典型協(xié)同辦公系統(tǒng)需求設(shè)計(jì)方案書

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技術(shù)方案書

典型協(xié)同辦公系統(tǒng)需求設(shè)計(jì)方案書

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上海泛I就阿緬科技有限2^1

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目錄

第一章項(xiàng)目背景.....................................................8

1.1XXX集團(tuán)公司簡介..................................................8

1.2XXX集團(tuán)公司信息產(chǎn)業(yè)協(xié)同辦公的背景................................8

1.2.1行業(yè)發(fā)展的需要..........................................................8

1.2.2企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的需要.......................................................9

1.3本項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)與范圍................................................9

1.3.1建設(shè)目標(biāo)................................................................9

1.3.2建設(shè)范圍...............................................................10

第二章XXX集團(tuán)公司技術(shù)與實(shí)施分析................................11

2.1XXX集團(tuán)公司現(xiàn)狀與面臨問題的初步診斷.............................11

2.2XXX集團(tuán)公司管理目標(biāo)分析一一六大整合.............................13

2.3XXX集團(tuán)公司信息化目標(biāo)分析一六化...............................14

2.4XXX集團(tuán)公司系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)分析一一六大平臺.........................15

2.5XXX集團(tuán)公司項(xiàng)目實(shí)施需求分析.....................................17

2.5.1統(tǒng)一認(rèn)識，制度保障......................................................18

2.5.2優(yōu)先解決迫切需求.......................................................18

2.5.3多種培訓(xùn)策略相結(jié)合......................................................19

2.5.4提供無須技術(shù)人員維護(hù)的后臺工具以及運(yùn)維服務(wù).............................19

2.6XXX集團(tuán)公司需求分析總結(jié).........................................19

第三章XXX集團(tuán)公司系統(tǒng)規(guī)劃.......................................21

3.1XXX集團(tuán)公司企業(yè)信息空間的構(gòu)建...................................21

3.2XXX集團(tuán)公司企業(yè)門戶設(shè)計(jì)理念與規(guī)劃...............................22

3.3XXX集團(tuán)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念與規(guī)劃...........................23

3.4XXX集團(tuán)公司系統(tǒng)建設(shè)效益分析.....................................25

3.4.1廣泛的溝通渠道............................................................26

3.4.2規(guī)范的行政管理............................................................26

3.4.3全面的信息共享............................................................26

3.4.4深入的系統(tǒng)集成............................................................26

3.4.5智能的業(yè)務(wù)運(yùn)作............................................................27

3.4.6全新的企業(yè)文化............................................................27

第四章XXX集團(tuán)公司系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)...................................28

4.1設(shè)計(jì)原則...........................................................28

4.1.1安全性原則.................................................................28

4.1.2成熟性原則.................................................................29

4.1.3標(biāo)準(zhǔn)化原則................................................................29

4.1.4易用性原則.................................................................29

4.1.5開放性原則................................................................30

4.1.6可維護(hù)性原則..............................................................30

4.1.7高效性原則.................................................................30

4.1.8先進(jìn)性原則................................................................31

4.2設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)與開發(fā)規(guī)范................................................31

4.3系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)......................................................33

4.4系統(tǒng)性能設(shè)計(jì)......................................................34

4.5技術(shù)實(shí)現(xiàn)路徑......................................................34

4.5.1基于J2EE的分布式計(jì)算技術(shù)...............................................34

4.5.2構(gòu)件技術(shù)..................................................................35

4.5.3UI技術(shù)....................................................................37

4.5.4單點(diǎn)登錄技術(shù)..............................................................37

4.5.5SOA技術(shù).................................................................39

4.5.6Portlet技術(shù)...............................................................39

4.5.7自定義工作流技術(shù)......................................................40

4.5.8可信的WebService技術(shù)................................................41

4.6系統(tǒng)安全保障設(shè)計(jì)..................................................43

4.6.1安全體系設(shè)計(jì)原則......................................................43

4.6.2系統(tǒng)安全體系設(shè)計(jì)......................................................45

4.6.3CA的建設(shè)與接口.......................................................48

4.6.4郵件系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)......................................................48

4.6.5財(cái)務(wù)系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)......................................................48

4.7系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境......................................................48

4.7.1數(shù)據(jù)庫服務(wù)器IBMSystemp5561.....................................................48

4.7.2應(yīng)用服務(wù)器IBMSystemp5550A......................................................50

4.7.3數(shù)據(jù)管理與備份方案.....................................................52

4.7.4電子簽章軟件...........................................................52

4.7.5即時(shí)通訊軟件...........................................................64

4.7.6短信平臺..............................................................65

第五章XXX集團(tuán)公司綜合辦公應(yīng)用...................................68

5.1公文流轉(zhuǎn)..........................................................68

5.1.1主要功能特點(diǎn)...........................................................68

5.1.2普通用戶的界面操作功能................................................70

5.1.3公文管理員的管理功能...................................................72

5.2綜合事務(wù)..........................................................74

5.2.1會議管理..............................................................74

5.2.2車輛管理..............................................................76

5.2.3辦公耗材管理...........................................................77

5.2.4宣傳品（禮品）管理.....................................................78

5.2.5合同管理..............................................................78

5.2.6出差管理..............................................................78

5.2.7請假管理..............................................................78

5.2.8信息化運(yùn)維管理.........................................................79

5.2.9計(jì)算機(jī)類資產(chǎn)管理......................................................79

