家具集團(tuán)辦公室行政文員崗位操作手冊(cè)

家具集團(tuán)辦公室行政文員崗位操作手冊(cè)

一、崗位概述

崗位名稱：商場(chǎng)行政文員

直屬部門：商場(chǎng)辦公室/店長(zhǎng)辦

直接上級(jí)：商場(chǎng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任

適用范圍：各商場(chǎng)

二、崗位職責(zé)

1、負(fù)責(zé)商場(chǎng)和辦公室/店長(zhǎng)辦一般性文件起草、資料撰寫等文書工作。

2、負(fù)責(zé)商場(chǎng)各部門文書資料的打印、排版、復(fù)印等工作。

3、負(fù)責(zé)商場(chǎng)各部門相關(guān)行政文書資料的匯總、統(tǒng)計(jì)、建檔、上報(bào)工作。

4、負(fù)責(zé)商場(chǎng)和辦公室/店長(zhǎng)辦有關(guān)會(huì)議的組織、會(huì)務(wù)的落實(shí)等工作。

5、負(fù)責(zé)商場(chǎng)來賓接待等一般性外聯(lián)事務(wù)工作。

6、協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任做好值日官工作管理。

7、負(fù)責(zé)辦公室/店長(zhǎng)辦員工的考勤、上報(bào)工作。

8、負(fù)責(zé)商場(chǎng)車輛、員工食堂、宿舍的日常管理

9,負(fù)責(zé)商場(chǎng)辦公用品，員工及營(yíng)業(yè)員工服等物資的日常管理。

10、負(fù)責(zé)商場(chǎng)管理人員名片的印制工作。

11＞負(fù)責(zé)商場(chǎng)報(bào)刊雜志的訂閱、收發(fā)工作。

12、負(fù)責(zé)為廠商提供復(fù)印、傳真等有償服務(wù)工作。

13、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排的其它臨時(shí)性工作。

二、主要工作

1、文件起草、資料撰寫等文書及建檔工作。

2、相關(guān)會(huì)議通知、籌備、協(xié)助以及部分會(huì)議紀(jì)要工作。

3、商場(chǎng)辦公用品、員工工服、飲用水、報(bào)刊雜志、名片等物資的管理工作。

4、一般性外聯(lián)事務(wù)工作，落實(shí)食宿安排、車輛接送、訂機(jī)車票。

5、辦公室/店長(zhǎng)辦員工的考勤、上報(bào)工作。

6、駕駛員及車輛的管理。

7、員工食堂的日常管理。

8、員工宿舍的日常管理。

四、輔助工作

1、業(yè)務(wù)部門文書文檔、臺(tái)帳建立工作。

2、營(yíng)業(yè)員服務(wù)工作，如制作考勤卡、工號(hào)牌，聯(lián)系制作、發(fā)放、管理營(yíng)業(yè)員工

服，編制每月營(yíng)業(yè)員工資表等。

3、廠商服務(wù)工作，如提供復(fù)印、傳真等有償服務(wù)。

4、值日官工作協(xié)助，制作、建檔值日官日志薄。

5、前臺(tái)管理，代前臺(tái)接待工作。

6、協(xié)助商場(chǎng)其他部門工作，如企劃部促銷宣傳活動(dòng)、財(cái)務(wù)部返款、各部門文件

資料收發(fā)傳真丁作等c

7、了解商場(chǎng)經(jīng)營(yíng)種類、進(jìn)駐廠商品牌等情況。

8、顧客服務(wù)：解答顧客的咨詢，滿足或協(xié)助其他部門提供給顧客各類服務(wù)需求。

9、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。

五、工作細(xì)則

1、每日工作;

時(shí)間基本工作內(nèi)容

完成考勤打卡，換工服、帶領(lǐng)帶、佩戴工號(hào)牌，檢查個(gè)

