董辦會(huì)議管理制度

董辦會(huì)議管理制度第一章總則

為確保公司董事會(huì)辦公室（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“董辦”）會(huì)議的高效、有序進(jìn)行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會(huì)議管理制度。

一、會(huì)議宗旨

1.會(huì)議旨在加強(qiáng)公司董事會(huì)與各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作，研究解決公司運(yùn)營(yíng)中的重大問(wèn)題，推動(dòng)公司戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

2.會(huì)議應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見(jiàn)，形成共識(shí)，確保決策的科學(xué)性和合理性。

二、會(huì)議類(lèi)型

1.定期會(huì)議：包括董事會(huì)例會(huì)、董事會(huì)專(zhuān)題會(huì)等，原則上按季度、月度或年度召開(kāi)。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，由董事長(zhǎng)或董事會(huì)授權(quán)的其他人員提議召開(kāi)。

三、參會(huì)人員

1.董事會(huì)成員：包括董事長(zhǎng)、副董事長(zhǎng)、董事等。

2.邀請(qǐng)人員：根據(jù)會(huì)議議題，邀請(qǐng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人及專(zhuān)業(yè)人員列席會(huì)議。

四、會(huì)議組織

1.會(huì)議籌備：董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)組織、籌備會(huì)議，包括確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等。

2.會(huì)議通知：會(huì)議召開(kāi)前，董事會(huì)辦公室應(yīng)提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等。

3.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)行簽到，確保會(huì)議的嚴(yán)肅性和參會(huì)人員到會(huì)情況的真實(shí)性。

五、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意離場(chǎng)，不得遲到、早退。

2.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)許可，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真履行職責(zé)，確保決策的貫徹落實(shí)。

六、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)辦公室所有。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：董事會(huì)辦公室根據(jù)公司運(yùn)營(yíng)情況和董事提議，收集并整理會(huì)議議題，提交給董事長(zhǎng)或董事會(huì)審批。

2.確定時(shí)間、地點(diǎn)：根據(jù)議題及參會(huì)人員的時(shí)間安排，選定合適的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并提前通知相關(guān)部門(mén)做好準(zhǔn)備工作。

3.準(zhǔn)備資料：會(huì)議籌備組負(fù)責(zé)整理、準(zhǔn)備會(huì)議所需的相關(guān)資料，并在會(huì)議召開(kāi)前至少兩天送達(dá)參會(huì)人員。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、聯(lián)系人等。

2.會(huì)議通知方式可以為郵件、短信或電話等形式，確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，設(shè)置簽到臺(tái)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)簽到工作。

2.簽到時(shí)，參會(huì)人員應(yīng)在簽到表上簽名，注明到達(dá)時(shí)間，以備統(tǒng)計(jì)。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人按照預(yù)定議程逐項(xiàng)進(jìn)行，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議議題討論時(shí)，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，保證討論的全面性和深入性。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)討論情況進(jìn)行總結(jié)，提出決策建議。

2.參會(huì)董事對(duì)決策建議進(jìn)行表決，形成會(huì)議決議。

3.會(huì)議決議應(yīng)記錄在案，并由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。

六、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議議程、討論情況、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.會(huì)議紀(jì)要由董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)起草，并在會(huì)議結(jié)束后盡快發(fā)送給參會(huì)人員。

3.參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后及時(shí)反饋意見(jiàn)，確認(rèn)紀(jì)要內(nèi)容。

七、會(huì)議結(jié)束后，董事會(huì)辦公室應(yīng)對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行總結(jié)，對(duì)未解決的問(wèn)題進(jìn)行跟蹤，并為下次會(huì)議做好準(zhǔn)備。

八、會(huì)議記錄歸檔

1.會(huì)議紀(jì)要、簽到表、會(huì)議決議等資料應(yīng)整理歸檔，保存期限為五年。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、登記，便于查詢(xún)和追溯。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與反饋

