高等學(xué)校儀器設(shè)備采購流程解析

高等學(xué)校儀器設(shè)備采購流程解析摘要:儀器設(shè)備作為高等學(xué)校辦學(xué)最重要的物質(zhì)條件保障之一,為高等學(xué)校教學(xué)、科研和人才培養(yǎng)發(fā)揮了不可替代的作用。隨著我國高等教育的發(fā)展,國家對(duì)高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的投入日益增大。高等學(xué)校如何使用好與日俱增的辦學(xué)資金,培養(yǎng)出更多具有創(chuàng)新意識(shí)和能力的適應(yīng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的人才,將具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義和社會(huì)意義。本文重點(diǎn)闡述了近年來高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展面臨的機(jī)遇并以中國地質(zhì)大學(xué)(北京)儀器設(shè)備采購程序?yàn)槔?詳細(xì)解讀了儀器設(shè)備采購流程。關(guān)鍵詞:高等學(xué)校;實(shí)驗(yàn)室建設(shè);設(shè)備采購;流程一、近年來高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展面臨的三大機(jī)遇1.教育振興行動(dòng)計(jì)劃為高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展注入了動(dòng)力2004年3月國務(wù)院批轉(zhuǎn)了《2003-2007年教育振興行動(dòng)計(jì)劃》,提出重點(diǎn)推進(jìn)高水平大學(xué)和重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)。提出今后5年要充分集成各方面資源,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)科建設(shè)、人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新、隊(duì)伍建設(shè)和國際合作等各方面工作,深化改革,開拓創(chuàng)新,使重點(diǎn)建設(shè)高等學(xué)校和重點(diǎn)學(xué)科的水平顯著提高,帶動(dòng)全國高等教育持續(xù)健康協(xié)調(diào)快速發(fā)展。繼續(xù)實(shí)施“985工程”和“211工程”,努力建設(shè)一批高水平大學(xué)和重點(diǎn)學(xué)科。“985工程”和“211工程”建設(shè)為高校投入了大批資金,也促進(jìn)了地方政府和學(xué)校的自身投入,這些經(jīng)費(fèi)的投入同時(shí)也用在了高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè),并為高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展注入了動(dòng)力。2.本科教學(xué)工作水平評(píng)估為高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展增添了活力教育部《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估方案(試行)》將教學(xué)條件與利用作為7個(gè)一級(jí)指標(biāo)之一,明確要求各高校實(shí)驗(yàn)室、實(shí)習(xí)場(chǎng)所的配置能滿足教學(xué)基本要求,生均教學(xué)科研儀器設(shè)備值及新增教學(xué)科研儀器設(shè)備所占比例達(dá)到合格規(guī)定。從推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的效果來看,本科教學(xué)工作水平評(píng)估對(duì)推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)步伐起到的作用是毋庸置疑的。我校在迎接本科教學(xué)工作水平評(píng)估期間,實(shí)驗(yàn)室建設(shè)年均投入1800萬元,比以往年度增加了約1000萬元。可以說本科教學(xué)工作水平評(píng)估促進(jìn)了實(shí)驗(yàn)室的硬件建設(shè),為高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展增添了活力。3.高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程為高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展加強(qiáng)了內(nèi)力教育部、財(cái)政部2007年1月聯(lián)合推出了“高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”,要求各高等學(xué)校認(rèn)真貫徹教育部制發(fā)的《進(jìn)一步深化本科教學(xué)改革全面提高教學(xué)質(zhì)量的若干意見》(以下簡稱《意見》),全面提高高等教育質(zhì)量,努力辦好讓人民滿意的高等教育?！兑庖姟芬蟾鞯馗鞲咝１仨氃鷮?shí)推進(jìn)三方面工作,其中之一是加大教學(xué)投入。