監(jiān)事會議管理制度

監(jiān)事會議管理制度第一章總則

監(jiān)事會議管理制度旨在規(guī)范監(jiān)事會會議的組織、召開、表決、紀要及落實流程，確保監(jiān)事會能夠高效、規(guī)范地履行監(jiān)督職能，保護公司及股東合法權益。以下為監(jiān)事會議管理制度總則：

一、監(jiān)事會議依據(jù)《中華人民共和國公司法》、《上市公司監(jiān)事會工作指引》等相關法律法規(guī)及公司章程制定，適用于公司監(jiān)事會及其成員。

二、監(jiān)事會議應以公平、公正、公開為原則，充分發(fā)揚民主，尊重事實，確保會議的權威性和有效性。

三、監(jiān)事會議的主要職責是監(jiān)督公司董事、高級管理人員履行職責，檢查公司財務，維護公司及股東合法權益。

四、監(jiān)事會議分為定期會議和臨時會議。定期會議每半年召開一次，臨時會議根據(jù)監(jiān)事會主席或者三分之一以上監(jiān)事提議召開。

五、監(jiān)事會議應當有全體監(jiān)事過半數(shù)出席，方能舉行。監(jiān)事因故不能出席的，可以書面委托其他監(jiān)事代為出席，委托書中應明確授權范圍。

六、監(jiān)事會議表決實行一人一票，決議事項應當經(jīng)全體監(jiān)事過半數(shù)通過。

七、監(jiān)事會議記錄應真實、完整、準確，會議紀要應在會議結束后及時整理，并由監(jiān)事會主席簽字確認。

八、監(jiān)事會議紀要及相關資料應作為公司檔案妥善保管，保管期限不少于十年。

九、監(jiān)事會議的召開、表決、紀要及落實等情況，應及時向公司股東及相關部門報告，接受監(jiān)督。

十、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，監(jiān)事會可根據(jù)實際情況予以修訂。監(jiān)事會成員應嚴格遵守本制度，共同維護公司治理結構的穩(wěn)定與健康發(fā)展。

第二章會議流程

為確保監(jiān)事會議的有序進行，提高會議效率，明確會議各階段任務，以下為監(jiān)事會議具體流程：

一、會議籌備

1.會議通知：監(jiān)事會辦公室負責在會議召開前十天向全體監(jiān)事發(fā)送會議通知，通知內容包括會議時間、地點、議題等。

2.議題征集：監(jiān)事可在接到會議通知后，向監(jiān)事會辦公室提出議題建議，辦公室負責匯總并提交監(jiān)事會主席審核。

3.議程確定：監(jiān)事會主席在會議召開前五天，根據(jù)議題征集情況，確定會議議程，并由監(jiān)事會辦公室通知全體監(jiān)事。

二、會議召開

1.會議簽到：監(jiān)事應在會議開始前十五分鐘到場簽到，確保會議按時開始。

2.會議主持：監(jiān)事會主席擔任會議主持人，負責組織、引導會議進程。

3.議題討論：按照議程順序，對每個議題進行充分討論，監(jiān)事可就議題發(fā)表意見、提出建議。

三、會議表決

1.表決規(guī)則：監(jiān)事會議表決實行一人一票，決議事項應當經(jīng)全體監(jiān)事過半數(shù)通過。

2.表決方式：可采用口頭表決、舉手表決或書面表決等方式，具體方式由監(jiān)事會主席根據(jù)會議情況決定。

3.表決結果：會議主持人現(xiàn)場公布表決結果，并對表決結果進行記錄。

四、會議紀要

1.紀要整理：會議結束后，監(jiān)事會辦公室負責整理會議紀要，內容包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、表決結果等。

2.紀要審核：會議紀要整理完成后，由監(jiān)事會主席審核簽字，然后分發(fā)給全體監(jiān)事。

3.紀要反饋：監(jiān)事應在收到會議紀要后五個工作日內，對紀要內容提出意見或建議，如有遺漏或錯誤，應及時告知監(jiān)事會辦公室進行修改。

五、會議落實

1.決議執(zhí)行：監(jiān)事會辦公室負責跟蹤監(jiān)督會議決議的執(zhí)行情況，并及時向監(jiān)事會報告。

2.跟蹤檢查：監(jiān)事會可根據(jù)需要對會議決議的執(zhí)行情況進行現(xiàn)場檢查，確保決議得到有效落實。

3.整改落實：對于檢查發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)事會應要求公司及相關責任人進行整改，并跟蹤整改進展。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為保障監(jiān)事會議決議的執(zhí)行效果，確保公司監(jiān)督管理工作有序開展，本章對會議紀要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定：

