DB22∕T 3606-2023 黑土地質量檔案管理規(guī)范

22I本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的1黑土地質量檔案管理規(guī)范件材料歸檔、檔案保管、鑒定與銷毀、檔案開發(fā)與利用、檔案統(tǒng)計與移交、檔案監(jiān)督與指導。GB/T11822—2008科學技術檔案案卷構成的一般要求檔案級可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+DB22/T3394—2022黑土地3.13.23.33.4對國家、社會具有保存價值并歸檔保存的黑土地質量文件材4基本要求24.1縣級以上人民政府農業(yè)農村主管部門及其他承擔黑土地質量工作的主管部門負責本行政區(qū)域黑土的形成、收集、整理、歸檔等，若承辦部門涉及2個及以上，由主辦部門負責；按照“安全保質、規(guī)4.3涉及國家秘密的黑土地質量檔案應按照《中華人民共和國保守國家秘密法》《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》《國家秘密載體保密管理的規(guī)定》執(zhí)行，并符合本文件5.1.1黑土地質量文件材料形成時，采用紙質和電子兩種方式記錄。已配備電子檔案管理系統(tǒng)、具備5.1.2以照片方式形成的黑土地質5.2.1紙質文件材料形成時，宜采用激光打印或黑b)電子文件材料應轉換或直接使用系統(tǒng)安全的電子計算機記錄，同時應備份在一次寫入型光盤5.4.2電子公文等版式文件材料格3集范圍應涵蓋DB22/T3394—206.2收集要求準確，電子文件材料在收集時應保證真實性、可靠性、完整性、7.1.1整理工作應遵循黑土地質量文件材料的形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系，確保整理后7.1.2黑土地質量文件材料應按照分類、排列、編號、編目的順序，以“件”為單位逐步開展整理工7.2分類年度分類是按黑土地質量文件材料形成的年度進行分類。本文件中的年度是指文件材料形成的自7.3排列黑土地質量文件材料應按照分類排列，確保文件材料之間的7,4編號應依分類方案和排列順序編制檔號，紙質檔案和電子檔案的檔號構成及編制要求應保持一致。4a)“全宗號”宜由“專黑土地”的漢語拼音大寫首字母“ZHTD”標識；c)“年度”為文件形成年度，用4位阿拉伯數字標注公元紀e)“件號”是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內材料的排列順序號，用4位示例：在2021年形成的“黑土地質量等級調查材料”中第1件永久保存的檔案，檔號可標識為：ZHTD-黑土地質量歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋檔號章并填寫相關內容。電子文件可以由系統(tǒng)黑土地質量文件材料應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳7.6其他用大寫英文字母A、B、C標識，A表示量文件材料可于周期結束后3個月內完8.3黑土地質量文件材料歸檔可按照如下程序進行：a)移交部門的歸檔人提交歸檔文件材料、檔案目錄和檔案備考表；b)接收部門的檢查人核對歸檔文件材料整理情況和檔案目錄信息；9檔案保管、鑒定與銷毀9.1.1保管場所應具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等59.1.3黑土地質量檔案保管的方法如下：a)紙質檔案應按照檔號順序，在檔案柜（架）內，自上而下、從左至右依次排放保管；1)保存在離線存儲介質上的檔案，應裝盒遠離磁場保管。保管應符合DA/2)存儲在電子計算機上的檔案，其電子計算機場c)對于重要的或有特殊需求的黑土地質量電子檔案可采取異地、異質的方式備份保管；d)宜應用電子檔案管理系統(tǒng)實現信息化管理，電子檔案管理系統(tǒng)功能宜參照GB/T39784。9.1.4檔案管理應列入單位安全工作管理機制中，開展檔案安全風險管控。發(fā)現安全隱患的，應及時a)紙質檔案應定期檢查保存狀況，出現紙張破損或變質情況，宜參照DA/T25的要求，及時修9.2鑒定9.2.2應由從事黑土地質量工作和檔案保管工作的相關人員組成黑土地質量檔案鑒定小組，負責檔案9.2.3應按照黑土地質量檔案保管期限的設定，定期對已達到保管期限上限的黑土地質量檔案進行存9.2.4鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案，應根據實際需要重新劃定保管期限并做出標注，鑒定后確無保存9.3銷毀紙質檔案銷毀的方法可參照《機關檔案管理規(guī)定》的相關要求執(zhí)行；電子檔案銷毀的方法應按照土地質量評價專題概況、黑土地質量等級圖冊等編研成果，為科學提升黑土地質量提供決策依10.2利用10.2.2黑土地質量電子檔案與紙質檔案具像和在版本保護期內的黑土地質量聲像檔案，應符合國家有關611.2移交11.3移交后開放移交進館的黑土地質量檔案在達到開放條件后，應由立檔單位配合檔案館完成移交檔案的開放審12.1監(jiān)督與指導工作應本著公正、嚴謹、高效的原則，確保檔案管理活動科學規(guī)范、安全有效。12.3對所屬單位監(jiān)督與指導的內容包括不限于：a)檔案工作責任制和管理制度落實情況；b)檔案庫房、設施、設備配置使用情況；d)檔案信息化建設和信息安全保障情71218231234519 按照條款7.4.3“檔號構成”中“全宗1