5.3知識管理..........................................................79

5.3.1綜合信息..............................................................80

5.3.2信息收集和發(fā)布平臺.....................................................83

5.3.3企業(yè)社區(qū)..............................................................83

5.3.4在線幫助..............................................................83

5.4項(xiàng)目管理..........................................................84

5.5個(gè)人工作平臺......................................................88

5.5.1待辦工作..............................................................88

5.5.2員工通訊錄.............................................................89

5.5.3個(gè)人文檔管理...........................................................89

5.5.4電子郵件...............................................................89

5.5.5日程安排...............................................................89

5.5.6工作委托..............................................................90

5.5.7即時(shí)通訊...............................................................91

5.6系統(tǒng)管理..........................................................91

5.6.1綜合管理..............................................................91

5.6.2組織信息..............................................................92

5.6.3權(quán)限維護(hù)..............................................................92

5.6.4系統(tǒng)審核日志...........................................................92

第六章XXX集團(tuán)公司項(xiàng)目實(shí)施方案......................................94

6.1項(xiàng)目組織管理......................................................94

6.1.1項(xiàng)目組隊(duì)..............................................................94

6.1.2項(xiàng)目組職責(zé)分工.........................................................96

6.1.3投入本項(xiàng)目的力量.....................................................103

6.1.4項(xiàng)目管理.............................................................104

6.1.5軟件質(zhì)量管理..........................................................110

6.1.6系統(tǒng)環(huán)境質(zhì)量控制......................................................117

6.2項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃.....................................................119

6.2.1項(xiàng)目計(jì)劃..............................................................120

6.2.2需求調(diào)研..............................................................120

6.2.3規(guī)劃設(shè)計(jì)..............................................................121

6.2.4系統(tǒng)配置與開發(fā)........................................................122

6.2.5安裝調(diào)試..............................................................122

6.2.6用戶培訓(xùn)..............................................................123

6.2.7系統(tǒng)試運(yùn)行............................................................125

6.2.8項(xiàng)目驗(yàn)收..............................................................125

6.3系統(tǒng)環(huán)境安裝實(shí)施方案.............................................126

6.3.1基本要求.............................................................126

6.3.2場地準(zhǔn)備..............................................................126

6.3.3系統(tǒng)聯(lián)調(diào)..............................................................127

6.3.4系統(tǒng)測試..............................................................127

6.4項(xiàng)目培訓(xùn)方法.....................................................128

6.4.1針對XXX集團(tuán)公司特點(diǎn)的培訓(xùn)策略.......................................129

6.4.2培訓(xùn)師資.............................................................129

6.4.3培訓(xùn)方式.............................................................129

6.4.4培訓(xùn)對象.............................................................130

6.4.5培訓(xùn)環(huán)境..............................................................131

6.4.6作息時(shí)間.............................................................131

6.4.7培訓(xùn)內(nèi)容..............................................................131

6.4.8培訓(xùn)費(fèi)用..............................................................134

6.5需求變更管理.....................................................134

6.5.1提出修改.............................................................134

6.5.2雙方的反應(yīng)............................................................135

6.5.3雙方的認(rèn)可............................................................135

6.5.4實(shí)施..................................................................135

6.5.5修改程序流程.........................................................136

6.6項(xiàng)目文檔管理....................................................136

6.6.1文檔編碼規(guī)范.........................................................136

6.6.2文件命名規(guī)則.........................................................137

6.6.3文檔鑒定制度.........................................................137

6.6.4文檔管理流程.........................................................138

6.6.5項(xiàng)目文檔.............................................................138

6.7項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理....................................................141

6.7.1項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理方法.....................................................141

6.7.2項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測與識別...................................................141

6.7.3項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評估與分析...................................................142

6.7.4項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)處置.........................................................142

6.7.5項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及化解辦法...................................................142

6.7.6人力資源風(fēng)險(xiǎn).........................................................144

6.8系統(tǒng)驗(yàn)收管理....................................................144

6.8.1系統(tǒng)驗(yàn)收前準(zhǔn)備.......................................................145

6.8.2系統(tǒng)驗(yàn)收過程.........................................................146

6.8.3組成驗(yàn)收小組.........................................................146

6.8.4工程上線驗(yàn)收.........................................................147

6.8.5系統(tǒng)設(shè)備及軟件安裝調(diào)試初步驗(yàn)收.......................................148

6.8.6系統(tǒng)設(shè)備及軟件系統(tǒng)試運(yùn)行.............................................149

6.8.7系統(tǒng)設(shè)備及軟件安裝調(diào)試最終驗(yàn)收.......................................149

第七章售后服務(wù)與技術(shù)支持........................................154

7.1400熱線服務(wù)....................................................154

7.1.1服務(wù)熱線.............................................................154

7.1.2服務(wù)內(nèi)容.............................................................155

7.2技術(shù)支持.........................................................157

7.3客戶跟蹤.........................................................158

7.3.1項(xiàng)目實(shí)施階段的客戶跟蹤...............................................158

7.3.2項(xiàng)目驗(yàn)收后的客戶跟蹤..................................................159

7.4駐場服務(wù)與應(yīng)急服務(wù)...............................................160

7.4.1保修期服務(wù)............................................................160

7.4.2保修期后服務(wù)..........................................................161

7.5升級策略.........................................................162

7.6系統(tǒng)環(huán)境售后服務(wù)承諾............................................162

7.6.1安裝調(diào)試.............................................................162

7.6.2原廠家承諾的質(zhì)量保障..................................................163

7.6.3保修期內(nèi)服務(wù)內(nèi)容和方式...............................................163

7.6.4保修期外服務(wù)內(nèi)容和方式...............................................166

第一章項(xiàng)目背景

1.1XXX集團(tuán)公司簡介

信息產(chǎn)業(yè)集團(tuán)有限公司是一個(gè)集科研開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)服務(wù)、系統(tǒng)集成于一體

