物業(yè)公司程序文件：采購控制程序

物業(yè)公司程序文件：采購控制程序

1.0目的

公司應(yīng)確保選購的物品和接受的服務(wù)符合合同、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

要求，保證公司服務(wù)質(zhì)量。

2.0范圍

適用于直接影響服務(wù)質(zhì)量的選購的物品和接受的服務(wù)，如設(shè)

備的零配件、供應(yīng)給顧客使用的物品等。

3.0職責(zé)

3.1工程部負(fù)責(zé)公司大宗和批量物品的選購及物品供應(yīng)商

的選擇和評定。

3.2部門和管理處選購主管負(fù)責(zé)200元以下零星物品的選

購及經(jīng)工程部授權(quán)可以自行選購的物品購買。

3.3部門和管理處選購主管負(fù)責(zé)選購計(jì)劃的制定和選購物

品驗(yàn)證記錄單的填寫。

3.4公司主管領(lǐng)導(dǎo)和管理處主任負(fù)責(zé)選購計(jì)劃的審批。

4.0程序

4.1合格供方的選挎

4.1.1合格供方依據(jù)以下三條進(jìn)行選擇：

1）品牌優(yōu)良、價(jià)格合理；

2）具有營業(yè)執(zhí)照或相應(yīng)政府批文的企業(yè)；

3）供應(yīng)的物品/服務(wù)質(zhì)量良好和信譽(yù)較好的商家或廠家。

4.1.2工程部和管理處應(yīng)建立《合格供方名單》，作為公司

1

供方的選擇，主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批《合格供方名單》，執(zhí)行部門應(yīng)

隨時(shí)依據(jù)實(shí)際供貨關(guān)系來評定供方，合格供方的增刪應(yīng)由審批人

審批。合格供方可分為物品類供方和服務(wù)供方。

4.2選購計(jì)劃掌握

4.2.1選購按實(shí)際狀況可分為計(jì)劃選購、臨時(shí)選購和緊急選

購。

4.2.2管理處、部門選購主管負(fù)責(zé)在每月5日前編制該月選

購計(jì)劃并報(bào)主任或公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，選購計(jì)劃應(yīng)說明物品名稱、

規(guī)格、數(shù)量、需要日期、單價(jià)、質(zhì)量要求（必要時(shí)）等。

4.2.3對臨時(shí)選購的物品，選購主管應(yīng)在當(dāng)天填寫或補(bǔ)填

《選購計(jì)劃審批表》，并報(bào)審批人審批，選購日期按實(shí)際發(fā)生日

期填寫，要求用明顯標(biāo)識（*）注明。

4.2.4對緊急選購的物品，選購物品應(yīng)在實(shí)際選購發(fā)生的2

日內(nèi)補(bǔ)填《選購計(jì)劃審批表》，并報(bào)審批人審批，選購人按實(shí)際

發(fā)生日期補(bǔ)填相關(guān)記錄，要求用標(biāo)識（J）標(biāo)明。

4.2.5選購文件包括（每次依據(jù)選購狀況的需要，選擇以下

一種或幾種）：

1）選購合同

2）選購計(jì)劃審批表

3）選購管理規(guī)程

4）合格供方名單

4.2.6在上述選購文件中，由申請單位表述出擬選購物品的

有關(guān)信息，包括：

1）對供方物品/服務(wù)的質(zhì)量要求、安全要求、驗(yàn)收規(guī)范，選

2

購物品的參數(shù)、規(guī)格、數(shù)量等。

2）對供方的加工、服務(wù)過程，供貨的交付程序的要求。

3）對供方設(shè)備及人員資格的要求。

4）對供方質(zhì)量管理體系的要求（優(yōu)先選擇通過ISO質(zhì)量管理

體系認(rèn)證的供方）。

4.2.7大宗物品選購應(yīng)在工程部確定的選購網(wǎng)絡(luò)中選購。

4.2.8價(jià)值在2千元以上的單件物品需要申請人填寫《固定

資產(chǎn)配置審批表》，并報(bào)公司逐級審批。

4.3選購物品驗(yàn)證

4.3.1選購物品須經(jīng)過物品使用人或相關(guān)資質(zhì)人員驗(yàn)證合

格后方可使用或入庫，驗(yàn)證人員和選購主管分別在《選購物品驗(yàn)

證記錄》上按規(guī)定記錄和確認(rèn)。

4.3.2對于臨時(shí)和緊急選購物品，選購主管和驗(yàn)證人員必需

做到先驗(yàn)證后使用，加強(qiáng)現(xiàn)場驗(yàn)證，以保證購進(jìn)物品是需要的合

核品。事后相關(guān)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)填寫（選購發(fā)生日期2日之內(nèi)）相關(guān)記

錄，填寫的選購日期為實(shí)際發(fā)生日期，并按上面要求的標(biāo)識標(biāo)明。

4.3.3對驗(yàn)證不合格的物品按《不合格品掌握程序》采取相

應(yīng)的措施。

4.3.4合同規(guī)定時(shí)間，顧客可以對選購物品進(jìn)行驗(yàn)證。

4.3.5驗(yàn)證方式包括目測、試用、檢驗(yàn)、測量、工藝驗(yàn)證等。

4.3.6在供方的現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證

1）若合同規(guī)定需在供方現(xiàn)場驗(yàn)證選購物品時(shí)，由工程部組織

相關(guān)單位在供方處對所購物料現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證。

2）選購人員應(yīng)事先與供方做好驗(yàn)證支配及驗(yàn)證方式，以便驗(yàn)

3

收活動順當(dāng)實(shí)施。

4.3.7物品使用人在供方的現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證

1）若使用人要求在供方現(xiàn)場驗(yàn)證物品時(shí)，由選購人員和使用

人在供方現(xiàn)場共同實(shí)施驗(yàn)證。

2）選購人員應(yīng)事先與供方和使用人聯(lián)系支配妥當(dāng)，以便驗(yàn)收

活動順當(dāng)實(shí)施。

5.0相關(guān)文件與記錄

C0P8.3.0《不合格品掌握程序》

COP7.4.2《供方評價(jià)和選擇掌握程序》

QR-7.4