《電子檔案管理辦法》（國家檔案局令第22號(hào)）專業(yè)解讀與應(yīng)用（雷澤佳編制-2024-11月A0）

《電子檔案管理辦法》概述一、總則《電子檔案管理辦法》共包含八條內(nèi)容，主要規(guī)定了立法目的和依據(jù)、適用范圍、管理要求和效力、基礎(chǔ)配置保障及電子檔案安全保護(hù)要求。立法目的和依據(jù)：為了加強(qiáng)和規(guī)范電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全，促進(jìn)檔案工作更好地服務(wù)黨和國家工作大局以及服務(wù)人民群眾，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)制定本辦法。適用范圍：本辦法適用于檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織（以下統(tǒng)稱“組織機(jī)構(gòu)”）的電子檔案管理。電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)的，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的各種信息記錄。管理要求和效力：組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)確保電子檔案符合來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的要求，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。基礎(chǔ)配置保障：組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，建立管理機(jī)制、制度規(guī)范、安全措施和人才隊(duì)伍，滿足電子檔案管理需求。電子檔案安全保護(hù)：電子檔案管理的全過程應(yīng)當(dāng)符合國家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、個(gè)人信息保護(hù)、保密管理、密碼管理等相關(guān)法律法規(guī)要求，確保電子檔案的安全。二、電子檔案的全流程管理《電子檔案管理辦法》對(duì)電子檔案的全生命周期管理進(jìn)行了全面規(guī)定，涵蓋電子文件的整理與歸檔、電子檔案的移交與接收、電子檔案的保管與處置以及電子檔案的開放與利用。電子文件整理與歸檔總體要求：電子文件應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定進(jìn)行整理與歸檔。歸檔格式：電子文件應(yīng)與元數(shù)據(jù)一并歸檔，歸檔格式應(yīng)具備開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等特性，并且能夠支持向長期保存格式轉(zhuǎn)換。技術(shù)要求：電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔時(shí)不得采用非開放的壓縮技術(shù)、非開發(fā)的加密技術(shù)措施，并且應(yīng)完整采集描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的元數(shù)據(jù)及其整個(gè)管理過程元數(shù)據(jù)。電子印章處理：黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔時(shí)，應(yīng)去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。電子檔案移交與接收移交接收期限：組織機(jī)構(gòu)應(yīng)定期向檔案館移交電子檔案；專業(yè)性較強(qiáng)或需要保密的電子檔案可延長移交期限；未到規(guī)定移交期限的電子檔案，在明確劃分權(quán)責(zé)后可提前移交。移交接收方式：包括在線移交和離線移交兩種方式，均應(yīng)符合安全管理要求。移交接收程序：雙方應(yīng)對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測，合格后方可移交。移交時(shí)應(yīng)去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。電子檔案保管與處置保管要求：電子檔案應(yīng)與傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果進(jìn)行統(tǒng)一管理。國家檔案館應(yīng)建設(shè)專用應(yīng)用系統(tǒng)支持電子檔案從接收到銷毀的全流程管理工作，并配備相應(yīng)的服務(wù)器、存儲(chǔ)和安全設(shè)施。備份要求：電子檔案數(shù)據(jù)及電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)至少備份三套完整數(shù)據(jù)，一套在線應(yīng)用，兩套備份。備份介質(zhì)應(yīng)選擇磁介質(zhì)、光介質(zhì)、縮微膠片等至少兩種，并實(shí)施異地備份。轉(zhuǎn)換遷移要求：電子檔案的轉(zhuǎn)換和遷移應(yīng)實(shí)施全過程管理，包括事前技術(shù)分析、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，事中留存過程記錄，事后進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測。鑒定要求：定期對(duì)到期的電子檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)仍需繼續(xù)保存的應(yīng)重新劃定保管期限。銷毀要求：電子檔案銷毀需履行相關(guān)審批手續(xù)，禁止擅自銷毀。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀范圍、數(shù)量、大小以及審核人、操作者等信息。電子檔案開放與利用開放要求：符合國家法律法規(guī)的電子檔案，檔案館應(yīng)通過網(wǎng)站或其他方式定期公布開放電子檔案目錄。利用渠道：應(yīng)充分利用政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道提供電子檔案利用服務(wù)，并根據(jù)不同服務(wù)對(duì)象和利用范圍建立相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的檔案數(shù)字資源利用服務(wù)平臺(tái)。利用者要求：利用電子檔案時(shí)不得擅自復(fù)制、篡改，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和其他主體的合法權(quán)益。檔案數(shù)字資源再利用：應(yīng)利用人工智能等信息技術(shù)開展檔案編研、展覽和建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫等工作。電子檔案共享：檔案主管部門應(yīng)推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨層級(jí)、跨部門共享利用工作?！峨娮訖n案管理辦法》章節(jié)條文第一條為了加強(qiáng)和規(guī)范電子檔案管理，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全，促進(jìn)檔案工作更好服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，制定本辦法。第一章總則第一條：制定目的與依據(jù)立法目的；加強(qiáng)和規(guī)范電子檔案管理：隨著信息化的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量和重要性日益增加，需要專門的法規(guī)來規(guī)范其管理，確保電子檔案的合法性、合規(guī)性和有效性；確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用、安全：這是電子檔案管理的核心目標(biāo)，也是檔案工作的基本要求。真實(shí)性要求電子檔案內(nèi)容真實(shí)可靠；完整性要求電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息齊全；可用性要求電子檔案能夠被便捷地檢索和利用；安全性要求電子檔案在存儲(chǔ)、傳輸和利用過程中不被非法訪問或篡改；服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾：檔案工作作為國家治理體系的重要組成部分，必須緊密圍繞黨和國家工作大局，同時(shí)滿足人民群眾對(duì)檔案信息的需求。立法依據(jù)；本辦法依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)制定，體現(xiàn)了檔案工作的法制化、規(guī)范化要求。適用范圍：本辦法適用于檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織（以下簡稱組織機(jī)構(gòu)）的電子檔案管理。這意味著所有產(chǎn)生和管理電子檔案的組織機(jī)構(gòu)都必須遵守本辦法的規(guī)定。第二條檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織（以下簡稱組織機(jī)構(gòu)）的電子檔案管理，適用本辦法。本辦法所稱電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)的，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的各種信息記錄。第二條：適用范圍與電子檔案定義適用范圍；本條明確規(guī)定了《電子檔案管理辦法》的適用范圍，即所有檔案館和各類組織機(jī)構(gòu)（包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位等）的電子檔案管理活動(dòng)都必須遵守本辦法。無論是政府機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位還是其他組織，只要其涉及電子檔案管理，均需遵循本辦法的相關(guān)規(guī)定。電子檔案定義。電子檔案定義：電子檔案是通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)的，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的各種信息記錄。這一定義明確了電子檔案的形成方式（電子設(shè)備）、存儲(chǔ)介質(zhì)（電子形式）、價(jià)值屬性（具有保存價(jià)值）以及管理狀態(tài)（歸檔保存）。形成主體：電子檔案的形成主體包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人。無論是組織還是個(gè)人，在履行法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中形成的電子檔案，只要具有保存價(jià)值，都應(yīng)納入本辦法的管理范圍；形成過程：電子檔案的形成過程包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。這體現(xiàn)了電子檔案的生成、流轉(zhuǎn)和存儲(chǔ)的全程電子化特點(diǎn)，也是與傳統(tǒng)載體檔案（如紙質(zhì)檔案）的重要區(qū)別之一；價(jià)值屬性：電子檔案必須對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值，這是電子檔案得以歸檔保存的前提。這一要求確保了電子檔案的重要性和必要性，避免了無關(guān)緊要的電子信息的無謂存儲(chǔ)和管理。管理狀態(tài)：電子檔案必須被歸檔保存，電子檔案應(yīng)經(jīng)過鑒定、整理、分類、命名等一系列歸檔流程后，才能被正式納入檔案管理范疇。歸檔保存不僅是對(duì)電子檔案的有效管理，也是對(duì)其長期保存和有效利用的重要保障。第三條組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)確保電子檔案符合下列要求：（一）來源可靠。由合法、明確的形成者，在履行法定職責(zé)或者處理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生，形成者、形成活動(dòng)、形成時(shí)間可確認(rèn)，形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統(tǒng)安全可靠。程序規(guī)范。全過程管理符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定，并且準(zhǔn)確記錄、可追溯。（三）要素合規(guī)。內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。第三條：電子檔案的基本要求組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)確保電子檔案符合下列要求：來源可靠。來源可靠的要求；合法、明確的形成者：電子檔案必須由合法、明確的組織或個(gè)人形成。電子檔案的來源必須是經(jīng)過法律認(rèn)可或授權(quán)的機(jī)構(gòu)，或者是具有明確身份和職責(zé)的個(gè)人。這樣的要求確保了電子檔案的合法性和權(quán)威性；履行法定職責(zé)或處理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生：電子檔案必須是在履行法定職責(zé)或處理事務(wù)活動(dòng)中自然產(chǎn)生的，而非人為制造或篡改。這要求電子檔案的內(nèi)容必須真實(shí)反映其形成時(shí)的背景和情境，具有原始性和真實(shí)性；形成者、形成活動(dòng)、形成時(shí)間可確認(rèn)：電子檔案的形成者、形成活動(dòng)和形成時(shí)間必須能夠清晰確認(rèn)。這要求電子檔案的管理系統(tǒng)必須能夠記錄并追蹤電子檔案的來源信息，確保電子檔案的追溯性和可驗(yàn)證性。系統(tǒng)安全可靠的要求。形成、辦理、整理、歸檔、保管、移交等系統(tǒng)安全可靠：電子檔案從形成到移交的全過程，所涉及的系統(tǒng)必須安全可靠。