集團(tuán)行政管理制度

集團(tuán)行政管理制度?1.目的為規(guī)范集團(tuán)行政管理工作，提高行政工作效率，保障集團(tuán)各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司。3.基本原則（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理。集團(tuán)行政管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各部門、子公司在集團(tuán)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，分級負(fù)責(zé)本部門、本單位的行政管理工作。（2）分工協(xié)作，高效運(yùn)轉(zhuǎn)。明確各部門、各崗位的職責(zé)和權(quán)限，加強(qiáng)部門之間的協(xié)作與配合，確保行政管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。（3）規(guī)范有序，嚴(yán)格執(zhí)行。行政管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和集團(tuán)的各項規(guī)章制度，做到有章可循、規(guī)范有序，并嚴(yán)格執(zhí)行。二、行政管理架構(gòu)及職責(zé)1.行政管理部門集團(tuán)設(shè)立行政管理中心，負(fù)責(zé)集團(tuán)行政管理工作的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。行政管理中心下設(shè)行政辦公室、人力資源部、財務(wù)部等職能部門，各部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)具體的行政管理工作。2.各部門職責(zé)（1）行政辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)公文處理、檔案管理、會議組織、印章管理、辦公用品采購與管理等工作。協(xié)調(diào)集團(tuán)內(nèi)部各部門之間的工作關(guān)系，負(fù)責(zé)對外聯(lián)絡(luò)與接待工作。負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生管理等工作。（2）人力資源部負(fù)責(zé)人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理等工作。制定并完善集團(tuán)人力資源管理制度，推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)。負(fù)責(zé)員工關(guān)系管理，處理員工投訴與勞動糾紛。（3）財務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)財務(wù)管理工作，編制財務(wù)預(yù)算、財務(wù)報表，進(jìn)行成本核算與控制。負(fù)責(zé)資金管理、稅務(wù)籌劃、財務(wù)審計等工作。協(xié)助各部門進(jìn)行財務(wù)分析，提供決策支持。三、公文管理1.公文種類集團(tuán)公文分為上行文、下行文、平行文和內(nèi)部公文。上行文主要用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、請示事項等；下行文主要用于傳達(dá)集團(tuán)決策、部署工作等；平行文主要用于與平級單位商洽工作、詢問和答復(fù)問題等；內(nèi)部公文主要用于集團(tuán)內(nèi)部各部門之間的工作溝通與協(xié)調(diào)。2.公文格式公文格式應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和集團(tuán)的統(tǒng)一要求，包括公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等。3.公文處理流程（1）收文行政辦公室負(fù)責(zé)公文的簽收、登記、分發(fā)。收到公文后，應(yīng)及時進(jìn)行登記，注明公文的來源、標(biāo)題、文號、日期等信息，并按照內(nèi)容和性質(zhì)分發(fā)給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。承辦部門或人員收到公文后，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給行政辦公室。（2）發(fā)文各部門需要發(fā)文時，應(yīng)填寫《發(fā)文審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政辦公室統(tǒng)一編號、排版、印制。行政辦公室負(fù)責(zé)對發(fā)文進(jìn)行審核，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。審核通過后，加蓋集團(tuán)印章，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)。（3）公文歸檔公文辦理完畢后，行政辦公室應(yīng)及時將公文整理歸檔，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保存。四、會議管理1.會議分類集團(tuán)會議分為總裁辦公會、部門例會、專題會議、臨時會議等。2.會議組織（1）總裁辦公會總裁辦公會由集團(tuán)總裁主持，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子成員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。會議主要研究集團(tuán)重大決策、重要工作部署等事項。會議組織部門為行政辦公室，應(yīng)提前收集會議議題，通知參會人員，做好會議記錄，并整理會議紀(jì)要，經(jīng)總裁審定后印發(fā)。（2）部門例會部門例會由各部門負(fù)責(zé)人主持，部門全體人員參加。會議主要總結(jié)本部門上周工作情況，安排本周工作任務(wù)。會議組織由各部門自行負(fù)責(zé)，應(yīng)提前確定會議時間、地點和議程，并做好會議記錄。（3）專題會議專題會議由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要組織召開，主要研究解決某一專項問題。會議組織部門應(yīng)提前明確會議主題、參會人員和議程，并負(fù)責(zé)會議的通知、組織和記錄等工作。（4）臨時會議臨時會議根據(jù)工作需要隨時召開，由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)決定。會議組織部門應(yīng)及時通知參會人員，并做好會議相關(guān)準(zhǔn)備工作。3.會議要求（1）參會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會議組織者請假。（2）會議期間應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意走動、交頭接耳。（3）會議組織者應(yīng)認(rèn)真做好會議記錄，會議結(jié)束后及時整理會議紀(jì)要，并按照規(guī)定進(jìn)行分發(fā)和存檔。五、檔案管理1.檔案分類集團(tuán)檔案分為行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.