《新編經(jīng)濟(jì)應(yīng)用文寫作》課件第21章

第二十一章商務(wù)函電第一節(jié)商務(wù)函電的概念與作用第二節(jié)商務(wù)函電的種類第三節(jié)商務(wù)函電的寫作格式與要求

一、商務(wù)函電的概念與特點(diǎn)

(一)商務(wù)函電的概念

商務(wù)函電是企業(yè)通過(guò)信函、電報(bào)、電話傳真、電子郵件等現(xiàn)代化的通訊方式，在商業(yè)單位之間進(jìn)行商務(wù)往來(lái)的書信與電傳。函和電在經(jīng)濟(jì)貿(mào)易中統(tǒng)稱函電，它主要用于傳遞信息、商洽業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題。函電是經(jīng)濟(jì)工作中對(duì)外聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)、處理問(wèn)題、履行合同的主要通訊方式和重要工具。第一節(jié)商務(wù)函電的概念與作用

(二)商務(wù)函電的特點(diǎn)

商務(wù)函電具有很強(qiáng)的實(shí)用性、專業(yè)性和往來(lái)性，其行文更顯得內(nèi)容單一，結(jié)構(gòu)緊湊，語(yǔ)言凝練。其行文方向不受限制，適用范圍寬泛，既可以在國(guó)內(nèi)商務(wù)往來(lái)中使用，也可以在國(guó)際商務(wù)往來(lái)中使用。

1．作用的中心化

隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化步伐的加快，國(guó)際商務(wù)活動(dòng)日益加強(qiáng)。我國(guó)加入世界貿(mào)易組織后，國(guó)際經(jīng)貿(mào)交往日趨頻繁，對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和技術(shù)合作迅速發(fā)展。國(guó)際貿(mào)易的不斷發(fā)展，商務(wù)函電也成了國(guó)際商業(yè)交往中必不可少的手段，對(duì)外貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)大多通過(guò)函電進(jìn)行。從建立業(yè)務(wù)關(guān)系到達(dá)成交易，執(zhí)行合同，以及合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的糾紛等，大都需要通過(guò)函電來(lái)解決。因此，現(xiàn)代國(guó)際貿(mào)易又被稱為“單據(jù)貿(mào)易”。在國(guó)際貿(mào)易的操作實(shí)務(wù)中，貿(mào)易各環(huán)節(jié)所有的交往函電都構(gòu)成重要的法律依據(jù)。特別是當(dāng)產(chǎn)生貿(mào)易糾紛時(shí)，它有可能左右糾紛解決的結(jié)果。國(guó)際貿(mào)易越來(lái)越依賴于單據(jù)交換的過(guò)程，商務(wù)函電的中心化作用也日漸明顯。

2．傳輸方式信息化

隨著信息技術(shù)、多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人類社會(huì)進(jìn)入了信息社會(huì)，信函在業(yè)務(wù)交流中不再占有主導(dǎo)地位，而是很大程度上代之以傳真、互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等更為迅速、方便、經(jīng)濟(jì)的通訊手段，但在信息內(nèi)容和形式來(lái)看，其基本格式、表達(dá)方式和內(nèi)容都沒有大的變化?？梢哉f(shuō)，傳真和電子郵件是一份用傳真或電子郵件方式投遞的信函。特別是隨著電子商務(wù)方式的發(fā)展，進(jìn)出口商可在網(wǎng)上輕輕松松地發(fā)廣告、報(bào)價(jià)格、下訂單、簽合同、結(jié)貨款等。電子商務(wù)的應(yīng)用，是提高國(guó)際貿(mào)易效率的最有效辦法之一，電子化、網(wǎng)絡(luò)化國(guó)際貿(mào)易是國(guó)際貿(mào)易的發(fā)展方向。據(jù)介紹，目前商務(wù)交流98%使用的是E-mail，其余的是電傳和電話。

3．書寫格式自由化

商務(wù)函電的公函，其寫作格式有多種風(fēng)格，有專業(yè)式、簡(jiǎn)潔式和莊重式。函電格式自由化主要體現(xiàn)在信頭、稱呼語(yǔ)和信內(nèi)地址等方面。隨著貿(mào)易雙方業(yè)務(wù)聯(lián)系的增多與貿(mào)易關(guān)系的加強(qiáng)，彼此間的了解構(gòu)通日益深入，有個(gè)人內(nèi)容滲入公函的趨勢(shì)，這也助長(zhǎng)了其格式的自由化。二、商務(wù)函電的作用

