公司OA辦公自動化系統(tǒng)管理制度

公司OA辦公自動化系統(tǒng)管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司OA辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱"OA系統(tǒng)"）的使用與管理，提高工作效率，促進信息共享與協(xié)同辦公，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則合法合規(guī)原則：OA系統(tǒng)的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。安全保密原則：確保系統(tǒng)信息安全，防止信息泄露、篡改和丟失。高效便捷原則：充分利用系統(tǒng)功能，提高工作效率，實現(xiàn)便捷辦公。權(quán)責明確原則：明確各部門及人員在系統(tǒng)使用中的職責和權(quán)限。

二、職責分工1.信息管理部門負責OA系統(tǒng)的日常維護、技術(shù)支持和優(yōu)化升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。制定和完善OA系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)規(guī)范和操作流程。對系統(tǒng)使用情況進行監(jiān)控和統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)運行中的問題。2.行政部門負責OA系統(tǒng)的推廣應(yīng)用和培訓(xùn)工作，提高員工對系統(tǒng)的認知和使用能力。制定和更新OA系統(tǒng)用戶手冊、操作指南等培訓(xùn)資料。協(xié)助信息管理部門處理系統(tǒng)使用過程中的技術(shù)問題和用戶反饋。3.各部門負責人負責本部門員工OA系統(tǒng)使用的指導(dǎo)和監(jiān)督，確保員工正確、規(guī)范地使用系統(tǒng)。督促本部門員工及時處理OA系統(tǒng)中的工作任務(wù)和審批流程，提高工作效率。配合行政部門開展OA系統(tǒng)培訓(xùn)工作，根據(jù)部門實際需求提出培訓(xùn)建議。4.全體員工嚴格按照本制度及相關(guān)操作指南使用OA系統(tǒng)，遵守系統(tǒng)使用規(guī)范。及時在OA系統(tǒng)中處理工作任務(wù)、提交審批申請、共享信息等，確保工作流程順暢。保守系統(tǒng)信息安全，妥善保管個人賬號和密碼，不得擅自將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。

三、系統(tǒng)使用規(guī)范1.賬號管理員工入職時，由行政部門負責為其開通OA系統(tǒng)賬號，并告知初始密碼。員工應(yīng)在首次登錄系統(tǒng)后及時修改密碼，確保密碼強度符合公司要求（密碼長度不少于[X]位，包含字母、數(shù)字和特殊字符）。員工離職或崗位調(diào)動時，所在部門負責人應(yīng)及時通知行政部門，由行政部門負責停用或調(diào)整其OA系統(tǒng)賬號權(quán)限。員工應(yīng)妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號共享給他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或存在安全風(fēng)險，應(yīng)立即聯(lián)系行政部門進行處理。2.信息發(fā)布與共享信息發(fā)布應(yīng)遵循準確、及時、規(guī)范的原則。發(fā)布的內(nèi)容應(yīng)確保真實可靠，不得發(fā)布虛假、有害、違法違規(guī)信息。各類通知、公告、規(guī)章制度等重要信息應(yīng)通過OA系統(tǒng)的"通知公告"模塊發(fā)布，確保全體員工能夠及時知曉。部門內(nèi)部或跨部門之間需要共享的文件、資料等，應(yīng)上傳至OA系統(tǒng)的相應(yīng)共享文件夾，并設(shè)置合理的訪問權(quán)限。共享信息應(yīng)定期進行整理和更新，確保其時效性和準確性。員工在發(fā)布信息或共享文件時，應(yīng)填寫清晰、準確的標題和內(nèi)容摘要，以便其他員工快速了解信息要點。3.工作流程處理員工在辦理各類審批事項、申請休假、報銷費用等工作時，應(yīng)按照公司規(guī)定的流程在OA系統(tǒng)中提交申請。申請內(nèi)容應(yīng)完整、準確，上傳的附件應(yīng)清晰、齊全，符合審批要求。審批人應(yīng)在收到審批申請后及時進行處理，按照規(guī)定的審批權(quán)限和流程進行審核。如需補充信息或要求申請人修改申請內(nèi)容，應(yīng)及時與申請人溝通，并在OA系統(tǒng)中注明意見。對于緊急事項或特殊情況，員工可通過電話、郵件等方式與審批人溝通，但事后應(yīng)及時在OA系統(tǒng)中補全申請和審批流程。已完成的工作流程應(yīng)及時歸檔保存，以便查詢和追溯。員工可在OA系統(tǒng)中查看已提交申請的審批進度和結(jié)果，如有疑問可與相關(guān)審批人或行政部門聯(lián)系。4.系統(tǒng)操作要求員工應(yīng)熟練掌握OA系統(tǒng)的基本操作方法，按照系統(tǒng)提示進行操作。在使用過程中遇到問題，可參考系統(tǒng)幫助文檔或向行政部門咨詢。操作OA系統(tǒng)時應(yīng)保持計算機及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定，避免因網(wǎng)絡(luò)故障、系統(tǒng)故障等原因影響工作。如遇系統(tǒng)故障或無法正常登錄等情況，應(yīng)及時聯(lián)系信息管理部門進行處理，并采取其他臨時措施確保工作不受影響。員工在使用OA系統(tǒng)過程中應(yīng)注意保護系統(tǒng)資源，不得進行惡意攻擊、篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)、傳播病毒等損害系統(tǒng)安全的行為。