這包括對(duì)電子文件的生成、處理、存儲(chǔ)、傳輸?shù)雀鱾€(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格控制和保護(hù)，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。同時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)本身也必須具備高度的安全性和穩(wěn)定性，確保電子檔案的長期保存和有效利用；技術(shù)手段和管理措施：為確保系統(tǒng)安全可靠，組織機(jī)構(gòu)應(yīng)采取必要的技術(shù)手段和管理措施。技術(shù)手段包括采用先進(jìn)的加密技術(shù)、防篡改技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，確保電子檔案在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。管理措施則包括建立健全電子檔案管理制度、規(guī)范操作流程、加強(qiáng)人員培訓(xùn)等，提高電子檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化水平。程序規(guī)范；程序規(guī)范的重要性：程序規(guī)范是確保電子檔案管理合法合規(guī)、高效有序的關(guān)鍵。它要求電子檔案從生成、收集、整理、歸檔、保管到利用、鑒定、處置等全過程，都必須嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定，確保每一環(huán)節(jié)都有章可循、有據(jù)可依。符合國家法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；法律法規(guī)：電子檔案管理必須遵守《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施條例等相關(guān)法律法規(guī)，確保電子檔案的合法性。同時(shí)，還應(yīng)遵循《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》、《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》等相關(guān)法律法規(guī)，保障電子檔案的信息安全。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：電子檔案管理應(yīng)參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范對(duì)電子檔案的分類、編號(hào)、元數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)、利用等方面都提出了具體要求，是電子檔案管理的重要參考依據(jù)。準(zhǔn)確記錄與可追溯性。準(zhǔn)確記錄：電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能夠準(zhǔn)確記錄電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等全過程信息，包括形成時(shí)間、形成者、文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、操作記錄等；這些記錄信息對(duì)于電子檔案的追溯、驗(yàn)證和管理具有重要意義?？勺匪菪?。電子檔案管理應(yīng)確保電子檔案的全過程可追溯，即能夠通過相關(guān)記錄信息追溯到電子檔案的形成源頭、流轉(zhuǎn)過程以及利用情況等。可追溯性不僅有助于保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，還有助于提高電子檔案管理的透明度和公信力。要素合規(guī)；要素合規(guī)的含義：要素合規(guī)是指電子檔案在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等各個(gè)構(gòu)成要素方面，都必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。這是確保電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的重要基礎(chǔ)；內(nèi)容合規(guī)；真實(shí)性：電子檔案的內(nèi)容必須真實(shí)反映其形成時(shí)的原始狀況，不得有任何篡改或偽造。這要求電子檔案在形成和收集過程中，必須確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性；完整性：電子檔案的內(nèi)容必須完整，不得有遺漏或缺失。這包括電子文件的正文、附件、元數(shù)據(jù)等所有組成部分都必須齊全；可用性：電子檔案的內(nèi)容必須可以被檢索、呈現(xiàn)和理解。這要求電子檔案在存儲(chǔ)和傳輸過程中，必須保持其格式的可讀性和兼容性，確保用戶能夠方便地訪問和利用。結(jié)構(gòu)合規(guī)：電子檔案的結(jié)構(gòu)必須清晰、合理，符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。這包括電子檔案的分類、編號(hào)、格式、存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)等方面都必須符合規(guī)定，以便于電子檔案的管理和利用。背景信息合規(guī)：指電子檔案在形成和流轉(zhuǎn)過程中所產(chǎn)生的與電子檔案內(nèi)容相關(guān)的附加信息，如形成時(shí)間、形成者、形成環(huán)境等。這些背景信息對(duì)于理解電子檔案的內(nèi)容和價(jià)值具有重要意義。因此，背景信息必須真實(shí)、完整，并符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。管理過程信息合規(guī)：指電子檔案在管理過程中所產(chǎn)生的與電子檔案管理和利用相關(guān)的附加信息，如歸檔時(shí)間、歸檔者、保管期限、利用情況等。這些管理過程信息對(duì)于追溯電子檔案的歷史和現(xiàn)狀具有重要意義。因此，管理過程信息必須準(zhǔn)確、完整，并符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力。法律效力等同：電子檔案作為現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，其在記錄信息、保存證據(jù)、提供憑證等方面具有與傳統(tǒng)載體檔案相同的功能和價(jià)值；本條款的出臺(tái)，為電子檔案在法律訴訟、行政管理、商務(wù)活動(dòng)等領(lǐng)域的應(yīng)用提供了明確的法律依據(jù)，確保了電子檔案的合法性和有效性。電子形式憑證作用：電子檔案可以以電子形式直接作為憑證使用，無需再轉(zhuǎn)換為傳統(tǒng)載體檔案。這大大簡化了檔案的使用流程，提高了檔案利用的效率和便捷性；例如，在電子政務(wù)領(lǐng)域，政府部門可以直接使用電子檔案作為審批、決策的依據(jù)；在商務(wù)活動(dòng)中，企業(yè)可以使用電子合同、電子發(fā)票等電子檔案作為交易憑證。對(duì)組織機(jī)構(gòu)的要求。組織機(jī)構(gòu)在管理和利用電子檔案時(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到其法律效力，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性；組織機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的電子檔案管理制度，采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)和備份工作，以確保電子檔案的法律效力得到有效保障。第四條組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，建立管理機(jī)制、制度規(guī)范、安全措施、人才隊(duì)伍，滿足電子檔案管理需求。第四條：電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施與保障體系建設(shè)配備必要的設(shè)施設(shè)備；組織機(jī)構(gòu)應(yīng)配備符合電子檔案管理要求的硬件和軟件設(shè)施，包括高性能的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等，以及先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)；這些設(shè)施設(shè)備應(yīng)能夠滿足電子檔案的長期保存、安全存儲(chǔ)、高效檢索和便捷利用等需求。建立管理機(jī)制；組織機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全電子檔案管理的組織架構(gòu)和管理體系，明確各部門和崗位的職責(zé)分工，確保電子檔案管理的各項(xiàng)工作有序開展；管理機(jī)制應(yīng)涵蓋電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保電子檔案管理的全流程可控。建立制度規(guī)范；組織機(jī)構(gòu)應(yīng)制定完善的電子檔案管理制度和規(guī)范，明確電子檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)、操作流程、安全要求等，為電子檔案管理提供制度保障；制度規(guī)范應(yīng)具有可操作性和可執(zhí)行性，能夠指導(dǎo)檔案管理人員規(guī)范操作，確保電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。采取安全措施；組織機(jī)構(gòu)應(yīng)采取有效的安全措施，確保電子檔案的安全性和保密性。這包括建立網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系、實(shí)施數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)策略、采用加密技術(shù)等手段；組織機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全電子檔案的訪問控制機(jī)制，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問電子檔案，防止電子檔案的非法泄露和篡改。建立人才隊(duì)伍。組織機(jī)構(gòu)應(yīng)建立一支專業(yè)的電子檔案管理人才隊(duì)伍，包括檔案管理人員、技術(shù)人員、安全人員等，確保電子檔案管理工作的順利開展；人才隊(duì)伍應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，能夠熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，以及應(yīng)對(duì)各種電子檔案管理中的問題和挑戰(zhàn)。第五條組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)電子檔案全過程管理，確保承載形成、整理、歸檔、移交、接收、保管、處置、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用系統(tǒng)之間相互銜接，并且持續(xù)進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集、維護(hù)等活動(dòng)，完整記錄電子檔案管理過程。第五條：電子檔案全過程管理與系統(tǒng)銜接要求全過程管理的重要性；電子檔案的全過程管理定義：指從電子檔案的創(chuàng)建、收集、整理、歸檔、移交、接收、保管、利用、處置到最終銷毀或永久保存的整個(gè)生命周期內(nèi)，對(duì)其進(jìn)行全面、系統(tǒng)、連續(xù)的管理。這一管理過程不僅涉及電子檔案的物理存儲(chǔ)和邏輯組織，還包括對(duì)電子檔案真實(shí)性、完整性、可用性和安全性的保障；全過程管理的重要性在于：保障電子檔案的法律效力：通過全過程管理，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性，從而保障其在法律訴訟、行政管理等領(lǐng)域的法律效力；提高電子檔案利用效率：通過全過程管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和便捷利用，提高檔案資源的利用效率。降低管理成本：通過全過程管理，優(yōu)化電子檔案的管理流程，減少重復(fù)勞動(dòng)和資源浪費(fèi)，降低管理成本。各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相互銜接；電子檔案的全過程管理涉及多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，包括電子檔案的承載形成、整理、歸檔、移交、接收、保管、處置和利用等。這些環(huán)節(jié)相互關(guān)聯(lián)、相互影響，必須確保它們之間的無縫銜接，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案的有效管理。承載形成：確保電子檔案的生成環(huán)境安全可靠，形成過程符合規(guī)范；整理：對(duì)生成的電子檔案進(jìn)行分類、排序、編號(hào)等處理，便于后續(xù)的管理和利用；歸檔：將整理好的電子檔案按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行歸檔保存；移交：將歸檔后的電子檔案按照規(guī)定的程序移交給相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)；接收：接收部門或機(jī)構(gòu)對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行驗(yàn)收和登記；保管：對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行安全存儲(chǔ)和有效管理；處置：對(duì)不再需要保存的電子檔案進(jìn)行鑒定、銷毀或永久保存等處理；利用：為用戶提供便捷的電子檔案檢索和利用服務(wù)。