商務(wù)函電是商務(wù)往來(lái)中經(jīng)常使用的聯(lián)系方式，是開展對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)和有關(guān)商務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)及重要工具。商務(wù)函電的作用大致有三個(gè)方面。

1．索取信息或傳遞信息

在世界經(jīng)濟(jì)一體化日益增強(qiáng)，生產(chǎn)資料和生活資料的配置日益全球化的今天，企業(yè)和個(gè)人之間需要通過(guò)信函、電傳、互聯(lián)網(wǎng)和電子郵件來(lái)索取信息，發(fā)布廣告，捕捉商機(jī)，以滿足自己的生產(chǎn)和生活需要。

2．處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜

在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中，交易雙方的業(yè)務(wù)磋商往往要輔之以商務(wù)函電等通訊方式進(jìn)行。交易磋商的目的是為了達(dá)成協(xié)議，簽訂合同，因而業(yè)務(wù)性的商函、電報(bào)、電話、傳真和合同有著密切的聯(lián)系。一筆交易的達(dá)成，一般要經(jīng)過(guò)詢盤、發(fā)盤、還盤和收盤四個(gè)環(huán)節(jié)。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，有時(shí)只有發(fā)盤和收盤兩個(gè)環(huán)節(jié)；或一次還盤不行，要往返還盤幾次，經(jīng)過(guò)多次磋商，才能達(dá)成協(xié)議，訂立合同。但不論哪種情況，必須有一次肯定的發(fā)盤被有效地接收后，才能成為一項(xiàng)對(duì)雙方都具有法律約束的契約?？梢娮鳛榇枭探灰字械臅嫘问降纳虅?wù)函電，不僅在達(dá)成交易的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中起著重要的語(yǔ)言工具的作用，而且實(shí)際上已成為具有法律效力的文件。

3．聯(lián)絡(luò)與溝通情感

在全球一體化的今天，我國(guó)的對(duì)外貿(mào)易日益增多。在對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)中，商務(wù)函電又具體體現(xiàn)我國(guó)的外交政策和外貿(mào)政策，直接關(guān)系到我國(guó)的國(guó)際聲譽(yù)，因而正確利用商務(wù)函電的功能能夠起到體現(xiàn)政策、促進(jìn)交流、增進(jìn)友誼和發(fā)展貿(mào)易的作用。

商務(wù)函電的種類包括商務(wù)信函、電報(bào)和電話傳真、電子郵件三種形式。

一、商務(wù)信函

商務(wù)信函是指在商業(yè)洽商過(guò)程中使用的信函，又稱商函。商函是各公司、企業(yè)間進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，洽談商務(wù)，磋商問(wèn)題的函件。

商函與一般的公函和私人信件不同，它有自己的特點(diǎn)。從其目的和內(nèi)容來(lái)看，它以商務(wù)交易為目的，第二節(jié)商務(wù)函電的種類以洽談生意為內(nèi)容，所以，它的內(nèi)容總離不開“買賣”二字。雖有必要的問(wèn)候和客套，但不進(jìn)行長(zhǎng)篇的抒情和議論，而是以說(shuō)明為主，或說(shuō)明情況，或通報(bào)商品規(guī)格和價(jià)目，或通知貨物發(fā)運(yùn)和到達(dá)日期，或敦促交付貨款和索取賠款等，要求明確簡(jiǎn)潔。

商務(wù)信函可分為國(guó)內(nèi)商務(wù)信函和對(duì)外商務(wù)信函兩種。二、電報(bào)和電報(bào)傳真

1．電報(bào)

