比質(zhì)比價采購管理

PAGEPAGE6NTDEC-ERP南通柴油機股份有限公司ERP操作指南NTDEC－ERP－ZN001－2006比質(zhì)比價采購（試運行）2006－02－15發(fā)布2004－03－01實施南通柴油機股份有限公司企劃部發(fā)布前言為指導(dǎo)ERP系統(tǒng)在采購管理工作中的應(yīng)用，根據(jù)和佳ERP的功能及企業(yè)的實際情況，公司物流一體化信息化項目小組、企劃部會同質(zhì)保部、采購部、裝備廠等相關(guān)部門，擬定了比質(zhì)比價采購、合格供方審批等工作流程通過ERP運作的操作指南。操作指南是企業(yè)管理規(guī)范的具體操作要求，ERP操作人員應(yīng)同時遵守和佳ERP分模塊用戶手冊規(guī)定的操作規(guī)范和參加公司組織的相關(guān)培訓(xùn)。只有培訓(xùn)合格的人員才能被授權(quán)操作ERP系統(tǒng)。起草部門：公司物流一體化信息化項目小組編制：王國祥審核：梅廣生批準(zhǔn)：吳亦鵬時間：2006-02-18比質(zhì)比價采購ERP操作指南（NTDEC－ERP－ZN001－2006）范圍本指南主要指導(dǎo)通過ERP系統(tǒng)完成下列管理活動：與產(chǎn)品實現(xiàn)有關(guān)的采購活動必須在“定點供方”的“定點品種”中進行；“例外采購”必須經(jīng)過批準(zhǔn)；“試點供方”、“合格供方的試點品種”其采購的比例必須受控；同一物料有多供應(yīng)商的，采購比例向優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商傾斜；要求“試點供方”或“定點供方的試點物料”采購比例不超標(biāo)；回用（讓步接受）物料的價格下??；供應(yīng)商在協(xié)議約定的統(tǒng)計期間內(nèi)，其質(zhì)量指標(biāo)超過承諾的指標(biāo)，其產(chǎn)品價格下浮一定的比例。引用標(biāo)準(zhǔn)QG/AT0501《采購管理》QG/AT90.08《供方評定控制程序》職責(zé)財務(wù)部負責(zé)公司比質(zhì)比價工作審核、維護新增物料編碼的價格信息，負責(zé)對供應(yīng)商進行編碼。技術(shù)中心負責(zé)ERP系統(tǒng)的技術(shù)實施。企劃部負責(zé)各部門授權(quán)人員的培訓(xùn)、系統(tǒng)授權(quán)。制造部負責(zé)編制請購計劃（物料需求計劃）及物料編碼中物料基本信息、庫存信息的維護，新增物料編碼的必要性審核。采購部門負責(zé)根據(jù)請購計劃編制采購計劃、分解采購定單，負責(zé)物料價格信息（物料采購供應(yīng)商報價）的提供和初始錄入。質(zhì)保部負責(zé)供應(yīng)商質(zhì)量信息管理，負責(zé)物料的質(zhì)量信息的維護；負責(zé)（可委托）物料檢驗信息的維護；負責(zé)根據(jù)公司供應(yīng)商評價的結(jié)果及公司有關(guān)取消合格供方的決定執(zhí)行“凍結(jié)供應(yīng)商”、“報價失效”（凍結(jié)品種），的操作。操作指南定點供方的審批、例外采購的審批、試點供方、定點供方的試點品種按QG/AT90.08《供方評定控制程序》程序文件執(zhí)行。采購計劃編制指南：與產(chǎn)品直接相關(guān)的物料的采購計劃只能從制造部采購需要計劃導(dǎo)入（如中心庫、配套庫、毛坯庫、插秧機倉庫等），通過“比價采購”流程；其他物料允許走ERP系統(tǒng)中的“零星采購”流程。走比價采購流程的物料符合下列條件可以由采購部門直接編制采購計劃：供應(yīng)商按計劃供貨，進貨時質(zhì)量檢驗不合格，退貨，原采購計劃被取消，采購部門可按原計劃的數(shù)量增補計劃，但需在采購計劃的用途和說明中注明不合格的處理單號。包裝箱采用按需送貨，制造部不再調(diào)整計劃，由采購部自行調(diào)整采購計劃、采購訂單。特殊情況，經(jīng)制造部書面通知，由采購部門直接編制采購計劃的物料。權(quán)限控制新增供方，采購部提供定點供方審批表或試點供方審批表或例外采購審批表由財務(wù)部錄入供應(yīng)商編碼，并通知質(zhì)保部進行設(shè)置供應(yīng)商級別。定點/試點供方設(shè)置：定點供方的供應(yīng)商級別設(shè)置為“定點供應(yīng)商”；新增供方為試點供方，采購部在其報價中設(shè)置其報價的有效期為1年；質(zhì)保部將供應(yīng)商級別設(shè)置為“試點供應(yīng)商”，定點供方的定點品種已經(jīng)錄入系統(tǒng)，由質(zhì)量、財務(wù)進行定點和價格的確認。試點供方的采購品種，采購部錄入報價并設(shè)置其報價的有效期為1年；財務(wù)部根據(jù)試點供方審批表及采購物資價格審批表審核確認。