8：50前

人儀表是否符合某某的儀容儀表規(guī)范、要求。

8：50-9：10參加商場(chǎng)員工晨會(huì)、升旗、做操。部門員工手記考勤。

9：10-9：20回到辦公室，開窗通風(fēng)，做衛(wèi)生，達(dá)到5s管理標(biāo)準(zhǔn)。

9：20-9：30查看前一日工作日志，計(jì)劃當(dāng)日工作，分配工作時(shí)間。

9:30-11:30完成前一日未完成工作及緊急性工作。

11：30-13：00午餐、午休

13：00-17：40日常工作安排。

17：40-18：00總結(jié)當(dāng)日工作，做好工作FI志。

整理辦公用品，打掃辦公室衛(wèi)生，關(guān)閉所有電源。

18：00

打卡，下班。

(說明：①以上時(shí)間以冬令時(shí)間為準(zhǔn)，執(zhí)行夏令時(shí)間時(shí)，按相應(yīng)工作時(shí)間順延;

②集團(tuán)各商場(chǎng)每日營(yíng)業(yè)時(shí)間有所不同，各商場(chǎng)可據(jù)實(shí)調(diào)整。)

2、每周工作：

⑴營(yíng)業(yè)員晨會(huì)記錄存檔。

⑵匯總、打印業(yè)務(wù)部門一周銷售，上報(bào)商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)。

⑶確定、公布一周菜譜。

⑷匯總員工、營(yíng)業(yè)員工服需求情況，聯(lián)系生產(chǎn)廠家制作。

⑸參加辦公室一周工作例會(huì)。

(6)完成、上報(bào)《員工工作周報(bào)》。

⑺代前臺(tái)接待工作。

3、每月工作：

⑴匯總、編制營(yíng)業(yè)員考勤表。

⑵匯總、編制營(yíng)業(yè)員工資表，上報(bào)財(cái)務(wù)部。

⑶各部門辦公用品的統(tǒng)計(jì)，匯總、申購、發(fā)放。

⑷每月ABC考核。

⑸參加商場(chǎng)員工大會(huì)。

⑹上報(bào)部門員工手記考勤。

⑺建立值日官日志臺(tái)帳。

⑻駕駛員日?？记?。

(9)統(tǒng)計(jì)，匯總、訂購各部門每月所需飲用水量。

⑩車輛加油、食堂、宿舍能源等費(fèi)用的審核、結(jié)算。

4、每年工作：

⑴參加商場(chǎng)年度績(jī)效考核。

⑵參加商場(chǎng)年度總結(jié)表彰大會(huì)。

⑶年底訂閱商場(chǎng)各部門所需的報(bào)刊雜志。

六、行政文員崗位工作流程

一、業(yè)務(wù)部門工作

1、文書臺(tái)帳管理：

⑴商場(chǎng)安全日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)

①安全部夜間巡檢記錄：每日17:00協(xié)助安全部打印，并交安全部建檔。

②安全部《商場(chǎng)安全自查匯總周報(bào)表》：每周一9:00-11:00協(xié)助安全部打印，

11:30前代安全部上報(bào)集團(tuán)安全監(jiān)督部，并交安全部建檔。

③物業(yè)部《商場(chǎng)用電自查匯總周報(bào)表》、《商場(chǎng)設(shè)備安全工作周報(bào)表》：每周一

9:00-11:00協(xié)助物業(yè)部打印，11:30前上報(bào)集團(tuán)安全監(jiān)督部,并交物業(yè)部建檔。

④物業(yè)部、安全部月報(bào)：每月5F1前代物業(yè)部、安全部打印，5F111:30前上報(bào)