電報(bào)以四個(gè)數(shù)碼為一組，按電報(bào)紙格填寫，包括收?qǐng)?bào)人地址、姓名、電報(bào)內(nèi)容、具名四個(gè)部分。電報(bào)分普通電報(bào)、書信電報(bào)和加急電報(bào)三種。普通電報(bào)，按七個(gè)字起算字?jǐn)?shù)。不足者以七個(gè)字計(jì)費(fèi)，超過(guò)者按實(shí)際字?jǐn)?shù)收費(fèi)。由于電傳的出現(xiàn)，大多數(shù)國(guó)家已取消書信電報(bào)，我國(guó)也于1980年取消。加急電報(bào)，也以七個(gè)字算起，并須在收?qǐng)?bào)人姓名地址前寫明業(yè)務(wù)標(biāo)志“===VRGENT===”，一般在兩小時(shí)以內(nèi)收到。每個(gè)字的價(jià)目按照普通電報(bào)加倍收取。

隨著電信事業(yè)的快速發(fā)展，電報(bào)逐漸被電傳機(jī)所替代。

2．傳真

用戶在辦公室或住宅內(nèi)的電話機(jī)上加裝一臺(tái)傳真機(jī)，通過(guò)市內(nèi)、國(guó)內(nèi)、國(guó)際長(zhǎng)途線路即可相互間直接收發(fā)文字、圖表、照片等真跡資料。用戶傳真具有快速、直觀、真跡、可靠等特點(diǎn)，特別適合商務(wù)往來(lái)通信。若將傳真機(jī)置于自動(dòng)接收狀態(tài)，在無(wú)人值守時(shí)照樣能隨時(shí)接收對(duì)方的傳真件，在不需要進(jìn)行傳真通訊時(shí)即可進(jìn)行電話通訊。傳真以其傳遞快速，通訊方便，費(fèi)用低廉等特點(diǎn)，已成為世界上廣泛使用的一種磋商交易、聯(lián)系業(yè)務(wù)的通訊方式，從而取代了電報(bào)業(yè)務(wù)。三、電子郵件

電子郵件(Electronicmail，E-mail)，又稱電子郵箱，指用電子手段傳送信件、單據(jù)、資料等信息的通信方法。電子郵件綜合了電話通信和郵政信件的特點(diǎn)，它傳送信息的速度和電話一樣快，又能像信件一樣使收信者在接收端收到文字記錄。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的電子郵件系統(tǒng)，用戶可以用非常低廉的價(jià)格，以非常快速的方式，與世界上任何一個(gè)角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系，這些電子郵件可以是文字、圖像、聲音等各種方式，這是任何傳統(tǒng)方式都無(wú)法相比的。正是由于電子郵件的使用簡(jiǎn)易、投遞迅速、收費(fèi)低廉，易于保存、全球暢通無(wú)阻，才使得電子郵件被廣泛地應(yīng)用，它使人們的交流方式得到了極大的改變。另外，電子郵件還可以進(jìn)行一對(duì)多的郵件傳遞，同一郵件可以一次發(fā)送給許多人。

一、國(guó)內(nèi)商務(wù)信函的格式和要求

國(guó)內(nèi)商務(wù)信函一般包括事由、字號(hào)、發(fā)函對(duì)象、正文、落款、附件六個(gè)部分。

1．事由

事由，即函件的主旨，寫在信箋第一行中間，讓對(duì)方一看就知道信的主要內(nèi)容，它好似函件的標(biāo)題。因此，事由部分的語(yǔ)言既要能夠明確地概括出全信的主旨要點(diǎn)，又要語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。第三節(jié)商務(wù)函電的寫作格式與要求在繁忙的商務(wù)活動(dòng)中，寫明事由，可以節(jié)省許多時(shí)間，提高工作效率，充分發(fā)揮商函的作用。例如，“事由：關(guān)于日產(chǎn)5～10噸衛(wèi)生紙成套設(shè)備的報(bào)價(jià)”等。

2．字號(hào)

字號(hào)中的“字”是發(fā)函單位的代稱，“號(hào)”是發(fā)函單位的函件順序?！白痔?hào)”在信箋的右上角，一般略高于“事由”。字的前面一般要寫年度，年度應(yīng)加上括號(hào)。如“(2004)中石油字第054號(hào)”。“中石油”代表中國(guó)石油公司。寫名字號(hào)，目的在于歸檔存放時(shí)便于對(duì)收、發(fā)函單位分類、查詢、管理。