的大型高新技術(shù)企業(yè)集團(tuán)，以電力系統(tǒng)自動化、信息化和能源管理系統(tǒng)解決方案為主營

業(yè)務(wù)，是國家和山東省重點(diǎn)扶持的高新技術(shù)企業(yè)之一。

XXX集團(tuán)公司1971年建廠。1975年研制出計(jì)算機(jī)輔助設(shè)備一光電輸入機(jī)，并于

1980年榮獲中國計(jì)算機(jī)行業(yè)第一塊國家質(zhì)量獎銀牌。1982年與山東工業(yè)大學(xué)合作開

發(fā)了我國第一臺微機(jī)電力遠(yuǎn)動設(shè)備，將企業(yè)帶入了電力系統(tǒng)自動化領(lǐng)域。歷經(jīng)30多年

的發(fā)展，公司已經(jīng)擁有包括一個(gè)上市公司在內(nèi)的11個(gè)權(quán)屬企業(yè)，資產(chǎn)總額達(dá)22億元。

現(xiàn)有員工2000余人，本科及以上學(xué)歷人員占70.43%,產(chǎn)品覆蓋了電力自動化、信息

化以及鐵路、能源（礦山、油田、大型冶煉與化工）等領(lǐng)域，目前有電廠自動化、保護(hù)

及變電站綜合自動化、配電自動化、電能計(jì)量計(jì)費(fèi)管理、企業(yè)信息管理、智能通信電源、

無線通信等8大系列300多個(gè)品種。

1.2XXX集團(tuán)公司信息產(chǎn)業(yè)協(xié)同辦公的背景

當(dāng)前XXX集團(tuán)公司面對國內(nèi)外巨頭的直接競爭與挑戰(zhàn)，為更好地應(yīng)對挑戰(zhàn)，急需

以信息技術(shù)為支撐點(diǎn)，以信息化為突破口，通過建設(shè)辦公自動化等系統(tǒng)推動企業(yè)的業(yè)務(wù)

流程再造與組織結(jié)構(gòu)重組以提升競爭力。這種通過信息化求生存謀發(fā)展的迫切需要，與

我們整個(gè)電子行業(yè)面臨的生存與發(fā)展挑戰(zhàn)是分不開的。

121行業(yè)發(fā)展的需要

早在進(jìn)入21世紀(jì)之初，國家就提出了“信息化帶動工業(yè)化”這一戰(zhàn)略方針。我國

電子信息產(chǎn)業(yè)為了迎接WTO后市場開放的挑戰(zhàn)，用最先進(jìn)的信息技術(shù)全面滲入電子行

業(yè)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、流通、管理過程，加速電子信息產(chǎn)業(yè)、產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)調(diào)整，完善電子信息

產(chǎn)業(yè)管理體制，滿足市場和消費(fèi)者的需求，提高整體競爭實(shí)力。

122企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的需要

如何實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化組合使、'1+1>2,這是當(dāng)前XXX集團(tuán)公司面臨的主要問題，

實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源互補(bǔ)，資源融合，資源協(xié)調(diào)，資源統(tǒng)一，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)在戰(zhàn)略目標(biāo)上

的實(shí)現(xiàn)。要注重的是不同企業(yè)文化的融合、品牌的集中，不但要整合行業(yè)內(nèi)資源，還要

完成企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程重組與再造、建立科學(xué)高效的管理方式。面對多點(diǎn)離散辦公的集

團(tuán)本部與相隔千里的下屬生產(chǎn)點(diǎn)，如何實(shí)現(xiàn)一體化運(yùn)作呢？

答案就是信息化，即“在信息的空間重建企業(yè)的運(yùn)作”一一將改革、發(fā)展規(guī)劃與信

息化建設(shè)充分結(jié)合起來，利用信息化手段建立電子工業(yè)企業(yè)聯(lián)合重組下的改革、管理、

運(yùn)營支撐體系，輔助推進(jìn)和落實(shí)改革的各項(xiàng)任務(wù)，使管理橫跨全省、業(yè)務(wù)遍布全國的公

司成為一個(gè)完整、流暢的管控一體化企業(yè)系統(tǒng)。

122.1協(xié)同辦公系統(tǒng)化解整合危機(jī)

要實(shí)現(xiàn)這樣一個(gè)“信息空間”，僅有ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足

夠的，要建設(shè)一個(gè)包含辦文、辦事、辦會、溝通、信息發(fā)布與獲取以及涵蓋各部門職能

業(yè)務(wù)、涵蓋員工各種日常辦公工作的綜合性辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)不但能夠與財(cái)務(wù)、ERP、

人力資源管理等系統(tǒng)互聯(lián)互通，還能夠通過互聯(lián)網(wǎng)讓總廠全省員工在任何時(shí)間任何地點(diǎn)

使用，無分時(shí)間地點(diǎn)地協(xié)同工作，建成一個(gè)用戶范圍最廣泛的總廠一體化運(yùn)作管理的大

平臺。

1.3本項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)與范

131建設(shè)目標(biāo)

