科技有限公司檔案管理制度

科技有限公司檔案管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)創(chuàng)新和歷史查考等方面的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司檔案，并對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本部門(mén)檔案管理工作，支持檔案管理人員履行職責(zé)，提供必要的工作條件。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類文件、證照、印章等檔案。公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件檔案。公司技術(shù)研發(fā)活動(dòng)中形成的各類技術(shù)文檔、專利申請(qǐng)材料、科研項(xiàng)目資料等科技檔案。公司人力資源管理活動(dòng)中形成的員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等人事檔案。公司財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)中形成的市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案等業(yè)務(wù)檔案。公司行政辦公活動(dòng)中形成的公文、信函、通知、簡(jiǎn)報(bào)等行政檔案。公司文化建設(shè)活動(dòng)中形成的宣傳資料、活動(dòng)記錄、企業(yè)文化手冊(cè)等文化檔案。公司其他各類活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的檔案。2.收集要求各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，定期對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行收集整理，確保檔案的及時(shí)歸檔。對(duì)于重要的文件、合同、協(xié)議等檔案，應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，并進(jìn)行登記和編號(hào)。檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意保持檔案的完整性，避免遺漏重要內(nèi)容。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類科學(xué)、編號(hào)統(tǒng)一、排列有序、目錄清晰。4.整理方法文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、問(wèn)題等進(jìn)行分類，編制案卷目錄?？萍紮n案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類，建立員工個(gè)人檔案。財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、檔案類別等進(jìn)行分類，裝訂成冊(cè)。其他檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和特點(diǎn)，采用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒ㄟM(jìn)行整理。四、檔案的保管1.保管場(chǎng)所綜合檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火保險(xiǎn)柜、溫濕度計(jì)等。2.保管期限永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。3.檔案保管要求檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以延長(zhǎng)檔案的使用壽命。嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定工作綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評(píng)估。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定檔案的存毀，并形成鑒定報(bào)告。2.銷(xiāo)毀程序經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱規(guī)定公司外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，須持有單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如有遺失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交1.統(tǒng)計(jì)工作綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門(mén)。2.移交工作公司所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)、全資及控股子公司應(yīng)定期將本部門(mén)形成的檔案移交綜合檔案室集中保管。檔案移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。對(duì)于已移交綜合檔案室的檔案，原部門(mén)如需查閱或使用，應(yīng)按照檔案查閱、借閱規(guī)定辦理手續(xù)。八、電子檔案管理1.電子檔案定義電子檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧稀?.電子檔案收集與整理各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)形成的電子檔案，并進(jìn)行整理。電子檔案的整理應(yīng)遵循紙質(zhì)檔案的整理原則，采用分類、編號(hào)、著錄等方法，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。3.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的載體上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，配備必要的電子設(shè)備和軟件，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。4.電子檔案查閱與借閱電子檔案的查閱與借閱應(yīng)遵守本制度關(guān)于紙質(zhì)檔案查閱與借閱的規(guī)定。查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)使用公司指定的計(jì)算機(jī)設(shè)備，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。借閱電子檔案時(shí)，應(yīng)將電子檔案存儲(chǔ)在移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照規(guī)定期限歸還。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.處罰對(duì)違反本制度規(guī)定，造成檔案丟失