3．發(fā)函對(duì)象

發(fā)函對(duì)象是信函發(fā)給的接收單位或個(gè)人。為使商函發(fā)揮作用，必須寫清商函接收單位名稱或主要負(fù)責(zé)人姓名及職務(wù)，放置在“事由”之下的第一行左邊，頂格書寫，后面加上冒號(hào)。準(zhǔn)確無(wú)誤地寫清行文對(duì)象，不僅能發(fā)揮商函的作用，而且也是禮貌的表示。發(fā)函對(duì)象可看做商函的開頭，有時(shí)還可加上表示尊敬的附加成分。

4．正文

正文是商函的主體。行文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，直截了當(dāng)。語(yǔ)言必須文明禮貌，態(tài)度必須鮮明，感情必須誠(chéng)摯。應(yīng)寫在“發(fā)函對(duì)象”下一行，行首空兩格，表示商函內(nèi)容敘述的開始。一般由三個(gè)部分內(nèi)容組成：開頭語(yǔ)、主體和結(jié)尾。

1)開頭語(yǔ)

開頭語(yǔ)是商函正文的起始部分。要根據(jù)不同情況，確定不同的寫作方法。開頭語(yǔ)貴在直截了當(dāng)，反對(duì)離題萬(wàn)里、無(wú)病呻吟。一般情況下，開頭語(yǔ)有三種寫法：一是直截了當(dāng)說(shuō)明發(fā)函意圖，使主旨明確；二是對(duì)新的商戶作自我介紹，以便讓對(duì)方了解本企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)范圍及特點(diǎn)；三是說(shuō)明收到信函的日期及來(lái)函所需討論的問(wèn)題。

2)主體

主體部分是商務(wù)信函的主要內(nèi)容，闡述商務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題，如詢問(wèn)有關(guān)事宜，回答對(duì)方提出的問(wèn)題，闡明自己的想法和看法，向?qū)Ψ教岢鲆蟮取Ｈ绻纫驅(qū)Ψ皆儐?wèn)，又要解答對(duì)方的詢問(wèn)，則應(yīng)先答后問(wèn)，以示尊重對(duì)方。在商務(wù)信函中提出解決問(wèn)題的辦法時(shí)，必須擺事實(shí)講道理，實(shí)事求是的說(shuō)明情況，以便使對(duì)方信服和接受。因此，主體的寫作應(yīng)做到觀點(diǎn)正確，敘述簡(jiǎn)潔，條理清楚。

3)結(jié)尾

結(jié)尾部分比較簡(jiǎn)單，往往用一兩句話，表示希望對(duì)方回復(fù)，或提出其他要求。結(jié)尾是點(diǎn)睛之筆，有突出主旨的作用，也是全文自然的結(jié)束語(yǔ)。

5．落款

落款包括兩項(xiàng)內(nèi)容：一是寫上發(fā)函單位的名稱，并加蓋公章；二是主要負(fù)責(zé)人簽名，不能以打字取代。

6．附件

如有附件(商品目錄、訂貨會(huì)、發(fā)貨單、價(jià)格表等資料)，應(yīng)在落款之下注明附件的名稱和件數(shù)。二、對(duì)外商務(wù)信函的格式和要求

對(duì)外商務(wù)信函的格式與國(guó)內(nèi)商務(wù)信函有較大區(qū)別。它一般包括六個(gè)部分：開端、信內(nèi)住址、稱呼、正文、結(jié)語(yǔ)、署名。

1．開端

在信箋的右上角詳盡地寫下發(fā)信人的組織名稱、地址、發(fā)信日期和電話、傳真號(hào)碼。如備有專用信箋，組織名稱、地址、電話、傳真號(hào)碼已印好，就只需要寫上發(fā)信日期。新式的寫法，日期也可以寫在最后一頁(yè)信箋的簽名下邊。

2．信內(nèi)地址

信內(nèi)地址，除了信紙右上角的發(fā)信人地址外，還要在信紙的左上角(位置略低于發(fā)信人地址)，寫明收信人的姓名、所在組織的名稱和詳細(xì)地址。

3．稱呼

不論是寫給組織還是個(gè)人，在開始時(shí)，都得有個(gè)稱呼。對(duì)外稱呼，可稱為“先生”、“女士”、“小姐”等。如收信人身份特殊，在社會(huì)上有很高的地位，如教授、博士等，在稱呼中應(yīng)照用他們的頭銜。英語(yǔ)商函的稱呼常寫著“Gentle-men”或“DearSirs”等。