系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)XXX集團(tuán)公司兩級用戶和應(yīng)用系統(tǒng)的協(xié)同，提高辦公效率；按照“全

集團(tuán)一套系統(tǒng)、一個(gè)平臺、一個(gè)門戶、二級應(yīng)用”的總體建設(shè)思路,構(gòu)建一個(gè)基于互聯(lián)

網(wǎng)的、電子一體化的、覆蓋XXX集團(tuán)公司信息產(chǎn)業(yè)的、統(tǒng)一的現(xiàn)代化辦公協(xié)同平臺和

企業(yè)信息門戶，滿足XXX集團(tuán)公司工業(yè)公司跨時(shí)間、跨區(qū)域、跨部門的集團(tuán)化協(xié)同辦

公要求；根據(jù)不同的業(yè)務(wù)，建立分類的企業(yè)知識庫，形成企業(yè)的知識地圖，將人員、流

程和業(yè)務(wù)知識緊密集成在一起，促進(jìn)信息的有效利用和科技創(chuàng)新。

系統(tǒng)應(yīng)提供對各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合的方案，建設(shè)一個(gè)可以面向整個(gè)業(yè)務(wù)過程來進(jìn)

行管理的協(xié)作平臺。

從應(yīng)用的層面看，本平臺以部門之間、跨部門以及企業(yè)內(nèi)部與外部的工作流程帶動

知識信息流、物流、資金流等在企業(yè)內(nèi)外的無障礙流動，并完成相關(guān)數(shù)據(jù)庫的更新。對

于系統(tǒng)本身，任何一個(gè)模塊都可以看作是系統(tǒng)應(yīng)用層面上的核心，其他所有的模塊都圍

繞本平臺工作，共同完成本平臺所要求的相關(guān)應(yīng)用。

從管理的層面上看，本平臺的設(shè)計(jì)應(yīng)基于資源協(xié)同，實(shí)現(xiàn)“以點(diǎn)帶面”和“協(xié)同運(yùn)

作”，任何一個(gè)因素的變化都在系統(tǒng)中的相關(guān)點(diǎn)反應(yīng)出來，并通過本平臺提供給企業(yè)各

部門、以及企業(yè)的外部資源，從而使業(yè)務(wù)過程達(dá)到高效、協(xié)作的目的。用戶只需在統(tǒng)一

的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平臺、數(shù)據(jù)庫

和應(yīng)用系統(tǒng)之間切換。

132建設(shè)范圍

本系統(tǒng)涵蓋以下建設(shè)范圍：

1）覆蓋XXX集團(tuán)公司集團(tuán)以及下屬10多個(gè)下屬以及關(guān)聯(lián)公司統(tǒng)的需求調(diào)研、方

案規(guī)劃、開發(fā)、實(shí)施和培訓(xùn)；

2）系統(tǒng)配套的服務(wù)器，系統(tǒng)軟件，機(jī)架式安裝所需的零配件如顯示器、鍵鼠、切

換裝置和支持所有應(yīng)用模塊所需購買的第三方軟件產(chǎn)品的采購、安裝、調(diào)試和集成工作;

3）建立一套完整的配套管理體系。

第二章XXX集團(tuán)公司技術(shù)與實(shí)施分

析

隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，XXX集團(tuán)公司企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，原有的管理體制已

經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)管理需要?，F(xiàn)在存在的問題有：管理層次過多，響應(yīng)環(huán)境變化的能力不

強(qiáng)；生產(chǎn)、經(jīng)營部門授權(quán)不足、制度執(zhí)行不力；流程運(yùn)行不暢、效率低下，資源未能充

分有效整合；職工危機(jī)意識、競爭意識不強(qiáng)；信息傳遞效率低，溝通不及時(shí)，信息數(shù)據(jù)

沒有充分共享等。

XXX集團(tuán)公司為適應(yīng)市場化改革和新一輪聯(lián)合重組需要，力求通過充分利用信息

化管理工具切實(shí)推動企業(yè)管理變革，理順績效考核機(jī)制，實(shí)現(xiàn)XXX集團(tuán)公司更高層次、

更高水平的科學(xué)管理，不斷進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，理順核心業(yè)務(wù)流程，提高信息化水平，

確立XXX集團(tuán)公司工業(yè)在下一輪競爭中的優(yōu)勢地位，使企業(yè)各項(xiàng)管理工作再上臺階，

最終達(dá)到資源有效整合，發(fā)揮最大效益的目的，推動企業(yè)做大做強(qiáng)、做實(shí)做好。

2.1XXX集團(tuán)公司現(xiàn)狀與面臨問題的初步診斷

電子信息產(chǎn)業(yè)的公司制改造已完成，形成了多點(diǎn)生產(chǎn)的運(yùn)作格局，依托傳統(tǒng)的電話、

紙質(zhì)辦公模式，己不能滿足管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性的要求，因此為了提升公司管理，促

進(jìn)企業(yè)發(fā)展，需要建設(shè)一套符合電子信息產(chǎn)業(yè)自身特點(diǎn)的辦公自動化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各單位、

各部門跨地域、高時(shí)效地協(xié)同工作。

圖：XXX集團(tuán)公司多點(diǎn)生產(chǎn)、離散運(yùn)作的現(xiàn)狀

在整合初步到位、“怎樣合理布局管理架構(gòu)以實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的規(guī)模效益？

