公司發(fā)貨制度流程

公司發(fā)貨制度流程?一、目的本制度旨在規(guī)范公司發(fā)貨流程，確保貨物準確、及時、安全地送達客戶手中，提高客戶滿意度，維護公司良好形象，特制定本發(fā)貨制度流程。

二、適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品的發(fā)貨業(yè)務。

三、職責分工銷售部門1.負責接收客戶訂單，與客戶溝通發(fā)貨細節(jié)，包括發(fā)貨時間、發(fā)貨方式、收貨地址等信息，并確保訂單信息準確無誤。2.根據(jù)訂單要求，制作發(fā)貨通知單，詳細注明產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息，并傳遞給倉庫管理部門。3.跟進發(fā)貨進度，及時與客戶溝通貨物運輸情況，處理客戶關于發(fā)貨的疑問和反饋。

倉庫管理部門1.負責根據(jù)銷售部門提供的發(fā)貨通知單，組織貨物的揀選、包裝和發(fā)貨工作。2.對貨物進行嚴格的檢驗，確保貨物質(zhì)量符合訂單要求，數(shù)量準確無誤。3.負責安排合適的運輸車輛或物流公司，確保貨物安全、及時運輸。4.在發(fā)貨后，及時更新庫存系統(tǒng)，記錄發(fā)貨時間、數(shù)量、單號等信息，確保庫存數(shù)據(jù)的準確性。

物流部門1.根據(jù)倉庫管理部門的安排，及時安排運輸車輛或聯(lián)系物流公司，確保貨物按時發(fā)運。2.負責辦理貨物運輸?shù)南嚓P手續(xù)，如填寫運單、報關單等，確保運輸過程合法合規(guī)。3.跟蹤貨物運輸狀態(tài)，及時向倉庫管理部門和銷售部門反饋運輸信息，如貨物到達時間、是否有異常情況等。

財務部門1.負責審核發(fā)貨通知單與訂單的一致性，確保發(fā)貨數(shù)量和金額準確無誤。2.根據(jù)發(fā)貨情況，開具發(fā)票，并及時與客戶進行結(jié)算。3.對發(fā)貨過程中的費用進行核算和控制，確保成本合理。

四、發(fā)貨流程

訂單接收與審核1.銷售部門通過電話、郵件、電商平臺等渠道接收客戶訂單。訂單內(nèi)容應包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等詳細信息。2.銷售部門對訂單進行初步審核，檢查訂單信息的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)訂單信息有誤，及時與客戶溝通更正。3.審核通過后的訂單，銷售部門制作發(fā)貨通知單。發(fā)貨通知單應包含訂單編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期、收貨地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等內(nèi)容，并確保與訂單信息一致。

發(fā)貨準備1.倉庫管理部門收到銷售部門傳遞的發(fā)貨通知單后，安排專人進行貨物揀選。揀選人員根據(jù)發(fā)貨通知單上的產(chǎn)品信息，到相應的倉庫貨位上挑選貨物，確保貨物的規(guī)格、數(shù)量準確無誤。2.在貨物揀選過程中，揀選人員對貨物進行初步檢查，查看貨物外觀是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，及時報告?zhèn)}庫主管，并與銷售部門溝通處理。3.揀選完成的貨物運至包裝區(qū)域，包裝人員根據(jù)產(chǎn)品特點和運輸要求，選擇合適的包裝材料進行包裝。包裝應牢固、美觀，能夠有效保護貨物在運輸過程中不受損壞。4.包裝完成后，在貨物外包裝上粘貼發(fā)貨標簽，標簽內(nèi)容應包括訂單編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息，以便于運輸和客戶識別。

發(fā)貨檢驗1.貨物包裝完成后，由質(zhì)量檢驗人員對貨物進行最終檢驗。檢驗內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、包裝等方面，確保貨物完全符合訂單要求。2.檢驗合格的貨物，質(zhì)量檢驗人員在發(fā)貨通知單上簽字確認，并在貨物外包裝上加蓋"檢驗合格"章。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或其他不符合要求的情況，質(zhì)量檢驗人員應及時通知倉庫管理部門和銷售部門，待問題解決后再進行發(fā)貨。

