湖南衛(wèi)培教育發(fā)展有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1公司概況 湖南衛(wèi)培教育發(fā)展有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)1公司概況1.1公司簡(jiǎn)介湖南衛(wèi)培教育發(fā)展有限公司，是一家集教育研究、開發(fā)、管理和組織實(shí)施教學(xué)工作的綜合教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，成立于2010年8月24日，注冊(cè)資本200萬元，現(xiàn)有員工85人，2020年收入2500萬元。業(yè)務(wù)涉及醫(yī)學(xué)學(xué)歷教育部、醫(yī)學(xué)職稱考試培訓(xùn)、成人高考、學(xué)歷提升等六大模塊。這些業(yè)務(wù)模塊已經(jīng)或正在成為湖南領(lǐng)先，全國(guó)知名的教育產(chǎn)品，極大的滿足了基層醫(yī)護(hù)人才不斷增長(zhǎng)的學(xué)習(xí)需求。2011年、2012年連續(xù)兩年在湖南中醫(yī)藥大學(xué)函授站的年度檢查評(píng)估中被評(píng)為年度“優(yōu)秀函授站”；被長(zhǎng)沙市教育局評(píng)為“依法辦學(xué)，誠(chéng)信服務(wù)”教育機(jī)構(gòu)；被學(xué)員譽(yù)為湖南地區(qū)最值得“信賴和喜愛”的知名品牌教育機(jī)構(gòu)之一。1.2組織架構(gòu)總經(jīng)理董事長(zhǎng)總經(jīng)理董事長(zhǎng)教學(xué)部人力資源部招生部財(cái)務(wù)部市場(chǎng)部 咨詢部咨詢部客服部圖1-1湖南衛(wèi)培教育有限公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司現(xiàn)行管理費(fèi)用報(bào)銷流程湖南衛(wèi)培教育發(fā)展有限公司現(xiàn)行的管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程如下：財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核會(huì)計(jì)審核部門經(jīng)理審核報(bào)銷人粘貼原始憑證、填寫報(bào)銷單財(cái)務(wù)經(jīng)理復(fù)核會(huì)計(jì)審核部門經(jīng)理審核報(bào)銷人粘貼原始憑證、填寫報(bào)銷單 財(cái)務(wù)經(jīng)理審核付款申請(qǐng)單副經(jīng)理審批總經(jīng)理審批（重大和特殊費(fèi)用）財(cái)務(wù)經(jīng)理審核付款申請(qǐng)單副經(jīng)理審批總經(jīng)理審批（重大和特殊費(fèi)用）圖2-1湖南衛(wèi)培教育有限公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程圖在以上流程中，需要每個(gè)部門主管人的簽名，在簽名過程中，報(bào)銷人員需要穿梭于不同的部門。很多員工對(duì)報(bào)銷流程的熟悉度不夠，無法按部就班進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，在進(jìn)入到不同的流程環(huán)節(jié)時(shí)，需要反復(fù)的確認(rèn)后，并準(zhǔn)備相應(yīng)的材料才能進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷。而且在報(bào)銷時(shí)，員工可能還會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，不利于費(fèi)用報(bào)銷工作正常的進(jìn)行。3公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程存在的問題3.1管理費(fèi)用報(bào)銷審核時(shí)間長(zhǎng)湖南衛(wèi)培教育發(fā)展有限公司采取的費(fèi)用報(bào)銷模式是線下模式，每次報(bào)銷流程都是報(bào)銷人員手工填寫報(bào)銷單據(jù)，再交由部門經(jīng)理審核、會(huì)計(jì)審核、財(cái)務(wù)經(jīng)理審核并填制付款單、經(jīng)理審核、領(lǐng)取現(xiàn)金，最后會(huì)計(jì)做賬。