辦公室主任工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

辦公室主任工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)第一章辦公室主任工作標(biāo)準(zhǔn)概述

■辦公室主任工作的特點(diǎn)1、政治性[要體現(xiàn)黨的路線、方針和政策。]2、輔助性[只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示和決定行事，絕不可越俎代庖。]3、全面性[其他職能部門不管的雜事，也要主動(dòng)加以關(guān)心、協(xié)調(diào)。]4、事務(wù)性[事無巨細(xì)，幾乎都要辦公室主任關(guān)心、檢查。]5、保密性■內(nèi)部和外部工作條件要求1、干部隊(duì)伍素質(zhì)良好2、組織合理和程序科學(xué)3、信息渠道靈敏暢通4、辦公條件和服務(wù)手段不斷改善■辦公室主任的職責(zé)1、承辦職責(zé)［主辦、會(huì)辦、轉(zhuǎn)辦、催辦］經(jīng)上級(jí)部門、同級(jí)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人、下級(jí)部門，承辦一些事務(wù)。2、參謀職責(zé)⑴協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排工作⑵協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出決策⑶為領(lǐng)導(dǎo)收集信息時(shí)，把好文件篩選關(guān)和質(zhì)量關(guān)“順向”參謀——“輔助性參謀”“逆向”參謀——“勸阻性參謀”“側(cè)向”參謀——“提示性參謀”3、管理職責(zé)⑴文書管理｛建立、健全各項(xiàng)有關(guān)制度；指導(dǎo)、督促各文書處理部門的工作｝⑵信息管理｛包括黨政機(jī)關(guān)的信息工作｝4、協(xié)調(diào)職責(zé)縱向協(xié)調(diào)上令下行下情上達(dá)以點(diǎn)帶面做好推廣工作橫向協(xié)調(diào)統(tǒng)一修改文件、規(guī)定平衡、安排一些部署、會(huì)議、臨時(shí)檢查維護(hù)規(guī)定、平息矛盾統(tǒng)一各方意見，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)作出裁決內(nèi)部協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)一致員工的意見讓每個(gè)員工發(fā)揮所長(zhǎng)3.《轉(zhuǎn)辦通知單》填寫完畢之后，應(yīng)將轉(zhuǎn)辦的督查事項(xiàng)內(nèi)容標(biāo)題填寫在《督辦通知單》上，并將有關(guān)事項(xiàng)內(nèi)容的全部資料復(fù)印一份，包括領(lǐng)導(dǎo)人的《批示意見》在內(nèi)。4.確立承辦單位的辦結(jié)時(shí)限要求，并填寫在《督辦通知單》。5.將《督辦通知單》、《督辦事項(xiàng)》內(nèi)容的復(fù)印件，以及領(lǐng)導(dǎo)《批示意見》的復(fù)印件，一并裝入信封封好，并在信封上注明編號(hào)，送“機(jī)要公文交換站”發(fā)出。6.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人口頭交辦的事項(xiàng)，如須轉(zhuǎn)辦的，除在《轉(zhuǎn)辦登記簿》上登記外，一般不填發(fā)《督辦通知單》，通常采用電話的方式或直接到承辦單位轉(zhuǎn)交，然后在轉(zhuǎn)辦登記簿上注明轉(zhuǎn)交日期及受理人單位、姓名即可。第六章收文處理標(biāo)準(zhǔn)

■文件呈閱的方法一、注傳法和存注法

注傳法，即“注發(fā)”與“傳閱”。此法適宜處理上級(jí)來文，上級(jí)來文一般固定份數(shù)，要固定發(fā)某些單位或個(gè)人。這種文件的分發(fā)，除固定的范圍外，要留一份傳閱（傳后存檔），并在該份文件上簽署“注發(fā)意見”。《注發(fā)表》可與《傳閱單》連在一起，即《注發(fā)傳閱單》。注發(fā)人同時(shí)簽“傳閱范圍”（單位或個(gè)人），一式兩份。此表附在最前面，與文件訂在一起即可。

