X股份有限公司關于內部控制有效性說明

PAGE1PAGE6PAGE2XX股份有限公司內部控制有效性說明為了保證公司業(yè)務活動的有效進行，保護各項資產的安全性和完整性，保證會計資料的真實性、合法性與完整性。本公司根據組織結構、資產結構、經營方式、外部環(huán)境以及公司的具體情況并參照財政部的《內部會計控制規(guī)范》制定了一套較為完整的內部控制制度，并將隨著公司的發(fā)展而不斷完善?，F就本公司的內部控制體系和重要的內部控制制度等進行評價說明如下：一、公司現有內部控制及評價（一）公司的組織架構及管理架構本公司自成立以來，能夠合法經營，合規(guī)運作，不斷開發(fā)新產品擴大公司經營規(guī)模。主要產品包括XX，》》》。特別是在成功改組為股份公司后，公司上下以股改為契機，加快公司的制度化建設，強化內部管理，從管理中出效益，使公司的管理水平有了大幅度的提高，同時建立了一套行之有效的組織架構和管理架構。本公司組織結構如下圖所示：總經理辦公會總經理辦公會董事會人力資源部證券部供應部發(fā)展事業(yè)部技術部質檢部生產部電攪制造車間卷筒制造車間電氣制造車間電磁制造車間運輸部辦公室監(jiān)事會股東大會財務部銷售部企管部保安部后勤部研發(fā)中心電磁中心電氣中心董事會秘書營銷管理部高壓變頻部海外營銷部國內營銷部審計委員會戰(zhàn)略委員會薪酬與考核委員會審計部（二）公司的內部控制體系1、內控體系建立的基礎公司的內部控制體系建立在理論和實踐相結合的基礎上，以國家法律法規(guī)和財稅制度為原則；強化企業(yè)管理，健全自我約束機制，促進現代企業(yè)制度的建設和完善，保障公司經營戰(zhàn)略目標的實現。2、內控體系的核心理念“循環(huán)控制、強調計劃、關注流程、注重細節(jié)、突出效率、追求效果、持續(xù)改進”循環(huán)控制公司根據業(yè)務實際運行情況，劃分業(yè)務循環(huán)，根據業(yè)務循環(huán)合理配置資源、設計制度、全程控制。目前主要循環(huán)系統(tǒng)包括：銷售及收款循環(huán)、采購及付款循環(huán)、生產循環(huán)和研發(fā)循環(huán)；工薪循環(huán)、融資循環(huán)、固定資產循環(huán)、投資循環(huán)。強調計劃、關注流程、注重細節(jié)、突出效率、追求效果、持續(xù)改進公司始終堅信，成功應源于必然，而不是偶然。在執(zhí)行企業(yè)理念過程中，強調計劃的完整性、準確性和可操作性；關注流程設計的正確性和執(zhí)行的到位性；注重細節(jié)執(zhí)行的完美性；在此前提下，突出效率、追求效果，使“成功”成為一種必然。（三）主要內部控制制度的總體評價1、控制環(huán)境公司的控制環(huán)境反映了治理結構的科學性和各職能機構的相互制衡，也充分反映了董事會和管理層對公司控制的態(tài)度，控制環(huán)境的好壞直接決定著公司的各項控制制度能否得以有效實施。本公司一貫本著穩(wěn)健、守法、合規(guī)經營的理念，積極營造良好的控制環(huán)境，力爭為企業(yè)的發(fā)展提供更廣闊的空間，主要表現在以下幾個方面：（1）組織結構設置組織結構是公司計劃、協(xié)調和控制經營活動的整體框架，設置合理的組織結構有助于建立良好的內部控制環(huán)境。本公司作為一家股份有限公司，已嚴格按照《中華人民共和國公司法》、《中華人民共和國證券法》等法律法規(guī)的規(guī)定，在強化經營管理的同時，逐步建立健全了本公司的組織機構。股東大會、董事會、監(jiān)事會和管理層之間權責分明、相互制衡、運作良好，形成了一套合理、完整、有效的經營管理框架，為公司的規(guī)范運作、長期健康發(fā)展打下了堅實的基礎。（2）內部審計內部審計是企業(yè)自我獨立評價的一種職能，內部審計可通過協(xié)助管理當局監(jiān)督有關控制政策和程序的有效性，來促成好的控制環(huán)境的建立。本公司已成立了專門的內審機構『審計部』，主要對整個公司的各個方面實施有效監(jiān)督和審計，針對存在的問題提出建設性意見。