為了確保各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相互銜接，組織機(jī)構(gòu)需要建立完善的管理制度和流程，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和職責(zé)分工，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)和協(xié)作配合。元數(shù)據(jù)采集與維護(hù)。元數(shù)據(jù)是描述電子檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程等信息的數(shù)據(jù)。它是電子檔案管理和利用的重要依據(jù)。因此，在電子檔案的全過程管理中，必須重視元數(shù)據(jù)的采集和維護(hù)工作。元數(shù)據(jù)采集：在電子檔案的生成、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中，及時(shí)、準(zhǔn)確地采集電子檔案的元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性；元數(shù)據(jù)維護(hù)：定期對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和更新，確保元數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。通過持續(xù)的元數(shù)據(jù)采集和維護(hù)活動(dòng)，可以完整地記錄電子檔案管理過程，為電子檔案的長期保存和有效利用提供有力支持。第六條組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用新一代信息技術(shù)，不斷提升電子檔案管理水平。第六條：積極應(yīng)用新一代信息技術(shù)提升電子檔案管理水平新一代信息技術(shù)的定義與范疇；新一代信息技術(shù)：指近年來隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展而涌現(xiàn)出的一系列創(chuàng)新技術(shù)，包括但不限于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等。這些技術(shù)具有高效、智能、安全等特點(diǎn)，為電子檔案管理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支持。應(yīng)用新一代信息技術(shù)的必要性；提高管理效率：新一代信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的自動(dòng)化處理、智能化檢索和遠(yuǎn)程訪問等功能，顯著提高檔案管理的工作效率；增強(qiáng)安全性：通過采用加密技術(shù)、訪問控制、數(shù)字簽名等手段，新一代信息技術(shù)能夠有效保障電子檔案的安全性和完整性，防止信息泄露和非法篡改；促進(jìn)資源共享：云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)使得電子檔案能夠跨地域、跨機(jī)構(gòu)進(jìn)行共享和交換，促進(jìn)了檔案資源的有效利用和整合；支持長期保存：新一代信息技術(shù)為電子檔案的長期保存提供了可靠的技術(shù)保障，通過數(shù)據(jù)遷移、格式轉(zhuǎn)換等手段，確保電子檔案能夠長期可讀、可用。具體應(yīng)用場景與實(shí)踐。云計(jì)算技術(shù)：利用云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建電子檔案云平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理和遠(yuǎn)程訪問。云平臺(tái)提供的高可用性、可擴(kuò)展性和安全性，為電子檔案管理提供了強(qiáng)大的基礎(chǔ)設(shè)施支持；大數(shù)據(jù)技術(shù)：通過大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)電子檔案進(jìn)行深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)檔案中的隱含知識(shí)和價(jià)值，為決策支持、知識(shí)管理等提供有力依據(jù)；人工智能技術(shù)：應(yīng)用人工智能技術(shù)進(jìn)行電子檔案的智能分類、智能檢索和智能推薦，提高檔案管理的智能化水平。同時(shí)，通過智能審核、智能鑒定等手段，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性；區(qū)塊鏈技術(shù)：利用區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化、不可篡改等特性，為電子檔案的真實(shí)性、完整性和可追溯性提供有力保障。通過構(gòu)建電子檔案區(qū)塊鏈平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的分布式存儲(chǔ)和共享；物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)：通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理，提高檔案管理的精準(zhǔn)度和便捷性。同時(shí)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以用于電子檔案的智能化監(jiān)控和管理。第七條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)各類電子文件收集、歸檔工作，保障具有保存價(jià)值的電子文件應(yīng)歸盡歸，并按規(guī)定移交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)提升接收和管理各類電子檔案的能力，保障電子檔案應(yīng)收盡收。第七條：加強(qiáng)電子文件收集歸檔與提升檔案館接收管理能力加強(qiáng)電子文件收集與歸檔工作；責(zé)任主體：本條款首先強(qiáng)調(diào)了各單位作為電子文件形成和管理的責(zé)任主體，應(yīng)當(dāng)高度重視電子文件的收集與歸檔工作。這要求各單位建立健全電子文件管理制度，明確電子文件歸檔的范圍、流程和要求，確保電子文件在形成、辦理過程中得到有效控制和管理；歸檔原則：保障具有保存價(jià)值的電子文件“應(yīng)歸盡歸”是電子文件歸檔工作的基本原則。各單位應(yīng)對(duì)本單位產(chǎn)生的所有電子文件進(jìn)行全面梳理和評(píng)估，根據(jù)電子文件的保存價(jià)值和相關(guān)法律法規(guī)要求，確定哪些電子文件需要?dú)w檔保存。對(duì)于確定需要?dú)w檔的電子文件，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行歸檔處理；歸檔流程：電子文件歸檔流程一般包括電子文件的收集、整理、分類、編號(hào)、著錄、打包、提交等環(huán)節(jié)。各單位需要建立完善的電子文件歸檔流程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人和操作規(guī)范，確保電子文件歸檔工作的規(guī)范性和有效性。提升檔案館接收和管理電子檔案的能力。接收能力：檔案館作為電子檔案的長期保存機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)具備接收和管理各類電子檔案的能力。這要求檔案館不斷完善自身的信息化基礎(chǔ)設(shè)施和檔案管理系統(tǒng)，確保能夠接收來自各單位的電子檔案，并對(duì)其進(jìn)行有效的管理和利用；管理能力：檔案館在接收電子檔案后，需要對(duì)其進(jìn)行有效的管理。這包括電子檔案的存儲(chǔ)、檢索、利用、備份、恢復(fù)、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。檔案館需要建立健全電子檔案管理制度和流程，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性；應(yīng)收盡收：保障電子檔案“應(yīng)收盡收”是檔案館的重要職責(zé)。這要求檔案館積極與各單位溝通協(xié)調(diào)，了解各單位電子檔案的生成和管理情況，及時(shí)接收符合條件的電子檔案。同時(shí)，檔案館還需要不斷優(yōu)化自身的服務(wù)流程和質(zhì)量，提高電子檔案的接收效率和準(zhǔn)確性。第八條電子檔案管理的全過程應(yīng)當(dāng)符合國家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、個(gè)人信息保護(hù)、保密管理、密碼管理等相關(guān)法律法規(guī)要求，確保電子檔案的安全。第八條：確保電子檔案管理全過程安全合規(guī)遵循法律法規(guī)的必要性；電子檔案管理不僅涉及單位內(nèi)部的信息管理，還關(guān)系到國家安全和社會(huì)公共利益。因此，必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，確保電子檔案在收集、整理、歸檔、利用、移交等全過程中的安全。這既是法律的要求，也是維護(hù)國家信息安全和保障社會(huì)公共利益的必要措施。關(guān)鍵法律法規(guī)要素；網(wǎng)絡(luò)安全：確保電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)等過程中不受網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒侵害等安全威脅，保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行；數(shù)據(jù)安全：對(duì)電子檔案進(jìn)行加密、備份等處理，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失，確保數(shù)據(jù)的完整性和真實(shí)性；個(gè)人信息保護(hù)：在電子檔案管理過程中，嚴(yán)格遵守個(gè)人信息保護(hù)法律法規(guī)，確保個(gè)人信息不被非法收集、使用或泄露；保密管理：對(duì)涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的電子檔案，嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄密事件發(fā)生；密碼管理：對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理，確保在傳輸、存儲(chǔ)等過程中不被非法訪問或篡改。同時(shí)，加強(qiáng)密碼管理，確保密碼的安全性和有效性。實(shí)施策略與措施。建立安全管理制度：制定完善的電子檔案管理安全管理制度，明確各項(xiàng)安全管理的具體要求和操作流程，確保電子檔案管理的規(guī)范性和安全性；加強(qiáng)技術(shù)防護(hù)：采用先進(jìn)的技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等，對(duì)電子檔案進(jìn)行全方位的安全防護(hù)。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞；強(qiáng)化人員培訓(xùn)：對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和安全管理能力。確保管理人員能夠熟練掌握各項(xiàng)安全管理規(guī)定和操作流程，有效應(yīng)對(duì)各種安全威脅；實(shí)施權(quán)限管理：對(duì)電子檔案的訪問和利用進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和利用電子檔案。同時(shí)，對(duì)電子檔案的修改、刪除等操作進(jìn)行記錄和審計(jì)，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性；加強(qiáng)監(jiān)督與檢查：建立健全電子檔案管理的監(jiān)督與檢查機(jī)制，定期對(duì)電子檔案管理情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改和處理，確保電子檔案管理的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。第二章機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第二章機(jī)構(gòu)及其職責(zé)第九條國家檔案主管部門統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)全國電子檔案管理工作，研究制定政策制度，建立健全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，推進(jìn)電子檔案安全保管和有效利用，推動(dòng)電子檔案全過程管理能力評(píng)估?？h級(jí)以上地方檔案主管部門監(jiān)督指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)電子檔案管理工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)將電子檔案管理納入檔案工作范圍，并監(jiān)督指導(dǎo)所屬企業(yè)事業(yè)單位、基層群眾性自治組織等的電子檔案管理工作。