竣工檔案歸檔細(xì)則1011110

竣工檔案歸檔細(xì)則1011110?一、總則1.目的竣工檔案歸檔旨在全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地收集、整理和保存工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，為工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、交付使用、后期維護(hù)以及工程質(zhì)量追溯提供可靠依據(jù)，確保工程項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.適用范圍本細(xì)則適用于[具體工程項(xiàng)目名稱]的竣工檔案歸檔工作，涵蓋項(xiàng)目從規(guī)劃設(shè)計(jì)到竣工驗(yàn)收全過程所產(chǎn)生的各類文件材料。3.歸檔原則遵循文件材料的形成規(guī)律和成套性原則，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照項(xiàng)目建設(shè)程序、專業(yè)分類和時間順序進(jìn)行歸檔。確保歸檔文件真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、有效，能夠客觀反映工程項(xiàng)目建設(shè)全貌。二、歸檔范圍1.前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報告及審批文件。環(huán)境影響評價報告及批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)證照。工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告等勘察資料。設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及其審查意見等。2.施工過程文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等施工技術(shù)文件。工程定位測量、基槽驗(yàn)線、樓層放線等測量記錄。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測報告，如鋼材、水泥、砂石料、構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件，混凝土、砂漿試塊試驗(yàn)報告，設(shè)備的選型、采購、安裝調(diào)試記錄及質(zhì)量證明文件等。隱蔽工程驗(yàn)收記錄，如地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等隱蔽部位的驗(yàn)收記錄。分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，包括檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程、單位工程的質(zhì)量驗(yàn)收報告。工程變更文件，如設(shè)計(jì)變更通知單、工程洽商記錄等。施工日志、監(jiān)理日志，記錄工程施工和監(jiān)理過程中的日常情況。施工過程中的影像資料，如工程施工進(jìn)度、關(guān)鍵部位施工、質(zhì)量問題等方面的照片和視頻。3.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。監(jiān)理月報、監(jiān)理周報、監(jiān)理總結(jié)。監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程暫停令等監(jiān)理指令文件。旁站監(jiān)理記錄、平行檢驗(yàn)記錄、見證取樣送檢記錄等監(jiān)理工作記錄。工程質(zhì)量評估報告、竣工預(yù)驗(yàn)收報告等監(jiān)理驗(yàn)收文件。4.竣工驗(yàn)收文件單位工程竣工驗(yàn)收報告，包括工程概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收程序、驗(yàn)收意見等內(nèi)容。工程竣工驗(yàn)收備案表，以及相關(guān)部門出具的認(rèn)可文件或準(zhǔn)許使用文件。消防驗(yàn)收意見書、環(huán)保驗(yàn)收合格報告、規(guī)劃驗(yàn)收合格證等專項(xiàng)驗(yàn)收文件。工程竣工結(jié)算審核報告、工程竣工決算報告等財務(wù)文件。工程質(zhì)量保修書，明確保修范圍、保修期限、保修責(zé)任等內(nèi)容。三、歸檔文件要求1.紙質(zhì)文件要求歸檔文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙等。文件紙張應(yīng)采用A4幅面（297mm×210mm），圖紙宜折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄露在外面。歸檔文件應(yīng)字跡清晰、圖樣清楚、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。文件材料應(yīng)齊全完整，如有破損、缺頁、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.電子文件要求電子文件應(yīng)采用通用格式，如PDF、DOC、XLS、JPEG等，確保能夠長期有效保存和查閱。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，包括文件的格式、內(nèi)容、簽字蓋章等。電子文件應(yīng)進(jìn)行分類整理，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和文件名命名規(guī)則，便于查找和管理。電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)選用耐久性好、可靠性高的設(shè)備，如光盤、移動硬盤等，并定期進(jìn)行檢查和更新。四、歸檔時間1.項(xiàng)目竣工后，施工單位應(yīng)在[具體時間期限]內(nèi)完成竣工檔案的收集、整理和立卷工作，并向建設(shè)單位提交竣工檔案資料。2.監(jiān)理單位應(yīng)在收到施工單位提交的竣工檔案資料后[具體時間期限]內(nèi)完成審核工作，并簽署審核意見。3.建設(shè)單位應(yīng)在收到施工單位和監(jiān)理單位提交的竣工檔案資料后[具體時間期限]內(nèi)，組織相關(guān)部門和人員對竣工檔案進(jìn)行審查和驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位應(yīng)在[規(guī)定時間]內(nèi)將竣工檔案移交至檔案管理部門。