內審部門在強化管理方面起到了較大的作用，同時也將對公司內部控制制度的不斷完善發(fā)揮更大的作用。（3）管理控制方法本公司是通過以下幾種方法來實現管理當局對整個公司的經營活動實行有效控制和監(jiān)督的：（A）制定年度經營方針計劃、編制年度總體預算、明確年度發(fā)展綱要；（B）比較實際業(yè)績與計劃目標，并將比較差異結果通告有關層次的管理人員；（C）調查偏離期望值的差異原因，并及時采取適當的改善措施；（D）定期召開總結會，對在經營過程中出現的重大問題進行總結，分析和研討產生的原因，并找出對策加以改善。以上措施的應用將保證本公司的經營向預定的目標邁進。（4）人力資源管理公司人事政策注重務實性操作和長期激勵，能確保執(zhí)行公司政策和程序的人員具備應有的勝任能力和正直品行。本公司在人力資源政策方面,堅持以人為本的原則,努力為員工創(chuàng)造一種能夠促進學習、進步的機制，提供良好的職業(yè)生涯通道，與企業(yè)共成長。同時公司的人力資源政策主要基于實現企業(yè)的戰(zhàn)略目標而制定。本公司截止2008年12月31日共有員工252人，其中博士4人，碩士研究生15人，本科58人，大專56人。公司已經建立起一套完整的招聘、培訓、考核、職級評定制度。同時采取外部引進和內部培訓相結合的方法。引進與培養(yǎng)：由部門經理提出需求計劃，經總經理批準后，交人力資源部負責選拔。采取內部培訓和外部選拔相結合的方式?？己伺c激勵：公司對全體員工實行目標考核的方法。按照年度月度考核，考核結果與個人績效掛鉤，激發(fā)全體員工的工作積極性和創(chuàng)造性。2、控制程序為了實現控制目標，也為了有效的監(jiān)控管理和運作，公司在交易授權、職責劃分、憑證與記錄控制、資產接觸和記錄使用以及獨立稽核等方面均建立了有效的控制程序。（1）交易授權：。（2）職責劃分：職責劃分控制程序是對交易涉及的各項職責進行合理劃分，確保崗位制衡。本公司在實際經營管理中,建立了崗位責任制，在工程開發(fā)、生產、質管、采購、銷售、管理、會計以及計算機信息系統(tǒng)等各個環(huán)節(jié)都制定了較為詳細的職責劃分程序。比如：（A）對于采購交易，要求采購、會計、倉管分工負責，采購部門負責簽發(fā)采購單，質管部門負責驗收，倉管部門負責保管，會計部門則負責流程監(jiān)督和履約付款。（B）對于銷售業(yè)務，本公司也將銷售的授權、訂貨單的歸檔、貨物的發(fā)運以及開發(fā)票收款等工作分派給不同的部門，這樣就可以較好地對銷售業(yè)務各環(huán)節(jié)進行監(jiān)控。（C）本公司對會計工作的職責進行了劃分，實現重要不相容崗位分離。（3）憑證與記錄控制：本公司實行了按計算機系統(tǒng)自動連續(xù)編號制度，以保證交易記錄的完整性和唯一性，所有憑證實行統(tǒng)一印制、統(tǒng)一領用、統(tǒng)一保管。同時公司內部各部門在執(zhí)行相關職能時能夠做到相互制約、相互配合、相互聯(lián)系，使內部憑證的真實性、合規(guī)性和可靠性有了很好的保證。（4）資產接觸與記錄使用：本公司建立了一系列資產購入、驗收、保管、使用、維護和處置的規(guī)章制度，如《固定資產管理辦法》、《存貨管理辦法》等等，這些制度都能得到有效的執(zhí)行，從而使資產的安全有了根本的保證。（5）獨立稽核：本公司內審部負責經常性的獨立稽核，對重要的經濟業(yè)務進行獨立重點稽核。如采購及應付賬款稽核、存貨料賬稽核、關聯(lián)企業(yè)往來賬稽核以及采取突擊的方式盤點備用金等，通過獨立稽核來驗證各項交易和記錄的正確性。3、會計管理系統(tǒng)（1）會計管理系統(tǒng)架構為了真實、綜合反映公司的生產經營活動，及時、準確地進行會計核算，并提供財務信息和經營管理信息，本公司根據經營管理的實際需要，建立了一套完善適用的會計管理系統(tǒng)。（2）會計管理系統(tǒng)的控制本公司注重財務制度建設，制定了《財務部工作職責》，明確了各崗位職責，并將內部控制和內部稽核的要求貫穿其中。