試點供應(yīng)商轉(zhuǎn)為定點供應(yīng)商：采購部門負責(zé)依據(jù)“定點供方”審批表重新報價；質(zhì)保部將供應(yīng)商級別設(shè)置為定點供應(yīng)商；財務(wù)部負責(zé)依據(jù)定點審批表、采購物資價格審批表進行報價審核。取消定點供方資格：取消供應(yīng)商定點資格，由質(zhì)保部負責(zé)執(zhí)行“凍結(jié)供應(yīng)商”操作。操作日期為取消定點執(zhí)行之日；取消定點供方的部分物料定點資格：由質(zhì)保部進行供應(yīng)商報價失效期的設(shè)置，進行品種失效，設(shè)定報價的失效日期、中止日期均為取消定點資格之日。定點供方的增加采購品種，采購部提出具體物料明細，質(zhì)量管理部門視情況決定辦理“定點供方新增物料”備案或“試點審批”手續(xù)，通過供應(yīng)商外部報價，采購部負責(zé)報價錄入，由財務(wù)部門依據(jù)“備案單”或“試點審批表”及“采購物資價格審批表”進行價格審核。財務(wù)部價格審核時必須確認質(zhì)量管理審核手續(xù)齊全。因產(chǎn)品質(zhì)量等問題并經(jīng)公司批準(zhǔn)需對供方暫停付款：由財務(wù)部執(zhí)行“暫停付款”操作。例外采購：例外采購審批只允許進行一次采購計劃及采購定單，而且要求物料在產(chǎn)品報價的有效期內(nèi)入庫?！袄獠少彙庇刹少彶块T設(shè)定物料報價的有效期為7天。非定點供方的臨時“例外采購”，首先由采購部提供供應(yīng)商的信息，財務(wù)維護往來戶信息、增加往來戶編碼，然后由采購部提供供應(yīng)商報價，財務(wù)審核確認供應(yīng)商報價。非定點供方的臨時“例外采購”經(jīng)過審批以后，質(zhì)報部負責(zé)執(zhí)行“凍結(jié)供應(yīng)商”操作。凍結(jié)時間原則為例外采購審批后7天。對于定點供方的臨時例外采購?fù)ㄟ^設(shè)定物料報價的有效期為7天進行控制；財務(wù)部在審核時除審核例外采購審批表以外，需關(guān)注試點/定點供方的物料報價的有效期，質(zhì)保部應(yīng)在系統(tǒng)中檢查實施情況，查詢例外采購審批表中所列物料的采購計劃編制情況。多供應(yīng)商物料的比例管理：年初由采購部門、質(zhì)保部按“向優(yōu)質(zhì)供方傾斜”的原則確定物料采購的標(biāo)準(zhǔn)配比，標(biāo)準(zhǔn)配比由質(zhì)保部負責(zé)維護。對標(biāo)準(zhǔn)配比采購部可以提出調(diào)整意見，經(jīng)批準(zhǔn)后質(zhì)保部調(diào)整ERP數(shù)據(jù)。系統(tǒng)通過二次開發(fā)提供實際到貨的比例及與標(biāo)準(zhǔn)配比間的關(guān)系查詢。計劃人員編制計劃時ERP系統(tǒng)可以提供輔助資料，包括到貨、計劃、實際比例。詳見《二次開發(fā)需求報告》。標(biāo)準(zhǔn)配比不影響月度采購計劃的編制。質(zhì)量指標(biāo)超標(biāo)：供應(yīng)商在協(xié)議約定的統(tǒng)計期間內(nèi)，其質(zhì)量指標(biāo)超過承諾的指標(biāo)，其產(chǎn)品價格下浮一定的比例。由質(zhì)保部提供供應(yīng)商名稱、需要下浮的物料名稱（編碼）、價格下浮的比例、下浮執(zhí)行的時間，財務(wù)部調(diào)整“供應(yīng)商外部報價”。回用品價格的下?。好磕?、6、9、12月底質(zhì)保部手工統(tǒng)計“回用單”，企劃部對手工單據(jù)與ERP記錄進行比對，根據(jù)回用價格下浮統(tǒng)計報表由采購部逐項落實并反饋，供應(yīng)商可以提供價格下浮、開票折讓等辦法實施下浮，財務(wù)部在6、12月底對未落實到位的集中反開票處理。待手工操作一段時間可以對軟件進行二次開發(fā)。5附則ERP操作功能解釋凍結(jié)供應(yīng)商：凍結(jié)供應(yīng)商的操作日期為凍結(jié)起始執(zhí)行日期。指無法針對該供應(yīng)商進行采購計劃編制。但是，已經(jīng)編制采購計劃、下發(fā)采購訂單的物料不影響收貨、檢驗、結(jié)算等。暫停付款：ERP系統(tǒng)中無法進行付款結(jié)算。供應(yīng)商報價：公司采購系統(tǒng)設(shè)置為比價采購，未進行供應(yīng)商報價的物料無法編制采購計劃、下訂單。供應(yīng)商報價的有效期：供應(yīng)商報價有時間期限，系統(tǒng)按進貨時間與報價的有效期進行比照。5.2ERP系統(tǒng)中現(xiàn)有數(shù)據(jù)，2月28日前，質(zhì)量、財務(wù)部門組織核定。檢查與考核業(yè)務(wù)由管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的職能部門進行檢查，與ERP操作相關(guān)的，由