高等學校儀器設備采購流程解析

高等學校儀器設備采購流程解析摘要:儀器設備作為高等學校辦學最重要的物質(zhì)條件保障之一,為高等學校教學、科研和人才培養(yǎng)發(fā)揮了不可替代的作用。隨著我國高等教育的發(fā)展,國家對高等學校實驗室建設的投入日益增大。高等學校如何使用好與日俱增的辦學資金,培養(yǎng)出更多具有創(chuàng)新意識和能力的適應社會主義經(jīng)濟建設的人才,將具有非常重要的現(xiàn)實意義和社會意義。本文重點闡述了近年來高等學校實驗室建設和發(fā)展面臨的機遇并以中國地質(zhì)大學(北京)儀器設備采購程序為例,詳細解讀了儀器設備采購流程。關鍵詞:高等學校;實驗室建設;設備采購;流程一、近年來高等學校實驗室建設和發(fā)展面臨的三大機遇1.教育振興行動計劃為高等學校實驗室建設和發(fā)展注入了動力2004年3月國務院批轉(zhuǎn)了《2003-2007年教育振興行動計劃》,提出重點推進高水平大學和重點學科建設。提出今后5年要充分集成各方面資源,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學科建設、人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新、隊伍建設和國際合作等各方面工作,深化改革,開拓創(chuàng)新,使重點建設高等學校和重點學科的水平顯著提高,帶動全國高等教育持續(xù)健康協(xié)調(diào)快速發(fā)展。繼續(xù)實施“985工程”和“211工程”,努力建設一批高水平大學和重點學科?！?85工程”和“211工程”建設為高校投入了大批資金,也促進了地方政府和學校的自身投入,這些經(jīng)費的投入同時也用在了高等學校實驗室建設,并為高等學校實驗室建設和發(fā)展注入了動力。2.本科教學工作水平評估為高校實驗室建設和發(fā)展增添了活力教育部《普通高等學校本科教學工作水平評估方案(試行)》將教學條件與利用作為7個一級指標之一,明確要求各高校實驗室、實習場所的配置能滿足教學基本要求,生均教學科研儀器設備值及新增教學科研儀器設備所占比例達到合格規(guī)定。從推動實驗室建設的效果來看,本科教學工作水平評估對推動實驗室建設步伐起到的作用是毋庸置疑的。我校在迎接本科教學工作水平評估期間,實驗室建設年均投入1800萬元,比以往年度增加了約1000萬元?？梢哉f本科教學工作水平評估促進了實驗室的硬件建設,為高校實驗室建設和發(fā)展增添了活力。3.高等學校本科教學質(zhì)量與教學改革工程為高校實驗室建設和發(fā)展加強了內(nèi)力教育部、財政部2007年1月聯(lián)合推出了“高等學校本科教學質(zhì)量與教學改革工程”,要求各高等學校認真貫徹教育部制發(fā)的《進一步深化本科教學改革全面提高教學質(zhì)量的若干意見》(以下簡稱《意見》),全面提高高等教育質(zhì)量,努力辦好讓人民滿意的高等教育?！兑庖姟芬蟾鞯馗鞲咝１仨氃鷮嵧七M三方面工作,其中之一是加大教學投入。加強對教學工作的領導和精力投入,繼續(xù)加大教學經(jīng)費投入,要在國家“質(zhì)量工程”的激勵引領和示范輻射下,安排資金建設各地各?！百|(zhì)量工程”。“質(zhì)量工程”建設內(nèi)容之一就是大力加強實驗、實踐教學改革,重點建設500個左右實驗教學示范中心,推進高校實驗教學內(nèi)容、方法、手段、隊伍、管理及實驗教學模式的改革與創(chuàng)新。2005年開始實施的示范中心建設,極大地推動了高等學校實驗室建設的進程,為高校實驗室內(nèi)涵式建設和發(fā)展加強了推動力。二、高等學校儀器設備政府采購流程隨著國家對高等學校的投入日益增大,高等學校每年用于實驗室購置儀器設備的經(jīng)費也呈逐年增長態(tài)勢。如何使用好經(jīng)費,將有限的經(jīng)費投入到學校學科發(fā)展的關鍵之處,成為各高校越來越關注的問題。高校儀器設備采購工作是一項艱巨而復雜的工作,具有較強的政策性和技術性,建立操作性較強的流程和內(nèi)控對做好儀器設備采購工作異常重要。下面以我校儀器設備采購流程(如圖1所示)為例,對儀器設備采購中發(fā)生的主要過程作一闡釋,以供同行參考。圖1中國地質(zhì)大學(北京)儀器設備招標采購工作流程圖筆者認為做好儀器設備采購工作,需做好采購調(diào)研與論證、采購組織、采購實施與采購備案4個環(huán)節(jié)的工作。1.采購調(diào)研與論證這一環(huán)節(jié)主要由用戶來完成,用戶教師要根據(jù)不同經(jīng)費來源填寫設備購置審批表。