發(fā)貨安排1.倉庫管理部門根據(jù)發(fā)貨通知單和貨物檢驗情況，安排運輸車輛或聯(lián)系物流公司進行發(fā)貨。對于緊急訂單，應優(yōu)先安排發(fā)貨，確保貨物能夠按時送達客戶手中。2.在選擇運輸方式時，應綜合考慮貨物性質(zhì)、運輸距離、運輸時間、運輸成本等因素，選擇最合適的運輸方式。對于價值較高、易損的貨物，應優(yōu)先選擇安全性較高的運輸方式，如專車運輸或航空運輸。3.倉庫管理部門與運輸車輛司機或物流公司辦理貨物交接手續(xù)，填寫貨物交接清單，明確貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝等信息，并雙方簽字確認。4.在貨物裝車過程中，應注意貨物的擺放方式，避免貨物在運輸過程中相互擠壓、碰撞。對于易碎品、精密儀器等特殊貨物，應采取相應的防護措施，確保貨物安全運輸。

發(fā)貨信息傳遞1.倉庫管理部門在貨物發(fā)貨后，及時將發(fā)貨信息傳遞給銷售部門和物流部門。發(fā)貨信息包括發(fā)貨時間、發(fā)貨單號、運輸方式、預計到達時間等內(nèi)容。2.銷售部門收到發(fā)貨信息后，及時與客戶溝通，告知客戶貨物已發(fā)貨及預計到達時間，并提供發(fā)貨單號等查詢信息，以便客戶跟蹤貨物運輸狀態(tài)。3.物流部門根據(jù)發(fā)貨信息，跟蹤貨物運輸狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)運輸過程中出現(xiàn)異常情況，如延誤、破損等，及時與倉庫管理部門和銷售部門溝通，并采取相應的措施進行處理。

發(fā)票開具與結(jié)算1.財務部門根據(jù)發(fā)貨情況，及時開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應與訂單信息一致，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、稅率等信息。2.發(fā)票開具后，財務部門及時將發(fā)票傳遞給銷售部門或直接寄送給客戶。同時，財務部門根據(jù)發(fā)票金額和收款情況，與客戶進行結(jié)算，確保公司資金及時回籠。3.財務部門定期對發(fā)貨業(yè)務進行財務核算和分析，統(tǒng)計發(fā)貨數(shù)量、金額、成本等數(shù)據(jù)，為公司決策提供依據(jù)。

五、發(fā)貨相關規(guī)定

發(fā)貨時間規(guī)定1.公司應按照與客戶約定的發(fā)貨時間準時發(fā)貨。如因特殊原因需要延遲發(fā)貨，銷售部門應提前與客戶溝通并取得客戶同意。2.對于緊急訂單，公司應在規(guī)定的時間內(nèi)完成發(fā)貨。具體緊急訂單的發(fā)貨時間要求由銷售部門根據(jù)客戶需求確定，并通知倉庫管理部門和其他相關部門。

發(fā)貨方式規(guī)定1.公司發(fā)貨方式主要包括專車運輸、快遞運輸、物流托運等。具體發(fā)貨方式由銷售部門根據(jù)訂單情況和客戶要求進行選擇。2.對于價值較高、易損、時效性要求強的貨物，應優(yōu)先選擇專車運輸或航空快遞等方式進行發(fā)貨，確保貨物安全、及時送達。3.在選擇物流公司時，應選擇具有良好信譽、服務質(zhì)量高、運輸安全可靠的物流公司，并與其簽訂運輸合同，明確雙方的權利和義務。

貨物包裝規(guī)定1.貨物包裝應符合國家相關標準和運輸要求，確保貨物在運輸過程中不受損壞。2.對于不同類型的產(chǎn)品，應根據(jù)其特點選擇合適的包裝材料和包裝方式。如電子產(chǎn)品應采用防靜電包裝，易碎品應采用防震、抗壓包裝等。3.包裝標識應清晰、準確，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、收貨地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息，以便于運輸和客戶識別。

貨物運輸保險規(guī)定1.對于價值較高、易損的貨物，銷售部門應根據(jù)客戶要求或公司規(guī)定，為貨物購買運輸保險。2.在辦理貨物運輸保險時，應如實填寫保險單，明確貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價值等信息，并按照保險公司的要求繳納保險費用。3.如貨物在運輸過程中發(fā)生損失或損壞，銷售部門應及時通知保險公司，并協(xié)助客戶辦理理賠手續(xù)。