存注法，是把“存檔”和“注發(fā)”。這種方法適宜于處理下級(jí)送的情況、資料。下級(jí)報(bào)來的情況、資料一般不予傳閱，只分發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門并留一份存檔。然后交辦公室主任注發(fā)，此份自行留存。二、閱注法這是處理下級(jí)請(qǐng)示、報(bào)告的一種方法。收發(fā)員收文登記后，填寫《閱辦單》，請(qǐng)辦公室主任拿出“擬辦意見”，然后連同《請(qǐng)示（報(bào)告）》一起送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示。三、擬辦批示將請(qǐng)示、報(bào)告送領(lǐng)導(dǎo)批示以前，辦公室主任對(duì)《請(qǐng)示（報(bào)告）》中提出的問題，需要拿出初步意見供領(lǐng)導(dǎo)參考。形成“擬辦意見”。四、摘要注辦所謂“注辦”，就是把文件的“處理結(jié)果”在文尾或《公文處理單》上，作簡(jiǎn)短的注明。■請(qǐng)辦一、批抄包含“請(qǐng)批”和“抄發(fā)”兩層意見。批抄就是要解決來文請(qǐng)誰批、送誰閱的問題。批抄包含在擬辦中，就是給收文安排一個(gè)合理的批閱對(duì)象。二、加抄加抄亦稱加發(fā)。指來文經(jīng)過批抄以后，還要增發(fā)某些單位和個(gè)人。三、請(qǐng)辦指經(jīng)授權(quán)的文書工作人員，將需要辦理的文件直接注明送請(qǐng)主管業(yè)務(wù)部門經(jīng)理。請(qǐng)辦是擬辦意見的一種，可在文件左上角注明“請(qǐng)××部門辦”或“請(qǐng)××部門商××部門辦”。并加蓋公文處理章。三、請(qǐng)批請(qǐng)批是文書部門將收文送領(lǐng)導(dǎo)同志批辦。一般要附上“公文處理單”，由領(lǐng)導(dǎo)同志批示具體意見。請(qǐng)批是擬辦的重要環(huán)節(jié)，也可以看作是擬辦意見的主要內(nèi)容。請(qǐng)批一般有三種情形、三種寫法：1.經(jīng)過深思熟慮，對(duì)上級(jí)來文如何貫徹、下級(jí)問題如何解決有一個(gè)具體的處理意見時(shí)，應(yīng)該用簡(jiǎn)單、明確的語言，盡可能將處理方案寫明；如果有兩種以上的處理方案，也可一并提出，同時(shí)表明自己的傾向性意見，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。這種情形可以在“公文處理單”上寫上“請(qǐng)××同志批示”，下邊寫上具體方案。2.提不出具體方案，但可以提出由哪個(gè)部門去辦。這種情形可以在“公文處理單”上寫上“請(qǐng)××同志批示，擬請(qǐng)××部門辦理”或者“請(qǐng)××同志批示，擬請(qǐng)××部門主辦，會(huì)同××部門處理”。3.對(duì)重大問題不便發(fā)表意見，或者不能確定應(yīng)該由哪個(gè)部門承辦的，則只在公文處理單上注明“請(qǐng)××同志批示”即可。四、批辦需要貫徹落實(shí)的文件，通常有兩種批辦方法：一是先批請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)人閱示；二是同時(shí)批送有關(guān)部門提出具體貫徹落實(shí)意見。需要辦理和答復(fù)的文件，要批明承辦部門、承辦人、承辦期限及處理要求和方法等。需由兩個(gè)以上部門承辦時(shí)，要明確指定牽頭的部門，即主辦單位。對(duì)緊急重大和有疑難問題的文件，應(yīng)首先請(qǐng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱示，然后再按領(lǐng)導(dǎo)指示辦理。閱知性文件，批明需閱知的領(lǐng)導(dǎo)同志、部門和范圍即可。批辦意見沒有固定不變的格式。一般來說，，用“請(qǐng)××辦理”、“請(qǐng)××批示”、“請(qǐng)××申視”等，承辦部門或承辦人必須提出答復(fù)意見，不能辦理的，要說明原因。另有些來文在結(jié)尾寫有“如有不妥，請(qǐng)批示”、“不妥之處，請(qǐng)予指示”等，就屬于無問題便無需答復(fù)的范圍。批辦這類文件可使用“請(qǐng)××審閱”、“請(qǐng)××閱”、“請(qǐng)××閱酌”、“請(qǐng)××研究”等。這類批辦意見，常用于閱知性工作?！鰝鏖喴?、傳閱的范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會(huì)議文件。2.需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件。包括下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)部門專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的需要會(huì)簽的文件等。3.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需要其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知、閱辦的文件。4.重要的刊物、資料以及具有供領(lǐng)導(dǎo)參閱價(jià)值的材料和信函。

