公司檔案管理辦法

公司檔案管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司（以下簡稱“公司”）檔案管理工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵路總公司、鐵路局有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度，結(jié)合公司實際，制定本辦法。第二條公司在鐵路建設中形成的對公司工作、鐵路建設具有保存和利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬國家和公司所有，應按檔案工作的有關(guān)規(guī)定進行收集和管理。第三條檔案工作應納入公司領(lǐng)導工作議事日程；納入公司規(guī)章制度及工作流程；納入各部門和有關(guān)人員的崗位責任制。第四條公司檔案部門統(tǒng)一管理公司形成的各類檔案，以維護檔案的完整與安全。第二章檔案工作機構(gòu)及其職責第五條公司綜合部設立檔案室負責指導文件材料的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，并對公司各部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查。公司綜合部負責制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計劃并組織工作計劃的實施。公司綜合部牽頭組織并指導、監(jiān)督、檢查施工單位竣工檔案的編制，工程驗交后負責辦理竣工檔案的移交。第六條檔案部門應借助先進的信息技術(shù)手段為檔案的保管利用提供便捷的服務，采用新技術(shù)、新設備來改善保管形式和檢索條件，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化。第三章文件材料歸檔工作第七條公司各部門應按規(guī)定對需歸檔文件材料進行系統(tǒng)、科學地分類、組合、排列和編目，并定期向檔案室移交集中管理，任何個人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位應及時向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。文書檔案類歸檔文件材料由公司各業(yè)務部門收集齊全后移交檔案室整理、編目；人事檔案由檔案室負責整理、編目；基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、會計檔案、招投標檔案等由相關(guān)業(yè)務部門設專人負責整理、歸檔。第八條公司各部門主要歸檔內(nèi)容綜合部：收文、發(fā)文、會議文件、公司領(lǐng)導講話、簡報、會議記錄、聲像資料、照片（底片）、專題報告、總結(jié)、大事記等文件材料。財務部：會計檔案及驗工計價、各種合同文件、招投標文件和環(huán)境評價方面的文件材料。工程管理部：施工圖、建設用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護、三電遷改、地下管線、文物遷改、林地手續(xù)、初驗、竣工等文件材料。安全質(zhì)量部：預可行性研究、可行性研究、初步設計、科研報告、試驗檢測報告、咨詢監(jiān)理及招標文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報告等文件材料。計劃物資部：甲供物資及設備招標的文件材料。第九條公司各部門辦理完畢的、具有保存價值的各種載體（照片、實物、聲像材料等）的文件材料由專人負責收集齊全，分類整理，組成管理單位、編目（含電子版）后，向公司檔案室移交歸檔。第十條各類檔案文件材料的歸檔范圍、分類、保管期限的劃分、整理與編目，應符合國家、鐵路總公司（原鐵道部）、鐵路局和公司制定的相關(guān)規(guī)定的要求。歸檔文件的書寫及書寫材料和載體材料應規(guī)范，法律手續(xù)完備。歸檔的文件材料應為原件，并齊全、完整、準確、系統(tǒng)。電子文件應與相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。非紙質(zhì)文件材料應與其文字說明一并歸檔。外文材料應與中譯文一并歸檔。第十一條歸檔文件材料的整理應遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標準、規(guī)范要求。文書檔案按《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）執(zhí)行；基本建設檔案、科學研究檔案、設備儀器檔案、招投標檔案按《鐵路科學技術(shù)檔案分類與代碼》（TB/T1588-2005）、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）執(zhí)行；會計檔案按《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則》（原橋辦[1997]12號）及《鐵路系統(tǒng)會計檔案管理實施細則補充規(guī)定》（六處辦[2001]61號）執(zhí)行；聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》（辦檔〔1993〕14號執(zhí)行；照片檔案按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。第十二條歸檔時間文書檔案：當年形成的文件材料應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔?；窘ㄔO檔案：業(yè)務部門形成的按年度歸檔，施工單位形成的在其工程項目竣工驗交后三個月內(nèi)歸檔或分階段、單項歸檔。會計檔案：在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后（出納人員不得兼管會計檔案）向檔案室移交。招投標檔案：應在每個項目招標結(jié)束后歸檔。科學研究檔案：應在每項科研課題完成或停止后歸檔。設備儀器檔案：應在每個設備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。電子文件、照片及底片、聲像材料、實物等載體的文件材料可隨時歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時間一致。第四章檔案管理第十三條歸檔后的紙質(zhì)檔案和電子檔案按不同類別、年度、保管期限等進行系統(tǒng)的排列。文書檔案按年度—保管期限—類別排列；基本建設檔案按線路名稱—階段—專業(yè)—里程排列；會計檔案按類別—年度—保管期限排列；招投標檔案按類別—項目排列；設備儀器檔案按類別—設備順序號排列；科學研究檔案按項目—專業(yè)排列。第十四條對有破損或字跡模糊的檔案，應及時進行修補或復制，以延長檔案的壽命。第十五條檔案庫房要安全堅固，保持適當?shù)臏囟群拖鄬Φ臐穸?，按照“八防”（防火、防盜、防潮、防蛀、防塵、防光、防濕、防有害氣體）要求，配備和添置必要的設備設施，設專人負責管理，建立定期檢查和清點制度，確保檔案的安全和長期保存。第十六條建立檔案登記和統(tǒng)計制度。對檔案的入庫、移出、保管、利用等情況及時進行登記和統(tǒng)計。第五章檔案利用第十七條編制多種檢索工具采用不同的查詢方式滿足利用者需要，建立科學、快捷的計算機檢索系統(tǒng)。第十八條制定檔案借閱、摘抄、復制制度，嚴格履行借閱手續(xù)。嚴格遵守保密制度，查閱密級檔案或外借工程建設檔案資料須經(jīng)公司領(lǐng)導批準。第十九條黨務類檔案和會計檔案、人事檔案只限于檔案形成部門的人員查閱。第二十條攜帶檔案外出應派專人專車，不得將檔案帶至公共場所。第六章檔案移交與銷毀第二十一條建設工程結(jié)束后各類檔案應按有關(guān)規(guī)定進行移交。文書檔案、會計檔案待機構(gòu)撤銷或合并后向接管單位移交；設計文件及招投標檔案待工程驗交后向接管單位移交；竣工文件的編制移交按《鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法》（辦檔[2002]8號）和《鐵路建設項目竣工驗收交接辦法》（鐵建設[2008]23號）執(zhí)行。第二十二條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)公司有關(guān)部門鑒定和分管領(lǐng)導人批準，在立卷歸檔工作結(jié)束后銷毀。在收發(fā)文簿上加蓋“銷毀”戳，編制銷毀清單，由分管領(lǐng)導簽字，并有兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。對已過保管期限確無保存價值的檔案適時提出銷毀建議，經(jīng)綜合部負責人審核同意，報公司分管領(lǐng)導批準后按銷毀辦法實施。第七章考核、獎勵與處罰第二十三條公司對有下列行為之一的部門和檔案工作人員予以獎勵：（一）在檔案的收集、整理、保護和提供利用等方面成績突出的；（二）舉報、制止檔案違法行為，查處檔案違法案件表現(xiàn)突出的。第二十四條有下列行為之