管理信息系統(tǒng)實(shí)施失敗原因分析

管理信息系統(tǒng)實(shí)施失敗原因分析管理信息系統(tǒng)實(shí)施失敗原因分析[摘要]某企業(yè)集團(tuán)因工作需要，自行開發(fā)了一套網(wǎng)絡(luò)版的人事管理要進(jìn)行二次開發(fā)。本文從系統(tǒng)開發(fā)的生命周期角度進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)該系統(tǒng)實(shí)施失敗的主要原因是系統(tǒng)規(guī)劃、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)三個(gè)階段工作的跨越，針對發(fā)現(xiàn)的原因，本文嘗試為該系統(tǒng)二次開發(fā)提出相應(yīng)建議。一、案例背景A集團(tuán)是國資委屬下某上市公司的控股企業(yè)，該集團(tuán)業(yè)務(wù)覆蓋地域廣，下屬機(jī)構(gòu)眾多且分布在多個(gè)省市，企業(yè)員工日常內(nèi)部流動(dòng)頻繁，人事信息經(jīng)常處于變動(dòng)之中，人事信息維護(hù)工作量大。然而，由于缺乏聯(lián)網(wǎng)的人事管理信息系統(tǒng)，集團(tuán)公司人力資源部日常無法實(shí)時(shí)掌握全集團(tuán)的人事動(dòng)態(tài)信息，關(guān)于人事信息的收集，一般都要經(jīng)過下屬各級單位進(jìn)行層層上報(bào)，之后由集團(tuán)公司人工進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總來獲得，工作量極大。同時(shí)，集團(tuán)的上級總公司也無法掌握全總公司實(shí)時(shí)的人事變動(dòng)信息。為了加強(qiáng)人事基礎(chǔ)信息的管理，總公司委托專業(yè)公司開發(fā)了一套網(wǎng)絡(luò)版的人事管理信息系統(tǒng)，并要求下屬各集團(tuán)公司也要開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版的人事管理信息系統(tǒng)，且開發(fā)的系統(tǒng)其數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、各類代碼要與總公司的系統(tǒng)相對接，以便未來可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。按上級的要求，A集團(tuán)的領(lǐng)導(dǎo)安排企業(yè)內(nèi)部的信息技術(shù)部門自行開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版的人事管理信息系統(tǒng)，由集團(tuán)人力資源部配合實(shí)施。A集團(tuán)內(nèi)部各級人事工作人員均希望通過開發(fā)的系統(tǒng)，能夠提高日后的工作效率，理順工作流程，減少日常工作量。然而，經(jīng)過一年左右時(shí)間的開發(fā)，人事管理信息系統(tǒng)上線了，雖有遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)錄入、存儲、查詢的功能，卻由于用戶界面不友好、模塊功能交叉、操作效率低等原因，無法滿足集團(tuán)內(nèi)部提高人事工作效率的需求。系統(tǒng)開發(fā)失敗的代價(jià)是成本、時(shí)間、效率等用好已有的開發(fā)成果，A集團(tuán)計(jì)劃基于現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)。下文將分析該系統(tǒng)的開發(fā)實(shí)施過程，找出其實(shí)施失敗的原因，并嘗試為該系統(tǒng)二次開發(fā)提出改進(jìn)建議。二、系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施過程A集團(tuán)信息技術(shù)部門在接到系統(tǒng)開發(fā)工作安排后，立即著手實(shí)施系統(tǒng)開發(fā)計(jì)劃。部門內(nèi)部開會進(jìn)行研究，指派了負(fù)責(zé)開發(fā)的工程師，并與總公司相關(guān)部門聯(lián)系取得了數(shù)據(jù)庫的源代碼與結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)部門同時(shí)聯(lián)系了A集團(tuán)的人力資源部，由人力資源部牽頭，召集了全集團(tuán)下屬各個(gè)單位的人力資源部相關(guān)人員開了一次系統(tǒng)需求研討會。參會時(shí)，由于是臨時(shí)通知，大部分參會人員對此次會議的目的認(rèn)識比較模糊，并沒有做充分的準(zhǔn)備，會上主要是告知參會人員集團(tuán)公司將開發(fā)網(wǎng)絡(luò)版的人事管理信息系統(tǒng)的事，并要求各單位全力配合，沒有更進(jìn)一步的細(xì)節(jié)方面的討論。會后，信息技術(shù)部便著手開始進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目工程師團(tuán)隊(duì)在開發(fā)過程中常與集團(tuán)人力資源部的人員進(jìn)行溝通，以了解人力資源部門對系統(tǒng)應(yīng)用的需求。系統(tǒng)開發(fā)過程中，每有階段性開發(fā)成果，信息技術(shù)部就將開發(fā)好的模塊開放供用戶試用，要求用戶錄三、系統(tǒng)開發(fā)失敗原因分析關(guān)于系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目的失敗原因，國內(nèi)外學(xué)者進(jìn)行過較系統(tǒng)的研究。