集團(tuán)安全監(jiān)督部，后交物業(yè)部、安全部建檔。

⑵營(yíng)業(yè)員晨會(huì)記錄

每周一11:00前，催繳、收集、匯總業(yè)務(wù)部門各摟層上一周的營(yíng)業(yè)員晨會(huì)記錄,

并存檔。

⑶各樓層周銷售

每周一11:30前，匯總、打印業(yè)務(wù)部門各樓層各廠家上周銷售情況，上報(bào)商場(chǎng)總

經(jīng)理/店長(zhǎng)及各業(yè)務(wù)部門經(jīng)理/主管。

⑷臨時(shí)性文件

打印業(yè)務(wù)部門各類臨時(shí)性文件。

2、營(yíng)業(yè)員管理

⑴營(yíng)業(yè)員名冊(cè)：

每月1口10:00前，催繳各業(yè)務(wù)部門各樓層新的營(yíng)業(yè)員名冊(cè)。

每月2日，匯總、更新商場(chǎng)營(yíng)業(yè)員名冊(cè)，建檔。

⑵營(yíng)業(yè)員考勤卡、工號(hào)牌：

①廠商、營(yíng)業(yè)員電話聯(lián)系，行政文員上門服務(wù)。

②1小時(shí)制作、發(fā)放到位。

③開取相應(yīng)收據(jù)，做好相關(guān)登記建立臺(tái)帳。

⑶營(yíng)業(yè)員工服：

①每周日14:00前匯總一次。

②每周一10:00前電話聯(lián)系工服生產(chǎn)廠家，要求上門量體制作新衣或維修破損工

服。維修工服要求廠商5日內(nèi)到位，制作新衣要求廠家10-15日內(nèi)到位。

③開取相應(yīng)收據(jù)，做好相關(guān)登記建立臺(tái)帳。

⑷營(yíng)業(yè)員考勤：

①每月1-2日匯總營(yíng)業(yè)員電子考勤表。

②每月3日上午將營(yíng)業(yè)員電子考勤匯總表上報(bào)各業(yè)務(wù)部門經(jīng)理/主管審核，當(dāng)日

待確認(rèn)并作出獎(jiǎng)罰決定后回收，并建檔。據(jù)此作為每月編制營(yíng)業(yè)員工資表的依據(jù)

之一。

⑸營(yíng)業(yè)員工資造表：

①每月5To日，根據(jù)營(yíng)業(yè)員電子考勤情況及各業(yè)務(wù)部門經(jīng)理/主管或樓管對(duì)營(yíng)業(yè)

員的獎(jiǎng)懲情況，編制營(yíng)業(yè)員工資表。

②每月11日前，將營(yíng)業(yè)員工資表上報(bào)商場(chǎng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批。

③完成審批手續(xù)后，交商場(chǎng)財(cái)務(wù)部出納發(fā)放營(yíng)業(yè)員工資，或由財(cái)務(wù)部出納安排各

樓層服務(wù)臺(tái)發(fā)放營(yíng)業(yè)員工資。

(6)《營(yíng)業(yè)員手冊(cè)》等物資發(fā)放：

①廠商、營(yíng)業(yè)員電話聯(lián)系，行政文員上門服務(wù)。

②1小時(shí)發(fā)放到位。

③開取相應(yīng)收據(jù)，做好相關(guān)登記建立臺(tái)帳。

二、辦公室工作

1、員工工作周報(bào)

①每周口18:00前:完成《員工工作周報(bào)》的填報(bào)，并上報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任

審閱。

②每周一10:00前，參閱辦公室/店長(zhǎng)辦主任審批后的《員工工作周報(bào)》，并交辦

公室業(yè)務(wù)文員存檔。

2、員工考勤

①每日上午晨會(huì)前，為辦公室員工手記考勤。

②每月30/31日，匯總當(dāng)月辦公室員工手記考勤，報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人

力資源專員建檔。

3、值日官工作

①每月30/31日，制作下一個(gè)月的《值日官日志薄》。

②每月1日員工晨會(huì)前，將新的《值日官日志薄》交給當(dāng)天的值日官使用；收回

上個(gè)月的《值日官日志薄》，并建檔。

③每日員工晨會(huì)前，更換商場(chǎng)總服務(wù)臺(tái)值日官照片。如遇休假、事假等情況，安

排辦公室業(yè)務(wù)文員或總臺(tái)接待員協(xié)助更換值日官照片。

4、物資管理

⑴低值易耗辦公用品的申購與發(fā)放：

①每月28日，下發(fā)、收集、匯總商場(chǎng)各部門下月《辦公用品申購單》。

②每月29日，將各部門《辦公用品申購單》交辦公室采購員按集團(tuán)及商場(chǎng)財(cái)務(wù)

預(yù)算的規(guī)定核算價(jià)格、控制成本。

③每月29-30日，將經(jīng)采購員核算價(jià)格、簽字確認(rèn)后的《辦公用品申購單》，上

報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理及商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)逐級(jí)審批。