■如何理順企業(yè)內(nèi)各部門、企業(yè)與下屬企業(yè)之間的定位、管理職責(zé)和流程關(guān)系？

■如何優(yōu)化管理流程，提高執(zhí)行力以提升企業(yè)經(jīng)營管理效率？

■如何解決企業(yè)分散的信息資源的整合？

■如何解決在變革管理過程中分散的組織結(jié)構(gòu)導(dǎo)致的管理溝通障礙？文化融合傳

播障礙？

■如何解決本部對各部門、下屬企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、財(cái)務(wù)等信息的了解與

掌控？

為了解決這些問題，XXX集團(tuán)公司管理信息化的核心思想是利用信息化工作來推

動企業(yè)信息化經(jīng)營管理模式的確立和完善：

■做實(shí)和做到信息化企業(yè)管理一一“一體化經(jīng)營模式”，用信息技術(shù)重建企業(yè)運(yùn)作

空間。

■以信息系統(tǒng)推動和服務(wù)信息化企業(yè)管理一一信息化規(guī)劃工作與信息系統(tǒng)建設(shè)。

■信息化工作的落地一一著手協(xié)同辦公系統(tǒng)與門戶系統(tǒng)的建設(shè)。

2.2XXX集團(tuán)公司管理目標(biāo)分析一六大整合

對于任何大型企業(yè)集團(tuán)，規(guī)模不等于效益，做大不等于做強(qiáng)，尤其對于多地、多層

的XXX集團(tuán)公司，必然會遇到戰(zhàn)略分散、組織分散、流程分散、信息分散、資源分散、

文化分散的發(fā)展瓶頸，必須通過信息化手段來推動管理的“六大整合”目標(biāo):戰(zhàn)略一致、

組織扁平、流程結(jié)合、信息集中、資源共享、文化一統(tǒng)，從而突破瓶頸，從做大走向做

強(qiáng)，從實(shí)現(xiàn)規(guī)模擴(kuò)展走向?qū)崿F(xiàn)規(guī)模效益。

規(guī)

規(guī)

模

模

做

擴(kuò)

效

強(qiáng)

張

益

■從“戰(zhàn)略分散”到“戰(zhàn)略一致”

將多家原來各自為政的下屬企業(yè)，在XXX集團(tuán)公司統(tǒng)領(lǐng)下，統(tǒng)一傳遞、執(zhí)行與落

實(shí)共同的企業(yè)戰(zhàn)略，為同一個(gè)目標(biāo)而不是多個(gè)目標(biāo)而共同努力。

■從“組織分散”到“組織扁平”

面對不同管理模式的下屬企業(yè)，基于扁平式組織管理模式，建立系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范

的管理制度體系去保障企業(yè)管理有序、高效運(yùn)行。

■從“流程分散”到“流程優(yōu)化”

企業(yè)當(dāng)前有大量的工作缺乏約束和指導(dǎo)，尚未形成規(guī)范的工作流程體系。下屬企業(yè)

自身已經(jīng)存在各種隱性與顯性流程，須在全省范圍內(nèi)進(jìn)行流程清洗、梳理、整合、優(yōu)化

并貫徹落實(shí)執(zhí)行。

■從“信息分散”到“信息集中”

隨著企業(yè)日益發(fā)展，各種信息資源也越來越豐富多樣化，但分散在各個(gè)部門和各個(gè)

下屬企業(yè)的信息資產(chǎn)缺乏有效的管理。須以領(lǐng)導(dǎo)決策為導(dǎo)向，在全省范圍內(nèi)進(jìn)行信息采

集、匯總、存儲、管理、統(tǒng)計(jì)分析、統(tǒng)一發(fā)布。

■從“資源分散”到“資源共享”

集團(tuán)本部與每個(gè)下屬企業(yè)都有廣泛的內(nèi)部企業(yè)資源與外部社會資源，這些都是XXX

集團(tuán)公司發(fā)展壯大的寶貴資源，資源唯有一體化整合、管理與利用才能發(fā)揮XXX集團(tuán)

公司整體綜合優(yōu)勢。

■從“文化分散”到“文化一統(tǒng)”

面對具有多種多樣的部門小文化的下屬企業(yè)小文化，如何從全集團(tuán)統(tǒng)一文化的高度

去整合各種文化，取其精華，繼承、發(fā)展、融合為全新的XXX集團(tuán)公司統(tǒng)一的企業(yè)文

化，并向各部門與下屬企業(yè)進(jìn)行傳播、實(shí)踐與再創(chuàng)新。

2.3XXX集團(tuán)公司信息化目標(biāo)分析一六化

為了支撐上述六大管理目標(biāo)的達(dá)成，我們認(rèn)為XXX集團(tuán)公司信息化的目標(biāo)是：“在

XXX集團(tuán)公司的管轄范圍內(nèi)，最大限度地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的運(yùn)營與管理，以全面實(shí)現(xiàn)信息

化對業(yè)務(wù)流程的支持為起點(diǎn)，通過提高信息質(zhì)量，整合信息管理，在先進(jìn)技術(shù)手段的支

持下，推動XXX集團(tuán)公司專業(yè)化和精細(xì)化的管理需求，借助先進(jìn)技術(shù)和管理平臺，實(shí)