五、歸檔流程1.施工單位整理施工過程中，各部門和崗位應(yīng)按照職責(zé)及時收集、整理各自工作中形成的文件資料，并移交至項(xiàng)目資料員。項(xiàng)目資料員對收集到的文件資料進(jìn)行分類、編號、裝訂，按照歸檔范圍和要求進(jìn)行初步整理，形成施工單位竣工檔案初稿。施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人對竣工檔案初稿進(jìn)行審核，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核通過后，施工單位在規(guī)定時間內(nèi)向建設(shè)單位提交竣工檔案資料。2.監(jiān)理單位審核監(jiān)理單位收到施工單位提交的竣工檔案資料后，由總監(jiān)理工程師組織專業(yè)監(jiān)理工程師進(jìn)行審核。監(jiān)理工程師對竣工檔案資料進(jìn)行逐一核對，檢查文件資料是否齊全、真實(shí)、有效，簽字蓋章是否完備，整理是否符合要求等。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)理單位應(yīng)及時通知施工單位進(jìn)行整改，整改合格后重新提交審核。審核通過后，監(jiān)理單位簽署審核意見，并向建設(shè)單位提交審核報告。3.建設(shè)單位審查驗(yàn)收建設(shè)單位收到施工單位和監(jiān)理單位提交的竣工檔案資料后，組織設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位相關(guān)人員組成審查驗(yàn)收小組。審查驗(yàn)收小組按照歸檔范圍和要求，對竣工檔案資料進(jìn)行全面審查驗(yàn)收。審查驗(yàn)收內(nèi)容包括文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性，以及與工程實(shí)際情況的相符性等。對于審查驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題，建設(shè)單位應(yīng)及時通知相關(guān)單位進(jìn)行整改，整改合格后重新提交審查驗(yàn)收。審查驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位簽署審查驗(yàn)收意見，并辦理竣工檔案移交手續(xù)。六、歸檔整理方法1.分類按照歸檔范圍，將竣工檔案分為前期文件、施工過程文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件四大類。在每大類下，再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行細(xì)分，形成二級、三級類目。例如，施工過程文件可分為施工技術(shù)文件、施工測量記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件等二級類目，施工技術(shù)文件下再細(xì)分施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等三級類目。2.編號采用統(tǒng)一的編號方法，對歸檔文件進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號格式可采用"大類代碼二級類目代碼三級類目代碼順序號"的形式。例如，前期文件的編號格式為"Q11001"，其中"Q"代表前期文件大類，"1"代表立項(xiàng)批復(fù)二級類目，"1"代表具體的立項(xiàng)批復(fù)文件三級類目，"001"代表該三級類目中的順序號。3.裝訂紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。采用左側(cè)裝訂，裝訂邊距為20mm，上下邊距為15mm。4.編目編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號、文件題名、責(zé)任者、日期、頁號等內(nèi)容。文件題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，責(zé)任者應(yīng)填寫文件的形成單位或個人。日期應(yīng)填寫文件的形成日期，頁號應(yīng)填寫每份文件在案卷中的起始頁號和終止頁號。歸檔文件目錄應(yīng)打印或用鋼筆、碳素筆填寫，字跡應(yīng)清晰、工整。七、檔案保管與利用1.檔案保管檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案應(yīng)按照分類、編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色等檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。建立檔案保管期限制度，根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.檔案利用建立檔案借閱制度，明確借閱范圍、借閱手續(xù)、借閱期限等。需要借閱檔案的單位或個人，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。檔案利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。為方便檔案利用，檔案管理部門應(yīng)建立檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索途徑，如文件編號、題名、責(zé)任者、日期等，便于快速查找所需檔案。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查建設(shè)單位應(yīng)定期對施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保歸檔工作按照本細(xì)則要求進(jìn)行。檔案管理部門應(yīng)對歸檔檔案進(jìn)行定期抽查，檢查檔案的整理質(zhì)量、保管情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.考核評價建立竣工檔案歸檔工作考核評價機(jī)制，對施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案歸檔工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，歸檔時間的及時性，檔案整理質(zhì)量等方面。根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的