附屬品管理制度

附屬品管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司附屬品的管理，規(guī)范附屬品的采購(gòu)、使用、保管及處置等行為，提高附屬品的使用效率，降低成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有附屬品的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備附屬配件、生產(chǎn)設(shè)備附屬工具、勞保用品等。（三）定義1.附屬品：指與公司主要業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)，輔助主要設(shè)備、產(chǎn)品或服務(wù)正常運(yùn)行、開(kāi)展的各類(lèi)物品。2.辦公用品：如文具、紙張、文件夾、辦公桌椅、電腦周邊設(shè)備等。3.辦公設(shè)備附屬配件：打印機(jī)硒鼓、墨盒、電腦內(nèi)存條、硬盤(pán)等。4.生產(chǎn)設(shè)備附屬工具：車(chē)床刀具、銑床夾具、電焊機(jī)配件等。5.勞保用品：安全帽、工作服、防護(hù)手套、安全鞋等。二、管理職責(zé)（一）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)各部門(mén)需求，結(jié)合庫(kù)存情況，制定附屬品采購(gòu)計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)附屬品供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估與選擇，建立合格供應(yīng)商名錄。3.按照采購(gòu)流程，組織附屬品的采購(gòu)工作，確保采購(gòu)的附屬品質(zhì)量合格、價(jià)格合理、交貨及時(shí)。（二）使用部門(mén)1.負(fù)責(zé)提出附屬品的需求申請(qǐng)，明確所需附屬品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等詳細(xì)信息。2.對(duì)領(lǐng)用的附屬品進(jìn)行正確使用和日常維護(hù)，延長(zhǎng)其使用壽命。3.定期對(duì)本部門(mén)附屬品的使用情況進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清理，及時(shí)反饋損壞、閑置等情況。（三）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)附屬品的驗(yàn)收入庫(kù)、存儲(chǔ)保管、發(fā)放領(lǐng)用等工作。2.建立附屬品庫(kù)存臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)庫(kù)存附屬品進(jìn)行分類(lèi)存放，做好防潮、防火、防盜等工作，保證附屬品質(zhì)量不受損。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核附屬品采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度。2.參與附屬品采購(gòu)價(jià)格的審核，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行控制和分析。3.定期對(duì)附屬品的成本進(jìn)行核算，為公司成本管理提供數(shù)據(jù)支持。（五）行政管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品等通用附屬品的消耗定額和使用標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)公司附屬品管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反制度的行為提出整改意見(jiàn)。3.協(xié)調(diào)各部門(mén)之間在附屬品管理方面的工作，促進(jìn)附屬品管理工作的順暢開(kāi)展。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門(mén)應(yīng)于每月末根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)需求及附屬品庫(kù)存情況，填寫(xiě)《附屬品需求申請(qǐng)表》，提交至采購(gòu)部門(mén)。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各部門(mén)需求后，結(jié)合庫(kù)存實(shí)際情況，制定次月附屬品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確附屬品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。3.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的附屬品需求，使用部門(mén)可填寫(xiě)《緊急附屬品需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，直接提交采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)優(yōu)先安排采購(gòu)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集附屬品供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)收集到的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)調(diào)整出合格供應(yīng)商名錄。（三）采購(gòu)流程1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或緊急需求申請(qǐng)表，向合格供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確附屬品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)條款。2.供應(yīng)商收到采購(gòu)訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照約定時(shí)間將附屬品送達(dá)公司指定地點(diǎn)。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在收到附屬品后，應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括附屬品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。4.驗(yàn)收合格的附屬品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并錄入庫(kù)存臺(tái)賬。驗(yàn)收不合格的附屬品，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨事宜。（四）采購(gòu)價(jià)格控制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，了解附屬品價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。2.在采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的采購(gòu)價(jià)格審批制度。對(duì)于超出預(yù)算或價(jià)格異常的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)附屬品采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析，對(duì)比市場(chǎng)價(jià)格和歷史采購(gòu)價(jià)格，評(píng)估采購(gòu)成本的合理性，為采購(gòu)部門(mén)提供價(jià)格控制建議。四、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)在收到附屬品后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)訂單和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)附屬品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。2.驗(yàn)收合格的附屬品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，應(yīng)按照附屬品的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并在庫(kù)存臺(tái)賬上詳細(xì)記錄入庫(kù)日期、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的附屬品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商聯(lián)系退換貨事宜。在未處理完畢之前，應(yīng)將不合格附屬品單獨(dú)存放，做好標(biāo)識(shí)，防止與合格附屬品混淆。（二）存儲(chǔ)保管1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的附屬品存放區(qū)域，按照附屬品的特性和類(lèi)別進(jìn)行合理分區(qū)存放。對(duì)于易燃易爆、易腐蝕等特殊附屬品，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的儲(chǔ)存場(chǎng)所，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存附屬品進(jìn)行檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)、過(guò)期等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施處理，并記錄相關(guān)情況。