檔案收集與整理（1）各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并定期將檔案移交至集團(tuán)檔案室。（2）集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)對各部門移交的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理、分類、編號和保管。3.檔案借閱與查閱（1）因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、檔案管理部門批準(zhǔn)后，方可借閱。（2）檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（3）查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.檔案保密檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及集團(tuán)機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案安全。六、辦公用品管理1.辦公用品采購（1）行政辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)辦公用品的統(tǒng)一采購工作。根據(jù)各部門的需求，定期編制辦公用品采購計劃，經(jīng)審批后組織采購。（2）采購辦公用品時，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，并簽訂采購合同。2.辦公用品發(fā)放（1）行政辦公室負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品，并填寫《辦公用品領(lǐng)用登記表》。（2）辦公用品應(yīng)按需發(fā)放，不得浪費(fèi)。對于貴重辦公用品，應(yīng)實行限量領(lǐng)用、以舊換新等制度。3.辦公用品保管行政辦公室應(yīng)設(shè)立辦公用品倉庫，對采購的辦公用品進(jìn)行分類存放、妥善保管。定期對辦公用品進(jìn)行盤點，確保賬物相符。七、印章管理1.印章種類集團(tuán)印章分為公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章等。2.印章使用規(guī)定（1）公章由行政辦公室專人保管，使用公章應(yīng)填寫《印章使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。（2）合同專用章由法務(wù)部門專人保管，用于簽訂合同等經(jīng)濟(jì)活動。使用合同專用章應(yīng)按照合同審批流程進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用。（3）財務(wù)專用章由財務(wù)部專人保管，用于財務(wù)結(jié)算等工作。使用財務(wù)專用章應(yīng)按照財務(wù)制度規(guī)定進(jìn)行審批。（4）法人章由法定代表人或其授權(quán)人保管，使用法人章應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。3.印章保管要求印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并設(shè)置密碼和鑰匙。八、車輛管理1.車輛配置集團(tuán)根據(jù)工作需要，合理配置公務(wù)車輛。車輛配置應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)實用、保障工作的原則。2.車輛調(diào)度（1）行政辦公室負(fù)責(zé)集團(tuán)公務(wù)車輛的調(diào)度管理工作。各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政辦公室批準(zhǔn)后，由行政辦公室統(tǒng)一安排車輛。（2）行政辦公室應(yīng)根據(jù)車輛使用情況，合理調(diào)度車輛，提高車輛使用效率。3.車輛維護(hù)與保養(yǎng)（1）車輛使用部門應(yīng)做好車輛的日常維護(hù)工作，定期檢查車輛的車況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。（2）行政辦公室負(fù)責(zé)制定車輛維修保養(yǎng)計劃，定期組織車輛進(jìn)行維修保養(yǎng)。車輛維修保養(yǎng)應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠家，并嚴(yán)格按照維修保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。4.車輛費(fèi)用管理（1）車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、過路費(fèi)、停車費(fèi)、維修保養(yǎng)費(fèi)等。車輛費(fèi)用應(yīng)按照集團(tuán)財務(wù)制度進(jìn)行報銷管理。（2）行政辦公室應(yīng)定期對車輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計分析，控制車輛費(fèi)用支出。九、安全保衛(wèi)管理1.安全保衛(wèi)制度集團(tuán)制定安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)工作的職責(zé)和要求，加強(qiáng)對辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所等的安全保衛(wèi)管理。2.人員出入管理（1）集團(tuán)辦公區(qū)域?qū)嵭虚T禁制度，員工應(yīng)憑工作證出入。外來人員進(jìn)入辦公區(qū)域，應(yīng)進(jìn)行登記并經(jīng)被訪人員同意后，方可進(jìn)入。（2）保安人員應(yīng)加強(qiáng)對人員出入的檢查和管理，防止無關(guān)人員進(jìn)入辦公區(qū)域。3.安全檢查與隱患排查（1）定期組織安全檢查，對辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所的消防設(shè)施、電氣設(shè)備、門窗等進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。（2）對檢查中發(fā)現(xiàn)的安全問題，應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，限期整改。4.突發(fā)事件應(yīng)急處理制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，成立應(yīng)急救援小組，明確應(yīng)急處理流程和各部門的職責(zé)。發(fā)生突發(fā)事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處理，確保人員生命安全和財產(chǎn)損失最小化。十、環(huán)境衛(wèi)生管理1.環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)劃分將集團(tuán)辦公區(qū)域劃分為若干環(huán)境衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，明確各部門的環(huán)境衛(wèi)生管理職責(zé)。2.環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，地面無垃圾、無污漬，桌面、文件柜等擺放整齊，