《會議記錄、會議紀(jì)要管理制度》

《會議記錄、會議紀(jì)要管理制度》第一章總則

《會議記錄、會議紀(jì)要管理制度》旨在規(guī)范公司會議的組織、召開、記錄及跟蹤流程，確保會議的高效有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度。以下為總則內(nèi)容：

一、本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

二、會議管理制度的核心目標(biāo)是確保會議的必要性、高效性、規(guī)范性和落實(shí)性。

三、會議分為定期會議和臨時會議。定期會議應(yīng)按照公司規(guī)定的時間、頻率和議程召開；臨時會議根據(jù)實(shí)際工作需要，由相關(guān)責(zé)任人提出并報批。

四、會議的組織和召開應(yīng)遵循以下原則：

1.確保會議議程明確、針對性強(qiáng)，與會人員充分準(zhǔn)備；

2.控制會議規(guī)模，邀請與會議議題直接相關(guān)的人員參加；

3.合理安排會議時間，避免影響正常工作；

4.提高會議效率，減少無效、重復(fù)會議。

五、會議記錄和會議紀(jì)要是會議決策的重要依據(jù)，應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容。會議記錄人由會議主持人指定，會議紀(jì)要由會議記錄人整理。

六、會議紀(jì)要的審批流程：

1.會議紀(jì)要完成后，需提交給會議主持人審批；

2.會議主持人審批通過后，抄送相關(guān)部門和人員；

3.相關(guān)部門和人員按照會議紀(jì)要要求，落實(shí)會議決策。

七、本制度解釋權(quán)歸公司管理層，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。如有違反，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

第二章會議流程

會議籌備

1.會議議題征集與確定：會議召開前，由會議主持人或指定專人負(fù)責(zé)收集會議議題。議題應(yīng)具有針對性和緊迫性，與會人員需提前準(zhǔn)備相關(guān)材料。議題征集完成后，由會議主持人確定最終會議議程。

2.會議通知：會議議程確定后，由會議組織者負(fù)責(zé)發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)包括會議時間、地點(diǎn)、議程、與會人員、會議目的等內(nèi)容，并要求與會人員提前做好準(zhǔn)備工作。

會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)與會人員的簽到工作，確保與會人員準(zhǔn)時到場。

2.會議議程宣讀與確認(rèn)：會議主持人宣讀會議議程，與會人員對議程進(jìn)行確認(rèn)。

3.會議發(fā)言與討論：按照會議議程，與會人員就相關(guān)議題進(jìn)行發(fā)言和討論。會議主持人應(yīng)確保討論有序進(jìn)行，避免偏離主題。

4.會議決策：針對討論的議題，會議主持人組織與會人員進(jìn)行表決或決策。會議決策應(yīng)明確、具體，便于會后落實(shí)。

會議記錄與整理

1.會議記錄：會議過程中，由指定的會議記錄人實(shí)時記錄會議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要整理：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)整理出會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：

-會議基本信息（時間、地點(diǎn)、與會人員等）；

-會議議程；

-各議題的討論情況及決策結(jié)果；

-后續(xù)工作安排及責(zé)任分解；

-其他需要記錄的事項。

會議紀(jì)要審批與發(fā)布

1.會議紀(jì)要審批：會議紀(jì)要整理完成后，由會議主持人進(jìn)行審批。審批通過后，按照公司規(guī)定進(jìn)行發(fā)布。

2.會議紀(jì)要發(fā)布：會議紀(jì)要發(fā)布范圍應(yīng)涵蓋與會人員及相關(guān)責(zé)任人，確保相關(guān)人員了解會議決策和后續(xù)工作要求。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

跟蹤落實(shí)機(jī)制

1.責(zé)任分解：會議紀(jì)要中應(yīng)明確各項決策的執(zhí)行責(zé)任人，將任務(wù)分解到個人或團(tuán)隊，確保每項工作都有明確的負(fù)責(zé)人。