本公司賬務系統(tǒng)采用用友網絡系統(tǒng)，各類賬簿和報表都由用友系統(tǒng)生成，公司按用友網絡的要求，記賬、復核、過賬、結賬、報表都由專人負責，以保證賬簿記錄內容完整、數字準確，并嚴格執(zhí)行財務制度的要求。本公司根據實際情況制定了《費用報銷制度及流程》、《成本核算管理制度》、《固定資產核算管理制度》等操作規(guī)程。在貨幣資金管理方面，本公司嚴格遵守現金管理制度，保證庫存現金賬實相符，現金按規(guī)定及時繳存銀行；嚴格遵守銀行結算制度，正確使用銀行賬戶，每月定期與銀行對賬，對支票的使用進行嚴格的管理。本公司建立了嚴格的發(fā)票管理制度，明確發(fā)票管理責任人，所有發(fā)票的領用、核銷都必需進行登記和審核，從而有效杜絕不利事件的發(fā)生。二、重要內控制度的介紹及評價銷售與收款的平衡控制本公司按照銷售與收款業(yè)務流程的特點，設置相應的內部控制制度，如：制定合理的銷售計劃，合理制定報價和組織生產，適時掌控生產進度，成立發(fā)貨小組，以保證準時交貨，從備貨到出貨共三級審核，以確保交貨的種類和數量與客戶訂單之內容一致；要求應收賬款明細與銷貨明細核對相符，退貨及時沖減銷售收入和應收賬款，對逾期貨款及時催收并查明原因，并按規(guī)定計提壞賬準備，呆賬沖銷都要求公司領導管理層核準。銷售是企業(yè)實現效益的關鍵環(huán)節(jié)，回款則是實現效益的目標，現金流是企業(yè)持續(xù)經營的生命線。因此公司建立了相應的實時信用控制系統(tǒng)，以確保貨款的及時回收，最大程度的降低壞賬損失，銷售與回款必須保持相對平衡，列為本公司內控的重點之一。采購與付款的內部控制本公司有嚴格的采購作業(yè)、驗收作業(yè)、付款作業(yè)流程，同時擁有一批生產能力強、信譽好的供應商，為提高進貨品質，降低進貨成本提供了保證。公司的采購必須填制請購單，且請購單必須經相關負責人核準，所有訂單經材料審核比價簽章后，方可辦理采購。公司已建立了一套詳實完備的詢價資料，并注意收集原材料市場的變動情況，保持詢價的最新時效。公司的驗收作業(yè)必須依照《存貨進庫規(guī)范》的規(guī)定辦理，送貨單須注明訂單號，發(fā)票之物料名稱、規(guī)格、數量、金額必須與廠商送貨單相符，不合格的原材料要求及時通知供應商退回。本公司與供應商結算采用預付或者月結方式，由采購部門根據與供應商達成的合同中條款申請付款，會計部門經審核無誤后，報請核準后履約付款。公司為了保證自身良好的商業(yè)信用，嚴格執(zhí)行采購合同，從不拖欠付款，良好的信用在供應商中形成極好的口碑。產量與質量平衡控制為了加強產量與質量的平衡控制，本公司制定了嚴格的設備產能控制管理體系，同時制定了嚴密的產品質量跟蹤反查制度。要求做到：生產任務的完成，必須根據設備情況，科學計劃、量力而行，既要注重產量，更要保證質量。生產部將每月產量、合格率、以及成本單耗指標作為業(yè)務考核指標。這種生產管理模式使企業(yè)的生產管控始終處于平衡協(xié)調的良好狀態(tài)下。固定資產循環(huán)的內部控制本公司對固定資產的取得、固定資產的移動、固定資產的處置都制定了一系列的內控措施。公司規(guī)定固定資產的取得必須遵循《固定資產管理制度》的要求，使用單位申請新建、購置都須經主管核準。購置土地、房屋等不動產或其它金額較大之固定資產，須依預算程序辦理，并在事前作效益評估。固定資產的移動須報經核準，填妥調撥單并經當事人簽名確認，固定資產的報廢或毀損應經有關主管核準，對于未到年限即行報廢的固定資產，要查核并分析原因。以此來規(guī)范固定資產的操作，確保固定資產價值的準確和資產的安全與完整。工薪與獎勵控制平衡本公司的工薪管理主要由人力資源部負責。公司的薪資策略：保障員工的整體薪酬處于較高水平，實行高貢獻高回報。公司規(guī)章制度完全符合《中華人民共和國勞動法》以及湖南省岳陽市政府的相關社會保險、勞動合同制度。本公司在工薪與獎勵的設計上重點突出兩個方面的內容：基本工資側重于崗位、技能及學識；獎勵側重于