第九條：國家檔案主管部門與地方檔案主管部門的職責(zé)國家檔案主管部門的職責(zé)；統(tǒng)籌規(guī)劃：國家檔案主管部門負(fù)責(zé)全國電子檔案管理工作的整體規(guī)劃，包括確定電子檔案管理的發(fā)展方向、目標(biāo)、策略和重點(diǎn)任務(wù)；組織協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)各級(jí)檔案主管部門、各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織之間的電子檔案管理工作，促進(jìn)資源共享和協(xié)同合作；監(jiān)督指導(dǎo)：對(duì)全國范圍內(nèi)的電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保各項(xiàng)政策制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范得到有效執(zhí)行；研究制定政策制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和電子檔案管理的實(shí)際需求，研究制定相關(guān)政策制度，為電子檔案管理提供政策保障；建立健全標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系：制定和完善電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，確保電子檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化；推進(jìn)電子檔案安全保管和有效利用：采取有效措施，推進(jìn)電子檔案的安全保管和有效利用，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全；推動(dòng)電子檔案全過程管理能力評(píng)估：推動(dòng)對(duì)電子檔案全過程管理能力的評(píng)估工作，提升各單位的電子檔案管理水平?？h級(jí)以上地方檔案主管部門的職責(zé)；縣級(jí)以上地方檔案主管部門負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的電子檔案管理工作，確保國家檔案主管部門的政策制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范在本行政區(qū)域內(nèi)得到有效執(zhí)行。同時(shí)，地方檔案主管部門還需結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際情況，制定具體的實(shí)施方案和細(xì)則，推動(dòng)電子檔案管理工作的深入開展。鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府的職責(zé)。納入檔案工作范圍：將電子檔案管理納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府的檔案工作范圍，體現(xiàn)電子檔案管理在基層的重要性；監(jiān)督指導(dǎo)基層單位工作：監(jiān)督指導(dǎo)所屬企業(yè)事業(yè)單位、基層群眾性自治組織等的電子檔案管理工作，確?；鶎訂挝坏碾娮訖n案管理工作得到有效開展。第十條按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：（一）確定管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或者人員，將電子檔案管理納入檔案工作責(zé)任制，納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃等，建立健全電子檔案管理制度和規(guī)范，配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；（二）協(xié)調(diào)檔案、文秘、業(yè)務(wù)、信息化、保密等職能部門共同推進(jìn)電子檔案管理，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)；（三）電子文件形成部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集、整理、歸檔等工作；（四）管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)本單位電子檔案的管理，監(jiān)督指導(dǎo)各部門電子文件的形成、收集、整理以及歸檔等工作，按照有關(guān)規(guī)定向檔案館移交電子檔案。第十條：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的電子檔案管理職責(zé)——按照國家規(guī)定應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：明確電子檔案管理主體與職責(zé)要求；確定管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或人員：核心要求：各單位必須明確指定負(fù)責(zé)電子檔案管理的機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T。這是電子檔案管理工作的基礎(chǔ)，確保有人員專門負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等全過程管理；目的：通過明確責(zé)任主體，避免電子檔案管理的混亂和遺漏，確保電子檔案的安全與完整。納入檔案工作責(zé)任制；核心要求：將電子檔案管理納入單位的檔案工作責(zé)任制，作為單位檔案工作的重要組成部分；目的：強(qiáng)化單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)電子檔案管理工作的重視和支持，確保電子檔案管理與單位整體檔案工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展。納入本單位信息化建設(shè)規(guī)劃；核心要求：將電子檔案管理納入單位的信息化建設(shè)規(guī)劃中，確保電子檔案管理與信息化建設(shè)相互銜接、相互促進(jìn)；目的：通過信息化建設(shè)提升電子檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)電子檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理。建立健全電子檔案管理制度和規(guī)范：核心要求：各單位應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定和完善電子檔案管理制度和規(guī)范；目的：通過制度規(guī)范明確電子檔案管理的流程、要求、責(zé)任等，確保電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。配備滿足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施。核心要求：各單位應(yīng)配備滿足電子檔案管理需要的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)設(shè)備等信息化基礎(chǔ)設(shè)施；目的：為電子檔案管理提供必要的物質(zhì)保障和技術(shù)支持，確保電子檔案管理工作的順利開展。協(xié)調(diào)多部門共同推進(jìn)電子檔案管理；跨部門協(xié)作的必要性：電子檔案管理不僅僅是檔案部門的工作，它涉及到單位內(nèi)部的多個(gè)部門。檔案部門負(fù)責(zé)電子檔案的整體管理和規(guī)范制定，而文秘部門、業(yè)務(wù)部門、信息化部門、保密部門等則各自在文件的形成、處理、傳輸、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)中發(fā)揮重要作用；通過跨部門協(xié)作，可以確保電子檔案管理流程在各環(huán)節(jié)中的無縫銜接，避免信息孤島和管理盲區(qū)，提高檔案管理的整體效率和質(zhì)量。加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能建設(shè)；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)是現(xiàn)代單位日常工作中不可或缺的工具，它們產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件是電子檔案的主要來源；加強(qiáng)這些系統(tǒng)的歸檔功能建設(shè)，意味著在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)階段就要充分考慮電子文件的歸檔需求，將歸檔功能內(nèi)置于系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)收集、整理、歸檔和移交；這不僅可以減輕檔案部門的工作負(fù)擔(dān)，提高歸檔效率，還可以確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全。具體協(xié)作措施。建立協(xié)作機(jī)制：單位應(yīng)建立跨部門的電子檔案管理協(xié)作機(jī)制，明確各部門的職責(zé)和分工，定期召開協(xié)調(diào)會(huì)議，解決工作中遇到的問題。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：各部門應(yīng)共同制定電子文件的分類、命名、格式、元數(shù)據(jù)等統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保歸檔的電子文件符合規(guī)范要求；加強(qiáng)培訓(xùn)與交流：組織跨部門培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高各部門人員對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)和操作技能，促進(jìn)知識(shí)共享和經(jīng)驗(yàn)交流。電子文件形成部門的職責(zé)；收集工作；電子文件形成部門負(fù)責(zé)收集本部門在履行職責(zé)或處理事務(wù)過程中產(chǎn)生的所有電子文件。這包括各種格式的數(shù)字信息記錄，如文本文件、圖像文件、音頻文件、視頻文件等；收集工作應(yīng)確保電子文件的全面性和完整性，避免遺漏任何重要信息。同時(shí)，還需要關(guān)注電子文件的來源和背景信息，以便在后續(xù)的管理和利用過程中能夠提供準(zhǔn)確的歷史記錄和上下文環(huán)境。整理工作；在收集到電子文件后，電子文件形成部門需要對(duì)其進(jìn)行整理。這包括分類、排序、命名、編號(hào)等操作，以便將無序的電子文件組織成有序的信息集合；整理工作的目的是提高電子文件的可檢索性和可理解性，為后續(xù)的歸檔和利用工作奠定基礎(chǔ)。通過整理，可以確保電子文件在歸檔后能夠快速、準(zhǔn)確地被檢索和利用。歸檔工作；歸檔是電子文件形成部門在電子檔案管理流程中的最后一項(xiàng)職責(zé)。歸檔工作包括將整理好的電子文件按照規(guī)定的格式和要求，通過電子檔案管理系統(tǒng)或其他指定方式提交給檔案部門或檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行長期保存和管理；在歸檔過程中，電子文件形成部門需要確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可用性。這要求部門在歸檔前對(duì)電子文件進(jìn)行嚴(yán)格的檢查和校驗(yàn)，確保其沒有被篡改或損壞，并且能夠在需要時(shí)被準(zhǔn)確、完整地還原和利用。責(zé)任與意識(shí)。電子文件形成部門的管理人員和普通員工都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，并切實(shí)履行自己的職責(zé)。他們需要通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握電子文件管理的相關(guān)知識(shí)和技能，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)和管理水平；同時(shí)，電子文件形成部門還需要建立健全的內(nèi)部管理制度和流程規(guī)范，明確各崗位和人員的職責(zé)和分工，確保電子檔案管理工作的有序進(jìn)行。管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)。全面管理電子檔案；管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或人員需負(fù)責(zé)本單位所有電子檔案的管理工作。這包括電子檔案的接收、存儲(chǔ)、保管、利用和處置等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保電子檔案在生命周期內(nèi)的每一步都得到妥善處理。監(jiān)督指導(dǎo)電子文件形成、收集、整理與歸檔；該機(jī)構(gòu)或人員還需監(jiān)督指導(dǎo)各部門電子文件的形成、收集、整理以及歸檔工作。這要求他們與各部門保持密切溝通，確保電子文件在形成之初就符合歸檔要求，避免后續(xù)整理歸檔時(shí)的繁瑣和錯(cuò)誤；在監(jiān)督指導(dǎo)過程中，管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)提供必要的培訓(xùn)和支持，幫助各部門提高電子文件管理的專業(yè)水平和效率。按照規(guī)定向檔案館移交電子檔案；按照國家有關(guān)規(guī)定，管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或人員需定期向檔案館移交本單位形成的電子檔案。這一工作對(duì)于確保電子檔案的長期保存和可訪問性至關(guān)重要。在移交過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守移交程序和規(guī)定，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性不受損害。同時(shí)，還需與檔案館保持密切聯(lián)系，確保移交工作的順利進(jìn)行。確保電子檔案的安全與保密；在管理電子檔案的過程中，機(jī)構(gòu)或人員還需高度重視電子檔案的安全與保密工作。這包括采取必要的技術(shù)措施和管理手段，防止電子檔案的非法訪問、篡改或泄露；對(duì)于涉及國家秘密或商業(yè)秘密的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保信息安全。