德國企業(yè)檔案管理模式

德國克虜伯企業(yè)檔案館是一家私人經(jīng)濟檔案館,創(chuàng)建于1905年,館內(nèi)保存的檔案分為企業(yè)檔案和家族檔案兩部分,共用一套檢索系統(tǒng),主要是為本企業(yè)提供服務(wù)。二戰(zhàn)后,企業(yè)和家族檔案融合在一起,60年代后,檔案館開始對公眾開放,特別是1976年后,檔案館大力開展宣傳,讓公眾利用檔案?，F(xiàn)在,每年都有數(shù)百名來自世界各地包括歐、美和亞洲的研究人員到檔案館調(diào)閱檔案。1999年3月,克虜伯公司和突森公司合并,克虜伯公司為獨自保存家族所有的檔案,封閉了克虜伯檔案館,不再接收新檔案,檔案館今后的主要任務(wù)是繼續(xù)整理已經(jīng)接收的檔案和研究企業(yè)發(fā)展史。克虜伯檔案館歸克虜伯基金會所有。今天的克虜伯企業(yè)檔案館館藏檔案長達18公里,照片140000張,電影膠片1500盤,另外還收藏8000本圖書,數(shù)千張建筑圖紙和地圖,以及公司公開出版物等。這些珍貴的企業(yè)及家族檔案為世界各國的利用者提供了翔實的研究素材。國內(nèi)有關(guān)資料介紹,國外私人檔案館不對外開放。但是,在這次參觀考察中,我們發(fā)現(xiàn)克虜伯檔案館十分注意發(fā)揮宣傳教育功能,在埃森市的地圖上有位于雨果莊園的克虜伯企業(yè)檔案館的標識,我們參觀就是按地圖的標識尋來的。在檔案館一層是企業(yè)發(fā)展展覽,對社會開放,在我們參觀過程中看到了不同年齡層次的人在這里觀看展覽。1.德國西門子公司檔案館1907年，西門子公司因六十周年大慶而建立檔案館，是德國第二個建立檔案館的企業(yè)（第一家是1906年建立的鋼鐵企業(yè)—克努伯公司）。1944年之前，西門子檔案館在柏林，二戰(zhàn)后逐步遷至慕尼黑。

1954年至1999年有一個獨立的檔案館?，F(xiàn)在檔案館與公司展覽部、公關(guān)部一起設(shè)在論壇中心，由公關(guān)部管理。檔案館在大樓里有1363平方米辦公用房，但庫房使用面積有1600平方米（樓外有保存檔案的庫房）；現(xiàn)有雇員六個半人，三個檔案專業(yè)，三個技術(shù)支持，半個雜務(wù)。西門子檔案管理部主任威登多夫博士先生向考察團介紹了企業(yè)檔案管理情況以及檔案管理的方法和流程。公司檔案館是西門子公司一個重要組成部分。檔案館的職責是：（1）收集西門子公司需要保存的有價值的文書，如法律文書、證書等；（2）妥善保管、保存所有收集進館的檔案；（3）為對信息感興趣的人們提供檔案服務(wù)。公司檔案館負責收集保管公司董事會、行政管理層、市場部、財會、法律咨詢顧問等方面的檔案，還保存聲像、電子材料；生產(chǎn)技術(shù)、科研方面的檔案由各生產(chǎn)部門和科研開發(fā)部門保存，只有生產(chǎn)、科研不再需要的檔案才有選擇地接收進檔案館。西門子公司檔案館館藏文書檔案4000米（排架長度），40萬張照片，1.2萬冊圖書資料，數(shù)據(jù)資料每年急劇上漲。檔案按照文件處理時間順序排架。利用檔案的客戶比例是總公司約占30%，各子公司約占20%，各生產(chǎn)部門約占20%，西門子各參股商約占10%，媒體、科研等機構(gòu)約占20%。據(jù)2003年檔案館統(tǒng)計，一年里有1700份的查詢工作，參與30多次展示，20次為客戶周年慶?；顒犹峁┎牧稀n案利用權(quán)限分三個層次：可向大眾開放的；公司內(nèi)部職工可利用的；涉及知識產(chǎn)權(quán)等方面的重要檔案作為資產(chǎn)保存，嚴格限制利用。西門子公司重視分支機構(gòu)（包括海外機構(gòu)）的檔案工作，公司制訂了統(tǒng)一的檔案管理要求，有的分支機構(gòu)也設(shè)了檔案館。對于產(chǎn)權(quán)變動企業(yè)的檔案，檔案館表示了擔憂，如果提前知道情況應(yīng)能保證檔案收集，否則有難度。關(guān)于人事檔案，只有人離開了或去世了，其檔案才進檔案館永久保存。1971年西門子檔案館開始電子化檔案管理的嘗試，1993年開發(fā)出檔案管理軟件。2.德國空中客車公司檔案館空中客車公司（以下簡稱空客）有35年歷史，分布在法國、德國、英國、西班牙等不同國家，我們訪問的是位于歐洲第二大港口漢堡市的空客公司檔案館。檔案館負責人米歇爾先生接待了考察團，并介紹了空客紙質(zhì)檔案的管理情況。空客過去有200多個檔案室分別管理檔案，近2-3年才在漢堡建檔案館，集中管理公司在德國境內(nèi)的檔案。公司決定將檔案集中管理的原因：其一，檔案需要大量利用，集中管理有利于快速全面查找；其二，便于全面了解技術(shù)歷史，有利于空客產(chǎn)品的研發(fā)；其三，有利于法律機構(gòu)因法律糾紛、賠償?shù)仁掠蓪υ甲C據(jù)的快速查找。其中第三個原因最為重要?？湛图堎|(zhì)檔案裝入檔案盒后保存在集裝箱。集裝箱經(jīng)過質(zhì)檢局檢測，具有防潮、恒溫、可漂浮等功能，符合檔案的長期保管要求。每個集裝箱可存放446個檔案盒，約2230個檔案夾。每個檔案夾都帶有芯片條形碼，可跟蹤檔案的利用情況。芯片條形碼包含的信息為檔案夾、檔案盒、架、柜、室號，索引系統(tǒng)還有檔案內(nèi)容說明。只有持工作卡的人才能取檔案夾。現(xiàn)漢堡檔案館共有35人，紙質(zhì)檔案2000多萬份。過去檔案的保管期限是99年，現(xiàn)在與飛機的存在時間一致。德國對私人檔案不進行任何監(jiān)督。在私人檔案中有十分重要的經(jīng)濟檔案，即工業(yè)、金融、商業(yè)等方面的檔案。德國資產(chǎn)階級曾經(jīng)作過在某種程度上集中經(jīng)濟檔案的嘗試。