現(xiàn)集成的、科學(xué)的、精細(xì)化的企業(yè)管理體制，提高XXX集團(tuán)公司的核心競爭力?！?/p>

XXX集團(tuán)公司信息化目標(biāo)具體可展開為以下“六化”：

企業(yè)統(tǒng)一實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)管理，各個(gè)部門與下屬企業(yè)執(zhí)行相對標(biāo)準(zhǔn)的流程，通過信

流程規(guī)范化X-

/息系統(tǒng)得以推行和固化

?-實(shí)現(xiàn)信息建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一平臺，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫和統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)

資源一體化

?■不但利用信息化保障管理水平的提升，而且通過信息手段來驅(qū)動企業(yè)改革

管理精細(xì)化

〉■利用高質(zhì)量的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析經(jīng)營現(xiàn)狀、預(yù)測趨勢，為經(jīng)營決策提供有力支持

決策科學(xué)化

\?通過大平臺的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)核心應(yīng)用和關(guān)鍵平臺的物理及邏輯集中化，從而共

數(shù)據(jù)集中化/享資源，降低成本和管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成和信息協(xié)同效應(yīng)

服務(wù)專業(yè)化》?建立專業(yè)的rr治理體系，關(guān)注核心領(lǐng)域，拓展差異化優(yōu)勢，外包非核心領(lǐng)域

■流程規(guī)范化

電子信息產(chǎn)業(yè)本部實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)管理，各個(gè)部門與下屬企業(yè)執(zhí)行相對標(biāo)準(zhǔn)的流程，通過

信息系統(tǒng)得以推行和固化。

■資源一體化

實(shí)現(xiàn)信息建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一平臺，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫和統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)。

■管理精細(xì)化

不但利用信息化保障管理水平的提升，而且通過信息手段來驅(qū)動企業(yè)改革。

■決策科學(xué)化

利用高質(zhì)量的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析經(jīng)營現(xiàn)狀、預(yù)測趨勢，為經(jīng)營決策提供有力支持。

■數(shù)據(jù)集中化

通過信息平臺的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)核心應(yīng)用和關(guān)鍵平臺的物理及邏輯集中化，從而共享資

源，降低成本和管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)集成和信息協(xié)同效應(yīng)。

■服務(wù)專業(yè)化

建立專業(yè)的rr治理體系，關(guān)注核心領(lǐng)域，拓展差異化優(yōu)勢，外包非核心領(lǐng)域。

2.4XXX集團(tuán)公司系統(tǒng)目標(biāo)分析一六大平臺

任何一個(gè)信息系統(tǒng)應(yīng)用與建設(shè)是解決企業(yè)實(shí)際管理問題、實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化目標(biāo)的手

段與工具。針對上述管理目標(biāo)與信息化目標(biāo)，XXX集團(tuán)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)需要用協(xié)同

工作管理機(jī)制來重建企業(yè)運(yùn)作空間，用流程管理機(jī)制來規(guī)范行政管理流程和業(yè)務(wù)管理流

程，用信息門戶技術(shù)整合企業(yè)信息資源，用知識管理機(jī)制來進(jìn)行知識資產(chǎn)的整理利用，

打造XXX集團(tuán)公司“六臺合一”的綜合數(shù)字化管理平臺：

統(tǒng)一集成工作平臺,、\'無論在辦公室還是移動辦公，企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)與各部門、下屬企業(yè)都以協(xié)同辦

/公系統(tǒng)作為工作的主要平臺，個(gè)性化使用各種辦公應(yīng)用與未來各種業(yè)務(wù)應(yīng)用

統(tǒng)一信息發(fā)布平臺:\-實(shí)現(xiàn)企業(yè)、行業(yè)、社會各種信息的統(tǒng)一管理和發(fā)布、提供互聯(lián)網(wǎng)各種電子商

/務(wù)應(yīng)用以及個(gè)性化的信息服務(wù)

統(tǒng)一實(shí)時(shí)通信平臺;）\■提供了點(diǎn)對點(diǎn)或點(diǎn)對多個(gè)點(diǎn)的信息通訊的功能，包括電子郵件、即時(shí)通信、

/短信收發(fā)、留言、意見征詢、文件傳閱、視頻會議等等

統(tǒng)一流程整合平臺,\-實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各種業(yè)務(wù)工作與管理工作的電子化流轉(zhuǎn)，各種工作流程均采用電

y子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔，人性化設(shè)計(jì)尊重傳統(tǒng)辦公習(xí)慣

統(tǒng)一信息集成平臺,\.集成與匯總企業(yè)內(nèi)各部門、下屬企業(yè)目前與未來各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立的、靜態(tài)

7或者動態(tài)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并進(jìn)行統(tǒng)一的統(tǒng)計(jì)分析，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)

統(tǒng)一知識管理平臺,.\'系統(tǒng)利用長久積累的信息、文檔、知識資源與專家技能，改進(jìn)行動決策能力、

/快速響應(yīng)能力、提高工作效率和團(tuán)隊(duì)整體素質(zhì)，最大限度地釋放主觀能動性

圖：XXX集團(tuán)公司“六臺合一”的綜合數(shù)字化管理平臺

■統(tǒng)一集成工作平臺

XXX集團(tuán)公司各級領(lǐng)導(dǎo)與人員都以協(xié)同辦公系統(tǒng)作為工作的主要平臺，平臺除了

集成本項(xiàng)目各種辦公應(yīng)用，還具備充分的擴(kuò)展性，能夠鏈接與集成目前與未來各種專業(yè)