推動(dòng)電子檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，管理電子檔案的機(jī)構(gòu)或人員還需積極推動(dòng)電子檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化工作。這包括引入先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)手段，提高電子檔案管理的效率和水平；同時(shí)，還需關(guān)注電子檔案管理領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)和最佳實(shí)踐，不斷學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，為本單位的電子檔案管理工作注入新的活力。第十一條檔案館應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：（一）建設(shè)滿足電子檔案長期保存和安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；（二）收集、保管和提供利用本館分管范圍內(nèi)的電子檔案；（三）建立健全本館電子檔案管理制度和規(guī)范。第十一條：檔案館職責(zé)建設(shè)滿足電子檔案長期保存和安全管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；信息化基礎(chǔ)設(shè)施的重要性：信息化基礎(chǔ)設(shè)施是檔案館進(jìn)行電子檔案管理的基礎(chǔ)支撐。它涵蓋了網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、安全系統(tǒng)等多個(gè)方面，為電子檔案的接收、存儲(chǔ)、管理和利用提供了必要的硬件和軟件環(huán)境；通過建設(shè)完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，檔案館能夠確保電子檔案在數(shù)字化環(huán)境下的安全存儲(chǔ)和高效管理，滿足長期保存的需求。滿足長期保存的要求；電子檔案的長期保存需要解決存儲(chǔ)介質(zhì)老化、數(shù)據(jù)遷移、格式兼容等問題。因此，檔案館在建設(shè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，應(yīng)注重選擇可靠、穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)技術(shù)，確保電子檔案能夠長期可讀、可用；同時(shí)，檔案館還應(yīng)建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和遷移，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。滿足安全管理的要求；電子檔案的安全管理包括防止非法訪問、篡改、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。因此，檔案館在建設(shè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)，應(yīng)注重加強(qiáng)安全系統(tǒng)建設(shè)，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和傳輸；此外，檔案館還應(yīng)建立完善的安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，對(duì)電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)測和評(píng)估，及時(shí)應(yīng)對(duì)安全事件。持續(xù)優(yōu)化與升級(jí)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案館應(yīng)持續(xù)優(yōu)化和升級(jí)信息化基礎(chǔ)設(shè)施，以適應(yīng)新技術(shù)、新應(yīng)用的需求。例如，引入云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，提升電子檔案管理的智能化水平。收集、保管和提供利用本館分管范圍內(nèi)的電子檔案；電子檔案的收集；檔案館應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)、完整地收集本館分管范圍內(nèi)的電子檔案。這包括接收各立檔單位移交的電子檔案、征集社會(huì)散存的電子檔案等；在收集過程中，檔案館應(yīng)確保電子檔案的來源可靠、內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范，并對(duì)電子檔案進(jìn)行必要的整理和鑒定工作。電子檔案的保管；檔案館應(yīng)對(duì)收集到的電子檔案進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的保管工作。這包括建立電子檔案的存儲(chǔ)體系、制定保管制度、采取技術(shù)措施確保電子檔案的安全存儲(chǔ)等；同時(shí)，檔案館還應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理存儲(chǔ)介質(zhì)老化、數(shù)據(jù)損壞等問題，確保電子檔案的長期可讀、可用。電子檔案的提供利用；檔案館應(yīng)積極開展電子檔案的提供利用工作，為社會(huì)各界提供便捷、高效的電子檔案服務(wù)。這包括提供電子檔案查詢、復(fù)制、借閱等服務(wù)，以及開展電子檔案的開發(fā)利用工作，如編纂檔案匯編、制作檔案展覽等；在提供利用過程中，檔案館應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保電子檔案的安全和保密性。加強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新與優(yōu)化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和用戶需求的不斷變化，檔案館應(yīng)不斷加強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新與優(yōu)化工作。例如，利用互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)通訊等新技術(shù)手段，提供在線查詢、遠(yuǎn)程利用等服務(wù)；開展個(gè)性化、定制化服務(wù)，滿足用戶多樣化的需求。建立健全本館電子檔案管理制度和規(guī)范。制定和完善管理制度；檔案館應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本館實(shí)際情況，制定和完善電子檔案管理制度。這些制度應(yīng)涵蓋電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保電子檔案管理的各項(xiàng)工作有章可循、有據(jù)可依。明確管理職責(zé)和流程；在管理制度中，檔案館應(yīng)明確各崗位的管理職責(zé)和工作流程。這包括明確電子檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任主體和具體操作流程，確保各項(xiàng)工作能夠有序、高效地進(jìn)行。加強(qiáng)制度執(zhí)行與監(jiān)督；檔案館應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理制度的執(zhí)行與監(jiān)督工作。通過定期檢查、考核等方式，確保各項(xiàng)制度得到有效執(zhí)行；對(duì)于違反制度規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正和處理。持續(xù)優(yōu)化與改進(jìn)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和電子檔案管理實(shí)踐的深入，檔案館應(yīng)持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)電子檔案管理制度和規(guī)范。通過總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)等方式，不斷完善制度內(nèi)容和管理流程，提高電子檔案管理的水平和效率。第十二條檔案主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與本行政區(qū)域有關(guān)信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)、電子文件管理、數(shù)據(jù)管理、密碼管理、保密管理等主管部門的工作協(xié)同，共同推進(jìn)電子檔案管理工作。第十二條：檔案主管部門應(yīng)強(qiáng)化跨部門協(xié)同，共同推進(jìn)電子檔案管理工作跨部門協(xié)同的重要性；電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，涉及多個(gè)領(lǐng)域和部門。檔案主管部門作為電子檔案管理的核心機(jī)構(gòu)，需要與信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)、電子文件管理、數(shù)據(jù)管理、密碼管理、保密管理等多個(gè)相關(guān)部門緊密合作，共同制定和執(zhí)行相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；通過跨部門協(xié)同，可以整合各方資源，避免重復(fù)建設(shè)，提高工作效率和質(zhì)量。同時(shí)，還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題和難點(diǎn)，確保電子檔案管理工作的順利進(jìn)行。協(xié)同推進(jìn)的具體內(nèi)容；信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)：檔案主管部門應(yīng)與信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)主管部門協(xié)同，推動(dòng)電子政務(wù)平臺(tái)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔、管理和利用；電子文件管理：與電子文件管理主管部門協(xié)同，共同制定電子文件分類、元數(shù)據(jù)、歸檔范圍等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全；數(shù)據(jù)管理：與數(shù)據(jù)管理主管部門協(xié)同，推動(dòng)電子檔案的長期保存和有效利用，確保電子檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量和安全性；密碼管理與保密管理：與密碼管理、保密管理主管部門協(xié)同，加強(qiáng)電子檔案的保密管理，確保涉密電子檔案的安全保密。共同推進(jìn)電子檔案管理的具體措施。建立協(xié)同工作機(jī)制：檔案主管部門應(yīng)與其他相關(guān)部門建立定期溝通、信息共享、聯(lián)合檢查等工作機(jī)制，確保協(xié)同工作的順利開展；制定協(xié)同工作計(jì)劃：根據(jù)電子檔案管理工作的實(shí)際需要，制定跨部門協(xié)同工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)、任務(wù)分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，確保各項(xiàng)協(xié)同工作有序進(jìn)行；加強(qiáng)人員培訓(xùn)和交流：組織跨部門培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和協(xié)同工作能力，推動(dòng)電子檔案管理工作的深入開展。第十三條組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)支持電子檔案管理人員按照有關(guān)規(guī)定參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能。第十三條：組織機(jī)構(gòu)應(yīng)支持電子檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)；支持業(yè)務(wù)培訓(xùn)：組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)對(duì)于提升電子檔案管理人員能力的關(guān)鍵作用。因此，組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極為電子檔案管理人員提供參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)和資源，包括資金、時(shí)間和培訓(xùn)渠道等；確保專業(yè)知識(shí)和技能：通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，電子檔案管理人員應(yīng)當(dāng)掌握電子檔案管理的基本理論、方法和技術(shù)，熟悉相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，具備開展電子檔案管理的實(shí)際工作能力。組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)確保電子檔案管理人員具備這些專業(yè)知識(shí)和技能，以滿足電子檔案管理工作的需要。業(yè)務(wù)培訓(xùn)的內(nèi)容；電子檔案管理基礎(chǔ)理論：包括電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等全生命周期管理的基本理論和方法；電子檔案管理技術(shù)：包括電子檔案存儲(chǔ)、備份、遷移、轉(zhuǎn)換、檢測、利用等過程中的技術(shù)手段和工具；相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：包括《中華人民共和國檔案法》、《電子檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及電子文件管理、數(shù)據(jù)管理、信息安全等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；實(shí)踐操作技能：通過案例分析、模擬操作等方式，提升電子檔案管理人員的實(shí)際操作技能，確保他們能夠熟練處理電子檔案管理中的各種問題。