4．正文

對(duì)外商函在內(nèi)容上的寫作，與對(duì)內(nèi)商函沒有區(qū)別，都必須做到主旨鮮明，自然流暢，坦率真誠(chéng)，語(yǔ)氣適當(dāng)，不枝不蔓，抓住重點(diǎn)，言簡(jiǎn)意明。對(duì)外商函要合乎外文寫法，符合規(guī)定格式。對(duì)外商函不可一張紙兩面都寫，如需要連接第二頁(yè)，可用一張空白紙。紙上不必再寫開端，只記下頁(yè)碼，在左上角寫上收信人名稱，在右上角寫上發(fā)信日期即可。

5．結(jié)語(yǔ)

英語(yǔ)信函的結(jié)語(yǔ)，相當(dāng)于中文信函結(jié)尾的“專此，敬請(qǐng)大安”之類謙恭的話語(yǔ)。對(duì)外商函常常省略祝語(yǔ)。

6．署名

對(duì)外信函不管是打字機(jī)打的，還是手寫的，在結(jié)語(yǔ)之下，都應(yīng)該用筆簽署發(fā)信人的姓名。但有時(shí)簽名很潦草，為了避免看不清，最好在用筆簽名的下面，再用打字機(jī)打出清晰的姓名來(lái)。英語(yǔ)商函的落款常常寫道：“Yoursverytruly”、“Yourssincerely”或“Respectfullyyours”等。對(duì)外商函的用紙要求比較嚴(yán)格，紙質(zhì)堅(jiān)韌，不厚不薄，純白色的最為大方。信封和信紙的紙質(zhì)和顏色必須一致，否則便會(huì)流于不敬。信紙的規(guī)格約為8.5英寸

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11英寸，便簽約為4英寸

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5英寸。信封的規(guī)格有3.5英寸

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6英寸和4英寸

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9英寸兩種。對(duì)外信函的信封除日本、朝鮮、蒙古等國(guó)可用中文直接填寫外，其他均須用寄送國(guó)的母語(yǔ)或官方用語(yǔ)來(lái)書寫。書寫格式也和國(guó)內(nèi)明顯不同：信封上最上一行先寫寄信人姓名，再寫地址；最下一行才寫收信人的地址。地址的書寫順序與漢語(yǔ)信函相反。應(yīng)先寫門牌號(hào)數(shù)、街道，然后寫城市名稱，再寫所屬州、省，最后才是國(guó)家名稱。信封必須寫清收、發(fā)信人的姓名和地址，而且必須和信內(nèi)保持一致。三、商務(wù)傳真的格式與寫作要求

商務(wù)傳真的格式：按照傳真機(jī)的要求，傳真稿一般使用A4打印紙。其內(nèi)容和格式與商務(wù)信函相似，只是發(fā)送方式不同。通過(guò)傳真機(jī)可以將信函迅速送達(dá)對(duì)方。其具體寫作要求如下：

(1)表達(dá)的內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整。書寫商務(wù)傳真的目的主要是交流情況，磋商交易，爭(zhēng)取有利時(shí)機(jī)達(dá)成協(xié)議，簽訂合同，因此在詢盤、發(fā)盤、還盤、接收等每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，傳真的內(nèi)容必須明確、具體、完整，敘述說(shuō)理清楚，使國(guó)內(nèi)外客戶迅速而正確地理解其含意并作出相應(yīng)的反應(yīng)。防止對(duì)方利用內(nèi)容含混不清、結(jié)構(gòu)支離破碎而鉆空子，以致陷于被動(dòng)，造成不應(yīng)有的損失。

(2)語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要、平實(shí)樸素。商務(wù)傳真是為了交流情況，磋商交易而寫的，因此，其語(yǔ)言應(yīng)力求條理清楚，簡(jiǎn)明扼要，不要使用含義晦澀、令人費(fèi)解或語(yǔ)意模糊、似是而非的詞語(yǔ)。四、電子郵件地址的格式、工作過(guò)程和寫作要求

1．電子郵件地址的格式

電子郵件(E-mail