加強(qiáng)對(duì)教學(xué)工作的領(lǐng)導(dǎo)和精力投入,繼續(xù)加大教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入,要在國家“質(zhì)量工程”的激勵(lì)引領(lǐng)和示范輻射下,安排資金建設(shè)各地各?！百|(zhì)量工程”?！百|(zhì)量工程”建設(shè)內(nèi)容之一就是大力加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)、實(shí)踐教學(xué)改革,重點(diǎn)建設(shè)500個(gè)左右實(shí)驗(yàn)教學(xué)示范中心,推進(jìn)高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容、方法、手段、隊(duì)伍、管理及實(shí)驗(yàn)教學(xué)模式的改革與創(chuàng)新。2005年開始實(shí)施的示范中心建設(shè),極大地推動(dòng)了高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的進(jìn)程,為高校實(shí)驗(yàn)室內(nèi)涵式建設(shè)和發(fā)展加強(qiáng)了推動(dòng)力。二、高等學(xué)校儀器設(shè)備政府采購流程隨著國家對(duì)高等學(xué)校的投入日益增大,高等學(xué)校每年用于實(shí)驗(yàn)室購置儀器設(shè)備的經(jīng)費(fèi)也呈逐年增長態(tài)勢(shì)。如何使用好經(jīng)費(fèi),將有限的經(jīng)費(fèi)投入到學(xué)校學(xué)科發(fā)展的關(guān)鍵之處,成為各高校越來越關(guān)注的問題。高校儀器設(shè)備采購工作是一項(xiàng)艱巨而復(fù)雜的工作,具有較強(qiáng)的政策性和技術(shù)性,建立操作性較強(qiáng)的流程和內(nèi)控對(duì)做好儀器設(shè)備采購工作異常重要。下面以我校儀器設(shè)備采購流程(如圖1所示)為例,對(duì)儀器設(shè)備采購中發(fā)生的主要過程作一闡釋,以供同行參考。圖1中國地質(zhì)大學(xué)(北京)儀器設(shè)備招標(biāo)采購工作流程圖筆者認(rèn)為做好儀器設(shè)備采購工作,需做好采購調(diào)研與論證、采購組織、采購實(shí)施與采購備案4個(gè)環(huán)節(jié)的工作。1.采購調(diào)研與論證這一環(huán)節(jié)主要由用戶來完成,用戶教師要根據(jù)不同經(jīng)費(fèi)來源填寫設(shè)備購置審批表。屬于教學(xué)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)經(jīng)費(fèi)的要填寫中國地質(zhì)大學(xué)(北京)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)項(xiàng)目申請(qǐng)書,對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的意義和作用,項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)內(nèi)容、實(shí)施步驟、預(yù)期效益,建設(shè)所需要的條件和已經(jīng)具備的條件(原有基礎(chǔ)條件、人員、設(shè)備和用房等),建設(shè)經(jīng)費(fèi)預(yù)算,設(shè)備、家具購置計(jì)劃等逐一描述。屬于“211”“985”建設(shè)經(jīng)費(fèi)的要填寫中國地質(zhì)大學(xué)(北京)“211工程”建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備申購報(bào)告,主要闡述申請(qǐng)目的和必要性,預(yù)計(jì)工作量及預(yù)期效益(說明服務(wù)于重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)情況及帶動(dòng)相關(guān)學(xué)科建設(shè)情況),現(xiàn)有技術(shù)力量及引進(jìn)設(shè)備后實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員培訓(xùn)計(jì)劃等。屬于科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的主要提供項(xiàng)目合同和設(shè)備購置計(jì)劃書。對(duì)于單臺(tái)價(jià)值超過10萬元的儀器設(shè)備購置還要求填寫大型精密貴重儀器設(shè)備可行性論證報(bào)告,對(duì)申購理由論證(教學(xué)和科研任務(wù),對(duì)學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)的意義以及應(yīng)用領(lǐng)域和應(yīng)用前景),選型論證、預(yù)計(jì)使用效率(時(shí)/年)及預(yù)算依據(jù)、設(shè)備共享方案。(分教學(xué)、科研和社會(huì)服務(wù)),設(shè)備輔助條件及技術(shù)力量等方面進(jìn)行充分論證。以上所有設(shè)備申購與論證表均需相關(guān)部門和相關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)簽字審核。