業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式。內(nèi)部培訓(xùn)：組織機(jī)構(gòu)可以邀請(qǐng)專家學(xué)者、行業(yè)內(nèi)的資深人士等進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，或者組織內(nèi)部經(jīng)驗(yàn)分享和交流活動(dòng)。外部培訓(xùn)：組織機(jī)構(gòu)可以鼓勵(lì)和支持電子檔案管理人員參加由檔案主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、高校等舉辦的外部培訓(xùn)活動(dòng)，以拓寬視野、了解最新動(dòng)態(tài)和技術(shù)趨勢。在線培訓(xùn)：利用互聯(lián)網(wǎng)資源，組織電子檔案管理人員參加在線培訓(xùn)課程或?qū)W習(xí)平臺(tái)，靈活安排學(xué)習(xí)時(shí)間，提高培訓(xùn)效率。第三章電子文件整理與歸檔第三章電子文件整理與歸檔第十四條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定，確定本單位電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限、電子檔案分類方案，并納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、檔案分類方案進(jìn)行管理。第十四條：確定電子文件歸檔范圍、保管期限及分類方案確定電子文件歸檔范圍；依據(jù)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：各單位在確定電子文件歸檔范圍時(shí)，必須嚴(yán)格依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定。這些法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為電子文件的歸檔提供了明確的指導(dǎo)和依據(jù)，確保歸檔工作的合法性和規(guī)范性；全面覆蓋：歸檔范圍應(yīng)全面覆蓋本單位在履行法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的電子文件。這包括但不限于各類公文、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、聲像資料等，確保重要信息得到完整保存；動(dòng)態(tài)調(diào)整：隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，電子文件的類型和數(shù)量可能會(huì)不斷增加。因此，各單位應(yīng)定期對(duì)歸檔范圍進(jìn)行審查和調(diào)整，確保歸檔工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。確定電子檔案保管期限；依據(jù)檔案價(jià)值：電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其價(jià)值和重要性來確定。對(duì)于具有永久保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)設(shè)定較長的保管期限；對(duì)于價(jià)值相對(duì)較低或時(shí)效性較強(qiáng)的電子檔案，可適當(dāng)縮短保管期限；參考國家相關(guān)規(guī)定：在確定電子檔案保管期限時(shí)，各單位應(yīng)參考國家檔案局及其他相關(guān)部門發(fā)布的關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，確保保管期限的設(shè)定符合國家標(biāo)準(zhǔn)和要求；明確標(biāo)注：在電子檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)對(duì)每份電子檔案的保管期限進(jìn)行明確標(biāo)注，以便在到期時(shí)進(jìn)行及時(shí)處理。制定電子檔案分類方案；科學(xué)分類：電子檔案分類方案應(yīng)科學(xué)、合理，能夠準(zhǔn)確反映電子檔案的內(nèi)容和屬性。分類方案可以根據(jù)電子檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容主題等因素進(jìn)行制定；便于檢索和利用：分類方案應(yīng)便于電子檔案的檢索和利用。通過合理的分類，用戶可以快速定位到所需的電子檔案，提高檔案利用效率；納入統(tǒng)一管理：電子檔案分類方案應(yīng)納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案分類方案的統(tǒng)一管理之中，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案在分類上保持一致性和協(xié)調(diào)性。納入本單位相關(guān)管理制度。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表：各單位應(yīng)將確定的電子文件歸檔范圍、電子檔案保管期限以及電子檔案分類方案納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進(jìn)行管理。這樣可以確保歸檔工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；檔案分類方案：同時(shí)，這些內(nèi)容也應(yīng)納入本單位的檔案分類方案之中，以便在檔案管理過程中實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一分類和管理。第十五條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)屬于歸檔范圍的電子文件，保證電子文件真實(shí)、完整、可用、安全，確保電子檔案符合本辦法第三條規(guī)定。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，支撐電子文件收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)。第十五條：確保電子文件真實(shí)、完整、可用、安全，規(guī)范辦公及業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能確保電子文件的“四性”（真實(shí)性、完整性、可用性和安全性）；真實(shí)性：電子文件應(yīng)如實(shí)反映其形成時(shí)的原始內(nèi)容和意圖，未被篡改或偽造。這要求各單位在電子文件形成過程中采取有效措施，如使用電子簽名、時(shí)間戳等技術(shù)手段，確保電子文件的來源可靠和內(nèi)容真實(shí)；完整性：電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)齊全、完整，未發(fā)生缺失或損壞。在電子文件的收集、整理、歸檔過程中，應(yīng)嚴(yán)格核對(duì)文件及其組件的完整性，確保無遺漏；可用性：電子文件應(yīng)具備可被檢索、呈現(xiàn)或理解的條件，確保在需要時(shí)能夠迅速找到并利用。這要求各單位采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件格式和存儲(chǔ)方式，確保電子文件的長期可讀性和可用性；安全性：電子文件應(yīng)受到妥善保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問、修改或泄露。各單位應(yīng)建立健全的電子文件安全管理制度，采用加密、防火墻等技術(shù)手段，確保電子文件的安全存儲(chǔ)和傳輸。符合相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；各單位在電子文件形成、辦理、傳輸、存儲(chǔ)過程中，必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。這些法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為電子文件管理提供了明確的指導(dǎo)和依據(jù)，確保電子文件的合法性和規(guī)范性。規(guī)范辦公及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能。符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。這包括但不限于電子文件的自動(dòng)收集、整理、歸檔功能，以及元數(shù)據(jù)的自動(dòng)捕獲和關(guān)聯(lián)功能等；支撐業(yè)務(wù)流程：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔功能應(yīng)能夠有效支撐電子文件的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)流程。通過內(nèi)置的電子文件分類方案、保管期限表等工具，系統(tǒng)應(yīng)能夠自動(dòng)對(duì)電子文件進(jìn)行分類、劃定保管期限，并生成歸檔數(shù)據(jù)包向電子檔案管理系統(tǒng)推送；確保互操作性：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)與電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，確保電子文件的順利移交和接收。系統(tǒng)間應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)交換格式和接口協(xié)議，確保電子文件的完整性和一致性在移交過程中不受影響。第十六條電子文件應(yīng)當(dāng)與元數(shù)據(jù)一并歸檔。電子文件歸檔格式應(yīng)當(dāng)具備開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉(zhuǎn)換、易于利用等特性，并且能夠支持向長期保存格式轉(zhuǎn)換。電子文件元數(shù)據(jù)格式應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。第十六條：電子文件與元數(shù)據(jù)一并歸檔，歸檔格式要求電子文件與元數(shù)據(jù)一并歸檔；要求：電子文件在歸檔時(shí)，必須與其元數(shù)據(jù)一并歸檔。元數(shù)據(jù)是描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其管理過程的數(shù)據(jù)，對(duì)于電子文件的檢索、利用和管理具有重要意義；目的：這一要求旨在確保電子文件的完整性和可追溯性。通過將電子文件與其元數(shù)據(jù)一同歸檔，可以清晰地了解電子文件的形成背景、處理過程和管理情況，為后續(xù)的利用和管理提供便利。電子文件歸檔格式要求；開放性：歸檔格式應(yīng)具備開放性，即不依賴于特定的軟硬件環(huán)境，能夠在不同的系統(tǒng)和平臺(tái)上進(jìn)行讀取和展示；不綁定軟硬件：歸檔格式不應(yīng)與特定的軟硬件綁定，以避免因軟硬件更新?lián)Q代而導(dǎo)致的電子文件無法讀取或利用的問題；顯示一致性：在不同系統(tǒng)和平臺(tái)上展示電子文件時(shí)，應(yīng)保持其內(nèi)容、格式和布局的一致性，確保電子文件的真實(shí)性和完整性；可轉(zhuǎn)換性：歸檔格式應(yīng)支持向長期保存格式轉(zhuǎn)換，以適應(yīng)未來技術(shù)發(fā)展的需求。長期保存格式通常具有更好的穩(wěn)定性和耐久性，能夠確保電子文件在較長時(shí)間內(nèi)的可讀性和可用性；易于利用：歸檔格式應(yīng)便于用戶檢索和利用電子文件，提高電子文件的使用效率和價(jià)值。電子文件元數(shù)據(jù)格式要求。符合國家標(biāo)準(zhǔn)：電子文件元數(shù)據(jù)格式應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，以確保元數(shù)據(jù)的規(guī)范性和互操作性。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范通常由國家檔案局等相關(guān)部門制定和發(fā)布，為電子文件的元數(shù)據(jù)管理提供了明確的指導(dǎo)和依據(jù)；目的：通過遵循國家標(biāo)準(zhǔn)，可以提高電子文件元數(shù)據(jù)的質(zhì)量和管理水平，為電子文件的長期保存和有效利用提供有力保障。第十七條電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)在電子文件形成、辦理、收集過程中完成保管期限鑒定、分類、命名等工作，確保電子文件符合歸檔要求，并且完整采集描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的元數(shù)據(jù)及其整個(gè)管理過程元數(shù)據(jù)。電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔不得采用非開放的壓縮、加密等技術(shù)措施。黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔，應(yīng)當(dāng)去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。其他組織機(jī)構(gòu)電子文件歸檔可以參照處理。第十七條：電子文件整理與歸檔要求及元數(shù)據(jù)管理電子文件整理與歸檔要求；電子文件形成部門的整理與歸檔職責(zé)；保管期限鑒定：電子文件形成部門在電子文件形成之初，就應(yīng)根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，確定合理的保管期限。