在以上的費(fèi)用報(bào)銷審批流程環(huán)節(jié)中，員工報(bào)銷需要獲得最少五個(gè)主管的簽名，每次完成一個(gè)主管的簽名，都需要等待較長(zhǎng)的一段時(shí)間。此時(shí)員工已經(jīng)花費(fèi)較多的時(shí)間，影響了員工的工作效率。當(dāng)出現(xiàn)特殊事項(xiàng)時(shí)，如領(lǐng)導(dǎo)出差或者碰上非工作日，報(bào)銷人員找領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人不在或者太忙忘記了，員工還要重新跑一趟。整個(gè)流程下來最長(zhǎng)達(dá)到半個(gè)月之久。在一項(xiàng)對(duì)員工費(fèi)用報(bào)銷審批所需花費(fèi)的時(shí)間調(diào)查發(fā)現(xiàn)，平均每名員工一次費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間為40分鐘。如此以往，會(huì)造成大量的工作堆積還會(huì)影響財(cái)務(wù)審核。員工墊支的出差費(fèi)用久久得不到報(bào)銷，會(huì)讓員工對(duì)企業(yè)產(chǎn)生消極情緒。3.2非財(cái)務(wù)人員缺乏必要的財(cái)務(wù)知識(shí)在工作過程中我發(fā)現(xiàn)，企業(yè)很多非財(cái)務(wù)人員并不熟悉和了解企業(yè)的報(bào)銷審批流程。因此在費(fèi)用報(bào)銷過程中，員工經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)報(bào)銷單的填寫不規(guī)范、報(bào)銷憑證不齊全、票據(jù)張貼格式不對(duì)等問題，而在各個(gè)部門之間來回往返。還有因?yàn)閱T工缺乏對(duì)財(cái)務(wù)單據(jù)的認(rèn)識(shí)的不健全，分不清借支單、報(bào)銷單、審批單等的功能與作用。從而在工作中接觸到這些單據(jù)時(shí)很容易犯錯(cuò)誤，進(jìn)而影響工作效率。3.3管理費(fèi)用沒有制定費(fèi)用報(bào)銷限額(1)辦公費(fèi)用在翻閱憑證時(shí)發(fā)現(xiàn)2018、2019年的辦公費(fèi)用是在三萬元左右，而2020年卻到達(dá)了7萬元的數(shù)值，同期增長(zhǎng)了57.14%。且在同一年的不同時(shí)間段也有較大的差異，如7月份的辦公費(fèi)是2250元，而9月份就達(dá)到了5600元。仔細(xì)翻閱憑證的過程中發(fā)現(xiàn)，銷售部9月份曾多次購(gòu)進(jìn)計(jì)算器、訂書機(jī)、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊等使用期限較長(zhǎng)的辦公用品。出現(xiàn)這些情況的原因是公司沒有制定明確的辦公費(fèi)用限額，員工認(rèn)為辦公用品壞了公司就應(yīng)該配置到位，以致部分新進(jìn)員工對(duì)辦公用品的使用不愛惜。(2)差旅費(fèi)許多員工在出差的時(shí)候，有時(shí)會(huì)選擇最貴、最舒適的交通方式，有些出差路程不是很長(zhǎng)，但是在選擇火車出行的時(shí)候，還是會(huì)選擇臥鋪，或者在選擇高鐵的時(shí)候，也會(huì)選擇一等座。如人事部人員從長(zhǎng)沙到北京出差，飛機(jī)票晚上九點(diǎn)是325元，下午一點(diǎn)是455元。若選擇高鐵出行，二等座是342元而一等座是649元。價(jià)格相差較大，不僅增加了成本費(fèi)用還會(huì)引起其他員工的攀比。出差旅館住宿費(fèi)用也沒用處于完全控制的狀態(tài)，部分員工出差會(huì)選擇與其級(jí)別權(quán)限不匹配的酒店，還會(huì)將不屬于因出差而發(fā)生的費(fèi)用項(xiàng)目羅列進(jìn)住宿費(fèi)中。如普通員工的酒店應(yīng)是經(jīng)濟(jì)型的酒店，但她（他）可能會(huì)選擇與其級(jí)別不符的三星級(jí)酒店。甚至有些員工在實(shí)際出差的整個(gè)過程中，有時(shí)會(huì)以宴請(qǐng)客戶為理由增加餐補(bǔ)費(fèi)用。