2.執(zhí)行計劃：會議決策確定后，相關(guān)責(zé)任人需制定具體的執(zhí)行計劃，包括時間節(jié)點(diǎn)、工作步驟、所需資源等，并提交給會議主持人審批。

3.進(jìn)度報告：責(zé)任人應(yīng)根據(jù)執(zhí)行計劃，定期向會議主持人報告工作進(jìn)展情況。會議主持人應(yīng)跟蹤監(jiān)督整體執(zhí)行情況。

監(jiān)督與評估

1.定期檢查：會議紀(jì)要中列出的關(guān)鍵任務(wù)和決策應(yīng)定期接受檢查，以確保按計劃推進(jìn)。

2.問題反饋與處理：在執(zhí)行過程中，如遇到問題或困難，責(zé)任人應(yīng)及時反饋，會議主持人或相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。

3.效果評估：任務(wù)完成后，應(yīng)進(jìn)行效果評估，分析執(zhí)行結(jié)果與預(yù)期目標(biāo)的差距，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。

溝通協(xié)調(diào)

1.跨部門協(xié)調(diào)：涉及多部門協(xié)作的任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保工作順利進(jìn)行。

2.信息共享：會議紀(jì)要和相關(guān)執(zhí)行情況應(yīng)共享給所有與會人員，保持信息透明，便于團(tuán)隊協(xié)作。

變更管理

1.決策變更流程：如因特殊情況需變更會議決策，責(zé)任人需提出變更申請，經(jīng)會議主持人審批后，通知相關(guān)人員和部門。

2.紀(jì)要更新：會議紀(jì)要應(yīng)隨決策變更及時更新，確保所有人獲取的信息都是最新、最準(zhǔn)確的。

跟蹤記錄

1.執(zhí)行記錄：責(zé)任人在執(zhí)行過程中應(yīng)詳細(xì)記錄工作情況，包括已完成的任務(wù)、遇到的困難和解決方案等。

2.檔案管理：會議紀(jì)要及其跟蹤落實(shí)的相關(guān)記錄應(yīng)歸檔保存，便于日后查詢和審計。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室預(yù)訂

1.預(yù)訂流程：員工需提前向行政部門或指定人員提交會議室預(yù)訂申請，填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息。預(yù)訂經(jīng)批準(zhǔn)后，方可使用會議室。

2.優(yōu)先級原則：在會議室資源緊張時，按照會議的重要性和緊急程度進(jìn)行優(yōu)先級排序，確保關(guān)鍵會議的順利進(jìn)行。

會議室使用

1.使用規(guī)范：會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不遲到、早退，不在會議室內(nèi)進(jìn)食。

2.設(shè)備使用：會議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行。如遇到問題，應(yīng)及時聯(lián)系技術(shù)人員解決。

會議室設(shè)施與維護(hù)

1.設(shè)施配置：會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會議桌椅等。

2.定期檢查與維護(hù)：行政部門應(yīng)定期對會議室設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

會議室清潔與安全

1.清潔衛(wèi)生：會議結(jié)束后，與會人員應(yīng)整理會議室，確保垃圾帶走，桌椅歸位。行政部門負(fù)責(zé)定期對會議室進(jìn)行清潔。

2.消防安全：會議室應(yīng)配置必要的消防設(shè)施，并定期進(jìn)行消防安全檢查。與會人員應(yīng)熟悉消防設(shè)施的使用和疏散路線。

會議室管理責(zé)任

1.管理員職責(zé)：指定會議室管理員負(fù)責(zé)會議室的日常管理、預(yù)訂協(xié)調(diào)、設(shè)施維護(hù)等工作。

2.使用部門責(zé)任：使用會議室的部門應(yīng)愛惜會議室設(shè)施，遵守會議室管理規(guī)定，如有損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

制度修訂

本制度如有需要修訂，由公司管理層負(fù)責(zé)組