Linberg（1999）的研究認(rèn)為影響軟件項(xiàng)目開發(fā)成敗的關(guān)鍵因素包括強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)、組織氛圍、技術(shù)要素、可行的計(jì)劃、專業(yè)的人員等要素[1]。Kappelman等人（2006）歸納了導(dǎo)致IT項(xiàng)目實(shí)施失敗的首要的12個(gè)原因，并將其分為兩類，一類是與人相關(guān)的原因，包括：缺乏高層管理的支持、項(xiàng)目管理力量薄弱、利益相關(guān)者參與不足、項(xiàng)目開發(fā)團(tuán)隊(duì)的責(zé)任心不強(qiáng)、項(xiàng)目成員缺乏相關(guān)的知識和技術(shù)、企業(yè)專家工作太忙沒時(shí)間參與；另一類是與開發(fā)過程相關(guān)的原因，包括：缺乏書面的需求分析文檔和成功的標(biāo)準(zhǔn)、缺乏項(xiàng)目變更管理的流程、開發(fā)日程不合理、利益相關(guān)者之間溝通不暢、沒有足夠的資源、由于首次開發(fā)缺乏既有的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)而得不到組織上的支持與相關(guān)資源，因?yàn)楣芾碚卟恢酪度攵嗌儋Y源進(jìn)行支持[2]。Linberg和Kappelman等人的研究對本案例的分析具有較大的參考價(jià)值，但為了準(zhǔn)確分析各類導(dǎo)致失敗的因素在實(shí)際工作中發(fā)生作用的過程，需要將這些因素放入具體的系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施過程中進(jìn)行分析。本文采用生命周期法對A集團(tuán)的系統(tǒng)開發(fā)過程進(jìn)行分析，生命周期法是是一種常用的系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)方法體系，它將信息系統(tǒng)的開發(fā)過程劃分為系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)五個(gè)階段[3]。分析A集團(tuán)的系統(tǒng)開發(fā)過程，可以看出該集團(tuán)在系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析方面只做了少量的工作，系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)同步進(jìn)行，開發(fā)與調(diào)試、實(shí)施同步進(jìn)行，最后投入運(yùn)行，可見A集團(tuán)人事管理信息系統(tǒng)開發(fā)失敗的原因主要是系統(tǒng)規(guī)劃、需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)這三個(gè)階段工作的跨越，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。一是系統(tǒng)規(guī)劃不足。系統(tǒng)規(guī)劃不足的第一個(gè)問題是系統(tǒng)定位不清，體現(xiàn)在系統(tǒng)的戰(zhàn)略定位、功能定位不清晰。由于該系統(tǒng)開發(fā)前上級與下屬單位之間的各層管理人員未進(jìn)行充分溝通，導(dǎo)致不同層級的管理人員各有各對系統(tǒng)的期望，終沒有界定清楚項(xiàng)目的范圍與最終的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。系統(tǒng)規(guī)劃不足的第二個(gè)問題是在系統(tǒng)開發(fā)前未做系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)規(guī)劃。該系統(tǒng)是典型的邊設(shè)計(jì)邊開發(fā)，導(dǎo)致了項(xiàng)目后期系統(tǒng)修改的工作量大大增加，資源投入也隨著大幅增長。系統(tǒng)規(guī)劃不足的第三個(gè)問題是規(guī)劃的資源投入不足。A集團(tuán)由于是首次進(jìn)行管理信息系統(tǒng)開發(fā)，因?yàn)槿狈σ酝某晒Π咐恢酪度攵嗌儋Y源進(jìn)行開發(fā)，導(dǎo)致投入該系統(tǒng)開發(fā)的技術(shù)力量、時(shí)間資源均嚴(yán)二是需求分析不充分。需求分析不充分體現(xiàn)在兩方面，一是系統(tǒng)開發(fā)前集團(tuán)召開的需求分析會并沒有實(shí)質(zhì)性的工作成果，人事工作者作為項(xiàng)目開發(fā)的重要參與者的作用沒有發(fā)揮好。二是信息技術(shù)部的技術(shù)人員缺乏系統(tǒng)開發(fā)的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，沒有進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃、用戶需求分析并形成項(xiàng)目計(jì)劃書的工作經(jīng)驗(yàn)，在系統(tǒng)開發(fā)前沒有采用科學(xué)的調(diào)研方法詳細(xì)地調(diào)查了解人力資源部日常的業(yè)務(wù)工作流程及其需求，在系統(tǒng)開發(fā)過程中以設(shè)計(jì)者主觀思維為導(dǎo)向，忽視了用戶的需求。需求分析不充分是信息系統(tǒng)開發(fā)失敗的最根本原因。三是系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)不實(shí)用。該系統(tǒng)在開發(fā)前沒有進(jìn)行系統(tǒng)性的功能設(shè)計(jì)并形成設(shè)計(jì)說明書。