文件保密管理制度10574

文件保密管理制度10574?1.目的為加強(qiáng)公司文件保密管理，確保公司文件信息的安全，防止公司機(jī)密文件泄露，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中涉及的各類文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、存儲介質(zhì)等。3.定義機(jī)密文件：指關(guān)系公司安全和利益，依照特定程序確定，在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的文件。秘密文件：指涉及公司重要事項(xiàng)，不宜公開，在一定時(shí)間和范圍內(nèi)需保密的文件。內(nèi)部文件：指供公司內(nèi)部使用，不對外公開，但不屬于機(jī)密或秘密的文件。二、保密職責(zé)1.公司管理層負(fù)責(zé)確定公司文件保密工作的方針、政策和策略。審批公司重要機(jī)密文件的密級劃分和保密期限。監(jiān)督、檢查公司文件保密管理制度的執(zhí)行情況。2.保密管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司文件保密管理制度，并組織實(shí)施。定期對公司員工進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識。負(fù)責(zé)公司機(jī)密文件的標(biāo)識、登記、保管、借閱、銷毀等工作。對違反文件保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。3.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件保密工作的管理，確保本部門員工遵守公司文件保密制度。對本部門涉及的機(jī)密文件進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，明確文件的密級和保密期限。定期檢查本部門文件的保密情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。4.文件承辦人員嚴(yán)格遵守公司文件保密制度，妥善保管所承辦的文件，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露文件內(nèi)容。在文件處理完畢后，及時(shí)將文件交回保密管理部門或按規(guī)定歸檔。對文件的密級、保密期限等信息嚴(yán)格保密，不得隨意更改。三、文件的分類與密級劃分1.文件分類行政文件：包括公司的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)活動的各類文件，如合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料等。財(cái)務(wù)文件：公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、審計(jì)報(bào)告等。人事文件：員工檔案、薪資資料、績效考核記錄等。2.密級劃分絕密級：指公司最重要的機(jī)密文件，一旦泄露會使公司的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害。如公司核心技術(shù)資料、重大商業(yè)機(jī)密等。機(jī)密級：指關(guān)系公司重要利益，泄露后會使公司的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件。如重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等。秘密級：指涉及公司一般利益，泄露后會使公司的安全和利益遭受一定損害的文件。如內(nèi)部工作流程、一般性業(yè)務(wù)資料等。內(nèi)部文件：不涉及公司機(jī)密信息，供公司內(nèi)部交流使用的文件。四、文件的制作與標(biāo)識1.文件制作擬制文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定密級，并在文件首頁標(biāo)注密級標(biāo)識。涉及多個(gè)部門的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)確定密級，并征求其他相關(guān)部門意見。嚴(yán)禁將機(jī)密文件與普通文件混編、混印。2.文件標(biāo)識絕密級文件：在文件首頁左上角標(biāo)注"絕密★[保密期限]"字樣，保密期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不超過三十年。機(jī)密級文件：在文件首頁左上角標(biāo)注"機(jī)密★[保密期限]"字樣，保密期限一般不超過二十年。秘密級文件：在文件首頁左上角標(biāo)注"秘密★[保密期限]"字樣，保密期限一般不超過十年。內(nèi)部文件：在文件首頁左上角標(biāo)注"內(nèi)部資料，注意保存"字樣。五、文件的登記與保管1.文件登記保密管理部門應(yīng)建立文件登記臺賬，對公司所有文件進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄文件的名稱、文號、密級、來源、去向、發(fā)放范圍、保管期限等信息。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件的登記工作，定期將文件登記情況報(bào)送保密管理部門。2.文件保管紙質(zhì)文件：機(jī)密文件應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或保密文件柜中，并指定專人負(fù)責(zé)保管。秘密文件和內(nèi)部文件應(yīng)存放在有鎖的文件柜中，由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管。文件保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。電子文件：機(jī)密電子文件應(yīng)存儲在加密的存儲介質(zhì)中，并設(shè)置訪問密碼。秘密電子文件和內(nèi)部電子文件應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，進(jìn)行權(quán)限管理，限制訪問人員范圍。定期對電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲介質(zhì)：存儲有機(jī)密文件的存儲介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明密級和編號，并采取加密、物理隔離等保護(hù)措施。對廢棄的存儲介質(zhì)，應(yīng)進(jìn)行格式化或銷毀處理，確保其中的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。六、文件的借閱與使用1.借閱申請因工作需要借閱機(jī)密文件的，需填寫《機(jī)密文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、密級、借閱用途、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、保密管理部門批準(zhǔn)。借閱秘密文件的，需填寫《秘密文件借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報(bào)保密管理部門備案。借閱內(nèi)部文件的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可借閱。2.借閱審批保密管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)文件的密級和借閱用途確定是否批準(zhǔn)借閱。