2025房地產公司合同管理規(guī)范

2025房地產公司合同管理規(guī)范第一條總則1.1為加強XX房地產公司（以下簡稱“公司”）合同管理，規(guī)范合同訂立、履行及歸檔等環(huán)節(jié)，防范合同風險，維護公司合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本管理規(guī)范。1.2本規(guī)范適用于公司及其下屬子公司在經(jīng)營管理活動中訂立的所有合同，包括但不限于土地出讓合同、建筑工程合同、商品房買賣合同、物業(yè)服務合同、采購合同、租賃合同等。1.3合同管理遵循“合法合規(guī)、分級管理、全程監(jiān)控”的原則，確保合同管理的科學性和有效性。第二條合同管理機構及其職責2.1公司設立合同管理部門，負責合同管理的統(tǒng)籌協(xié)調工作，主要職責包括：2.1.1制定和完善合同管理制度；2.1.2指導各部門合同的起草、審核及簽訂工作；2.1.3監(jiān)督檢查合同履行情況；2.1.4負責合同檔案的統(tǒng)一管理；2.1.5組織合同管理相關培訓與考核。2.2各業(yè)務部門負責與其職責相關的合同簽訂及履行工作，并對合同內容的真實性、合法性及可行性負責。2.3法務部門負責對合同進行法律審查，提出法律意見，參與重大合同的談判與簽訂工作。2.4財務部門負責對合同的財務條款進行審核，確保合同履行中的資金安全與合規(guī)性。第三條合同管理流程3.1合同起草3.1.1合同起草由業(yè)務部門負責，業(yè)務部門應根據(jù)實際情況及需求，明確合同標的、數(shù)量、質量、價款、履行期限、地點及方式等內容。3.1.2合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，如無適用模板，業(yè)務部門應參照相關法律法規(guī)及行業(yè)標準起草合同文本。3.1.3合同內容應符合公司發(fā)展戰(zhàn)略及經(jīng)營目標，避免因表述不清或條款遺漏導致風險。3.2合同審核3.2.1合同起草完畢后，業(yè)務部門應提交至法務部門進行法律審查，法務部門應在合理時間內完成審查并提出修改意見。3.2.2合同涉及財務內容的，由財務部門進行審核，確保合同條款符合公司財務管理制度及國家相關法律法規(guī)。3.2.3合同涉及重大事項的（如金額超過萬元人民幣或對公司經(jīng)營產生重大影響的事項），需提交至公司管理層或董事會審議批準。3.3合同簽訂3.3.1經(jīng)審核通過的合同，由公司法定代表人或授權代表簽署。3.3.2簽訂合同前，業(yè)務部門應核實對方當事人主體資格及履約能力，確保合同相對人具備合法經(jīng)營資格及履約能力。3.3.3合同簽署后，業(yè)務部門應留存至少兩份合同正本，其中一份交合同管理部門歸檔，其余由業(yè)務部門自行保管。3.4合同履行3.4.1業(yè)務部門應嚴格按照合同約定內容履行合同義務，確保合同順利履行。3.4.2在合同履行過程中，如發(fā)生合同相對人未按約定履行義務的情況，業(yè)務部門應及時采取措施，維護公司合法權益。3.4.3合同履行完畢后，業(yè)務部門應填寫合同履行完畢確認書，并提交至合同管理部門備案。3.5合同變更與解除3.5.1在合同履行過程中，如需變更或解除合同，應由業(yè)務部門提出申請，經(jīng)法務部門審核后，與合同相對人協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議。3.5.2重大合同的變更或解除需經(jīng)公司管理層或董事會審議批準。第四條合同文本管理4.1公司實行合同文本統(tǒng)一管理制度，所有合同文本均應使用公司統(tǒng)一格式，避免使用手寫合同。4.2合同文本應包括以下內容：4.2.1合同編號；4.2.2合同名稱；4.2.3合同雙方名稱及基本情況；4.2.4合同標的及數(shù)量；4.2.5合同價款及支付方式；4.2.6合同履行期限、地點及方式；4.2.7違約責任及爭議解決方式；4.2.8簽訂日期及簽字蓋章。第五條合同風險控制5.1公司建立合同風險防控機制，通過事前審查、事中監(jiān)控、事后評估等方式，全面防范合同風險。5.2法務部門負責對合同進行合規(guī)性審查，確保合同內容符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度。5.3財務部門負責對合同資金支付進行監(jiān)控，確保資金使用安全合規(guī)。5.4各業(yè)務部門應定期對合同履行情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并處理。第六條合同信息化管理6.1公司建立合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂到履行、歸檔的全流程信息化管理。6.2合同管理系統(tǒng)應具備以下功能：6.2.1合同模板管理；6.2.2合同drafting及審核流程；6.2.3合同履行監(jiān)控；6.2.4合同檔案管理；6.2.5數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析。6.3合同管理部門負責合同管理系統(tǒng)的日常維護及數(shù)據(jù)安全管理，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定，數(shù)據(jù)不被泄露或篡改。第七條合同檔案管理7.1合同檔案管理由合同管理部門統(tǒng)一負責，業(yè)務部門應配合做好合同檔案的收集、整理及移交工作。7.2合同檔案應包括但不限于以下內容：7.2.1合同正本及副本；7.2.2合同審批表；7.2.3合同履行記錄；7.2.4合同變更或解除協(xié)議；7.2.5其他相關文件資料。7.3合同檔案應按合同編號進行歸檔，確保檔案完整、準確、可追溯。第八條監(jiān)督與考核8.1公司定期對合同管理情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。8.2對于合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司給予表彰獎勵；對于因工作失誤導致公司遭受損失的，將追究相關責任人的責任。8.3合同管理考核結果納入公司績效考核體系，作為部門及員工晉升、獎勵的重要依據(jù)。第九條附則9.1本規(guī)范由合同管理部門負責解釋。9.2本規(guī)范自發(fā)布之日起施行