1900年，路易港(在萊茵河南岸)的商業(yè)團體首先提出了建立專門經(jīng)濟檔案館的問題。1906年，在科隆有許多人支持這種想法。于是，在萊茵河沿岸諸邦九個商業(yè)團體和威斯特法利亞邦九個商業(yè)團體的支援下，成立了第一個經(jīng)濟檔案館：萊茵一威斯特法利亞經(jīng)濟檔案館。第一個經(jīng)濟檔案館所以在這里出現(xiàn)，。是因為這個地區(qū)的經(jīng)濟很發(fā)達，資本十分集中。送交經(jīng)濟檔案館的都是歷史檔案，而且只是由經(jīng)濟檔案館代為保管，原主仍保留著所有權(quán)，可以隨時取走。除上述商業(yè)團體外，科隆鐵路公司、埃森鐵路公司、沙夫豪森銀行、北海一萊茵航運公司、斯托爾堡鑄鐵工廠等的檔案，以及前普魯土內(nèi)閣總理康普浩曾(此人是一個大銀行家和科隆商業(yè)團體的代表)的許多檔案，也都送交這個檔案館保管。萊茵一威斯特法利亞經(jīng)濟檔案館設(shè)在一個經(jīng)過改建的舊教堂內(nèi)，它由一個理事會管理。理事會的成員包括：科隆商業(yè)團體的代表，科隆市歷史檔案館館長，市長，市參議會議員二人，對外政策團體的代表三人，高等商業(yè)學校校長，該檔案館館長。福建省南紙股份有限公司是以生產(chǎn)新聞紙為主業(yè)的國有大型一檔造紙企業(yè)，原名南平造紙廠，投產(chǎn)于1958年。1998年5月經(jīng)省政府批準為上市公司，現(xiàn)為國家級520家重點企業(yè)之一。主導產(chǎn)品新聞紙生產(chǎn)能力，從早期的3.4萬噸增為30萬噸，投產(chǎn)以來，累計為國家提供了近320萬噸新聞紙，為我國的造紙工業(yè)和福建省經(jīng)濟發(fā)展作出了應(yīng)有的貢獻。南紙檔案館是經(jīng)國家檔案局批準設(shè)立的企業(yè)檔案館。株洲市自來水有限責任公司始建于1956年，是一家日供水能力125萬立方米、供水人口約90萬人，集制水、供水、售水、工程設(shè)計、建筑工程安裝、純凈水和凈水劑生產(chǎn)、房地產(chǎn)開發(fā)于一體的國有大型供水企業(yè)。該公司檔案館是1984年6月在原檔案室的基礎(chǔ)上設(shè)立的,是湖南省第一個企業(yè)檔案館。這個檔案館雖僅兩年歷史,但顯示了旺盛的生命力,受到世人的矚目。它的成長之路給企業(yè)檔案館的建設(shè)與發(fā)展提供了新鮮經(jīng)驗。鞍山鋼鐵集團公司，是中華人民共和國