系統(tǒng)功不實(shí)用體現(xiàn)在多個(gè)方面，例如，系統(tǒng)批處理數(shù)據(jù)的功能差；用戶界面功能相似的入口眾多，常令用戶找不到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)錄入與查詢?nèi)肟?；界面模塊功能分類交叉，人事工作人員在錄入一項(xiàng)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)時(shí)，需要在系統(tǒng)中進(jìn)行多次頁面切換，且這些頁面切換被用戶認(rèn)為是根本不必要的。有做足這三個(gè)階段的工作，主要因素可以從Kappelman等人的研究結(jié)果中對標(biāo)識別，一是人員的原因，系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目管理力量單薄，沒有采用科學(xué)的項(xiàng)目管理控制措施；技術(shù)力量單??；主要的利益相關(guān)者，即企業(yè)的人事工作專業(yè)人員沒有充分地參與系統(tǒng)的需求分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作；二是開發(fā)過程中的原因，系統(tǒng)開發(fā)周期中，幾份關(guān)鍵性的階段性工作文檔沒有完整地形成，它們是系統(tǒng)規(guī)劃說明書、系統(tǒng)分析說明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)說明書，并由于企業(yè)是首次進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，經(jīng)驗(yàn)不足，資源投入四、系統(tǒng)二次開發(fā)工作建議針對A集團(tuán)系統(tǒng)開發(fā)已經(jīng)存在的階段性狀況，本文嘗試為其二次開發(fā)提出改進(jìn)建議。A集團(tuán)開發(fā)的人事管理信息系統(tǒng)由于采用了其總公司系統(tǒng)中成熟的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，所以就數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)邏輯本身而言是合理的，之所以不被用戶采納，主要原因是用戶界面不友好、實(shí)用性差?；谶@兩個(gè)原因，建議采取以下措施進(jìn)行改進(jìn)：1、重新進(jìn)行用戶需求分析，界定系統(tǒng)功能范圍與質(zhì)量人力資源部要指派專家配合信息技術(shù)部門制定出詳細(xì)的用戶需求分析計(jì)劃，采用科學(xué)的調(diào)研方法，梳理各項(xiàng)人事業(yè)務(wù)流程及這些流程涉及到的文件、工作人員及其權(quán)限，并形成書面文檔，開發(fā)前將各項(xiàng)細(xì)節(jié)與用2、精簡界面，優(yōu)化模塊設(shè)計(jì)。從有效的管理幅度來說界面的模塊入口不宜過多，系統(tǒng)的模塊功能設(shè)計(jì)需要優(yōu)化，以做到功能清晰、簡潔直觀為目標(biāo)，對用戶操作界面進(jìn)行優(yōu)化。模塊功能要相互獨(dú)立，減少功能交叉項(xiàng)，減少數(shù)據(jù)冗余，優(yōu)先在最常用的人事信息管理功能上對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。3、優(yōu)化數(shù)據(jù)錄入方式。一是增加批處理數(shù)據(jù)功能，方便人力資源部門將大量既有管理數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入；二是通過工作流程由系統(tǒng)自動(dòng)更新數(shù)據(jù)，盡量減少工作流程與數(shù)據(jù)修改分開操作的情況；三是錄入數(shù)據(jù)的界面要以工作事件為導(dǎo)向，方便用戶就一項(xiàng)工作涉及的數(shù)據(jù)在同一個(gè)界面全部錄入，改變原來的根據(jù)數(shù)據(jù)文件結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)用戶錄入界面的模式。4、重新設(shè)計(jì)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程。人事工作業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化是人事管理信息系統(tǒng)最能提升人事工作整體效率的價(jià)值所在。人事工作業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化需要高效的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，高效的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)需要從實(shí)地調(diào)研中產(chǎn)生，并需要調(diào)整改進(jìn)企業(yè)即有管理模式中不合理的低效率部分，同時(shí)充分研究影響業(yè)務(wù)辦理的各個(gè)控制節(jié)點(diǎn)及其權(quán)限以及工作流。系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程須經(jīng)仔細(xì)調(diào)研后，最終形成書面文檔，并經(jīng)用戶確認(rèn)后再進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，可以減少系統(tǒng)開發(fā)后期因需要修改而產(chǎn)生的大量工作量。從系統(tǒng)開發(fā)的生命周期來看，成功的