這一步驟對(duì)于后續(xù)的電子文件管理和利用具有重要意義。分類與命名：電子文件應(yīng)按照一定的分類體系進(jìn)行整理，并賦予明確的命名規(guī)則，以便于后續(xù)的檢索和利用。分類和命名應(yīng)體現(xiàn)電子文件的業(yè)務(wù)屬性和內(nèi)容特征。確保歸檔要求：電子文件在整理過程中，應(yīng)確保其符合歸檔要求，包括格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全等。只有符合歸檔要求的電子文件才能被正式歸檔保存。元數(shù)據(jù)管理。元數(shù)據(jù)采集：電子文件形成部門在電子文件形成、辦理、收集過程中，應(yīng)完整采集描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息的元數(shù)據(jù)，以及整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)是電子文件的重要組成部分，對(duì)于電子文件的檢索、利用和管理具有關(guān)鍵作用。開放性要求：電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔時(shí)，不得采用非開放的壓縮、加密等技術(shù)措施。這是為了確保電子文件的可讀性和可用性，避免因技術(shù)措施導(dǎo)致的讀取障礙或數(shù)據(jù)丟失問題。電子印章處理：對(duì)于黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔，應(yīng)去除電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形。這一要求旨在保護(hù)電子公文的真實(shí)性和完整性，同時(shí)便于后續(xù)的利用和管理。其他組織機(jī)構(gòu)的電子文件歸檔可以參照此處理方式進(jìn)行。第十八條電子文件形成部門和電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息進(jìn)行清點(diǎn)、登記，對(duì)其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。第十八條：電子文件歸檔前的清點(diǎn)、登記與檢測清點(diǎn)與登記；電子文件形成部門和電子檔案管理部門在提交歸檔前，必須對(duì)電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息進(jìn)行清點(diǎn)、登記。這一步驟是電子文件歸檔流程中的重要環(huán)節(jié)，旨在確保歸檔電子文件的數(shù)量、種類、格式等信息準(zhǔn)確無誤，為后續(xù)的管理和利用工作奠定基礎(chǔ)。清點(diǎn)工作主要涉及到對(duì)電子文件的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，確保沒有遺漏或多余的文件；登記工作則是對(duì)電子文件的基本信息進(jìn)行記錄，包括文件名稱、形成時(shí)間、保管期限、格式、大小等關(guān)鍵信息。通過清點(diǎn)與登記，可以建立起電子文件的初始檔案，為后續(xù)的管理和利用提供便捷。真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測；除了清點(diǎn)與登記外，還應(yīng)對(duì)提交歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測的重要性。這四項(xiàng)檢測是保障電子文件歸檔質(zhì)量的關(guān)鍵措施。真實(shí)性檢測：主要驗(yàn)證電子文件是否由法定責(zé)任者創(chuàng)建或發(fā)送，其內(nèi)容是否被篡改或偽造。通過比對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)、數(shù)字簽名等信息，可以確保電子文件的真實(shí)性。完整性檢測：主要檢查電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等是否齊全完整，沒有缺失或損壞。完整性檢測是保障電子文件長期保存價(jià)值的基礎(chǔ)?？捎眯詸z測：主要測試電子文件是否可以被正常讀取、顯示和利用。通過模擬不同的讀取環(huán)境和條件，可以確保電子文件在歸檔后仍然具備可用性。安全性檢測：主要檢查電子文件是否存在病毒、木馬等安全隱患，以及是否采取了有效的保密措施。安全性檢測是保障電子文件安全的重要手段。相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)。由相關(guān)責(zé)任人對(duì)清點(diǎn)、登記和檢測結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)的要求。這一步驟旨在明確責(zé)任，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都得到嚴(yán)格的執(zhí)行和監(jiān)督。相關(guān)責(zé)任人通常包括電子文件形成部門的負(fù)責(zé)人、電子檔案管理部門的負(fù)責(zé)人以及具體負(fù)責(zé)清點(diǎn)、登記和檢測的工作人員等。通過相關(guān)責(zé)任人的確認(rèn)，可以建立起一套完整的責(zé)任追溯機(jī)制，一旦出現(xiàn)問題可以迅速定位到責(zé)任人并進(jìn)行處理。同時(shí)，這一步驟也有助于提升工作人員的責(zé)任意識(shí)和工作質(zhì)量，確保電子文件歸檔工作的順利進(jìn)行。第十九條電子檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行審核、編制檔號(hào)、確認(rèn)保管期限等工作，確保電子檔案符合檔案管理要求。第十九條：電子檔案管理部門的接收審核與編制檔號(hào)工作接收審核電子檔案管理部門在接收電子檔案時(shí)，必須進(jìn)行嚴(yán)格的審核工作。這一步驟是確保電子檔案質(zhì)量、維護(hù)檔案真實(shí)性和完整性的重要環(huán)節(jié)。接收審核的主要內(nèi)容包括：來源可靠性審核：驗(yàn)證電子檔案的形成者是否合法、明確，形成活動(dòng)是否真實(shí)存在，形成時(shí)間是否可確認(rèn)。這是保障電子檔案來源可靠性的基礎(chǔ)。程序規(guī)范性審核：檢查電子檔案的形成、辦理、整理、歸檔等全過程是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的規(guī)定，且記錄是否準(zhǔn)確、可追溯。這有助于確保電子檔案管理程序的規(guī)范化。要素合規(guī)性審核：核實(shí)電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素是否符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求。這是保障電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。通過接收審核，電子檔案管理部門能夠確保接收的電子檔案符合檔案管理要求，為后續(xù)的管理和利用工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。編制檔號(hào)；在接收審核通過后，電子檔案管理部門需要為電子檔案編制唯一的檔號(hào)。檔號(hào)是電子檔案的身份標(biāo)識(shí)，具有唯一性和永久性，對(duì)于電子檔案的檢索、利用和管理具有重要意義。編制檔號(hào)應(yīng)遵循以下原則：唯一性：確保每個(gè)電子檔案的檔號(hào)在檔案管理系統(tǒng)中是唯一的，避免重復(fù)和混淆；規(guī)范性：按照檔案管理部門制定的檔號(hào)編制規(guī)則進(jìn)行編制，確保檔號(hào)的結(jié)構(gòu)清晰、易于理解；穩(wěn)定性：一旦編制完成，檔號(hào)應(yīng)保持不變，即使電子檔案的內(nèi)容或存儲(chǔ)位置發(fā)生變化，檔號(hào)也應(yīng)保持不變。通過編制檔號(hào)，電子檔案管理部門能夠建立起電子檔案的索引體系，為后續(xù)的檢索、利用和管理提供便捷。確認(rèn)保管期限。在編制檔號(hào)的同時(shí)，電子檔案管理部門還需要根據(jù)電子檔案的種類、內(nèi)容和價(jià)值等因素，確認(rèn)其保管期限。保管期限是電子檔案生命周期管理的重要依據(jù)，對(duì)于保障電子檔案的長期保存和利用具有重要意義。確認(rèn)保管期限應(yīng)遵循以下原則：合法性：依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，結(jié)合電子檔案的實(shí)際情況，合理確定其保管期限。合理性：根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、價(jià)值以及利用需求等因素，綜合考慮確定其保管期限，避免過長或過短。可追溯性：確保保管期限的確定過程可追溯，便于后續(xù)的管理和審計(jì)。通過確認(rèn)保管期限，電子檔案管理部門能夠建立起電子檔案的保管體系，為后續(xù)的長期保存和利用提供有力保障。第四章電子檔案移交與接收第四章電子檔案移交與接收第二十條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交電子檔案。檔案館應(yīng)當(dāng)做好接收工作，對(duì)于符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的電子檔案，不得拒絕接收。經(jīng)同級(jí)檔案主管部門同意，專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的電子檔案，可以按照國家有關(guān)規(guī)定延長向檔案館移交的期限。經(jīng)檔案館同意，對(duì)于未到國家規(guī)定移交期限的電子檔案，明確劃分在移交期限屆滿前該電子檔案所涉及的利用、轉(zhuǎn)換、遷移等權(quán)責(zé)后，可以提前交檔案館保管。涉及政府信息公開事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國檔案法》第十五條第二款規(guī)定辦理。第二十條：電子檔案移交與接收的基本要求與特殊規(guī)定電子檔案移交與接收的基本要求；定期移交義務(wù)：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為電子檔案的形成和保管單位，負(fù)有按照國家有關(guān)規(guī)定定期向檔案館移交電子檔案的義務(wù)。這一規(guī)定確保了電子檔案的集中管理和長期保存，便于社會(huì)利用和歷史文化傳承；接收責(zé)任：檔案館作為電子檔案的接收單位，應(yīng)當(dāng)做好接收工作，對(duì)于符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求的電子檔案，不得拒絕接收。這體現(xiàn)了檔案館作為公共文化服務(wù)機(jī)構(gòu)的責(zé)任與擔(dān)當(dāng)，確保了電子檔案的完整性和連續(xù)性。電子檔案移交期限的特殊情況；延長移交期限：對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)或者需要保密的電子檔案，經(jīng)同級(jí)檔案主管部門同意，可以按照國家有關(guān)規(guī)定延長向檔案館移交的期限。這一規(guī)定考慮了特殊類型電子檔案的特殊需求，如科研檔案、涉密檔案等，因其內(nèi)容的專業(yè)性、復(fù)雜性和保密性，需要更多的時(shí)間進(jìn)行整理、鑒定和審查；提前移交：經(jīng)檔案館同意，對(duì)于未到國家規(guī)定移交期限的電子檔案，明確劃分在移交期限屆滿前該電子檔案所涉及的利用、轉(zhuǎn)換、遷移等權(quán)責(zé)后，可以提前交檔案館保管。這一規(guī)定體現(xiàn)了檔案管理的靈活性和實(shí)效性，允許在特定情況下對(duì)電子檔案進(jìn)行提前移交，以滿足實(shí)際工作的需要。涉及政府信息公開事項(xiàng)的特殊處理。依法辦理：對(duì)于涉及政府信息公開事項(xiàng)的電子檔案，應(yīng)當(dāng)按照《中華人民共和國檔案法》第十五條第二款的規(guī)定辦理。這一規(guī)定強(qiáng)調(diào)了政府信息公開與檔案管理之間的銜接與協(xié)調(diào)，確保了涉及政府信息公開的電子檔案能夠依法、及時(shí)、準(zhǔn)確地向社會(huì)公開，保障公眾的知情權(quán)。第二十一條機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織向檔案館移交電子檔案，應(yīng)當(dāng)符合下列要求：（一）按照國家關(guān)于電子檔案移交與接收的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行組織，并進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可移交；（二）電子檔案不保留電子印章的數(shù)字簽名信息，只保留印章圖形；（三）采用技術(shù)手段加密的電子檔案應(yīng)當(dāng)去除加密措施后移交；（四）移交的電子檔案應(yīng)當(dāng)附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級(jí)變更情況等。第二十一條：電子檔案移交的具體要求移交標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與檢測要求；遵循國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范：移交電子檔案必須嚴(yán)格按照國家關(guān)于電子檔案移交與接收的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求進(jìn)行組織。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范由國家檔案局等相關(guān)部門制定，旨在統(tǒng)一電子檔案的管理流程、數(shù)據(jù)格式、信息包結(jié)構(gòu)等，確保電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。