二、傳閱的要求應(yīng)由文書部門在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。三、傳閱的方法1.分送傳閱法先送第一應(yīng)閱人，第一應(yīng)閱人退回后，再送第二應(yīng)閱人，依次傳閱。2.集中傳閱法利用單位領(lǐng)導(dǎo)集中學(xué)習(xí)或開會(huì)的機(jī)會(huì)，在會(huì)前或會(huì)后，將緊急而又簡(jiǎn)短的傳閱件集中傳閱。3.設(shè)立閱文室法大中型機(jī)關(guān)設(shè)有“閱文室”，有關(guān)應(yīng)閱人員應(yīng)盡量到閱文室閱讀文件。閱文后也應(yīng)在傳閱單上簽名，便于管理誰看了、誰還沒有看，防止漏閱。4.橫傳法即文件從主任部門送出后，第一應(yīng)閱人閱后傳至第二應(yīng)閱人，直至由最后一位閱文人將文件退回辦公室。橫傳交接，閱文雙方必須在辦公室“掛號(hào)”和“銷號(hào)”，讓辦公室及時(shí)掌握文件的去向。5.回傳法后邊閱批人的批示意見需要向前邊已經(jīng)作過批示的領(lǐng)導(dǎo)同志通報(bào)，這個(gè)倒流傳閱的過程稱作回傳。6.專傳法由專人將文件送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志，坐等領(lǐng)導(dǎo)同志閱完后，馬上送其他領(lǐng)導(dǎo)，直到傳完為止。這種方式只在兩種特殊情況下采用：一是特急件，二是絕密件。

■催辦一、催辦的具體范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)，并需要具體實(shí)施、貫徹執(zhí)行的文件。2.所屬部門及下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示及其他需要辦理的文件。3.平行或不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來商洽、征詢事務(wù)，需辦理或答復(fù)的函件。辦公室催辦工作的重點(diǎn)應(yīng)放在對(duì)內(nèi)催辦上。對(duì)外催辦一般可由機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。二、催辦的方法1.電話催辦2.發(fā)函催辦3.登門催辦4.請(qǐng)承辦部門來人匯報(bào)三、催辦的具體要求

重視催辦工作

健全催辦制度

催辦文件要有登記——也可以利用“收文登記簿”兼作“催辦登記簿”（在“收文登記簿”上留出一部分帳頁專門登記催辦性文件）。

■承辦一、承辦工作的要求

按照領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)提出具體處理意見（有前案材料的應(yīng)將前案材料附在后面），報(bào)本部門領(lǐng)導(dǎo)審批后立即處理，并將處理結(jié)果及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

凡領(lǐng)導(dǎo)“批辦意見”中明確提出由某部門牽頭承辦的，牽頭部門就要先準(zhǔn)備好處理意見，邀請(qǐng)協(xié)辦部門協(xié)商會(huì)簽，將意見歸納整理，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。如有分歧，應(yīng)報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)裁決，或按照領(lǐng)導(dǎo)意見再次會(huì)商。

承辦人要將“處理結(jié)果”填寫在“文件承辦單上”，或另寫一份材料附在承辦文件上（注明承辦部門和承辦人），然后將承辦文件轉(zhuǎn)回主管部門擬復(fù)。

對(duì)已經(jīng)辦理結(jié)案的文件，要向交辦機(jī)關(guān)報(bào)送結(jié)案報(bào)告，并做好注辦工作?！鲛k復(fù)一、辦復(fù)的含義辦復(fù)是指需要辦理的文件在辦理完畢后，對(duì)來文機(jī)關(guān)所作的答復(fù)。它體現(xiàn)了收文處理過程的最終結(jié)果。辦復(fù)通常由主管部門承擔(dān)，但有些承辦文件，承辦部門也可依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的指示或經(jīng)主管部門同意后直接辦復(fù)。二、辦復(fù)的形式與做法1.函復(fù)即用行文的形式答復(fù)。一般情況是，由承辦人代擬文稿，然后經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審查簽署后，連同“交辦文件”及“領(lǐng)導(dǎo)批示”一并退回交辦機(jī)關(guān)的辦公室審核送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.口頭答復(fù)傳達(dá)處理意見后都要作記錄。記