④每月30/31日，依據(jù)商場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)的審批以及商場(chǎng)辦公用品庫存情況，填寫《商場(chǎng)

辦公用品申購單》，交采購員進(jìn)行比價(jià)采購。

⑤每月12日，采購員比價(jià)采購辦公用品。

⑥每月3日，發(fā)放各部門辦公用品。

⑵貴重辦公用品的中購、管理：

①申購審批：各部門提出、填寫申請(qǐng)，采購人員比價(jià)，報(bào)商場(chǎng)辦公室/店長(zhǎng)辦主

任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理簽批，1000元以上貴重物品報(bào)中心總經(jīng)理、集團(tuán)分

管副總裁、集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)簽批，后交采購人員采購，辦理入庫手續(xù)。

②管理：貴重辦公用品建檔，使用人辦理領(lǐng)用手續(xù)。

③維護(hù)：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等貴重辦公用品，按使用、保養(yǎng)要求，與銷售單

位聯(lián)系售后服務(wù)，保障正常使用。

④耗材：由行政文員根據(jù)實(shí)際使用情況，提前辦理申購手續(xù)，經(jīng)采購員比價(jià)、商

場(chǎng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交采購員采購，后入庫，使用人辦理領(lǐng)用手續(xù)，并建檔。

⑶員工工服管理：

①員工制作工服的條件：新員工轉(zhuǎn)正后，由商場(chǎng)人力資源部提供轉(zhuǎn)正的新員工名

單給行政文員，行政文員通知辦理；老員工每滿工作兩年統(tǒng)一制作，由商場(chǎng)人力

資源部提供名單，行政文員統(tǒng)一辦理；員工因工作原因造成工服破損無法修補(bǔ)，

由員工個(gè)人提出重做工服申請(qǐng)，行政文員辦理手續(xù)。

②通知廠家量體裁衣：行政文員定期匯總員工需制作工服的情況，及時(shí)通知廠商

上門服務(wù)。工服制作時(shí)間以10T5天為期限要求。

③建立臺(tái)帳：?jiǎn)T工工服制作后，行政文員先建立臺(tái)帳入庫，后發(fā)放給員工，員工

簽收c

④員工離職工服管理：新工服發(fā)放后，員工工作滿2年離職時(shí)不收取工裝費(fèi)；員

工工作滿1年不滿2年離職時(shí)收取30%的工裝費(fèi)，工作不滿1年離職的收取50%

的工裝費(fèi)。

⑷飲用水管理：

①每月底，行政文員統(tǒng)計(jì)、匯總商場(chǎng)各部門下月所需飲用水量，據(jù)此確定商場(chǎng)下

一月度的用水量。

②每月底，行政文員提前向訂水公司訂購水票，要求月底前送票上門，并辦理財(cái)

務(wù)等相關(guān)手續(xù)。

③每月30/31日，行政文員將水票交前臺(tái)接待員，由前臺(tái)接待員按各部門需求量

據(jù)實(shí)發(fā)放。

④如系定期結(jié)算，則每月初，行政文員辦理財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)，經(jīng)辦公室/店長(zhǎng)辦主

任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后，與訂水公司結(jié)算上一月度的用水費(fèi)

用。

⑤商場(chǎng)及各部門的飲用水統(tǒng)計(jì)、訂購、發(fā)放均需建立臺(tái)帳。

⑸報(bào)刊雜志管理：

①每年12月，行政文員統(tǒng)計(jì)、匯總商場(chǎng)各部門下一年度需訂閱的各種報(bào)刊雜志，

經(jīng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后，正式向各媒體或

郵局等單位訂購，并辦理財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)，支付報(bào)刊雜志訂閱費(fèi)。

②按日、按期接收各類報(bào)刊雜志。發(fā)生未收到所訂閱報(bào)刊雜志情形的，當(dāng)天上午

即與訂閱單位（媒體/郵局）聯(lián)系，反映情況，并作善后處理。

③每天上午商場(chǎng)員工晨會(huì)、升旗后，行政文員將媒體或郵局送達(dá)商場(chǎng)的各類報(bào)刊

雜志統(tǒng)一集中收集到辦公室，并按各部門訂閱的報(bào)刊雜志歸類、整理，后交前臺(tái)