業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使所有用戶在統(tǒng)一的界面上使用不同的軟件系統(tǒng)。并且，平臺的集成框架具

備個(gè)性化定制能力，可以按照不同部門、不同領(lǐng)導(dǎo)的需要，為不同類型的用戶實(shí)現(xiàn)不同

的界面風(fēng)格與定制不同的軟件功能使用權(quán)限。通過網(wǎng)絡(luò)與通訊平臺的支持，使出差或外

地人員可以隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)移動辦公。

■統(tǒng)一信息發(fā)布平臺

協(xié)同辦公平臺也是一個(gè)內(nèi)部信息發(fā)布系統(tǒng)，為信息發(fā)布交流提供一個(gè)有效的場所，

實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各種信息（辦公信息、文件、函件等）的統(tǒng)一管理和發(fā)布，以及個(gè)性化的

服務(wù)。平臺也支持發(fā)布互聯(lián)網(wǎng)上的各種信息，包括行業(yè)信息、社會信息以及網(wǎng)上訂票訂

購、網(wǎng)上銀行等在線服務(wù)。

■統(tǒng)一實(shí)時(shí)通信平臺

提供了點(diǎn)對點(diǎn)或點(diǎn)對多個(gè)點(diǎn)的信息通訊的功能，包括電子郵件、即時(shí)通信、短信收

發(fā)、網(wǎng)上傳真、留言、意見征詢、文件傳閱、視頻會議等等，它為企業(yè)提供快捷、靈活、

方便的信息傳遞機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了用戶文件共享、文字信息、語音信息、視頻信息的傳遞及

積累；系統(tǒng)中的工作流以及待辦事宜等信息可以發(fā)送到相關(guān)人員的手機(jī)上，解決外出工

作人員的后顧之憂。

■統(tǒng)一流程整合平臺

實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)各種業(yè)務(wù)工作與管理工作的電子化流轉(zhuǎn)，范圍基本覆蓋了紙質(zhì)辦公時(shí)期

的所有工作流程類別，各種工作流程均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔

等電子化流轉(zhuǎn)方式，并采用尊重工作人員傳統(tǒng)辦公習(xí)慣的人性化設(shè)計(jì)，真正順利實(shí)現(xiàn)無

紙化辦公。

■統(tǒng)一信息集成平臺

集成與匯總XXX集團(tuán)公司內(nèi)各部門、各下屬企業(yè)目前與未來各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)獨(dú)立的、

靜態(tài)或者動態(tài)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括財(cái)務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等，并進(jìn)行統(tǒng)一的統(tǒng)計(jì)分析，為

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。這些數(shù)據(jù)、信息還可以集成到工作流平臺中，使用戶能有效獲取處

理信息，提高整體反應(yīng)速度與工作效率。

■統(tǒng)一知識管理平臺

系統(tǒng)利用長久積累的信息、文檔、知識資源與專家技能，改進(jìn)行動決策能力、快速

響應(yīng)能力、提高工作效率和公務(wù)員整體素質(zhì)。平臺將傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于

項(xiàng)目或任務(wù)的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小

的同時(shí)，心理距離也將會逐漸縮小，提高企業(yè)協(xié)作能力，將人從繁瑣的事務(wù)、森嚴(yán)的等

級、刻板的環(huán)境中解放出來，最大限度地釋放人的主觀能動性。

2.5XXX集團(tuán)公司項(xiàng)目實(shí)施需求分析

辦公自動化建設(shè)是一種“三分技術(shù)、七分管理”的系統(tǒng)工程項(xiàng)目，信息技術(shù)是手段,

解決管理問題是目的。因此，除了對本項(xiàng)目進(jìn)行上述技術(shù)需求分析外，還必須針對XXX

集團(tuán)公司的管理現(xiàn)狀與項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，對項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行需求分析，找出確保項(xiàng)目成功的

管理實(shí)施路徑（而不僅僅是技術(shù)路徑），才能真正實(shí)現(xiàn)信息化促進(jìn)管理變革的目的。

根據(jù)XXX集團(tuán)公司管理人員的總結(jié)、我們前期的調(diào)研，結(jié)合大型企業(yè)集團(tuán)建設(shè)辦

公自動化項(xiàng)目所遇到的共性問題，我們認(rèn)為本項(xiàng)目在實(shí)施過程當(dāng)中主要將遇到以下問

題，必須提出針對性強(qiáng)的切實(shí)可行的實(shí)施解決方案：

■本項(xiàng)目涉及集團(tuán)本部、以及下屬的企業(yè)，覆蓋面大，用戶眾多，合理安排實(shí)施、

推廣、培訓(xùn)工作是項(xiàng)目能否按時(shí)按質(zhì)按量成功實(shí)施的關(guān)鍵。

■企業(yè)內(nèi)各種業(yè)務(wù)流程與管理流程還存在不清晰、不穩(wěn)定、不規(guī)范的問題，這些

流程不進(jìn)行梳理就難以開展流程電子化工作，更談不上流程的優(yōu)化。

■雖然本項(xiàng)目已經(jīng)有了明確的建設(shè)目標(biāo)，但由于籌備時(shí)間較短，尚未對企業(yè)內(nèi)部

進(jìn)行廣泛的民主的需求調(diào)研，因此項(xiàng)目在實(shí)施過程當(dāng)中必然遇到大量的需求變

更問題，如果有效解決需求的變化問題，是項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)能否達(dá)到的關(guān)鍵。