一、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.會議紀要經(jīng)監(jiān)事會主席審核簽字后，應在兩個工作日內以書面形式發(fā)送給全體監(jiān)事。

2.監(jiān)事會辦公室負責將會議紀要抄送公司董事會、高級管理人員及相關職能部門，確保紀要內容得到充分傳達。

二、會議紀要的執(zhí)行與監(jiān)督

1.監(jiān)事會辦公室對會議紀要中涉及的決議事項進行分類，明確責任部門、責任人和完成時限。

2.責任部門應按照會議紀要要求，制定具體實施方案，并報監(jiān)事會辦公室備案。

3.監(jiān)事會辦公室對會議決議的執(zhí)行情況進行定期跟蹤，了解工作進度，協(xié)調解決問題。

三、會議紀要的反饋與報告

1.責任部門在完成會議紀要中涉及的決議事項后，應及時向監(jiān)事會辦公室反饋執(zhí)行結果。

2.監(jiān)事會辦公室定期整理會議紀要執(zhí)行情況，形成報告，提交給監(jiān)事會主席。

3.監(jiān)事會根據(jù)報告內容，對執(zhí)行效果進行評估，對存在的問題提出整改要求。

四、會議紀要的整改與復查

1.對于會議紀要執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題，責任部門應按照監(jiān)事會的要求，及時進行整改。

2.整改完成后，責任部門需向監(jiān)事會辦公室報告整改情況，并提供相關證明材料。

3.監(jiān)事會辦公室對整改情況進行復查，確保問題得到有效解決。

五、會議紀要的歸檔與保管

1.會議紀要及其執(zhí)行報告、整改材料等應作為公司檔案，由監(jiān)事會辦公室負責歸檔。

2.歸檔資料應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編目，確保資料完整、便于查閱。

3.會議紀要及其相關資料的保管期限不少于十年，以滿足公司及外部監(jiān)管部門的查閱需求。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障監(jiān)事會議的順利進行，提供良好的會議環(huán)境，確保會議效率，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預訂

1.監(jiān)事會辦公室負責會議室的預訂工作，監(jiān)事需提前向辦公室提出會議時間、參會人數(shù)等需求。

2.會議室預訂應遵循“先到先得”原則，確保監(jiān)事會議優(yōu)先使用。

3.如遇特殊情況，監(jiān)事會辦公室可根據(jù)實際情況調整會議室安排。

二、會議室布置

1.會議室布置應簡潔、大方，符合會議性質。

2.會議桌椅、話筒、投影儀等設施應擺放整齊，確保功能正常。

3.會議室應保持安靜、整潔，禁止吸煙、進食。

三、會議室設備管理

1.會議室設備由專人負責維護，確保設備正常運行。

2.監(jiān)事會辦公室負責對會議室設備進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

3.會議期間，參會人員應愛護會議室設備，遵守設備使用規(guī)范。

四、會議室使用

1.會議開始前十五分鐘，參會人員應到達會議室，做好會議準備工作。

2.會議期間，參會人員應關閉手機或調至靜音狀態(tài)，保持會場秩序。

3.會議結束后，參會人員應將個人物品帶走，保持會議室整潔。

五、會議室安全與保密

1.會議室鑰匙由專人保管，禁止私自帶人進入會議室。

2.會議涉及的公司機密信息，參會人員應嚴格保密，不得泄露給無關人員。

3.監(jiān)事會辦公室負責對會議室進行安全檢查，確保會議期間的安全。

六、會議室衛(wèi)生與維護

1.會議室衛(wèi)生由專人負責，定期進行清潔、消毒。

2.會議期間產(chǎn)生的垃圾，應放入指定的垃圾桶內。

3.監(jiān)事會辦公室應定期對會議室進行維護，確保設施完好，延長使用壽命。

遵循以上規(guī)定，為監(jiān)事會議提供優(yōu)質、高效的會議環(huán)境，保障公司監(jiān)督管理工作順利開展。

第五章附則

為確保監(jiān)事會議管理制度的有效實施，特制定以下附則：

一、本制度經(jīng)公司監(jiān)事會審議通過后實施，