接待員據(jù)實(shí)發(fā)放。

④涉及集團(tuán)公司、商場(chǎng)宣傳報(bào)道等內(nèi)容的重要報(bào)刊雜志，行政文員須建檔保管。

⑤各部門每周清理一次過期的報(bào)刊雜志，每周一統(tǒng)一上交辦公室，由行政文員集

中銷售處理.，費(fèi)用上繳商場(chǎng)財(cái)務(wù)部。

⑹名片印制：

①行政文員會(huì)同辦公室采購員比質(zhì)比價(jià)選擇一家名片制作公司，簽訂合作協(xié)議,

確定所用名片紙張材質(zhì)型號(hào)、制作單價(jià)、結(jié)算方式等C

②每月底統(tǒng)計(jì)、匯總商場(chǎng)各部門及商場(chǎng)總服務(wù)臺(tái)所需名片的數(shù)量，制作名片印制

表，并上報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批。

③聯(lián)系名片制作公司，提供名片印制人員姓名、職務(wù)、數(shù)量以及集團(tuán)名片統(tǒng)一格

式等，要求名片制作公司按人員、數(shù)量、期限等要求完成印制，并送貨上門。

④名片審核簽收。若發(fā)現(xiàn)名片有錯(cuò)誤或質(zhì)量達(dá)不到協(xié)議要求等問題的，則行玫文

員須責(zé)成名片印制公司重新印制名片。

⑤按次或定期（如每月結(jié)算一次）據(jù)實(shí)與名片印制公司結(jié)算名片印制費(fèi)用，報(bào)經(jīng)

辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后支付。

⑥名片制作、發(fā)放建檔。按印制人員、數(shù)量等據(jù)實(shí)發(fā)放，并簽收建檔。

5、文書工作

⑴業(yè)務(wù)分析會(huì)、辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要工作：

①在辦公室業(yè)務(wù)文員不便時(shí)，代其參加商場(chǎng)業(yè)務(wù)分析會(huì)、辦公例會(huì)等會(huì)議，做好

現(xiàn)場(chǎng)記錄，在會(huì)議當(dāng)天或次日完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫。

②會(huì)議紀(jì)要初稿先報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審閱、修改，后報(bào)商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審閱、

修改、定稿。

③定稿后的會(huì)議紀(jì)要在規(guī)定期限內(nèi)交或代業(yè)務(wù)文員上報(bào)分管副總裁、中心總經(jīng)理

審閱。

④會(huì)議紀(jì)要在規(guī)定期限內(nèi)交或代業(yè)務(wù)文員下發(fā)，商場(chǎng)各部門經(jīng)理/主管簽收。

⑤會(huì)議紀(jì)要交業(yè)務(wù)文員建檔。

⑵商場(chǎng)重大活動(dòng)記錄：

①貴賓來商場(chǎng)參觀、考察等重大外聯(lián)活動(dòng)，商場(chǎng)組織的對(duì)外重要會(huì)議、活動(dòng)，商

場(chǎng)內(nèi)部開展的大型活動(dòng)等，行政文員須做好現(xiàn)場(chǎng)記錄，建立臺(tái)帳。

②有關(guān)活動(dòng)須撰文組稿，在內(nèi)報(bào)內(nèi)刊或社會(huì)媒體上宣傳報(bào)道。

⑶商場(chǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦一般性文件的起草工作：

①商場(chǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦的一般性文件，按照辦公室/店長(zhǎng)辦主任的授意草擬。

②文件起草后，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審閱、修改。辦公室/店長(zhǎng)辦主任視重要性，

報(bào)商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審閱、修改、定稿，后交行政文員發(fā)文。

③行政文員發(fā)文，各部門經(jīng)理/主管簽收，重要文件在商場(chǎng)辦公區(qū)公示欄公告C

④文件交辦公室業(yè)務(wù)文員建檔。

⑷商場(chǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦一般性文字資料工作：

①商場(chǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦對(duì)外聯(lián)絡(luò)、公關(guān)需要，或?qū)?nèi)管理等的一般性文字資料，