六、發(fā)貨異常處理

貨物短缺或損壞1.如客戶收到貨物后發(fā)現(xiàn)貨物短缺或損壞，應及時與銷售部門聯(lián)系。銷售部門接到客戶反饋后，立即通知倉庫管理部門和物流部門進行調(diào)查。2.倉庫管理部門對庫存記錄和發(fā)貨過程進行核實，查找貨物短缺或損壞的原因。如系倉庫發(fā)貨環(huán)節(jié)造成的問題，倉庫管理部門應承擔相應責任，并及時補貨或賠償客戶損失。3.物流部門對運輸過程進行調(diào)查，查看是否存在貨物丟失、損壞等情況。如系運輸環(huán)節(jié)造成的問題，物流部門應按照運輸合同的約定承擔相應責任，并協(xié)助倉庫管理部門處理客戶問題。4.銷售部門及時與客戶溝通，說明情況并提出解決方案。如客戶同意補貨或換貨，倉庫管理部門應盡快安排發(fā)貨；如客戶要求賠償，銷售部門應按照公司規(guī)定進行賠償處理，并跟蹤處理結(jié)果，確保客戶滿意。

運輸延誤1.如因不可抗力或物流公司原因?qū)е仑浳镞\輸延誤，物流部門應及時通知倉庫管理部門和銷售部門，并向客戶說明情況。2.物流部門與物流公司協(xié)商解決運輸延誤問題，督促物流公司盡快安排運輸，確保貨物盡快送達客戶手中。3.銷售部門及時與客戶溝通，安撫客戶情緒，并根據(jù)客戶需求提供相應的解決方案，如提供貨物預計到達時間、為客戶提供一定的補償?shù)龋M量減少運輸延誤對客戶造成的影響。

客戶拒收1.如客戶拒收貨物，銷售部門應及時了解客戶拒收的原因，并與客戶進行溝通協(xié)商。2.如因產(chǎn)品質(zhì)量問題或發(fā)貨錯誤導致客戶拒收，銷售部門應通知倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗部門進行處理。倉庫管理部門負責將貨物退回倉庫，質(zhì)量檢驗部門對貨物進行重新檢驗，查明問題原因并進行整改。整改完成后，重新安排發(fā)貨給客戶。3.如因客戶自身原因拒收貨物，銷售部門應與客戶協(xié)商解決辦法，如客戶同意重新發(fā)貨，倉庫管理部門應盡快安排發(fā)貨；如客戶不同意重新發(fā)貨，銷售部門應按照公司規(guī)定處理相關事宜，如辦理退貨手續(xù)、結(jié)算貨款等，并跟蹤處理結(jié)果，確保公司利益不受損失。

七、發(fā)貨記錄與檔案管理1.倉庫管理部門負責建立發(fā)貨記錄臺賬，詳細記錄每一筆發(fā)貨業(yè)務的訂單編號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨時間、發(fā)貨單號、運輸方式、收貨地址、客戶名稱等信息。發(fā)貨記錄臺賬應妥善保存，以便查詢和核對。2.銷售部門和物流部門應根據(jù)各自職責，及時收集和整理發(fā)貨過程中產(chǎn)生的相關資料，如發(fā)貨通知單、貨物交接清單、運輸合同、發(fā)票等，并按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。3.發(fā)貨記錄和檔案保存期限應符合公司相關規(guī)定和法律法規(guī)要求，一般為[X]年。在保存期限內(nèi)，如因業(yè)務需要查詢發(fā)貨記錄或檔案資料，應按照規(guī)定的流程進行申請和審批。

八、監(jiān)督與考核1.公司設立發(fā)貨業(yè)務監(jiān)督小組，定期對發(fā)貨流程執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由銷售部門、倉庫管理部門、物流部門、質(zhì)量檢驗部門、財務部門等相關人員組成。2.監(jiān)督小組對發(fā)貨業(yè)務進行全面檢查，包括訂單處理、發(fā)貨準備、發(fā)貨檢驗、發(fā)貨安排、發(fā)貨信息傳遞、發(fā)票開具與結(jié)算等環(huán)節(jié)，檢查各部門是否按照制度流程操作，是否存在違規(guī)行為。3.對于發(fā)貨業(yè)務執(zhí)行情況良好的部門和個人，公司給予表彰和獎勵；對于違反發(fā)貨制度流程的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批