辦公室印章管理制度

辦公室印章管理制度?1.目的為加強(qiáng)公司辦公室印章管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益和形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公室印章的管理，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、部門章等各類印章。3.印章管理原則印章管理遵循"誰使用、誰負(fù)責(zé)"的原則，嚴(yán)格審批流程，確保印章使用合法合規(guī)、用途明確、登記清晰。二、印章的種類及用途1.公司公章用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議、報(bào)表等的簽署，代表公司的法人意志，具有最高的法律效力。2.法定代表人章用于公司重要文件、合同等的法定代表人簽署，與公司公章配合使用，增強(qiáng)文件的法律效力。3.合同專用章專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同，明確合同簽訂的主體為公司，保障合同的合法性和有效性。4.財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，是公司財(cái)務(wù)管理的重要印鑒。5.部門章由各部門根據(jù)工作需要申請(qǐng)刻制，用于部門內(nèi)部文件、通知、報(bào)表等的簽署，代表部門行使一定的管理職能。三、印章的刻制與啟用1.印章刻制公司因工作需要刻制印章，由申請(qǐng)部門填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司辦公室審核。辦公室審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由辦公室統(tǒng)一安排刻制。印章刻制必須選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位，確保印章質(zhì)量和安全性。2.印章啟用新刻制的印章啟用前，辦公室應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、使用范圍等信息，并附印章印模。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室發(fā)布印章啟用通知，明確印章的啟用時(shí)間、使用范圍和管理要求。印章啟用后，原印章如有停用、作廢等情況，辦公室應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，并按規(guī)定進(jìn)行封存或銷毀。四、印章的保管1.保管原則各類印章應(yīng)指定專人保管，保管人員必須具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保印章安全。印章保管人員不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、文件上加蓋印章。因工作需要臨時(shí)交接印章時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確交接雙方的責(zé)任。2.保管人員職責(zé)負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章丟失、被盜或損壞。嚴(yán)格按照印章使用審批流程辦理印章使用手續(xù)，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕。定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)印章使用情況。發(fā)現(xiàn)印章存在問題或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施。3.保管地點(diǎn)公司公章、法定代表人章、合同專用章等重要印章應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜中，實(shí)行雙人保管制度，鑰匙分別由兩人掌管。財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，存放于財(cái)務(wù)保險(xiǎn)柜中。部門章由各部門指定專人保管，存放于部門辦公室的安全地點(diǎn)。五、印章的使用1.使用流程用印部門填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和審批權(quán)限，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門審批。審批通過后，申請(qǐng)表交印章保管人員。印章保管人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)審批手續(xù)齊全、用印內(nèi)容合法合規(guī)后，在用印登記簿上進(jìn)行登記，并在用印位置加蓋印章。用印完成后，印章保管人員將申請(qǐng)表存檔，并妥善保管用印文件。2.審批權(quán)限公司公章、法定代表人章、合同專用章的使用，涉及公司重大事項(xiàng)、對(duì)外合同協(xié)議等，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。財(cái)務(wù)專用章的使用，按照公司財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行，涉及資金收付、票據(jù)開具等重要財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。部門章的使用，由各部門負(fù)責(zé)人審批，涉及部門重要文件、對(duì)外聯(lián)絡(luò)等事項(xiàng)，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用印章，但無法及時(shí)辦理審批手續(xù)時(shí)，用印部門應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。對(duì)于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高的合同協(xié)議等文件，在使用印章前，法律部門應(yīng)進(jìn)行審核，確保文件合法合規(guī)。六、印章的停用與銷毀1.停用條件公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因?qū)е掠≌虏辉偈褂谩Ｓ≌聯(lián)p壞、遺失或被盜。因其他原因需要停用印章。2.停用程序印章保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用原因、停用日期等信息，并報(bào)辦公室審核。辦公室審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，發(fā)布印章停用通知，明確印章停用時(shí)間和后續(xù)處理要求。3.銷毀程序?qū)τ谕Ｓ玫挠≌?，由辦公室統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并附印章印模。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行印章銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并拍照或錄像留存。印章銷毀后，辦公室應(yīng)在《印章銷毀申請(qǐng)表》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將申請(qǐng)表存檔。七、印章使用登記與檔案管理1.使用登記印章保管人員應(yīng)建立印章使用登記簿，對(duì)每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏或涂改。登記完畢后，應(yīng)將登記簿妥善保管，以備查閱。2.檔案管理辦公室應(yīng)建立印章管理檔案，將印章刻制申請(qǐng)表、啟用申請(qǐng)表、停用申請(qǐng)表、銷毀申請(qǐng)表、用印登記簿等相關(guān)文件資料進(jìn)行歸檔保存。印章管理檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，便于查閱和管理。檔案保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)印章管理情況進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管是否安全、使用審批流程是否規(guī)范、登記記錄是否完整等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.外部審計(jì)公司財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印章使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查印章使用是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)用印導(dǎo)致公司利益受損的情況。審計(jì)部門應(yīng)將審計(jì)結(jié)果及時(shí)反饋給公司領(lǐng)導(dǎo)，并提出改進(jìn)建議。對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)