某工程公司印章管理制度

某工程公司印章管理制度?一、總則（一）目的為加強公司印章管理，維護公司合法權益，規(guī)范印章使用流程，防范印章使用風險，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各項目部、分公司的各類印章管理，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章等。（三）印章定義1.公章：公司法定名稱章，代表公司對外行使權利和承擔義務。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。3.財務專用章：用于辦理公司財務相關業(yè)務，如票據(jù)結(jié)算、資金收付等。4.法人章：公司法定代表人個人名章，用于特定財務或法律文件簽署。5.部門章：公司內(nèi)部各部門使用的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等的標識和管理。二、印章的刻制、啟用與廢止（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章，由申請部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司行政部門。2.行政部門根據(jù)審批意見，統(tǒng)一到公安機關指定的刻章單位進行刻制。刻制的印章必須符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的樣式和規(guī)格。3.印章刻制完成后，行政部門應及時將印章登記備案，并留存印模。（二）印章啟用1.新印章啟用前，行政部門應在公司內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.印章啟用時，行政部門應組織相關人員進行印章交接，填寫《印章交接登記表》，交接雙方簽字確認。（三）印章廢止1.印章因磨損、遺失、變更等原因需要廢止時，由使用部門填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因，并經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司行政部門。2.行政部門審核通過后，對廢止印章進行封存，并在公司內(nèi)部發(fā)布《印章廢止通知》。3.廢止的印章應按照公司規(guī)定進行妥善保管或銷毀，銷毀時應填寫《印章銷毀登記表》，由行政部門、財務部門等相關人員共同監(jiān)督銷毀過程。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人專管制度，確保印章安全。2.印章保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守印章管理規(guī)定。3.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。（二）保管職責1.公章保管：由公司行政部門指定專人保管，保管人員應嚴格按照規(guī)定使用公章，不得擅自將公章交予他人使用。2.合同專用章保管：由公司合同管理部門指定專人保管，保管人員應根據(jù)合同審批流程，在合同上加蓋合同專用章，并做好登記工作。3.財務專用章保管：由公司財務部門指定專人保管，保管人員應嚴格按照財務制度使用財務專用章，確保資金安全。4.法人章保管：由公司法定代表人或其授權的專人保管，保管人員應根據(jù)公司授權，在相關文件上加蓋法人章。5.部門章保管：由各部門指定專人保管，保管人員應在部門內(nèi)部文件、資料等上加蓋部門章，并做好使用登記。（三）保管人員變更印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要變更時，應及時辦理印章交接手續(xù)。交接時，應填寫《印章交接登記表》，詳細記錄印章名稱、數(shù)量、交接日期等信息，交接雙方簽字確認，并報公司行政部門備案。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等重要事項，以及辦理公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等相關證照。2.合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟業(yè)務。3.財務專用章：用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等業(yè)務。4.法人章：用于公司法定代表人授權的文件簽署、銀行預留印鑒等。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、資料的標識和管理，如發(fā)文、通知、報告等。（二）使用流程1.申請：使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事項、用途、文件名稱、份數(shù)等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認。2.審批：根據(jù)印章使用范圍和審批權限，分別報分管領導、總經(jīng)理或董事長審批。3.用印：印章保管人員根據(jù)審批意見，在《印章使用申請表》上加蓋印章，并做好登記工作。登記內(nèi)容包括印章名稱、使用日期、使用事項、文件名稱、份數(shù)、申請人等。4.文件存檔：用印完成后，使用部門應將相關文件、資料存檔保管，以備查閱。（三）特殊情況使用1.因緊急情況需要使用印章，無法提前辦理審批手續(xù)的，使用部門應電話向分管領導或總經(jīng)理匯報，經(jīng)同意后可先行用印，但事后應及時補辦審批手續(xù)。2.異地簽訂合同需要使用印章的，可通過郵寄方式將《印章使用申請表》及相關文件資料寄回公司，經(jīng)審批后由印章保管人員將印章蓋好后再寄回。（四）禁止使用情況1.未經(jīng)審批的文件、資料不得使用印章。2.空白紙張、空白合同、空白介紹信等不得加蓋印章。3.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的事項不得使用印章。五、印章的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對印章使用情況進行日常監(jiān)督檢查，財務部門負責對財務專用章等涉及資金業(yè)務的印章使用情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章保管情況，包括保管人員是否符合規(guī)定、印章存放是否安全等。2.印章使用流程執(zhí)行情況，包括是否按規(guī)定申請、審批、用印等。3.印章使用登記情況，登記內(nèi)容是否完整、準確。（三）檢查頻率行政部門和財務部門應定期對印章使用情況進行檢查，每月至少檢查一次，并做好檢查記錄。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時督促整改。（四）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.因印章使用不當給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，相關責任人應承擔相應的賠償責任，并依法追究法律責任。六、附則（一）解釋權本制度由公司行政部門負責解釋。（二）修訂與完善本制度將根據(jù)國家法律法規(guī)、公司實際情況和印章管理工作需要，適時進行修訂和完善。（三）生效日期本制度自發(fā)布之日起生效實施。附