國美電器分部開業(yè)采購管理規(guī)定

國美電器分部開業(yè)采購管理規(guī)定?一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范國美電器分部開業(yè)采購活動(dòng)，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障分部開業(yè)所需商品的及時(shí)供應(yīng)和質(zhì)量，合理控制采購成本，提高采購效益，為分部開業(yè)提供有力支持。2.適用范圍本規(guī)定適用于國美電器各分部開業(yè)期間的所有采購活動(dòng)，包括但不限于商品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。效益性原則：在保證商品質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部檢查。誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購合同，維護(hù)公司利益。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)成立國美電器分部開業(yè)采購決策小組，由分部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，財(cái)務(wù)、運(yùn)營、市場等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。負(fù)責(zé)審議和決策分部開業(yè)采購的重大事項(xiàng)，包括采購預(yù)算、采購策略、供應(yīng)商選擇等。2.采購執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其崗位職責(zé)和工作流程。采購人員職責(zé)負(fù)責(zé)收集采購需求信息，進(jìn)行市場調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。參與采購成本控制和采購效益分析，提出改進(jìn)建議。三、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)分部開業(yè)計(jì)劃和市場需求預(yù)測，編制詳細(xì)的采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括商品采購預(yù)算、設(shè)備采購預(yù)算、服務(wù)采購預(yù)算等。采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等，并附上詳細(xì)的預(yù)算說明。采購預(yù)算編制完成后，應(yīng)提交給采購決策小組審議通過，并報(bào)公司總部備案。2.預(yù)算執(zhí)行采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。采購部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制，確保采購資金的合理使用。四、采購流程1.采購需求提出各部門根據(jù)分部開業(yè)籌備計(jì)劃，提出采購需求，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間、預(yù)算金額、技術(shù)要求等內(nèi)容。采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.采購申請審批采購部門收到采購申請表后，對采購需求進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、必要性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性等。經(jīng)采購部門初步審核通過的采購申請，提交給采購決策小組進(jìn)行審批。采購決策小組根據(jù)采購預(yù)算和實(shí)際需求，對采購申請進(jìn)行審議和決策。采購申請經(jīng)采購決策小組審批通過后，采購部門方可組織實(shí)施采購。3.供應(yīng)商選擇與管理采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商。潛在供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、較強(qiáng)的供應(yīng)能力和合理的價(jià)格水平。采購人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。入圍供應(yīng)商名單應(yīng)提交給采購決策小組審議通過。采購部門與入圍供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確采購商品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，并簽訂采購合同。采購部門建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、合作情況、供應(yīng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行記錄和管理。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，淘汰不合格供應(yīng)商。4.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。5.到貨驗(yàn)收商品到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對到貨商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的商品，由驗(yàn)收部門出具驗(yàn)收報(bào)告，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的商品，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。6.付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，審核采購付款申請。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款結(jié)算手續(xù)。采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商核對賬目，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。采購人員應(yīng)密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等情況，評估市場風(fēng)險(xiǎn)對采購活動(dòng)的影響。加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、信用狀況等變化，評估供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。嚴(yán)格把控商品質(zhì)量驗(yàn)收環(huán)節(jié)，對質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和控制。加強(qiáng)合同管理，對合同條款進(jìn)行審核，評估合同風(fēng)險(xiǎn)。規(guī)范付款流程，對付款風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和防范。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施針對市場風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)建立市場監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)調(diào)整采購策略，合理安排采購計(jì)劃，避免因市場價(jià)格波動(dòng)等原因造成采購成本增加。對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，分散供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。為控制質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)商品質(zhì)量驗(yàn)收管理，嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對于重要商品，可委托專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。針對合同風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)合同審核管理，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方義務(wù)，及時(shí)處理合同糾紛。為防范付款風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)付款審核管理，嚴(yán)格按照采購合同和公司財(cái)務(wù)制度辦理付款結(jié)算手續(xù)。同時(shí)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，確保付款金額準(zhǔn)確無誤。六、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對分部開業(yè)采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購預(yù)算的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況等。采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對采購人員的工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。各部門應(yīng)配合內(nèi)部審計(jì)部門和采購部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.外部審計(jì)公司應(yīng)定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對分部開業(yè)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，確保采購活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和效益性。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，提出改進(jìn)建議和意見。公司應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告及時(shí)