3.做好庫(kù)存附屬品的防潮、防火、防盜、防蟲(chóng)等工作。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等，并確保其性能良好、有效。4.建立庫(kù)存附屬品盤(pán)點(diǎn)制度。倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期（每月或每季度）對(duì)庫(kù)存附屬品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制《附屬品盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，如實(shí)反映庫(kù)存情況。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。（三）發(fā)放領(lǐng)用1.使用部門(mén)如需領(lǐng)用附屬品，應(yīng)填寫(xiě)《附屬品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用附屬品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)《附屬品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核對(duì)領(lǐng)用附屬品的信息，并按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對(duì)于限量領(lǐng)用的附屬品，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放。如因特殊情況需要超量領(lǐng)用，領(lǐng)用人應(yīng)說(shuō)明原因，并經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可發(fā)放。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期統(tǒng)計(jì)附屬品的領(lǐng)用情況，分析各部門(mén)附屬品的使用頻率和消耗情況，為采購(gòu)計(jì)劃的制定提供參考依據(jù)。五、使用管理（一）使用規(guī)范1.各部門(mén)應(yīng)教育員工正確使用附屬品，遵守附屬品的操作規(guī)程和使用說(shuō)明。對(duì)于有特殊要求的附屬品，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行培訓(xùn)，確保員工熟悉其使用方法。2.員工在使用附屬品過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)附屬品出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)安排維修或更換，確保附屬品正常使用。3.嚴(yán)禁員工擅自拆卸、改裝附屬品，以免影響其性能和使用壽命。如需對(duì)附屬品進(jìn)行必要的調(diào)整或維修，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）日常維護(hù)1.使用部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)本部門(mén)附屬品的日常維護(hù)工作，定期對(duì)附屬品進(jìn)行清潔、保養(yǎng)、潤(rùn)滑等，延長(zhǎng)其使用壽命。2.對(duì)于辦公設(shè)備附屬配件等需要定期更換的附屬品，使用部門(mén)應(yīng)提前做好準(zhǔn)備，及時(shí)向倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)申請(qǐng)領(lǐng)用新的配件，確保辦公設(shè)備正常運(yùn)行。3.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存附屬品進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，保證附屬品質(zhì)量合格、性能良好。（三）損壞賠償1.因員工個(gè)人原因造成附屬品損壞或丟失的，應(yīng)由員工按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)附屬品的購(gòu)置價(jià)格、使用年限、損壞程度等因素確定。2.員工賠償?shù)慕痤~應(yīng)及時(shí)上繳財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將賠償款專(zhuān)項(xiàng)用于附屬品的采購(gòu)或維修等支出。3.對(duì)于因工作失誤或不可抗力等原因造成附屬品損壞的，經(jīng)相關(guān)部門(mén)核實(shí)后，可根據(jù)實(shí)際情況酌情處理，決定是否需要員工賠償。六、處置管理（一）報(bào)廢處理1.對(duì)于已損壞無(wú)法修復(fù)、超過(guò)使用年限或因其他原因不再使用的附屬品，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《附屬品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、附屬品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至行政管理部門(mén)。2.行政管理部門(mén)收到《附屬品報(bào)廢申請(qǐng)表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定審核。對(duì)于符合報(bào)廢條件的附屬品，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的附屬品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于有回收價(jià)值的附屬品，可進(jìn)行回收再利用；對(duì)于無(wú)回收價(jià)值的附屬品，可按照環(huán)保要求進(jìn)行報(bào)廢處理，如報(bào)廢品為電子廢棄物等，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)交由有資質(zhì)的單位進(jìn)行處理。4.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬上對(duì)報(bào)廢附屬品進(jìn)行核銷(xiāo)，并記錄報(bào)廢日期、報(bào)廢原因等信息。（二）閑置處理1.對(duì)于長(zhǎng)期閑置不用的附屬品，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理，并填寫(xiě)《附屬品閑置申請(qǐng)表》，提交至倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)收到《附屬品閑置申請(qǐng)表》后，應(yīng)將閑置附屬品進(jìn)行單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識(shí)。同時(shí)，應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬上對(duì)閑置附屬品進(jìn)行標(biāo)注。3.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)閑置附屬品進(jìn)行清理和調(diào)配，優(yōu)先將閑置附屬品調(diào)配給有需求的部門(mén)使用。對(duì)于確實(shí)無(wú)法調(diào)配使用的閑置附屬品，可按照?qǐng)?bào)廢處理程序進(jìn)行處理。（三）調(diào)撥管理1.公司內(nèi)部各部門(mén)之間如需調(diào)撥附屬品，應(yīng)填寫(xiě)《附屬品調(diào)撥申請(qǐng)表》，注明調(diào)撥附屬品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)出部門(mén)、調(diào)入部門(mén)等信息，經(jīng)雙方部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理調(diào)撥手續(xù)。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)《附屬品調(diào)撥申請(qǐng)表》，核對(duì)調(diào)撥附屬品的信息，并在庫(kù)存臺(tái)賬上調(diào)整相關(guān)記錄，確保賬實(shí)相符。同時(shí)，應(yīng)辦理附屬品的實(shí)物交接手續(xù)，由調(diào)出部門(mén)和調(diào)入部門(mén)雙方簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)附屬品管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，審查附屬品采購(gòu)、庫(kù)存、使用、處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和有效性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)附屬品管理工作進(jìn)行日常檢查，檢查內(nèi)容包括附屬品采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況、庫(kù)存管理情況、使用情況、損壞賠償情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)進(jìn)行整改。（三）考核評(píng)價(jià)將附屬品管理工作納入各部門(mén)績(jī)效考核體系，對(duì)附屬品管理工