供應(yīng)商對(duì)賬管理制度

供應(yīng)商對(duì)賬管理制度?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司與供應(yīng)商之間的財(cái)務(wù)管理，規(guī)范對(duì)賬流程，確保雙方賬目清晰、準(zhǔn)確，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司與所有供應(yīng)商之間的對(duì)賬業(yè)務(wù)。3.職責(zé)分工采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通對(duì)賬事宜，提供采購訂單、收貨記錄等相關(guān)資料。協(xié)助財(cái)務(wù)部門核對(duì)賬目，對(duì)差異原因進(jìn)行初步調(diào)查和解釋。倉庫部門負(fù)責(zé)提供準(zhǔn)確的收貨入庫數(shù)據(jù)，包括貨物的品種、數(shù)量、規(guī)格等信息。配合財(cái)務(wù)部門和采購部門進(jìn)行賬目核對(duì)，對(duì)實(shí)物差異情況進(jìn)行說明。財(cái)務(wù)部門主導(dǎo)供應(yīng)商對(duì)賬工作，負(fù)責(zé)核對(duì)賬目數(shù)據(jù)，編制對(duì)賬單。對(duì)賬目差異進(jìn)行深入分析，查明原因，提出處理建議，并跟蹤處理結(jié)果。負(fù)責(zé)保存對(duì)賬相關(guān)資料，建立供應(yīng)商對(duì)賬檔案。

二、對(duì)賬周期1.原則上，每月[X]日前完成上月與供應(yīng)商的對(duì)賬工作。對(duì)于業(yè)務(wù)量較小或合作關(guān)系穩(wěn)定的供應(yīng)商，可適當(dāng)延長對(duì)賬周期，但最長不超過季度末。2.如遇特殊情況，如供應(yīng)商交貨延遲、賬目調(diào)整等，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行臨時(shí)對(duì)賬，確保問題得到及時(shí)解決。

三、對(duì)賬流程

（一）準(zhǔn)備工作1.每月末，財(cái)務(wù)部門從采購系統(tǒng)導(dǎo)出當(dāng)月采購訂單明細(xì)，同時(shí)向倉庫部門獲取當(dāng)月收貨入庫明細(xì)。2.采購部門整理當(dāng)月與供應(yīng)商的溝通記錄、變更訂單等資料，并提交給財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購訂單明細(xì)和收貨入庫明細(xì)，初步核對(duì)采購數(shù)量和入庫數(shù)量是否一致，對(duì)存在差異的情況進(jìn)行標(biāo)記。

（二）發(fā)送對(duì)賬單1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)準(zhǔn)備好的數(shù)據(jù)，編制供應(yīng)商對(duì)賬單。對(duì)賬單應(yīng)包含以下內(nèi)容：供應(yīng)商名稱、編號(hào)。對(duì)賬期間。期初余額。本期采購金額、數(shù)量。本期收貨金額、數(shù)量。本期退貨金額、數(shù)量。期末余額。備注（如有特殊事項(xiàng)說明）。2.對(duì)賬單編制完成后，由財(cái)務(wù)部門通過郵件、傳真或供應(yīng)商對(duì)賬系統(tǒng)等方式發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)回復(fù)確認(rèn)。

（三）供應(yīng)商確認(rèn)1.供應(yīng)商收到對(duì)賬單后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行核對(duì)，并將確認(rèn)結(jié)果反饋給公司。2.如供應(yīng)商對(duì)賬單內(nèi)容無異議，應(yīng)在對(duì)賬單上加蓋公章或財(cái)務(wù)專用章，并注明"賬目相符"字樣后回傳。3.如供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)賬目存在差異，應(yīng)詳細(xì)說明差異內(nèi)容及原因，并提供相關(guān)證明材料，一并反饋給公司。

（四）差異核對(duì)與處理1.財(cái)務(wù)部門收到供應(yīng)商反饋的對(duì)賬單后，對(duì)差異情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并與采購部門、倉庫部門溝通，共同核實(shí)差異原因。2.數(shù)量差異如因收貨數(shù)量與采購訂單數(shù)量不符，倉庫部門應(yīng)提供實(shí)際收貨情況說明，采購部門應(yīng)查明原因，如為供應(yīng)商發(fā)貨錯(cuò)誤、運(yùn)輸途中損耗等，由采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。如因我方收貨記錄錯(cuò)誤，倉庫部門應(yīng)及時(shí)更正收貨數(shù)據(jù)，并重新進(jìn)行核對(duì)。3.金額差異如因價(jià)格調(diào)整、折扣、返利等原因?qū)е陆痤~差異，采購部門應(yīng)提供相關(guān)合同或協(xié)議作為依據(jù)，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。如因發(fā)票開具錯(cuò)誤、未及時(shí)入賬等原因?qū)е陆痤~差異，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通，要求其及時(shí)更正發(fā)票或提供正確的入賬憑證。4.對(duì)于雙方無法協(xié)商一致的差異事項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)填寫《供應(yīng)商對(duì)賬差異處理單》，詳細(xì)記錄差異情況、處理建議及跟蹤進(jìn)度，并提交給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。5.審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照處理建議進(jìn)行賬目調(diào)整，并跟蹤調(diào)整結(jié)果，確保雙方賬目最終一致。

（五）對(duì)賬結(jié)果確認(rèn)與存檔1.經(jīng)過差異核對(duì)與處理后，雙方賬目達(dá)成一致的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與供應(yīng)商再次確認(rèn)對(duì)賬單，并要求供應(yīng)商簽署"賬目已核對(duì)無誤"的確認(rèn)函。2.財(cái)務(wù)部門將對(duì)賬單、供應(yīng)商確認(rèn)函、差異處理單等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，建立供應(yīng)商對(duì)賬檔案。檔案保存期限按照公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

四、對(duì)賬紀(jì)律1.參與對(duì)賬工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)制度和公司規(guī)定，保守商業(yè)秘密，不得泄露對(duì)賬過程中的敏感信息。2.對(duì)賬人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保對(duì)賬數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。如因工作失誤導(dǎo)致賬目錯(cuò)誤或延誤，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人在對(duì)賬過程中弄虛作假、隱瞞事實(shí)，如有違反規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予嚴(yán)肅處理，涉及違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理。

五、監(jiān)督與考核1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)供應(yīng)商對(duì)賬工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保對(duì)賬流程規(guī)范執(zhí)行，賬目清晰準(zhǔn)確。2.建立供應(yīng)商對(duì)賬工作考核機(jī)制，對(duì)采購部門、倉庫部門和財(cái)務(wù)部門的對(duì)賬工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括對(duì)賬及時(shí)性、準(zhǔn)確性、差異處理效率等。3.對(duì)于在供應(yīng)商對(duì)賬工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；對(duì)于工作不力、導(dǎo)致