對于涉及重要機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批流程。審批通過后，借閱人應(yīng)在保密管理部門登記借閱文件的相關(guān)信息，并簽字確認(rèn)。3.借閱期限機(jī)密文件的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。秘密文件的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。內(nèi)部文件的借閱期限由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長不超過[X]個(gè)工作日。4.文件使用借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的文件，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀文件內(nèi)容。在借閱期限內(nèi)，借閱人應(yīng)將文件存放在安全的地方，不得攜帶文件到公共場所或無關(guān)人員處。借閱人使用完文件后，應(yīng)及時(shí)歸還保密管理部門，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告保密管理部門，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、文件的傳遞與交換1.傳遞方式機(jī)密文件應(yīng)通過專人送達(dá)或機(jī)要通信等方式傳遞，確保文件在傳遞過程中的安全。秘密文件和內(nèi)部文件可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、電子郵件等方式傳遞，但應(yīng)采取加密措施，防止文件泄露。2.傳遞要求文件傳遞人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將文件交予無關(guān)人員。在傳遞機(jī)密文件時(shí)，傳遞人員應(yīng)將文件裝入密封的信封或文件袋，并在封口處加蓋密封章。通過電子郵件傳遞文件時(shí)，應(yīng)使用加密軟件對文件進(jìn)行加密，并在郵件主題和正文中注明文件的密級。八、文件的復(fù)印與打印1.復(fù)印與打印申請因工作需要復(fù)印或打印機(jī)密文件的，需填寫《機(jī)密文件復(fù)印/打印申請表》，注明復(fù)印/打印文件的名稱、文號、密級、復(fù)印/打印份數(shù)、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、保密管理部門批準(zhǔn)。復(fù)印或打印秘密文件的，需填寫《秘密文件復(fù)印/打印申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報(bào)保密管理部門備案。復(fù)印或打印內(nèi)部文件的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可進(jìn)行。2.復(fù)印與打印審批保密管理部門對復(fù)印/打印申請進(jìn)行審核，根據(jù)文件的密級和復(fù)印/打印用途確定是否批準(zhǔn)。對于涉及重要機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格控制復(fù)印/打印份數(shù)和范圍。審批通過后，申請人應(yīng)在保密管理部門登記復(fù)印/打印文件的相關(guān)信息，并簽字確認(rèn)。3.復(fù)印與打印要求復(fù)印或打印機(jī)密文件應(yīng)在保密管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)操作。復(fù)印或打印完成后，操作人員應(yīng)將文件交回申請人，并對剩余的復(fù)印件或打印件進(jìn)行銷毀處理。嚴(yán)禁將機(jī)密文件在公司外部的復(fù)印店或打印店進(jìn)行復(fù)印或打印。九、文件的銷毀1.銷毀范圍已超過保管期限且無保存價(jià)值的文件。因工作失誤或其他原因形成的多余、重復(fù)、錯誤的文件。涉及公司機(jī)密信息，需進(jìn)行銷毀處理的文件。2.銷毀申請各部門如需銷毀文件，應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、文號、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、保密管理部門批準(zhǔn)。3.銷毀方式紙質(zhì)文件：一般采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)在保密管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。電子文件：對存儲在存儲介質(zhì)中的電子文件，應(yīng)進(jìn)行格式化或刪除處理，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。對于廢棄的存儲介質(zhì)，應(yīng)進(jìn)行物理銷毀。4.銷毀記錄保密管理部門應(yīng)對文件銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、文號、密級、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。十、保密監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督檢查部門公司保密管理部門負(fù)責(zé)定期對公司各部門的文件保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)配合保密管理部門的工作，確保本部門文件保密制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容文件保密制度的執(zhí)行情況，包括文件的制作、標(biāo)識、登記、保管、借閱、使用、傳遞、復(fù)印、打印、銷毀等環(huán)節(jié)。員工的保密意識和保密行為，是否存在違規(guī)泄露公司文件信息的情況。文件保密設(shè)施的配備和使用情況，如保險(xiǎn)柜、保密文件柜、加密存儲介質(zhì)等。3.檢查方式定期檢查：保密管理部門每年至少組織一次全面的文件保密工作檢查，對各部門的文件保密情況進(jìn)行詳細(xì)檢查和評估。不定期抽查：保密管理部門不定期對各部門的文件保密工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。專項(xiàng)檢查：針對特定時(shí)期或特定事項(xiàng)，如公司重大項(xiàng)目實(shí)施期間、涉及重要機(jī)密文件的處理過程等，開展專項(xiàng)文件保密檢查。4.整改措施對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，保密管理部門應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《文件保密整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定詳細(xì)的整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給保密管理部門。保密管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。十一、違規(guī)處理1.對于違反本文件保密管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.對于泄露公司機(jī)密文件，給公司