按照辦公室/店長(zhǎng)辦主任的授意撰寫或準(zhǔn)備。

②文字資料撰寫后，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審閱、修改。辦公室/店長(zhǎng)辦主任視重

要性，報(bào)商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審閱、修改、定稿。

③文字資料按外聯(lián)單位或辦公室/店長(zhǎng)辦主任的要求予以提供。

④文字資料由辦公室行政文員建檔。

6、會(huì)務(wù)工作

⑴參加會(huì)議：

①必須參加的會(huì)議：辦公室周工作例會(huì)、商場(chǎng)員工大會(huì)、商場(chǎng)年度總結(jié)表彰大

會(huì)。

②代業(yè)務(wù)文員參加的會(huì)議：在業(yè)務(wù)文員不便時(shí)，代其參加商場(chǎng)業(yè)務(wù)分析會(huì)、辦公

例會(huì)，并做好會(huì)議記錄，撰寫、上報(bào)會(huì)議紀(jì)要。

⑵會(huì)議籌備、協(xié)助：

①會(huì)議通知：協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任通知有關(guān)人員參加中心部門經(jīng)理會(huì)議、商

場(chǎng)年度總結(jié)表彰大會(huì)等會(huì)議。

②會(huì)務(wù)籌備：落實(shí)會(huì)務(wù)場(chǎng)所（如酒店等），會(huì)務(wù)場(chǎng)所現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備，有關(guān)會(huì)議資料的

提前準(zhǔn)備，會(huì)議所需物品（如獎(jiǎng)品、禮品、水果等）的落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓席卡的

制作，會(huì)議簽到薄的準(zhǔn)備，等等。

③會(huì)中服務(wù)：客戶或員工等參會(huì)人員的引領(lǐng)就座，茶水服務(wù)，會(huì)議資料的發(fā)放,

某某宣傳片的播放等。

④會(huì)后服務(wù)：送客，參會(huì)人員資料需求等的記錄、辦理，協(xié)助酒店服務(wù)人員或商

場(chǎng)保潔清理會(huì)場(chǎng)，有關(guān)費(fèi)用協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任按財(cái)務(wù)和審批程序辦理。

7、外聯(lián)工作

⑴來訪、考察等的接待：

①準(zhǔn)備會(huì)議室：提前I小時(shí)準(zhǔn)備到位，保持會(huì)議室清潔、整齊、通風(fēng)，檢查電源、

音響等器材是否處于正常工作狀態(tài)。

②準(zhǔn)備公司資料：提前半天準(zhǔn)備好《某某實(shí)踐》、《車建新的成功思維》、《第一家

居》等公司資料，接待前1小時(shí)擺放到位，提供給嘉賓參閱。

③準(zhǔn)備禮品、水果：提前半天準(zhǔn)備相關(guān)禮品、采購水果，水果接待前1小時(shí)清洗

干凈并擺放到位。

?現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)：安排茶水服務(wù)，播放某某宣傳片等。

⑤善后工作：送嘉賓，按嘉賓要求提供所需公司、商場(chǎng)有關(guān)資料等，安排保潔員

清理會(huì)議室。

⑥建立臺(tái)帳。

⑦宣傳報(bào)道：視來訪、考察的重要性，協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任撰寫報(bào)道在企業(yè)

內(nèi)報(bào)內(nèi)刊或社會(huì)媒體上宣傳報(bào)道。

⑵食宿、機(jī)車票落實(shí)

在外聯(lián)公關(guān)和集團(tuán)內(nèi)部接待中，協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任做好以下工作：

①賓館聯(lián)系：每年聯(lián)系、簽約多家不同檔次的協(xié)議賓館、酒店；有接待任務(wù)時(shí)按

商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦主任的要求，預(yù)訂賓館、酒店，協(xié)調(diào)來賓住宿

事宜。

②酒店聯(lián)系：每年聯(lián)系、簽約多家不同檔次的協(xié)議酒店；有接待任務(wù)時(shí)按商場(chǎng)總

經(jīng)理/店長(zhǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦主任的要求，預(yù)訂酒店，協(xié)調(diào)來賓用餐事宜。

③車輛接送：按商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)、辦公室/店長(zhǎng)辦主任的要求，根據(jù)接待來賓的

