記表》4.1.6經業(yè)主簽署后的《花園交房驗收單》4.1.8業(yè)主二次裝修相關檔案。4.1.9《違章處理通知單》及處理結果資料。4.1.10業(yè)主的有關證件復印件。4.1.11報修管理相關檔案。4.1.12住戶投訴相關檔案。4.1.13住戶鑰匙管理相關檔案。4.1.14住戶咨詢相關檔案。4.1.15公共性服務費收取相關檔案。4.1.16業(yè)主房屋變更相關檔案。4.1.18業(yè)主特約服務相關檔案。4.1.19其他應保存的資料，所有記錄表單印有編號，不得任意撕毀。4.2檔案柜的制作。4.2.1根據檔案柜內存放的資料內容準備相應的檔案標貼紙。4.2.2在檔案標貼紙上打印出管理處名稱、檔案名稱、檔案內容及保管位置等內容。4.2.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜左側立面距頂部3cm的位置上。4.3業(yè)主檔案袋的制作。4.3.1準備適量的信封。4.3.2信封上寫上業(yè)主的房號、姓名。4.3.3將業(yè)主相關資料放于檔案袋內，存放入檔案柜中的檔案夾內。4.4業(yè)主檔案夾的制作。4.4.1準備適量的檔案夾。4.4.2將寫有“房號”的標貼紙夾在檔案夾封面上。4.5將業(yè)主的檔案袋存放在相應的檔案夾內。4.6將各業(yè)主的檔案夾按棟號的先后順序排列在檔案柜內。4.7按檔案夾內的各業(yè)主的檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內，內容包括：業(yè)主姓名、戶籍號碼、入伙時間、序號、文件名稱、文件頁數，貼在信封上。4.8業(yè)主檔案的跟蹤。4.8.1當發(fā)生下列情況變化時，客戶服務中心客服接待應將變化記錄在業(yè)主檔案中：a)通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時；b)業(yè)主發(fā)生更替時。4.8.2對產權發(fā)生變更的業(yè)主，管理處應及時為新業(yè)主建立“業(yè)主檔案”，并對原業(yè)主的檔案保管期三年。4.9業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處經理批準，持行政服務部發(fā)出的《檔案查閱/借閱/復印審批表》至客戶服務中心客服接待處辦理登記手續(xù)后方可查閱。4.10業(yè)主檔案應永久保存。4.11具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。4.12本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心客服接待績效考評的依據之一。5.0記錄（永久保存）5.1《業(yè)主檔案目錄》6.0相關文件支持6.1《記錄控制程序》

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