屬于教學實驗室建設經(jīng)費的要填寫中國地質(zhì)大學(北京)實驗室建設項目申請書,對項目建設的意義和作用,項目建設目標、建設內(nèi)容、實施步驟、預期效益,建設所需要的條件和已經(jīng)具備的條件(原有基礎條件、人員、設備和用房等),建設經(jīng)費預算,設備、家具購置計劃等逐一描述。屬于“211”“985”建設經(jīng)費的要填寫中國地質(zhì)大學(北京)“211工程”建設項目設備申購報告,主要闡述申請目的和必要性,預計工作量及預期效益(說明服務于重點學科建設情況及帶動相關學科建設情況),現(xiàn)有技術力量及引進設備后實驗技術人員培訓計劃等。屬于科研項目經(jīng)費的主要提供項目合同和設備購置計劃書。對于單臺價值超過10萬元的儀器設備購置還要求填寫大型精密貴重儀器設備可行性論證報告,對申購理由論證(教學和科研任務,對學科建設和專業(yè)建設的意義以及應用領域和應用前景),選型論證、預計使用效率(時/年)及預算依據(jù)、設備共享方案。(分教學、科研和社會服務),設備輔助條件及技術力量等方面進行充分論證。以上所有設備申購與論證表均需相關部門和相關校領導簽字審核。在此基礎上,用戶教師提交儀器設備調(diào)研相關信息表,包括詳細的設備采購清單(品名、數(shù)量、型號和規(guī)格等技術指標)。2.采購組織與實施我校對批量或單臺超過5萬元的儀器設備(可以執(zhí)行政府采購協(xié)議供貨或網(wǎng)上競價的設備項目除外)均要由學校公開采購領導小組采購。具體根據(jù)項目的實際情況采取政府采購的合適方式,目前主要以公開招標和邀請招標為主。編制招標文件時,資產(chǎn)處負責其中的商務部分,用戶負責技術部分。單臺或批量120萬元以上項目必須采取公開招標方式,50萬～120萬元項目首先采用公開招標方式,并委托招標代理公司進行招標,相應商家不足3家采取政府采購法規(guī)定的其他方式。50萬元以下項目可由學校自行組織招標,并在學校公網(wǎng)上發(fā)布招標公告,充分做到信息公開。我校在儀器設備招標采購中始終有財經(jīng)、審計部門參與并在學校紀檢部門的監(jiān)督下進行,在招投標方面切實做到了“公開、公平、公正”,近年來設備采購工作得到了學校各方及供應商等的好評。3.采購實施資產(chǎn)處及用戶與中標人簽訂技術服務協(xié)議(合同),若為外貿(mào)設備要委托外貿(mào)公司與中標人簽訂外貿(mào)合同,所有免稅手續(xù)由資產(chǎn)處代辦,用戶提供進口儀器設備免稅申請確認表(見表1)及相關材料。在內(nèi)、外貿(mào)合同的簽訂方面,務必要注意以下4點:(1)合同的完整性;(2)供應商供貨時間和付款方式;(3)儀器設備技術指標和配置清單;(4)售后服務條款。注意以上4個方面,可以給合同執(zhí)行比較大的保證。合同簽訂后,重點對借款、免稅和到貨驗收等環(huán)節(jié)進行監(jiān)控。采購實施階段在儀器設備采購過程中時間跨度較大,為不耽誤用戶教師的使用,一定要對各個時間節(jié)點予以控制,如有條件最好以軟件系統(tǒng)形式建立時間表(具有提示功能),任何一個環(huán)節(jié)的時間延誤,都有可能導致設備到貨和使用的延誤,同時給學校和商家造成不必要的損失。表1進口儀器設備免稅申請確認表項目名稱及型號 序號 類目 存檔情況 備注1 項目申報書/大型精密儀器設備論證書 2 招標項目委托代理協(xié)議 3 招標文件 4 招投標情況原始記錄單/評標報告 5 與代理商簽訂的技術服務協(xié)議 6 委托進口代理合同 7 外貿(mào)合同(中、英文) 8 免稅科教用品使用承諾書 9 進出口貨物征免稅申請表 10 中華人民共和國自動進口許可證 11 進出口貨物征免稅證明 12 外商發(fā)貨單、裝箱單 13 中華人民共和國海關進口貨物報關單 14 北京市服務業(yè)、娛樂業(yè)、文化體育業(yè)專用發(fā)票 15 外貿(mào)公司進口結(jié)算單 16 驗收報告 4.采購備案我校對儀器設備采購中形成的檔案建立了較為完備的檔案(見表2),極大地方便了學校及上級相關部門的查閱,同時對設備后續(xù)維修,管理的有序延續(xù)提供了極大的便利。表2中國地質(zhì)大學(北京)進口儀器設備備案材料表檔案編號 合同號 使用單位 進口時間 數(shù)量 價格(USD) 經(jīng)費來源 安裝地點 項目負責人 聯(lián)系電話 儀器設備的采購是一個連續(xù)的系統(tǒng)過程,除了用戶教師的調(diào)研時間,內(nèi)貿(mào)儀器設備的采購一般需要3～6個月的時間,外貿(mào)儀器設備的采購一般需要6～12個月的時間甚至更長。做好每一環(huán)節(jié)的工作對提