1.會(huì)議紀(jì)要由董事會(huì)辦公室在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)起草，并在最遲兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

2.收到會(huì)議紀(jì)要的參會(huì)人員應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審核，并提出反饋意見(jiàn)。

3.董事會(huì)辦公室在收到反饋后，應(yīng)及時(shí)修訂會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。

二、任務(wù)分配與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的任務(wù)和決策，董事會(huì)辦公室應(yīng)根據(jù)事項(xiàng)性質(zhì)和部門(mén)職責(zé)，將任務(wù)分解并分配給相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人。

2.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃和時(shí)間表，并報(bào)告給董事會(huì)辦公室。

三、執(zhí)行進(jìn)度監(jiān)控

1.董事會(huì)辦公室應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)監(jiān)控會(huì)議紀(jì)要中任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度。

2.定期（如每周或每月）收集責(zé)任人的工作進(jìn)展報(bào)告，并對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的完成情況進(jìn)行檢查。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，應(yīng)及時(shí)上報(bào)給董事會(huì)，尋求解決方案。

四、匯報(bào)與評(píng)估

1.責(zé)任人應(yīng)在任務(wù)完成后，向董事會(huì)辦公室提交書(shū)面匯報(bào)，包括執(zhí)行結(jié)果、存在的問(wèn)題及建議。

2.董事會(huì)辦公室應(yīng)定期（如季度或年度）對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評(píng)估，并向董事會(huì)報(bào)告。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并跟蹤督促相關(guān)部門(mén)和責(zé)任人的整改落實(shí)。

五、信息公開(kāi)與透明

1.會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況應(yīng)保持一定的信息公開(kāi)度，確保公司內(nèi)部員工了解決策的執(zhí)行情況。

2.董事會(huì)辦公室可通過(guò)內(nèi)部公告、郵件等形式，定期公布會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行進(jìn)度和結(jié)果。

六、持續(xù)改進(jìn)

1.董事會(huì)辦公室應(yīng)不斷總結(jié)會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的經(jīng)驗(yàn)，查找不足，完善流程，提高工作效率。

2.定期收集內(nèi)部意見(jiàn)和建議，優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的格式和內(nèi)容，使其更好地服務(wù)于公司決策的執(zhí)行和監(jiān)督。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由董事會(huì)辦公室統(tǒng)一管理。

2.需要使用會(huì)議室的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)提前向董事會(huì)辦公室提交會(huì)議室申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

3.董事會(huì)辦公室根據(jù)申請(qǐng)情況，合理調(diào)配會(huì)議室資源，確保會(huì)議需求得到滿足。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等。

2.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，座位安排合理，確保參會(huì)人員舒適參會(huì)。

3.董事會(huì)辦公室定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)備，遵守操作規(guī)程，不得隨意損壞或私自帶走設(shè)備。

3.會(huì)議結(jié)束后，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)負(fù)責(zé)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保門(mén)窗關(guān)閉。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.董事會(huì)辦公室負(fù)責(zé)安排專(zhuān)人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行定期清潔和保養(yǎng)。

2.會(huì)議室在使用過(guò)程中如出現(xiàn)損壞，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)報(bào)告給董事會(huì)辦公室，以便及時(shí)維修。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室應(yīng)配置適當(dāng)數(shù)量的消防設(shè)施，并定期檢查，確保安全有效。

2.會(huì)議室內(nèi)禁止存放易燃、易爆物品，確保消防安全。

3.董事會(huì)辦公室應(yīng)制定會(huì)議室安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室的安全巡查。

六、會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案

1.董事會(huì)辦公室應(yīng)制定會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案，包括突發(fā)事件處理流程、人員疏散路線等。

2.定期組織參會(huì)人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。

七、會(huì)議室使用監(jiān)督

1.董事會(huì)辦公室有權(quán)對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保會(huì)議室規(guī)范使用。

2.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定予以處理。

第五章附則

1.