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工作郵件寫作基本要求2018年10月10日郵件的重要性基本要求其他需要注意的地方目錄123郵件一般用于工作、商務(wù)上,性質(zhì)決定了它的重要性。不太正式的,就QQ吧。郵件是代表公司形象的重要方式之一,尤其是郵件的統(tǒng)一性、規(guī)范性。收件方可能是群體,可能被轉(zhuǎn)發(fā),甚至被截獲;副本存服務(wù)器上。見“信”如見人。“我”很重要嘀工作性質(zhì)公司形象個人形象公共媒介郵件的目的目的需要對方做什么分享和交流向?qū)Ψ秸f明什么郵件的重要性基本要求其他需要注意的地方目錄123基本要求——三思而“寫”溝通是雙向的——只有當(dāng)你的信息被對方接受并充分理解后,溝通才能算完成。溝通存在問題,往往是因為一方面自我表達不清楚,另一方面是沒有考慮到對方對此事件的了解程度等背景信息。所以,在寫郵件前請先停下來幾分鐘,考慮一下收件人:與收件人的關(guān)系郵件內(nèi)容與收件人有多大關(guān)系收件人對此郵件中所述事件的前因后果了解多少收件人讀信后的反應(yīng)、感受收件人對此郵件中的事件是否感興趣基本要求——好的開頭是成功的一半效率時代,時間就是金錢!一般來講,現(xiàn)代人是不會花太多時間去通篇看完郵件的。因此,郵件內(nèi)容的最前面幾行,就決定了是否繼續(xù)讀下去的必要。所以,務(wù)必將要點放在郵件開頭,然后才是展開陳述。哪些信息是要點呢?匯報/研究的概要結(jié)論、新發(fā)現(xiàn)問題、不一樣的新問題要詢問什么問題要發(fā)送什么文件?為什么要發(fā)給對方要陳述什么觀點要征詢什么意見要給予什么建議為什么要表示感謝或道歉基本要求——如何開言用兩、三個能簡潔地表達主要觀點的句子,來開始你的郵件。有時候,只需幾個詞或一兩個短句就能引出要點:例如1:12年第4季度產(chǎn)值分配表的提交時間快到了,你們填得怎么樣了?——詢問進度。例如2:你發(fā)的勘察圖紙模板,對我們十分有幫助,非常感謝!——表示感謝。如果是回復(fù)對方問題,應(yīng)先將問題陳述或概括一下(也可直接引用),尤其是對方郵件內(nèi)容很多時,再進入要點:例如:會議紀(jì)要中提到的車輛問題,暫時只能用院車+零散租車方式來解決,主要是為了節(jié)約成本,后期會考慮租個長租車?;疽蟆獌?nèi)容應(yīng)簡明扼要一封讓人讀起來舒暢的郵件應(yīng)該簡明扼要、層次清晰、邏輯性強。要點出現(xiàn)在最開始,其他信息都和要點相關(guān),這樣收件人不需費勁就能知道郵件的主題。但是在組織信息時也會存在困難,不妨考慮下面因素件。是否沒有考慮寫作的目的、收件人的信息、寫作的要點、對方質(zhì)疑的問題等就直接寫了。如果是這樣,就要試著將信息重新組織一下。是否有多余信息。牢記:正文應(yīng)該是對重要信息的支撐、解釋和擴展。如果不是,就趕緊去掉。是否寫著寫著就跑偏了。有時我們寫郵件剛開始時緊緊貼著主題,隨著內(nèi)容增加,慢慢就跑題了,尤其是內(nèi)容比較多時。是否想寫的主題太多。一般來講,一封郵件對應(yīng)一個主題,若主題太多務(wù)必分開多個郵件。基本要求——書寫格式郵件書寫格式郵件標(biāo)題稱呼正文祝頌語落款簽名聯(lián)系方式等小學(xué)生都會的,你還不會?基本要求——強調(diào)的強調(diào)主題要明確語言要流暢內(nèi)容要簡明扼要、越短越好基本要求——濫發(fā)郵件是犯罪濫發(fā)犯罪浪費收件人時間、精力,浪費網(wǎng)絡(luò)帶寬和存儲資源慎選花哨功能過多的圖片、表情符號,可能適得其反,關(guān)鍵看與收件人關(guān)系基本要求——標(biāo)題、收件人、抄送標(biāo)題郵件標(biāo)題應(yīng)簡潔明了,便于今后查詢、檢索。盡可能避免出現(xiàn)標(biāo)點符號。收件人郵件的主送人,即與本郵件有直接關(guān)系的人,需要直接響應(yīng)本郵件的人。地址要及時更新。抄送需要告知的人,只是讓其知道有這么回事就行,不需要直接響應(yīng)或協(xié)助響應(yīng)的人,可以是上、下、平級人物。基本要求——收件人、抄送之別應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)文、收文部門(或個人——為簡便,以下統(tǒng)一稱為“主送人”、“抄送人”)的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送人。上行文(向上級請示)應(yīng)當(dāng)堅持一個主送人的作法,不能多頭主送。多頭主送往往造成受文人之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸,反而不利于問題盡快解決。抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他有關(guān)的人。抄送范圍得當(dāng),有助于公文處理,否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。向下級或同級的重要郵件,應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級,一般不越級抄送。隔級溝通:下級因特殊情況必須越級請示時,應(yīng)抄送被越過的上級;上級越級向下級行文時,可以抄送受文人的直接上級。郵件的重要性基本要求其他需要注意的地方目錄123其他需要注意的地方——修辭撰寫郵件前,不妨想到此時是面對面,而不是面對鍵盤與屏幕,這樣可以讓語氣更生動、更溫暖一點。書寫時要較口語對話,再稍微正式一點。設(shè)想對方看了你的信之后可能有的觀點,也就是要在別人的思考里思考。了解對方和你一樣都是大忙人,講重點即可。多一點體貼,想辦法讓你的郵件,看起來簡短扼要,有親和力但不失禮。用詞恰當(dāng)嗎?尤其是最后請示用語,如請批準(zhǔn)、懇望批準(zhǔn)等,慎用望批準(zhǔn)(語氣略帶下行)。落款簽名:你的信息更新了嗎?其他需要注意的地方——前后是重點電子郵件的撰寫,應(yīng)該掌握由上而下的重點,也就是說,重點在最前面的第一段。如果信件很長,最好在結(jié)尾的部分,再度強調(diào)第一段的重點。其他需要注意的地方——日期、時間你說的下個月或下周三到底是什么時候?是下個月的下周三?暈了。。。因此,最好改成下個月(8月)或下周三(3月7日)時間也要明確,上午還是下午?下午5:30分,或17:30分其他需要注意的地方——回復(fù)、檢查回復(fù)郵件在原有基礎(chǔ)上直接回復(fù)(持續(xù)的回復(fù)),勿再另起新郵件名,有來有往,便于后來者了解前因后果、來龍去脈。若內(nèi)容太多或太長,可先將對方問題復(fù)述一下,再針對性的回復(fù)。檢查郵件寫完后,先仔細檢查一遍,并默讀出來,檢查是否流暢、得體。重要的是,檢查附件是否帶上了?;貜?fù)郵件時,切勿只帶個附件了事,而在正文中只字不寫,那是對人的不尊重。其他需要注意的地方——易忽略的問題常見容易忽略的問題轉(zhuǎn)發(fā):應(yīng)將轉(zhuǎn)發(fā)郵件的主旨或轉(zhuǎn)發(fā)者的個人看法再強調(diào)一下,而不是簡單的裸轉(zhuǎn)。正方
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