4公司管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1簡(jiǎn)化管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程由于報(bào)銷流程的復(fù)雜性會(huì)出現(xiàn)報(bào)銷費(fèi)用不及時(shí)和工作效率低下等問題，因報(bào)銷人網(wǎng)上填寫報(bào)銷單部門經(jīng)理進(jìn)行審核報(bào)銷人網(wǎng)上填寫報(bào)銷單部門經(jīng)理進(jìn)行審核相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)線上審批報(bào)銷人員打印報(bào)銷單并附上相關(guān)票據(jù)移交財(cái)務(wù)部據(jù)移交財(cái)務(wù)簽字審核做賬出納付款圖4-1管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程圖(優(yōu)化)4.2加強(qiáng)企業(yè)員工財(cái)務(wù)知識(shí)的普及湖南衛(wèi)培教育發(fā)展有限公司非財(cái)務(wù)人員缺乏所需的財(cái)務(wù)知識(shí)，可以通過企業(yè)普及所需的財(cái)務(wù)知識(shí)和培訓(xùn)來解決。作為公司大部分的員工來說，他們并不了解會(huì)計(jì)人員的具體工作流程，也不清楚會(huì)計(jì)是怎樣做賬，出報(bào)表。但是，作為企業(yè)的一名員工都應(yīng)該知道從財(cái)務(wù)信息中提取出對(duì)自己有用的財(cái)務(wù)信息，可以知道自己業(yè)務(wù)對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響。對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷等日常業(yè)務(wù)，這種公司員工都有可能涉及到的工作，既能提高員工的工作效率，又可以減輕財(cái)務(wù)工作人員的壓力。關(guān)于員工培訓(xùn)的具體內(nèi)容：首先，財(cái)務(wù)工作人員可以對(duì)日常業(yè)務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)的問題做一個(gè)問卷調(diào)查，然后根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行分類匯總，再組織對(duì)需要報(bào)銷的員工進(jìn)行培訓(xùn)。這樣，既有利于財(cái)務(wù)人員的工作，又不會(huì)使報(bào)銷人員在各部門之間往返跑。其次，對(duì)于一些員工會(huì)涉及比較專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)，可以進(jìn)行階段性的培訓(xùn)。如個(gè)人所得稅的計(jì)算和社保的繳納，以及一些國(guó)家最新頒布的稅收優(yōu)惠政策、福利制度、一些常見的票據(jù)填寫和使用方法、以及費(fèi)用報(bào)銷的流程。4.3明確管理費(fèi)用開支限額在公司實(shí)習(xí)期間我發(fā)現(xiàn)，湖南衛(wèi)培教育發(fā)展有限公司對(duì)管理費(fèi)用開支的限額沒有較為細(xì)致的規(guī)章準(zhǔn)則和參考標(biāo)準(zhǔn)。以下是我對(duì)衛(wèi)培教育發(fā)展有限公司管理費(fèi)報(bào)銷中的辦公費(fèi)、差旅費(fèi)限額提出的建議。4.3.1辦公費(fèi)將辦公費(fèi)所包含的內(nèi)容進(jìn)行分類整理，制定出分類清單，以及規(guī)定領(lǐng)取辦公物品的次數(shù)，就不會(huì)出現(xiàn)計(jì)算器、鼠標(biāo)墊等辦公用品在一個(gè)月內(nèi)出現(xiàn)多次領(lǐng)取的現(xiàn)象?？梢詼p輕采購(gòu)工作人員和財(cái)務(wù)人員的工作壓力，又可以減輕企業(yè)的成本費(fèi)用。其次，對(duì)辦公用品每個(gè)部門領(lǐng)取的數(shù)量和金額進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，再根據(jù)統(tǒng)計(jì)的情況對(duì)各個(gè)部門所領(lǐng)用相關(guān)的辦公用品進(jìn)行具體的規(guī)定。如表格所示，將辦公用品分為文件檔案類、桌面用品、辦公耗材、日雜百貨、辦公設(shè)備、財(cái)務(wù)用品，并對(duì)各部門領(lǐng)取的次數(shù)和金額進(jìn)行明確的規(guī)定。