層級(jí)，落實(shí)專車接送來賓，安排來賓整個(gè)行程用車事宜。

④代訂機(jī)車票：按來賓要求，代訂飛機(jī)票、火車票，及時(shí)送交來賓。

⑶外聯(lián)名單的整理及公司資料的郵寄

①外聯(lián)名單的整理：及時(shí)補(bǔ)充、更新外聯(lián)人員名單，確保姓名、單位、職務(wù)、地

址等要素?zé)o誤；每半年打印一份外聯(lián)名單，提供給商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)及各對(duì)口條

線部門經(jīng)理/主管審閱、更新、完善；如需提供給集團(tuán)相關(guān)部門，按要求上報(bào)名

單。

②公司資料的郵寄：《第一家居》等公司資料，均按集團(tuán)、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)或有

關(guān)部門的要求寄送。

8、駕駛員及車輛管理

⑴駕駛員管理：

①駕駛員日?？记冢好咳赵缟蠁T工晨會(huì)前對(duì)駕駛員進(jìn)行手記考勤，每月30/31日

納入辦公室/店長(zhǎng)辦全體員工考勤表中，匯總、上報(bào)給商場(chǎng)人力資源部或辦公室

人力資源專員。

②駕駛員遵章守紀(jì)及安仝行車考核：依據(jù)集團(tuán)公司《車輛管理規(guī)定》等規(guī)章制度，

每月對(duì)駕駛員進(jìn)行制度、流程及安全的考核、獎(jiǎng)懲，經(jīng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審批

后，上報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人力資源專員作加減分處理。

③駕駛員管理指標(biāo)月度考核：參照集團(tuán)辦公室對(duì)駕駛員管理指標(biāo)月度考核的方案,

每月初協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任對(duì)上一月度駕駛員及車輛進(jìn)行工作態(tài)度、服務(wù)質(zhì)

量、安全出車、日常維保等的綜合考核，并據(jù)此制作駕駛員月度考核獎(jiǎng)金，上報(bào)

商場(chǎng)財(cái)務(wù)部造表發(fā)放。

④駕駛員年度績(jī)效考核:每年按集團(tuán)進(jìn)行年度績(jī)效考核的要求，作為直接權(quán)限人，

直接對(duì)駕駛員進(jìn)行年度績(jī)效考核，完成后上報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人力資源

專員。

⑵車輛管理：

①定點(diǎn)停放：除出差、晚歸等工作需要外，車輛一律要求下班前停放在商場(chǎng)停車

場(chǎng)或指定的停車位。行政文員須每周抽查、考核車輛定點(diǎn)停放情況。

②定點(diǎn)加油：協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任聯(lián)系定點(diǎn)加油站，落實(shí)車輛定點(diǎn)加油，每

月加油費(fèi)結(jié)算一次，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)審批

后支付。

③定點(diǎn)維修：協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任聯(lián)系車輛4s維修站或其他定點(diǎn)維修站，按

有關(guān)規(guī)定申請(qǐng)車輛維護(hù)和維修，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任審批后進(jìn)行。

④年審：按國(guó)家規(guī)定，在指定年審期限前安排車輛進(jìn)行年審。

⑤費(fèi)用管理：嚴(yán)格控制車輛各項(xiàng)費(fèi)用支出，不得超過年度商場(chǎng)財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)預(yù)算；各

項(xiàng)費(fèi)用的報(bào)銷須履行財(cái)務(wù)手續(xù)，報(bào)經(jīng)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、商場(chǎng)總

經(jīng)理/店長(zhǎng)審批后報(bào)銷。

⑥車輛調(diào)度：商場(chǎng)各部門使用車輛的統(tǒng)一調(diào)度，申請(qǐng)、填報(bào)《用車申請(qǐng)單》、《出

車表》等手續(xù)，優(yōu)先保證財(cái)務(wù)、售后服務(wù)等部門的用車，確保財(cái)物、服務(wù)的安全

性、及時(shí)性。協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任做好重大外聯(lián)活動(dòng)或集團(tuán)重要領(lǐng)導(dǎo)來商場(chǎng)