■下屬各單位信息化水平參差不齊，電子信息產(chǎn)業(yè)各部門的信息化觀念、重視程

度同樣也參差不齊，需要一把手在人力、財(cái)力、物力上的支持，需要一把手的

親自參與，否則解決管理問題的辦公自動化項(xiàng)目很難推進(jìn)。

■系統(tǒng)上線以后的正式運(yùn)行階段是系統(tǒng)真正發(fā)揮價(jià)值的時(shí)候，但目前XXX集團(tuán)公

司信息中心沒有充足的IT技術(shù)力量與管理力量，系統(tǒng)運(yùn)行的管理、維護(hù)工作難

以保障。

在以往同類大型企業(yè)集團(tuán)辦公自動化項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)以及智慧的基礎(chǔ)上，為了幫助

XXX集團(tuán)公司項(xiàng)目成功，泛微公司針對上述問題將采取以下解決方案：

251統(tǒng)一認(rèn)識，制度保障

建議XXX集團(tuán)公司在企業(yè)內(nèi)部做好統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一思想的培訓(xùn)宣傳工作，讓電子

信息產(chǎn)業(yè)各部門、下屬各廠、公司領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識到企業(yè)信息化對企業(yè)戰(zhàn)略執(zhí)行、企業(yè)

管理變革優(yōu)化的必要性、重要性。建議XXX集團(tuán)公司指定信息化管理制度，并將信息

化工作納入企業(yè)各級管理人員的績效考核體系中，使全省信息化工作得到制度保障。

252優(yōu)先解決迫切需求

辦公自動化建設(shè)過程中，優(yōu)先解決電子信息產(chǎn)業(yè)各部門與各廠的迫切問題，例如各

廠向電子信息產(chǎn)業(yè)提出的審批申請流程，充分考慮各級管理人員的切身利益，同時(shí)不斷

調(diào)動更廣泛的積極性，讓項(xiàng)目快速見效的過程中也讓廣大用戶快速從傳統(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)變

為電子辦公模式，對信息化工作有了更直接的體驗(yàn)，繼而提出更多更廣的信息化需求，

推動辦公自動化滾動發(fā)展。在這個(gè)過程當(dāng)中發(fā)生的需求變更，將發(fā)起需求變更流程，由

雙方共同組成的需求變更管理委員會進(jìn)行統(tǒng)一評估，篩選真實(shí)有效的需求，確保不偏離

項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)，確保系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施工作的有效性。

253多種培訓(xùn)策略相結(jié)合

項(xiàng)目培訓(xùn)工作應(yīng)該與系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施工作同步進(jìn)行。首先對全集團(tuán)各級管理人員的信

息化技能進(jìn)行摸底調(diào)查，提前進(jìn)行“掃盲”培訓(xùn)并狠抓考核，確保在系統(tǒng)上線之前，廣

大用戶具備基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作能力，如Windows、Office以及上網(wǎng)操作。對于廣大用

戶的辦公自動化培訓(xùn)工作，我們將采用理論與實(shí)踐結(jié)合、現(xiàn)場與遠(yuǎn)程結(jié)合、共性與個(gè)性

結(jié)合、培訓(xùn)與考核結(jié)合、自助與他助結(jié)合的培訓(xùn)策略，一方面系統(tǒng)自身的人性化易用性

設(shè)計(jì)將大大降低學(xué)習(xí)難度（一部分計(jì)算機(jī)操作熟練的用戶無須培訓(xùn)），另一方面系統(tǒng)提

供網(wǎng)上培訓(xùn)I、自助功能，讓每一位用戶隨時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并能在系統(tǒng)提供的學(xué)習(xí)論壇上進(jìn)

行經(jīng)驗(yàn)交流。特別地，必須加強(qiáng)對電子信息產(chǎn)業(yè)各部門與各廠骨干的培訓(xùn)，尤其對位于

流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，確保流程暢通無阻。

254提供無須技術(shù)人員維護(hù)的后臺工具以及運(yùn)維服務(wù)

系統(tǒng)后臺管理維護(hù)是辦公自動化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行與發(fā)展的堅(jiān)強(qiáng)后盾，因此泛微公司

將選擇成熟的技術(shù)路線，并提供一整套能夠讓非IT專業(yè)人員維護(hù)的易用的后臺工具。

系統(tǒng)后臺采用分級管理，即由熟悉各自業(yè)務(wù)的各級管理人員維護(hù)本部門、本廠的管理流

程，無須電子信息產(chǎn)業(yè)總部專人負(fù)責(zé)。不但系統(tǒng)后臺要能夠讓非IT專業(yè)人員維護(hù)，系

統(tǒng)前臺更要作大量的人性化設(shè)計(jì)，充分尊重用戶原有的工作習(xí)慣，才能幫助XXX集團(tuán)

公司盡快過渡到網(wǎng)上電子辦公，降低前臺維護(hù)工作量。根據(jù)本項(xiàng)目的要求，泛微公司還

將派駐技術(shù)專家到XXX集團(tuán)公司現(xiàn)場提供長期運(yùn)維服務(wù)支持，實(shí)現(xiàn)運(yùn)維過程的自動化,

所有IT資源都在自動監(jiān)控之下運(yùn)作，發(fā)現(xiàn)問題能提前報(bào)警、智能分析、提前排除隱患，

確保XXX集團(tuán)公司業(yè)務(wù)順暢運(yùn)作