表4-1辦公費(fèi)用開支限額辦公用品類型領(lǐng)用次數(shù)預(yù)算金額文件檔案類文件夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料架、文件柜等1次/月100-200元桌面用品訂書機(jī)、打孔器、剪刀、計(jì)算器、膠水、筆筒、臺(tái)歷架等1次/月100-200元辦公耗材打印和裝訂耗材、辦公用紙等1次/月100-200元日雜百貨生活用紙、一次性用品、口罩等2次/月200-300元辦公設(shè)備碎紙機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、電腦等1次/3年2000以內(nèi)財(cái)務(wù)用品賬本、憑證、報(bào)表、墨水等3次/月300-800元注：辦公設(shè)備的更換根據(jù)其折舊和壽命進(jìn)行，財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取財(cái)務(wù)用品，按照其工作的業(yè)務(wù)量的需要進(jìn)行領(lǐng)取，但金額不能超過所規(guī)定的金額。事后加強(qiáng)對(duì)辦公用品的監(jiān)督。實(shí)行積分性獎(jiǎng)懲制度，對(duì)領(lǐng)取后的辦公用品進(jìn)行監(jiān)測(cè)。對(duì)辦公用品領(lǐng)取后進(jìn)行監(jiān)測(cè)，若每次領(lǐng)取的部門確是物盡其用，則每領(lǐng)取一次就加一分，領(lǐng)取后出現(xiàn)問題則扣一分。這樣既可以提高員工的積極性，又能達(dá)到事后監(jiān)督的目的。4.3.2差旅費(fèi)對(duì)不同級(jí)別職稱的員工，規(guī)定不同的交通、住宿標(biāo)準(zhǔn)，明確的報(bào)銷限額。如副經(jīng)理以上的工作人員，出差的交通工具飛機(jī)可以選擇商務(wù)座、高鐵可以乘坐一等座、火車可以選擇軟臥。住宿條件，也可以分等級(jí)劃分。如部門經(jīng)理在A類城市出差時(shí)，可報(bào)銷的住宿標(biāo)準(zhǔn)是260元/天，而部門經(jīng)理以下的其他人員是150元/天。這樣的明文規(guī)定既可以杜絕員工在出差的時(shí)，選擇最貴、最舒適的交通方式和最佳的住宿條件，從而減少差旅費(fèi)的鋪張浪費(fèi)，還能給優(yōu)秀員工爭(zhēng)取更多的福利和待遇，提高其工作的積極性。表4-2交通工具等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)職稱飛機(jī)高鐵火車長(zhǎng)途汽車副總經(jīng)理以上人員商務(wù)艙一等座軟臥按實(shí)報(bào)銷部門經(jīng)理經(jīng)濟(jì)艙二等座硬臥按實(shí)報(bào)銷其他人員經(jīng)濟(jì)艙二等座硬臥按實(shí)報(bào)銷表4-3住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)省會(huì)城市地級(jí)市縣城備注副總經(jīng)理以上人員450/天350/天300/天其中含伙食、市內(nèi)交通兩項(xiàng)補(bǔ)貼部門經(jīng)理260/天200/天160/天其他人員150/天120/天100/天5設(shè)計(jì)方案實(shí)施效果湖南衛(wèi)培教育發(fā)展有限公司在管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程中主要存在管理費(fèi)用報(bào)銷審批流程不完善、非財(cái)務(wù)人員缺乏相關(guān)的財(cái)務(wù)知識(shí)和管理費(fèi)用沒用制定明確的限額等問題。針對(duì)這些問題，我給出的建議是：（1）加強(qiáng)企業(yè)員工財(cái)務(wù)知識(shí)的普及，通過對(duì)員工進(jìn)行財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使其更快的適應(yīng)和了解公司費(fèi)用報(bào)銷的流程和相關(guān)程序中所需的資料。（2）明確管理費(fèi)用開支限額，使管理費(fèi)用的報(bào)銷更加的標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，在減少財(cái)務(wù)人員工作量的同時(shí)盡量避免公司資源浪費(fèi)。（3）在公司費(fèi)用報(bào)銷流程中，簡(jiǎn)化其報(bào)銷環(huán)節(jié)的同時(shí)，實(shí)施線上報(bào)銷方式，這樣有利于提高員工的報(bào)銷效率，又促進(jìn)了員工工作的積極性。通過完善管理費(fèi)用審批流程、制定報(bào)銷限額、加強(qiáng)員工培訓(xùn)，將提高員工工作效率，有