或商場(chǎng)所在地公務(wù)時(shí)的用車調(diào)度，保證要事、急事、特事特辦。

9、食堂管理

⑴食堂員工管理：

①食堂機(jī)構(gòu)建設(shè)：協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任按崗位技術(shù)要求等條件招聘、錄用食

堂工作人員，進(jìn)行上崗培訓(xùn)；建立食堂機(jī)構(gòu)，定崗定編，明確廚師、廚工職責(zé)、

②食堂員工健康檢查：安排食堂新員工上崗前健康體檢，符合健康標(biāo)準(zhǔn)者方可上

崗工作；按公司規(guī)定每年組織食堂員工進(jìn)行一次健康體檢。

③食堂員工日?？记冢褐朴喪程脝T工每月工作排班表，每日手記食堂員工考勤，

每月30/31日匯總食堂員工一月考勤，納入辦公室/店長(zhǎng)辦全體員工的考勤表中，

上報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人力資源專員，作為當(dāng)月工資造表發(fā)放的依據(jù)。

④食堂員工年度績(jī)效考核：每年按集團(tuán)進(jìn)行年度績(jī)效考核的要求，作為直接權(quán)限

人，直接對(duì)食堂員工進(jìn)行年度績(jī)效考核，完成后上報(bào)商場(chǎng)人力資源部或辦公室人

力資源專員。

⑤食堂員工獎(jiǎng)懲：依據(jù)集團(tuán)和商場(chǎng)制訂的食堂管理規(guī)定等制度，及時(shí)對(duì)有關(guān)違規(guī)

責(zé)任人進(jìn)行處理，可直接提出書面意見，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任批準(zhǔn)予以獎(jiǎng)懲。

⑵食品、餐飲管理：

①協(xié)助辦公室/店長(zhǎng)辦主任做好重點(diǎn)食品供貨單位或快餐公司的篩選確定：自有

員工食堂篩選確定蔬菜、水果、禽蛋肉類等重點(diǎn)食品供貨單位，非自有員工食堂

篩選確定提供餐飲的快餐公司，簽訂供餐合同。

②提前確定一周菜譜：根據(jù)食堂廚師上報(bào)的菜譜，研究、確定并公布食堂一周菜

譜。

③用餐人數(shù)的調(diào)控、安排：如遇人數(shù)變化，提前一天通知采購員及食堂工作人員

做好食品采購和飯菜制作工作。

④特殊工作餐的安排：如遇外聯(lián)活動(dòng)、商場(chǎng)員工生病等情形，提前安排食堂做特

殊工作餐。

⑤每周食品衛(wèi)生質(zhì)量檢查：每周一次食堂食品衛(wèi)生質(zhì)量檢查，確保員工餐飲衛(wèi)生、

健康C如發(fā)現(xiàn)問題則責(zé)令立即整改，并按集團(tuán)、商場(chǎng)制訂的食堂管理規(guī)定等制度，

嚴(yán)肅處理責(zé)任人。

⑶食堂現(xiàn)場(chǎng)管理：

①食堂場(chǎng)所分類及操作程序：按國(guó)家食品衛(wèi)生防疫法和集團(tuán)、商場(chǎng)食堂管理規(guī)定

等法規(guī)、制度的要求執(zhí)行，行政文員日常監(jiān)督。

②食堂管理：納入商場(chǎng)5s現(xiàn)場(chǎng)管理工作進(jìn)行規(guī)范要求，每月考核一次。

③衛(wèi)生、安仝檢查：每周抽查一次食堂衛(wèi)生、安仝狀況，如發(fā)現(xiàn)問題責(zé)令立即整

改，并按規(guī)定處罰責(zé)任人。

④食堂文化：制訂食堂文化，報(bào)辦公室/店長(zhǎng)辦主任、商場(chǎng)總經(jīng)理/店長(zhǎng)批準(zhǔn)后,

交企劃部制作并上墻公布。

⑤用餐秩序：維護(hù)、監(jiān)督食堂的用餐秩序，確保食堂文明用餐。

⑷食堂設(shè)施管理：

①設(shè)施采購：根據(jù)需要提出申請(qǐng)，由采購員比價(jià)，后報(bào)辦