在此基礎(chǔ)上,用戶教師提交儀器設(shè)備調(diào)研相關(guān)信息表,包括詳細(xì)的設(shè)備采購清單(品名、數(shù)量、型號(hào)和規(guī)格等技術(shù)指標(biāo))。2.采購組織與實(shí)施我校對(duì)批量或單臺(tái)超過5萬元的儀器設(shè)備(可以執(zhí)行政府采購協(xié)議供貨或網(wǎng)上競(jìng)價(jià)的設(shè)備項(xiàng)目除外)均要由學(xué)校公開采購領(lǐng)導(dǎo)小組采購。具體根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況采取政府采購的合適方式,目前主要以公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)為主。編制招標(biāo)文件時(shí),資產(chǎn)處負(fù)責(zé)其中的商務(wù)部分,用戶負(fù)責(zé)技術(shù)部分。單臺(tái)或批量120萬元以上項(xiàng)目必須采取公開招標(biāo)方式,50萬～120萬元項(xiàng)目首先采用公開招標(biāo)方式,并委托招標(biāo)代理公司進(jìn)行招標(biāo),相應(yīng)商家不足3家采取政府采購法規(guī)定的其他方式。50萬元以下項(xiàng)目可由學(xué)校自行組織招標(biāo),并在學(xué)校公網(wǎng)上發(fā)布招標(biāo)公告,充分做到信息公開。我校在儀器設(shè)備招標(biāo)采購中始終有財(cái)經(jīng)、審計(jì)部門參與并在學(xué)校紀(jì)檢部門的監(jiān)督下進(jìn)行,在招投標(biāo)方面切實(shí)做到了“公開、公平、公正”,近年來設(shè)備采購工作得到了學(xué)校各方及供應(yīng)商等的好評(píng)。3.采購實(shí)施資產(chǎn)處及用戶與中標(biāo)人簽訂技術(shù)服務(wù)協(xié)議(合同),若為外貿(mào)設(shè)備要委托外貿(mào)公司與中標(biāo)人簽訂外貿(mào)合同,所有免稅手續(xù)由資產(chǎn)處代辦,用戶提供進(jìn)口儀器設(shè)備免稅申請(qǐng)確認(rèn)表(見表1)及相關(guān)材料。在內(nèi)、外貿(mào)合同的簽訂方面,務(wù)必要注意以下4點(diǎn):(1)合同的完整性;(2)供應(yīng)商供貨時(shí)間和付款方式;(3)儀器設(shè)備技術(shù)指標(biāo)和配置清單;(4)售后服務(wù)條款。注意以上4個(gè)方面,可以給合同執(zhí)行比較大的保證。合同簽訂后,重點(diǎn)對(duì)借款、免稅和到貨驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控。采購實(shí)施階段在儀器設(shè)備采購過程中時(shí)間跨度較大,為不耽誤用戶教師的使用,一定要對(duì)各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)予以控制,如有條件最好以軟件系統(tǒng)形式建立時(shí)間表(具有提示功能),任何一個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間延誤,都有可能導(dǎo)致設(shè)備到貨和使用的延誤,同時(shí)給學(xué)校和商家造成不必要的損失。表1進(jìn)口儀器設(shè)備免稅申請(qǐng)確認(rèn)表項(xiàng)目名稱及型號(hào) 序號(hào) 類目 存檔情況 備注1 項(xiàng)目申報(bào)書/大型精密儀器設(shè)備論證書 2 招標(biāo)項(xiàng)目委托代理協(xié)議 3 招標(biāo)文件 4 招投標(biāo)情況原始記錄單/評(píng)標(biāo)報(bào)告 5 與代理商簽訂的技術(shù)服務(wù)協(xié)議 6 委托進(jìn)口代理合同 7 外貿(mào)合同(中、英文) 8 免稅科教用品使用承諾書 9 進(jìn)出口貨物征免稅申請(qǐng)表 10 中華人民共和國自動(dòng)進(jìn)口許可證 11 進(jìn)出口貨物征免稅證明 12 外商發(fā)貨單、裝箱單 13 中華人民共和國海關(guān)進(jìn)口貨物報(bào)關(guān)單 14 北京市服務(wù)業(yè)、娛樂業(yè)、文化體育業(yè)專用發(fā)票 15 外貿(mào)公司進(jìn)口結(jié)算單 16 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 4.采購備案我校對(duì)儀器設(shè)備采購中形成的檔案建立了較為完備的檔案(見表2),極大地方便了學(xué)校及上級(jí)相關(guān)部門的查閱,同時(shí)對(duì)設(shè)備后續(xù)維修,管理的有序延續(xù)提供了極大的便利。表2中國地質(zhì)大學(xué)(北京)進(jìn)口儀器設(shè)備備案材料表檔案編號(hào) 合同號(hào) 使用單位 進(jìn)口時(shí)間 數(shù)量 價(jià)格(USD) 經(jīng)費(fèi)來源 安裝地點(diǎn) 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人 聯(lián)系電話 儀器設(shè)備的采購是一個(gè)連續(xù)的系統(tǒng)過程,除了用戶教師的調(diào)研時(shí)間,內(nèi)貿(mào)儀器設(shè)備的采購一般需要3～6個(gè)月的時(shí)間,外貿(mào)儀器設(shè)備的采購一般需要6～12個(gè)月的時(shí)間甚至更長。做好每一環(huán)節(jié)的工作對(duì)提