實(shí)施全面檢測：在移交前，必須對(duì)電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測。這些檢測項(xiàng)目涵蓋了電子檔案的各個(gè)方面，確保電子檔案的內(nèi)容真實(shí)無誤、信息完整齊全、格式符合要求、能夠正常讀取且安全可靠。真實(shí)性檢測：驗(yàn)證電子檔案的內(nèi)容是否真實(shí)反映了其形成時(shí)的原始狀態(tài)，未被篡改或偽造；完整性檢測：檢查電子檔案的信息是否完整，包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息及元數(shù)據(jù)等，確保無遺漏或缺失；可用性檢測：評(píng)估電子檔案是否可以在不同環(huán)境下被正常讀取和利用，包括其格式兼容性、軟硬件依賴性等；安全性檢測：檢測電子檔案是否存在安全隱患，如病毒、木馬等惡意代碼，以及是否采取了有效的加密、簽名等安全措施。檢測合格后方可移交。只有經(jīng)過全面檢測并確認(rèn)合格的電子檔案，方可正式移交給檔案館。這一要求確保了移交的電子檔案質(zhì)量可靠，為后續(xù)的長期保存和有效利用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。電子檔案移交中的電子印章處理規(guī)范；電子印章處理的具體要求不保留電子印章的數(shù)字簽名信息：在移交電子檔案時(shí)，不應(yīng)保留電子印章所附帶的數(shù)字簽名信息。數(shù)字簽名信息通常用于驗(yàn)證電子文件的真實(shí)性和完整性，確保文件在傳輸過程中未被篡改。然而，在移交至檔案館后，由于管理和利用的需要，以及長期保存的安全性考慮，通常不再需要保留這些數(shù)字簽名信息；僅保留印章圖形：與數(shù)字簽名信息不同，電子印章的圖形部分（即印章的外觀圖像）應(yīng)予以保留。印章圖形是電子印章的重要組成部分，它代表了印章的實(shí)體形態(tài)和法律效力。在電子檔案中保留印章圖形，有助于保持電子檔案的法律憑證作用，便于在需要時(shí)進(jìn)行核實(shí)和認(rèn)證。電子印章處理的目的和意義。確保電子檔案的長期可讀性：去除數(shù)字簽名信息可以減少電子檔案對(duì)特定軟件或系統(tǒng)的依賴，降低因技術(shù)過時(shí)或系統(tǒng)升級(jí)導(dǎo)致的電子檔案無法讀取的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，保留印章圖形可以確保電子檔案在視覺上與紙質(zhì)檔案保持一致，便于理解和利用；維護(hù)電子檔案的安全性和完整性：數(shù)字簽名信息雖然重要，但在電子檔案移交至檔案館后，其驗(yàn)證和保護(hù)作用可能不再需要或適用。通過去除數(shù)字簽名信息并僅保留印章圖形，可以降低電子檔案被惡意篡改或偽造的風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)其安全性和完整性；便于檔案館的管理和利用：檔案館在接收電子檔案后，需要對(duì)其進(jìn)行分類、編目、檢索和利用等操作。去除數(shù)字簽名信息并保留印章圖形可以簡化這些流程，提高檔案館的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，這也符合檔案館對(duì)電子檔案管理和利用的一般要求。解密后移交加密電子檔案的要求；解密后移交的必要性；確保檔案的完整性和可用性：加密電子檔案在不解密的情況下，檔案館可能無法直接讀取其內(nèi)容，從而影響檔案的利用價(jià)值。去除加密措施后移交，可以確保檔案館能夠完整、準(zhǔn)確地獲取電子檔案的內(nèi)容，便于后續(xù)的管理和利用；遵守檔案管理規(guī)范：根據(jù)相關(guān)檔案管理規(guī)范，移交至檔案館的電子檔案應(yīng)當(dāng)具備可讀性、可用性等基本要求。加密電子檔案不解密即移交，顯然不符合這些基本要求。因此，解密后移交是遵守檔案管理規(guī)范的必然要求；保障檔案安全：雖然加密措施在一定程度上可以保護(hù)電子檔案的安全，但長期保存和頻繁使用的電子檔案如果持續(xù)保持加密狀態(tài)，可能會(huì)增加管理成本和安全風(fēng)險(xiǎn)。解密后移交，可以便于檔案館采取統(tǒng)一的安全管理措施，確保電子檔案在保管和利用過程中的安全。解密后移交的具體操作要求；技術(shù)處理：移交單位應(yīng)采用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段去除電子檔案的加密措施。這一過程中，應(yīng)確保電子檔案的完整性和真實(shí)性不受影響，避免在解密過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況；質(zhì)量檢查：解密后的電子檔案應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的質(zhì)量檢查，包括真實(shí)性、完整性、可用性和安全性等方面的檢測。只有確認(rèn)電子檔案質(zhì)量合格后，方可進(jìn)行移交；移交手續(xù)：在解密并檢查合格后，移交單位應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，向檔案館辦理電子檔案移交手續(xù)。移交過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄電子檔案的相關(guān)信息，以便后續(xù)的管理和追溯。注意事項(xiàng)。在解密和移交過程中，移交單位應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定，確保電子檔案內(nèi)容不被泄露或?yàn)E用；對(duì)于涉及敏感信息或特殊保密要求的電子檔案，移交單位應(yīng)在移交前與檔案館進(jìn)行溝通協(xié)商，制定專門的移交方案和安全保障措施。移交電子檔案附具信息的完整性要求。附具到期開放意見的重要性；保障公眾知情權(quán)：到期開放意見是檔案館確定電子檔案何時(shí)向社會(huì)開放的重要依據(jù)。附具這一信息，有助于保障公眾對(duì)檔案的知情權(quán)，促進(jìn)檔案信息的公開透明。規(guī)范檔案開放流程：通過附具到期開放意見，可以明確電子檔案的開放時(shí)間和條件，規(guī)范檔案開放的流程，避免檔案開放過程中的隨意性和不確定性。政府信息公開情況的附具要求促進(jìn)政府信息公開：政府信息公開是建設(shè)法治政府、服務(wù)型政府的必然要求。附具政府信息公開情況，有助于檔案館了解電子檔案的公開情況，促進(jìn)政府信息的全面、及時(shí)、準(zhǔn)確公開。便于檔案利用服務(wù)：了解政府信息公開情況，有助于檔案館為公眾提供更加精準(zhǔn)、高效的檔案利用服務(wù)，滿足公眾對(duì)檔案信息的多樣化需求。密級(jí)變更情況的附具意義；確保檔案安全保密：密級(jí)變更情況是反映電子檔案保密要求的重要依據(jù)。附具這一信息，有助于檔案館根據(jù)電子檔案的密級(jí)采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案的安全保密。便于檔案分類管理：了解電子檔案的密級(jí)變更情況，有助于檔案館對(duì)電子檔案進(jìn)行更加精準(zhǔn)的分類管理，提高檔案管理的效率和水平。操作要求與注意事項(xiàng)。信息填寫的準(zhǔn)確性：移交單位在附具到期開放意見、政府信息公開情況、密級(jí)變更情況等信息時(shí)，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏；移交手續(xù)的規(guī)范性：在移交電子檔案時(shí)，移交單位應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求辦理移交手續(xù)，確保移交過程的規(guī)范性和有效性；保密責(zé)任的落實(shí)：對(duì)于涉及敏感信息或特殊保密要求的電子檔案，移交單位在移交前應(yīng)嚴(yán)格履行保密審查程序，確保移交過程不泄露相關(guān)信息。第二十二條檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測，合格后方可辦理交接手續(xù)，接收登記入庫。第二十二條：電子檔案接收檢測的標(biāo)準(zhǔn)流程與要求進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測；檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求對(duì)移交的電子檔案進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測真實(shí)性檢測；檢測目的：驗(yàn)證電子檔案是否確由其聲稱的形成者創(chuàng)建或發(fā)送，且在其聲稱的時(shí)間創(chuàng)建或發(fā)送，未被篡改或偽造；檢測內(nèi)容：包括但不限于電子檔案的數(shù)字簽名、時(shí)間戳、電子印章等固化信息的有效性驗(yàn)證，以及電子檔案內(nèi)容與元數(shù)據(jù)的一致性檢查；操作要求：檔案館應(yīng)使用專業(yè)的檢測工具和技術(shù)手段，對(duì)電子檔案的真實(shí)性進(jìn)行逐一檢測，并記錄檢測結(jié)果。完整性檢測；檢測目的：確保電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和管理過程信息等構(gòu)成要素齊全完整，未發(fā)生丟失或遺漏；檢測內(nèi)容：主要檢測電子檔案的總件數(shù)、總字節(jié)數(shù)是否與移交清單一致，元數(shù)據(jù)項(xiàng)是否完整，過程信息是否齊全等；操作要求：檔案館應(yīng)對(duì)照移交清單，對(duì)電子檔案進(jìn)行逐一核對(duì)和清點(diǎn)，確保每一項(xiàng)內(nèi)容都完整無缺?？捎眯詸z測；檢測目的：驗(yàn)證電子檔案是否可以被正常訪問、閱讀、理解和使用；檢測內(nèi)容：包括電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)的格式是否符合接收要求，能否被正常打開和瀏覽，以及電子檔案所依賴的軟硬件環(huán)境是否滿足運(yùn)行需求等；操作要求：檔案館應(yīng)在接收前對(duì)電子檔案的可用性進(jìn)行測試，確保電子檔案在接收后能夠順利使用。安全性檢測。檢測目的：確保電子檔案在移交、接收和存儲(chǔ)過程中不受病毒、惡意軟件等安全威脅的影響；檢測內(nèi)容：主要檢測電子檔案是否攜帶病毒，存儲(chǔ)載體是否安全可靠，以及電子檔案在傳輸過程中是否采取了加密等安全措施；操作要求：檔案館應(yīng)使用專業(yè)的殺毒軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行全盤掃描，確保電子檔案的安全性。同時(shí)，對(duì)于離線移交的電子檔案，還應(yīng)檢測存儲(chǔ)載體的物理安全性。合格后方可辦理交接手續(xù)，接收登記入庫。操作要求：在電子檔案通過真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測后，檔案館應(yīng)與移交單位辦理正式的交接手續(xù)，包括填寫交接登記表、簽字確認(rèn)等。隨后，檔案館應(yīng)將電子檔案接收登記入庫，并建立相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，以便后續(xù)的管理和利用。第二十三條電子檔案移交接收應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)進(jìn)行。不具備在線移交條件的，應(yīng)當(dāng)配備符合安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行離線移交，存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇和檢測應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。第二十三條：電子檔案移交接收的安全管理要求在線移交的安全管理要求；符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)：電子檔案移交接收應(yīng)當(dāng)通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行。這意味著網(wǎng)絡(luò)必須具備相應(yīng)的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)龋苑乐闺娮訖n案在傳輸過程中被非法截獲、篡改或泄露；安全的信息系統(tǒng)：移交接收雙方的信息系統(tǒng)也應(yīng)符合安全管理要求，包括系統(tǒng)架構(gòu)的安全設(shè)計(jì)、用戶權(quán)限的嚴(yán)格管理、安全審計(jì)機(jī)制的建立等，以確保電子檔案在系統(tǒng)中存儲(chǔ)和處理的安全性。離線移交的安全管理要求；符合安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)：對(duì)于不具備在線移交條件的電子檔案，應(yīng)當(dāng)配備符合安全管理要求的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行離線移交。這些存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)具備較高的可靠性和穩(wěn)定性，能夠確保電子檔案在存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全性。存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇和檢測：存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇和檢測應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。這意味著在選擇存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮其安全性、穩(wěn)定性和兼容性等因素；在移交前，還