四、信息安全管理1.安全策略信息管理部門應(yīng)制定完善的OA系統(tǒng)安全策略，包括用戶認證與授權(quán)、數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份與恢復(fù)等措施，確保系統(tǒng)信息安全。定期對OA系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。根據(jù)安全評估結(jié)果，調(diào)整和優(yōu)化安全策略，提高系統(tǒng)安全防護能力。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)信息管理部門應(yīng)定期對OA系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地保存。備份周期應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化頻率確定，一般為每天或每周進行一次全量備份，每小時或每天進行一次增量備份。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證業(yè)務(wù)的連續(xù)性。3.用戶權(quán)限管理根據(jù)員工的工作職責和崗位需求，嚴格設(shè)置OA系統(tǒng)用戶權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保員工僅具有完成其工作所需的最低權(quán)限。定期對用戶權(quán)限進行審查和清理，對于離職、崗位調(diào)動或不再需要某些系統(tǒng)權(quán)限的員工，及時調(diào)整其權(quán)限，避免權(quán)限濫用。加強對系統(tǒng)管理員賬號的管理，嚴格控制管理員權(quán)限的使用。管理員應(yīng)定期更換密碼，并對操作行為進行審計記錄。4.安全培訓(xùn)與教育行政部門應(yīng)定期組織OA系統(tǒng)安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全知識、信息保密規(guī)定、系統(tǒng)操作安全注意事項等。在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)加入OA系統(tǒng)安全方面的內(nèi)容，使其了解系統(tǒng)安全要求和注意事項。通過內(nèi)部宣傳、案例分析等方式，向員工普及信息安全知識，提醒員工注意保護個人信息和公司信息安全，防止因疏忽導(dǎo)致信息泄露。

五、系統(tǒng)維護與升級1.日常維護信息管理部門應(yīng)安排專人負責OA系統(tǒng)的日常監(jiān)控和維護工作，實時關(guān)注系統(tǒng)運行狀態(tài)，及時處理系統(tǒng)故障和異常情況。定期對系統(tǒng)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施進行檢查和維護，確保其正常運行。對系統(tǒng)軟件進行日常巡檢，及時清理系統(tǒng)垃圾文件、優(yōu)化系統(tǒng)性能。監(jiān)控系統(tǒng)日志，對用戶操作行為、系統(tǒng)錯誤信息等進行分析，發(fā)現(xiàn)潛在問題及時采取措施進行處理。2.故障處理當OA系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，信息管理部門應(yīng)立即啟動故障應(yīng)急預(yù)案，迅速判斷故障原因并采取相應(yīng)的解決措施。對于一般性故障，應(yīng)在最短時間內(nèi)恢復(fù)系統(tǒng)正常運行；對于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)及時組織技術(shù)人員進行搶修，并向受影響的用戶通報故障情況和預(yù)計恢復(fù)時間。故障處理完成后，應(yīng)對故障原因進行深入分析總結(jié)，形成故障報告。針對故障暴露的問題，制定改進措施，防止類似故障再次發(fā)生。3.升級管理信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、系統(tǒng)功能優(yōu)化要求以及安全漏洞修復(fù)需要，及時制定OA系統(tǒng)升級計劃。在進行系統(tǒng)升級前，應(yīng)進行充分的測試，確保升級后的系統(tǒng)功能正常、數(shù)據(jù)完整、兼容性良好。測試內(nèi)容包括功能測試、性能測試、安全測試等。升級過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和風(fēng)險防范措施，制定詳細的升級步驟和回滾方案。如升級過程中出現(xiàn)問題，能夠及時恢復(fù)到升級前的狀態(tài)。系統(tǒng)升級完成后，應(yīng)組織相關(guān)人員進行培訓(xùn)，使其熟悉新系統(tǒng)的功能和操作方法。同時，對升級后的系統(tǒng)運行情況進行跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決出現(xiàn)的問題。

六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門負責對OA系統(tǒng)的使用情況進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括信息發(fā)布的規(guī)范性、工作流程的執(zhí)行情況、賬號使用的合規(guī)性等。信息管理部門負責對OA系統(tǒng)的技術(shù)運行情況進行監(jiān)督檢查，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行，數(shù)據(jù)安全可靠。監(jiān)督檢查可采用系統(tǒng)后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、實地查看、問卷調(diào)查、用戶反饋等方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.考核評價將OA系統(tǒng)的使用情況納入員工績效考核體系，作為員工工作業(yè)績評價的重要依據(jù)之一。考核指標包括系統(tǒng)操作熟練程度、工作任務(wù)完成情況、信息共享與協(xié)同效果等。各部門負責人應(yīng)負責對本部門員工的OA系統(tǒng)使用情況進行考核評價，并定期向行政部門報送考核結(jié)果。根據(jù)考核評價結(jié)果，對在OA系統(tǒng)使用中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對使用不當、影響工作效率或違反系統(tǒng)